На стадии инициации куратор и проект-менеджер разрабатывают устав. Им необходимо обозначить цель проекта, согласовать ее со стратегическими целями предприятия в разделе «Обоснование инициации проекта». Также руководители составляют перечень работ, которые оформляются в задачной форме. Постепенно шаг за шагом выстраивается предмет и контекст контрактных отношений между заказчиком и PM. В этих условиях стороны должны определить состав ответственности, которую менеджеру предстоит взять на себя, а заказчик формирует видение состава результатов, необходимых для успеха проекта.

Критерии правильного формулирования задачи

Под задачей как особой категорией управления следует понимать объект, отвечающий пяти критериям, наличие которых или отсутствие хотя бы одного из них свидетельствует о том, есть она фактически или ее нет. Ключевой параметр – точная формулировка результата. Предполагается, что каждая задача – это особая точка в будущем, некий конкретный результат.

Формулировать задачу – наиболее тонкий и сложный момент в процессе ее постановки. В буквальном прописывании закладывается успех или неуспех решения. Когда не удалось правильно сформулировать результат, возрастает вероятность споров, что может оказаться выгодным каждой из сторон: постановщику и исполнителю. Часто формулировка выполняется как описание какого-либо действия. Грамотно ли это?

Допустим, пишут: «копать, пилить, доставить…» или ближе к современному проектному управлению: «проведение маркетингового исследования», «обучение персонала», «закуп оборудования». В выражении чувствуется расплывчатость и неопределенность. Каким параметрам должна соответствовать запись? Критериальными условиями корректности формулировки являются следующие тезисы:

• в формулировке должна быть конкретика достижения результата;
• чисто качественные формулировки не рассматриваются, только обозначенные количественные данные считаются задачными;
• с точки зрения формулировки, задача – это точка в будущем, адекватная в понимании «достигнуто – не достигнуто»;
• это некий «черный ящик» – не существенно, что там внутри.

Правильно сформулировать задачу означает наполовину ее решить. Четыре приведенных условия свидетельствуют нам, что результаты, в том числе промежуточные, – это и есть проектная задача. Как она должна подготавливаться?

Пять ключевых параметров

Введем понятие ответственного ресурса задачи проекта. Под ответственным ресурсом будем понимать человека (сотрудника компании или привлеченного исполнителя), который имеет право принять на себя выполнение работы и обязан выполнить ее, не ссылаясь на возникающие затруднения. Таким образом, ответственный ресурс подразумевает фамилию и имя, а также приданный бюджет решения.

Задача – это специальный микроконтракт на достижение ее результата. Следовательно, помимо ответственного ресурса, являющегося стороной в этом соглашении, у него должна быть и вторая сторона, а именно – постановщик. Возникает необходимость и в фиксации срока исполнения – точной календарной даты.

Не только в проектном, но и в общем управлении приходится наблюдать ситуации споров, конфликтов, вызванных разночтением в понимании поставленной задачи. Не сложно догадаться о причинах недовольства сторон друг другом – не было оформления договоренностей. Поэтому очень важно правильно оформлять постановку задачи. Подводя итог, можно резюмировать и предложить пять критериев наличия задачи.

1. Точная формулировка результата.
2. Срок – точная календарная дата сдачи-приемки.
3. Постановщик – фамилия и имя.
4. Ответственный ресурс – фамилия, имя и бюджет.
5. Документированная форма постановки.

Понятие цели и ее отличие от задач

Под целями будем понимать совокупность желаемых результатов, ради которых затевается, начинается проект. Иными словами, это такое измененное состояние бизнеса, которое мы хотим достичь и формулируем в качественной (допустимо) и количественной (желательно) формах. Можно ли сказать, что ключевая задача и есть проектная цель? Да, в идеальном случае это возможно. В деловом обороте, тем не менее, цели отличаются от задач различием вопросов, на которые они отвечают.

Первые в своей формулировке отвечают на вопрос о том, какое состояние должно быть достигнуто в результате проекта. В то же время вторые должны ответить на вопрос о том, какие промежуточные и итоговые результаты должны быть при этом обеспечены. Задачи проекта могут и должны быть рассмотрены как некая декомпозиция объекта управления верховного уровня. Вашему вниманию представляется типовой пример такой декомпозиции – «Дерево задач».

Типовой пример «Дерева задач» проекта

Пирамида целей проекта

Интерес также представляет пирамида целей проекта. Необходимо дать характеристику уровням этой пирамиды и определить место, которое на ней занимают наши объекты управления. Цели состоят из двух уровней. Верхушка – это стратегические цели уровня организации, а ниже – цели непосредственно проекта.

Стратегические цели проекта – это цели, достигаемые в долгосрочной перспективе, направленные на достижение миссии и выполнение стратегии компании. К ним привязывать PM не целесообразно. Они служат тому, чтобы увязать цели проекта со стратегическими целями компании, чтобы иметь перед собой долгосрочный ориентир.

Пирамида целей проекта

Продукт проекта – линия водораздела в модели пирамиды. Выше продукта располагаются цели проекта – ради чего мы продукт создали и какие эффекты от него хотим получать. Ниже продукта проекта на схеме пирамиды расположены задачи. Они представляют последовательность действий, выполняя которую, создается продукт.

В настоящей статье кратко рассмотрены проектные задачи и цели. Даны определения этим важным категориям, которые вместе с продуктом дают в совокупности объект управления проектом. Обоснованы ключевые параметры, позволяющие судить о качестве постановки задачи. Менеджер проекта, принимая на себя ответственность перед заказчиком, только тогда будет доволен своей работой, когда он способен оценить риски недостижения результатов. Благодаря этому решаются задачи и достигаются цели.

Шаги от «А» до «Я» для новичков и опытных

Проект : комплекс спланированных действий, предпринимаемых для решения проблемы определенной целевой группы, ограниченных по времени и ресурсам, с конкретными результатами.

Социальный проект : программа реальных действий, цель которого направлена на решение актуальной социальной проблемы в обществе, а задачи - на позитивные результаты и изменения в обществе.

Основные требования, которым должен отвечать проект:

актуальность – причина, основания реализации проекта должны соответствовать требованиям времени, отдельной целевой группы или иным аспектам, объясняющим появление идеи проекта;

время – проект должен быть ограниченным по времени;

ресурсы – проект должен иметь четкое описание потребностей;

оценка качества и результатов – шкала оценки эффективности проекта определяется в соответствии с вашими целями, но результаты, к которым вы стремитесь, должны быть четкими, поддающимися анализу и осмыслению.

Проекты бывают простыми и сложными, кратко- и долгосрочными, с ограниченным и солидным бюджетом, рискованными и с вполне управляемыми рисками, с разными результатами. В любом случае проект направлен на решение какой-либо определенной проблемы. Проект должен быть системным, логичным и адекватным, то есть каждый раздел должен соответствовать всем остальным (задачи должны соответствовать цели, механизм – цели и задачам, бюджет – цели, задачам и механизму и т.д.).

Как написать и оформить проект? Шаги от «А» до «Я»

Шаг №1: Определитесь с идеей, проанализируйте проблему.

Что бы вы хотели изменить?

Чего и каким способом (в самом общем плане) бы вы хотели достичь?

Какую проблему хотите решить?

Записали ответ → перешли к определению сферы проектной деятельности, определению проблемы, над которой вы будете работать.
Проанализировали проблему → определили, что хотите изменить → возникла проектная идея → переход к детализации и описанию проекта.

Шаг №2: Пишем цель проекта.

Цель - общее описание предполагаемых результатов и ожиданий, наивысшая точка достижений, к которой стремится организация в ходе реализации проекта. Цель - образ действий по достижению желаемого результата.

Цель должна формулироваться так, чтобы её достижение полностью решало возникшую проблему. Формулировка цели должна опираться на формулировку проблемы. Можно сказать, что цель - это проблема наоборот.

Задайте вопросы для цели своего проекта:

Есть ли точное выражение того, что именно должно быть в итоге реализации проекта?

Сможем ли мы увидеть и измерить результаты проекта в целом и его отдельных частей?

Реальна ли поставленная цель? Возможно ли достижение заявленной цели с учетом имеющихся ресурсов?

Какая польза или выгода будет получена в результате достижения цели командой проекта, другими заинтересованными сторонами?

Шаг №3: Пишем задачи проекта.

Задачи проекта - это конкретные шаги, которые необходимо выполнить для изменения существующей ситуации к лучшему, это шаги для достижения цели.

В ажно помнить! Задач может быть несколько, все задачи - шаги к достижению цели, связанные между собой и связанные с целью проекта.

Используйте глаголы . Например, если вам надо построить дом, то задачами будет: заложить фундамент, возвести стены, построить крышу, провести коммуникации, сделать внутреннюю отделку и т.д.

Проверьте . Задачи должны полностью «закрывать» решение проблемы (поставленную цель).

Проанализируйте . Задачи должны быть результативными (в итоге изменения после проекта складываются из конкретных результатов).

Шаг №4: Проверяем цель и задачи по критерию smart.

Смотрим на нашу цель и задачи, проверяем их по критерию SMART, при необходимости корректируем.

Например: Цель: «Строительство дома» - может быть конкретизирована по критерию SMART следующим образом: «Строительство и сдача в эксплуатацию 2-этажного, 6-квартирного дома для семей молодых специалистов поселка Вычегда ко второму кварталу 2014 года».

Шаг №5. Из задач строим логическую цепочку действий.

Определили цель и задачи → Приступаем к планированию: как все это будет.

Из каждой задачи строим логическую цепочку действий: как мы добьемся результата. Иногда помогает нарисовать всю цепочку действий и заданий, чтобы понять логику проекта по каждому из направлений.

Например, если мы говорим о строительстве дома для семей молодых специалистов, то блоки задач у нас могут быть связаны с:

непосредственно строительством

согласованиями с органами государственной власти

с работой с целевой аудиторией – семьями молодых специалистов

работой с прессой по PR проекта и события в целом.

Эта логическая цепочка поможет нам написать план-график проекта в его логической последовательности.

Шаг № 6. Пишем план действий, график выполнения работ.

План определяет порядок выполнения всех работ: он описывает, что, кто и когда будет делать, в логической последовательности + дает понять, какие ресурсы необходимы. При планировании можно использовать различные формы, графики, планы.

Например: План реализации проекта. Пример №1

План реализации проекта. Пример №2

План реализации проекта. Пример №3

Также полезно будет сделать сетевой план – график.

Шаг №7. считаем, сколько будет стоить наш проект.

Каждый этап реализации проекта требует определенной затраты денежных средств и ресурсов:

сколько денег требуется для реализации проекта? На что они будут потрачены?

из каких источников предполагается получить деньги? Гранты, субсидии, спонсорские средства, иное?

Этот раздел проекта должен очень точно соотноситься с другими разделами проекта, особенно с механизмом реализации и календарным планом проекта.

Возможный вариант сметы расходов в рамках проекта:

«Бюджет» (смета) должен быть расписан по статьям.

Основные расходы:

аренда помещений и коммунальные платежи

командировочные и транспортные расходы

оборудование

связь и коммуникации

проведение специальных мероприятий

издательские расходы

расходные материалы

и другие прямые расходы, которые непосредственно идут в рамках вашего проекта.

«Прочие расходы» - это необязательная статья, которая включается в бюджет, если имеются расходы, не получившие отражения в других статьях. Данная статья должна быть особенно тщательно аргументирована.

«Оплата труда» - включает непосредственно заработную плату персонала проекта и привлекаемых на время по договору специалистов, а также “Начисления налогов на доходы” – 35,8% от общего фонда оплаты труда персонала и привлеченных специалистов.

Необходимо обратить особое внимание на три последних столбца в бюджетной таблице: «имеющиеся средства», «запрашиваемые средства», «итого». В столбце «имеющиеся средства» должны указываться те средства, которые вы, ваша организация вкладываете в реализацию проекта. Например: привлечение добровольцев в качестве персонала или привлеченных специалистов - должно быть обязательно отражено в статье бюджета «оплата труда» в столбце «имеется», причем, сумма будет соответствовать тем расходам, которые понесла бы организация, если бы в реализации проекта вместо добровольцев участвовали оплачиваемые специалисты.

Если организация, вы или спонсоры предоставляют для реализации проекта какую-либо оргтехнику, то в столбце «имеется» стоит указать её примерную стоимость с учетом срока эксплуатации.

В столбце «требуется» останется указать размер средств, которых недостает организации для реализации проекта.

Шаг №8. Пишем результаты.

При составлении плана действий и расчете бюджета у нас может возникнуть понимание, что результаты могут быть еще больше, чем мы планировали. Важно, чтобы наши результаты соответствовали цели проекта.

В проекте результаты можно прописывать текстом, здесь мы предлагаем вам заполнить рабочий листок по определению результатов:

Количественный результат (что будет сделано?) - фиксирует количество оказанных услуг, участников мероприятий, получателей конкретной помощи, количество выпущенных книг и т.д.

Качественный результат (что изменится?) - должен отражать позитивные изменения, которые произойдут в результате проведения мероприятий, оказания услуги и т.д.

Эффективность - соизмеримы ли полученные результаты с затраченными усилиями.

Критериями оценки эффективности проекта являются результаты, которые демонстрируют, насколько хорошо разработчики понимают, к чему они стремятся, и как будут этого достигать.

Шаг №9. оформляем проект.

Оформленный проект обычно содержит следующие разделы:

Краткая аннотация проекта: кратко опишите вашу идею (3-5 предложений), цели, результаты (не более 1 листа А4, 12-14 шрифт)

Подробное описание проекта:

Актуальность проблемы, почему именно ваш проект важен и нужен.

Цели и задачи проекта.

Целевая группа проекта: на кого рассчитан ваш проект, для кого вы его делаете.

Механизм реализации проекта: этапы, содержательная деятельность, мероприятия и т.д.

Календарный план реализации проекта (помните про наглядность, графики приветствуются).

Бюджет (смета).

Конкретные ожидаемые результаты (количественные и качественные), критерии и методы оценки результатов, эффект проекта в долгосрочной перспективе.

Возможное дальнейшее развитие проекта, если предполагается.

приложения (фото-материалы, схемы, эскизы и т.д.)

Оформление текста проекта также важно, как и его содержание. Используйте крупный шрифт (не менее 12) и полуторный интервал. Выделяйте главное, структурируйте текст, чтобы его было легче читать, используйте заголовки и подзаголовки, жирные шрифты и подчеркивания, маркированные списки и т.д.

Если вам необходимо сделать презентацию:

на каждый раздел не более 1-2 слайдов;

шрифт должен быть максимально крупным и читаемым даже издалека, заголовок и текст слайдов презентации должны быть напечатаны одним шрифтом, размер шрифта в презентации рекомендуется использовать не менее 20;

Проект представляет собой описание конкретной ситуации, которая должна быть улучшена, и конкретных методов и шагов по ее реализации. Проект - это средство управления деятельностью, наиболее конкретная и выполнимая форма для учреждения/организации.

Проект, как правило, включает:

1. Введение (анализ, разъяснение актуальности и новизны по сравнению с аналогами, указание сферы применения, функционального назначения, выявление конкретной, локальной и решаемой проблемы).
2. Постановка цели деятельности и конкретных, измеряемых и достижимых задач.
3. Управленческо-кадровый аспект (механизм управления, квалификация персонала).
4. Содержание и механизм реализации (модули, этапы, формы и методы, организационная структура, план конкретных действий).
5. Характеристика и способ оценки планируемых результатов.
6. Бюджет. Материально-техническое обеспечение.

Скачать:

Предварительный просмотр:

Проекты, сущность, методология планирования и организации

Проект представляет собой описание конкретной ситуации, которая должна быть улучшена, и конкретных методов и шагов по ее реализации. Проект - это средство управления деятельностью, наиболее конкретная и выполнимая форма для учреждения/организации.

Проект, как правило, включает:

1. Введение (анализ, разъяснение актуальности и новизны по сравнению с аналогами, указание сферы применения, функционального назначения, выявление конкретной, локальной и решаемой проблемы).
2. Постановка цели деятельности и конкретных, измеряемых и достижимых задач.
3. Управленческо-кадровый аспект (механизм управления, квалификация персонала).
4. Содержание и механизм реализации (модули, этапы, формы и методы, организационная структура, план конкретных действий).
5. Характеристика и способ оценки планируемых результатов.
6. Бюджет. Материально-техническое обеспечение.

Постановка проблемы (введение) - актуальность проекта определяется его значимостью (проблема - противоречие между существующим и желаемым состоянием).

Схема формулирования проблемы состоит в сжатой формулировке ситуации, которая требует изменений (предложения-штампы: «До сих пор ничего не сделано для того, чтобы...» или «Все меры оказываются малоэффективными» или «То, что делалось до сих пор, не принесло результатов...»).

В этом разделе разъясняется актуальность и новизна данного проекта по сравнению с аналогами, чьи интересы затрагивает эта проблема, каковы ее масштабы и что может произойти, если она не найдет решения.

Одной формулировки недостаточно, требуется аналитическое осмысление, проблему необходимо представить в количественных и качественных показателях, ее структурных характеристиках.

В этом разделе важно также выделить сферы применения проекта, его функциональное назначение, стратегию, как основной способ решения проблемы.

Раздел «Постановка проблемы» можно считать качественно прописанным, если:

1. он описывает, почему возникла необходимость выполнения проекта;
2. ясно, какие обстоятельства побудили написать проект;
3. проблема выглядит значимой для вашей территории, в целом для общества;
4. исполнитель является достаточно компетентным для реализации проекта;
5. масштабы проекта разумны (не делает попытки решить все мировые проблемы сразу);
6. проект поддерживается статистическими и аналитическими данными, ссылками на экспертов, ключевые научно-методические источники;
7. проблема сформулирована с точки зрения того, чьим нуждам служит проект, а не с точки зрения «удобства» исполнителя;
8. нет голословных утверждений, минимум наукообразных и специальных терминов, интересен для чтения и краток;
9. четко определен способ решения проблемы.

Формулирование проблемы

1. Коротко охарактеризуйте существующую ситуацию и опишите проблему, которую Вы собираетесь решать.
2. Обозначьте круг людей, которых касается эта проблема, приведите количественную и качественную информацию.
3. Покажите соответствие поставленной проблемы целям и возможностям Вашей организации.
4. Поясните, почему именно Ваша организация берется за решение этой проблемы.

Пример:
ХОРОШО: "В Первомайском районе Крыма живет много безработных женщин, у которых есть небольшие хозяйства и коровы".
ПЛОХО: "У многих безработных женщин нет доступа к рынку".

Формулирование проблемы должно отражать не внутренние проблемы Вашей организации, а проблемы в обществе, которые организация хочет решить.

Цель проекта

Это осознанное представление результата деятельности по проекту. Цель возникает при выявлении проблемы и рисует образ желаемого результата.

Основные требования к формулировке цели таковы:

1. достижимость в рамках этого проекта;
2. безусловность, так как для проектной деятельности изучение возможных условий должно быть завершено до начала работ;
3. предусматривание итогового результата проекта;
4. соответствие компетентности, подготовленности, финансово-экономическим, материально-техническим, организационным условиям реализации проекта.

Определение цели - важный момент процесса проектирования и нельзя подходить к нему формально. Добиться результата в любом деле можно, если четко знаешь, чего именно хочешь добиться. Псевдоцели (неточно поставленные или неверные) в процессе реализации проекта не позволяют добиться положительных результатов.

Определение цели.

Цель - это то, ради чего Вы начинаете проект. Это общие утверждения, которые трудно оценить количественно, главное назначение которых показать тип проблемы, на решение которой направлен проект.

Пример:
ХОРОШО: "Цель проекта нашей организации - помочь безработным женщинам Первомайского района Крыма вступить в рынок с помощью создания малых предприятий по переработке и сбыту молочной продукции".
ПЛОХО: "Цель проекта нашей организации - дать женщинам возможность вступить в рынок".

Задачи проекта

В работе над проектом важно дифференцировать понятия «цель» и «задачи».

Задача - это частная цель или миницель. Это конкретизация общей цели, шаг на пути ее достижения. Задача в проекте - это конкретная часть цели (пункт), которую предстоит реализовать, или это действие, которое вы предпринимаете, чтобы достичь цели проекта.

Лучше избегать глаголов несовершенного вида (содействовать, поддерживать, усиливать), а применять слова: подготовить, уменьшить, увеличить, организовать, изготовить (глаголы совершенного вида). При формулировке задач рекомендуется использовать международный критерий SMART:

S specific - конкретность
M measurable - исчисляемость
A area-specific - территориальность
R realistic - реалистичность
T time-bound - определенность по времени (временные рамки)

1. описывает предполагаемые итоги выполнения проекта, поддающиеся оценке;
2. цель является общим итогом проекта, а задачи - промежуточными, частными результатами;
3. ясно, какие произойдут изменения в социальной ситуации;
4. по каждой проблеме, сформулированной в предыдущей части, есть хотя бы одна четкая задача;
5. цели в принципе достижимы, а результаты поддаются измерению;
6. постановку целей и задач авторы не путают с методами их решения;
7. ясное и четкое изложение, нет лишних, ненужных пояснений и ссылок.

Задачи проекта.

Задачи проекта - это конкретные шаги, которые необходимо выполнить для изменения существующей ситуации на лучшую, это шаги для достижения Вашей цели. Эти изменения должны произойти в процессе реализации Вашего проекта.

Пример:
ХОРОШО: "На протяжении первого месяца с момента начала реализации проекта первые 50 женщин из трех сел пройдут обучение по технологической обработке молочных продуктов".
ПЛОХО: "Сформировать группу женщин для проведения обучения".

Цель и задачи проекта логично вытекают из поставленной проблемы.

Содержание и механизм реализации

МЕХАНИЗМ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА - э тот раздел представляет собой описание системы действий по воплощению в жизнь замыслов, идей проекта.

В данном разделе шаг за шагом должно быть описано:

ЧТО будет происходить в рамках данного проекта,

КТО и КАК будет это осуществлять,

КОМУ конкретно эта деятельность будет адресована (какому возрасту, социальной группе молодежи и т.д.), как будет проводиться отбор участников учебной программы или получателей услуг

Как будет распространяться литература (если это необходимо),

- если проект предполагает систему обучения и роста кадрового состава, необходимо прописать механизм и тематику обучения.

КОГДА и в КАКОЙ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ, КАКИЕ РЕСУРСЫ будут привлечены для получения желаемых результатов.

Необходимо предусмотреть возможные проблемы и сложности при выполнении работ по проекту и описать пути выхода из них. Описанный механизм реализации проекта должен быть последователен, логичен и убедителен.

Это один из самых объемных и подробных разделов заявки.

Схема работы по проекту или текстовая информация (дело не обязательное, но полезное) и техническое задание – является базовыми понятиями в механизме реализации проекта, так как показывают что, когда, в какой последовательности будет осуществляться, какие ресурсы необходимы.

Обычно, исходя из задач, содержание разбивается на отдельные части (блоки, этапы, модули, подпрограммы, направления и т.д.), представляющие относительно самостоятельные разделы. Необходимо:

Четкое структурирование проекта на части и видение их взаимосвязей

Доступное описание основных мероприятий и причин выбора именно этих форм работы (лишней детализации не требуется).

Должно быть понятно как, с кем, когда и где будет проходить работа по проекту

Цепочка: проблема – цель – задача – метод.

Контрольными характеристиками к этому разделу могут служить:

1. полная ясность направлений, в которых будет работать проект;
2. четкость структурирования проекта на части и видение их взаимосвязей;
3. доступное описание основных мероприятий и причин выбора именно этих форм работы;
4. из раздела понятно как, с кем, когда и где будет проходить/реализовываться проект;
5. естественность логической цепочки: проблема => цель => задача => метод;
6. нет «воды», то есть ненужных описаний, приложений и прочего отягощения текста.

Рабочий план

Техническое задание – рабочий план-график выполнения запланированных мероприятий с указанием дат проведения.

Рабочий план Вашего проекта должен пояснить, как Вы будете выполнять проект для достижения поставленных задач:

1. Кто будет отвечать за выполнение поставленных задач?
2. Что будет сделано?
3. Какие ресурсы будут задействованы при выполнении задач?
4. Какие сроки выполнения задач?

Для удобства подачи материала можно воспользоваться таблицами следующих видов:

Управление и кадры (кадровое обеспечение проекта)

В данном разделе авторам необходимо кратко описать схему или механизм управления проектом и квалификацию основного персонала, обеспечивающего его реализацию, т.е. указывается информация, доказывающая компетентность исполнителей (наличие достижений в сфере деятельности по проекту, опыт реализации аналогичных проектов (программ)), цели и задачи, род деятельности заявителей.

Краткое резюме , для лиц, разрабатывающих и реализующих проект (с учетом привлеченных специалистов) – необходимо осветить профессионализм руководителей и основных исполнителей проекта.

Если участники проекта будут привлекаться дополнительно по договору нужно указать квалификацию, которой должны обладать привлеченные специалисты.

Порядок осуществления контроля за ходом выполнения работ по проекту –укажите, как будет осуществляться управление вашим проектом. Должны быть четко распределены сферы и функции деятельности между персоналом, ясно кто кому подчиняется и кто несет ответственность за определенные виды работ. Предпочтительным является участие сотрудника с финансовым образованием.

Механизм управления проектом (программой) должен быть эффективным, действенным; не тормозить, а увеличивать эффективность работы.

Если проект предполагает систему обучения и роста кадрового состава, необходимо прописать механизм и тематику обучения.

1. четко распределены сферы и функции деятельности между персоналом;
2. ясно, кто кому подчиняется и кто несет ответственность за определенные виды работы;
3. персонал, реализующий проект, обладает достаточной квалификацией или получает дополнительное обучение до или в процессе реализации;
4. механизм управления является эффективным, действенным, не тормозит, а увеличивает эффективность работы;
5. описание четкое, краткое, содержание - ясное и понятное.

Оценка результативности проекта

Очень важно отразить систему показателей эффективности проекта. Показатели - инструмент, позволяющий точнее определить и разъяснить цель проекта и измерить его эффект. Показатель - это характеристика отдельной стороны объекта или процесса, имеющая количественно-качественное выражение. Мы предлагаем примерные ориентиры для оценки выполнения проекта.

Количественные показатели (востребованность проекта, охват общественности, количество конкретных дел, акций, мероприятий, др.).

Показатели социального развития личности (динамика уровня развития личности: не умел - научился, не знал - узнал, не имел - приобрел и т. п.; качество продуктов социально-творческой деятельности (поделки, рисунки, походы, акции, др.), характер реализованных инициатив, др.).

Показатели социальной адаптации личности (снижение риска асоциальных явлений, повышение уровня социальной успешности участников, активность).

Показатели общественного мнения (популярность проекта, социально-профилактический эффект, заинтересованность социальных партнеров, отклик в средствах массовой информации).

Технологические показатели (уровень организации в целом и отдельных мероприятий, четкость и эффективность управления, организационная культура участников).

Экономические показатели (соотношение затрат с социально-педагогическим эффектом, привлечение дополнительных материально-технических ресурсов).

Утверждать, что результативность нельзя измерить, равносильно признанию, что проект не дает заметного эффекта. Критерии эффективности призваны:

1. выражать действенность всех видов, форм и методов реализации проекта;
2. отражать качество управленческой и содержательной деятельности.

Жизнеспособность проекта (перспективы)

Задача этого раздела - спрогнозировать вероятный дальнейший путь развития проекта. Возможно, в дальнейшем будет расширение географии проекта, освоение новых видов деятельности. При этом важно предусмотреть социальные и ресурсные стороны продолжения развития проекта.

Финансовое обоснование (обеспечение) проекта

Основное внимание при составлении бюджета следует уделить вопросам:

1. Сколько в целом необходимо средств на осуществление проекта?
2. На какие цели будут израсходованы средства?
3. Какие средства есть в наличии у организаторов проекта?
4. Какова материально-техническая база?
5. Какие дополнительные источники финансирования можно найти (конкурсные средства государственных структур и общественных фондов; бюджетные поступления; взносы - членские, родительские; средства учредителей; благотворительные пожертвования; спонсорские отчисления; доходы от разрешенной законом деятельности; труд добровольцев; прочие, не запрещенные законом поступления)?
6. На какие цели будут израсходованы средства, собранные для реализации проекта?

Покажите другие источники финансирования. Если Ваша организация использует личное помещение или транспорт для выполнения проекта, то не забудьте включить их стоимость в бюджет проекта, как собственный вклад. Этот вклад имеет свою "цену", и Вы должны были бы платить за них в случае их отсутствия.

Бюджет проекта обязательно должен быть «трехколоночным», где в первой колонке указываются имеющиеся у заявителя средства, во второй - запрашиваемые средства, в третьей - общая сумма расходов. Как правило, соотношение между имеющимися и запрашиваемыми по проекту суммами должно быть 50 % на 50 %.

Возможный проект сметы расходов в рамках проекта

* – дополнительно указать из каких источников предполагается выделение необходимых финансовых средств.

Включите в бюджет следующие категории (не обязательно все):

1. Штатное расписание (заработная плата);
2. Консультанты;
3. Командировочные: проезд, суточные, гостиница;
4. Прямые затраты: аренда помещения, телефон, телеграф, почтовые затраты, коммунальные услуги;
5. Оборудование: автомобиль, компьютер, факс, ксерокс, принтер;
6. Профессиональная подготовка;
7. Непрямые затраты;
8. Другие выплаты;
9. Поправка на инфляцию.

Таким образом, должно получиться:

1. сколько в целом необходимо средств на осуществление проекта
2. на какие цели будут израсходованы средства
3. какие средства есть в наличии у организаторов проекта
4. какие дополнительные источники финансирования можно найти
5. сколько еще необходимо для реализации проекта (запрашиваемая сумма)

Общие критерии оценки проекта.

Любой донор обратит внимание на ясность поставленных целей, задач и возможности Вашей организации. Донор надеется увидеть четкую, логическую связь между спецификой деятельности Вашей организации и сформулированной проблемой.

Насколько реалистичной является поставленная цель? Приведет ли реализация проекта к изменению существующей ситуации? Видно ли, кто будет пользоваться результатами реализованного проекта? Насколько точны методы и план реализации проекта? Ясны ли методы оценки результатов реализации проекта? Насколько реалистичный и соответствующий для реализации поставленных задач бюджет? Показана ли финансовая и моральная поддержка других спонсоров? Показана ли компетентность исполнителей проекта?

Как показатель успешности проекта рассматриваются следующие моменты:

1. План реализации
2. Рентабельность
3. Подготовленность кадров.
4. Ожидаемые результаты.
5. Дополнительные ресурсы.
6. Взаимодействие с другими структурными подразделениями.

В соответствии с указанными критериями, «победителями конкурса» станут проекты, отвечающие максимальному количеству параметром оценки.

Следует также сказать несколько слов о стратегиях при подаче заявок на гранты, которые можно подразделить на две условные разновидности: (1) поиск грантовых конкурсов под конкретную идею, либо (2) подбор идей под конкретный грантовый конкурс. Первая стратегия сложнее в реализации, особенно для неопытных авторов, которые надеются, что их гениальная идея обязательно будет оценена по достоинству. Вторая стратегия лучше всего работает в коллективных проектах и требует наличия определенного менеджерского таланта: анализ, кого можно пригласить для одного, кого – для другого, а кто просто не даст проекту заглохнуть на середине, должен быть проведен грамотно и оперативно. Выигрышной стратегией можно считать также и описание в грантовой заявке уже частично реализованной идеи, поскольку при этом можно с большей актуальностью описать гипотезы и ожидаемые результаты, а кроме того, иметь основания предполагать, что, если случится чудо и грант все-таки дадут, содержательная часть отчета точно будет написана.

В настоящее время умение грамотно написать заявку на получение гранта рассматривается как один из важнейших и успешно прививаемых навыков, способствующих выживанию в профессиональном сообществе. Хотя сама по себе грамотно составленная заявка является своего рода недостижимым идеалом – тем, чему учишься всю жизнь, но в чем никогда не бываешь уверен, - процесс грантонаписания, чарующим образом сочетающий в себе необходимость вписаться в заданные социум тематические рамки и творческое вдохновение, и находит все новых приверженцев. Помимо всего, это неплохой способ развития навыков самопрезентации и творческого роста.

Требования к оформлению проекта

1. Проект отпечатан, аккуратно оформлен.
2. Титульная страница содержит название проекта, данные об авторе, принадлежность учреждению/организации, год и место составления.
3. Если проект больше пяти страниц по объему, то он имеет оглавление с указанием разделов и нумерации страниц.
4. Если в тексте использованы цитаты, обязательны сноски на источники, если авторы использовали литературу - в конце приложен библиографический список с указанием автора, названия книги, издательства, места издания и года издания.
5. Желательно, чтобы каждая глава была отпечатана с новой страницы, главы разделены на смысловые абзацы.

1. Проекты в печатном виде оформляются в формате А4, в электронном варианте - на дискете, которая обязательно подписана.
2. Авторы обязательно оставляют у себя экземпляр проекта, так как проекты не рецензируются и не возвращаются.
3. В тексте программы употребляются только те понятия, которые можно однозначно истолковать, как можно меньше научных и профессиональных терминов.
4. Проект должен быть кратким и лаконичным, как правило, не более 10 страниц читабельного текста - описания проекта.
5. Форма написания проекта должна быть доступной и интересной тому, кого мы хотим заинтересовать им.
6. Финансовые документы (сметы, бланки, описания, комментарии к бюджету и др.) прилагаются в конце проекта.

Приблизительный объем основных разделов проекта.

1. Презентация организации - до 1 страницы
2. Формулирование проблемы - до 1 страницы
3. Цель проекта - 1 абзац
4. Задачи проекта - от 0,5 до 1 страницы
5. План реализации проекта - до 1 страницы
6. Методы реализации проекта - до 1 страницы
7. Бюджет - до 2 страниц
8. Дополнительные данные - до 10 страниц

Взаимодействие частей проекта.

Нисходящие стрелки показывают логическую последовательность формулирования частей проекта. Восходящие – последовательность его осуществления.

ЦЕЛЬ направлена на решение ПРОБЛЕМЫ

Выполнение ЗАДАЧИ – необходимых для достижения ЦЕЛИ

ПРОБЛЕМА (потребность)

МЕРОПРИЯТИЯ (методы работы)

РЕСУРСЫ – средства, необходимые для проведения МЕРОПРИЯТИЙ

РЕСУРСЫ

МЕРОПРИЯТИЯ действия, н аправленные на РЕЗУЛЬТАТ

ЗАДАЧИ

ЦЕЛЬ

Пример логической таблицы для составления проекта-заявки

(вопросы для заполнения)

Заместитель директора по ВР

ГБОУ СПО СК

«Пятигорский медицинский колледж» С.В.Затонская

Еще Аристотель определял цель как «то, ради чего»

Цель – это будущее состояние предметной области, к которому, в рамках проекта, стремятся, за счет выполнения активных действий, задач.

Человек, осуществляя целеполагание, создает образ желаемого будущего. Цель — это предвосхищение результата социального действия.

Цели должны отвечать на вопрос «что?». Что должны получить к концу проекта.

Задачи должны отвечать на вопрос «как?». Как мы должны действовать, чтобы достичь поставленных целей.

Проекты могут иметь несколько целей и каждая цель набор задач.

Каждая задача должны начинаться с глагола действия, например: подготовить, провести, разработать, создать, сделать, обеспечить, купить, установить, опросить и т.п. Это гарантирует измеримость задачи и возможность её контролировать.

Цель по SMART

Достижение цели зависит от её формулировки, и первый шаг к успеху — правильно сформированные цели.

Концепция SMART целей:

• Specific (конкретная) : Цель должна быть конкретной, т.е. описывать, что именно необходимо достигнуть. Например, повысить прибыль компании.
• Measurable (измеримая) : Цель должна быть измерима, т.е. описывать в чем или в каких единицах можно будет измерить результат. Например, повысить прибыль компании на 5%.
• Achievable (достижимая) : Цель должна быть достижимая. Описывается за счет чего достигается цель и при каких условиях. Например, повысить прибыль компании на 5%, за счет внедрения СЭД, автоматизации внутренних бизнес-процессов и сокращения штата сотрудников на 10% от текущего количества.
• Realistic (реалистичная) : Цель должна быть реалистичной. Означает, что достижение целей финансово и технически возможно. Технические и человеческие ресурсы должны присутствовать в достаточном объеме. Особенно следует проверить вопрос имеющегося в распоряжении ноу-хау.
• Timely (ограниченная во времени) : Реализация цели должна иметь реалистичную оценку реализации по времени. Указываются ограничение во времени, по истечении которого все задачи должны быть выполнены и цель достигнута.

Как на основе идеи выявить цели?

Часто у руководства или группы людей есть идея проекта, которую нужно сформулировать в виде целей.

Для определения целей проекта необходимо дать определение, что требуется от проекта и команды:

• Что должно быть сделано?
• Почему это нужно делать?
• Какую пользу должен принести проект?
• Все ли знакомы с этим замыслом?
• Все ли одинаково его понимают?
• Все ли с ним согласны?
• Когда нужно закончить работу?
• Кто является конечным пользователем?
• Какое качество ожидают получить?
• Какая функциональность ожидается?
• Какие средства имеются в распоряжении?
• Кто контролирует достижение успеха и качества, и по каким критериям?
• Каковы минимальные цели?
• Что не должно произойти ни в коем случае ?
• Какая работа к проекту не относится ?

Два последних вопроса описывают то, что не относится к проекту. Определяя, таким образом, рамки (границы) проекта, а также выявляя задачи, которые не оплачиваются заказчиком.

Отвечая на вышеперечисленные вопросы формируются требования к проекту и целям. Необходимо подходить к ответам в концепции «смарт», — они должны быть, как минимум, измеримыми.

Измеримость добавляет высокую степень определенности проекта и даёт возможность в будущем контролировать выполнение проект. Отсутствие определённости приведет к спорным ситуациям, а значит к потери времени и риску провала проекта.

Формулируя цели необходимо понимать и принимать во внимание трехмерность проектной работы: Время, Сроки, Содержание. Таким образом, измеримые цели, это цели, которые можно:

1. измерить и проверить;
2. определить по составу работ;
3. определить по срокам, расходам.

Какие вопросы необходимо задать, чтобы сформулировать цели:

• Что нужно достичь?
• Как и с какими расходами должна быть достигнута цель?
• Когда должна быть достигнута цель?
• Каковы приоритеты целей?
• Какие цели зависят друг от друга?
• Какие цели исключают друг друга?

Итогом работы имеем: перечь целей, которые формулируются по SMART.

Пример постановки целей от понятия идея и проблема

Проблемы, которые обуславливают появление проекта:

• замедление роста продаж;
• невозможность торговать круглосуточно;
• сложность региональных продаж, когда клиент не может приехать в офис или магазин компании для ознакомления с каталогом товаров;
• клиентам необходимо посетить магазин для осуществления покупки или сделать заказ по телефону, на что тратиться много времени клиента и оператора;
• сложное взаимодействие с клиентами, поставщиками;
• необходимость реструктуризации компании в сторону проектного управления;
• необходимость оптимизации бизнес процессов компании в сторону упрощения процессов;
• консервативный стиль управления и сотрудников;
• слабая известность компании и её продуктов в интернет;
• сложность поиска партнёров;
• неэффективный маркетинг;
• отсутствие компании в поисковой выдачи поисковых систем;
• высокая стоимость товара.

В рамках разработки новой структуры предприятия и её преобразования необходимо внедрить в систему управления предприятием систему электронной коммерции. На первом этапе реализовать динамическую систему позиционирования товаров компании в сети интернет путём создания интернет сайта с каталогом продукции компании.
Вход в интернет должен:

• Открыть новые варианты для продажи продукции;
• Позволить освоить новый рынок для продажи своих товаров;
• Снизить расходы за счет более эффективного обслуживания клиентов и оптимизации внутренних бизнес-процессов;
• Осуществить торговлю своими товарами и снабжение компании чужими;
• Упростить обмен данными с клиентами или, соответственно, поставщиками;
• Оптимизировать существующие бизнес-процессы – сделать их более экономичными, снизить стоимость;
• Повысить имидж компании;
• Реализовать высокую прозрачность внутренних и внешних бизнес-процессов;
• Предоставить возможность производить покупки товаров компании не выходя из дома;
• Снизить стоимость товара до уровня цен конкурентов и ниже.

Выявление целей

Проблемы в проекте возникают тогда, когда необходимо достичь цели. Нет цели, нет проблемы.
Например, есть цель — улучшить работу сервисно ориентировнной системы, сделать ее более гибкой, предоставить возможность внутренним сервисам механизм общения или оповещения о каких-либо событиях, предоставить возможность системе работать с разными субд.
Задача, по сути, провести рефакторинг архитектуры системы. Мы сталкиваемся с проблемой или проблемами, для которых необходимо найти решения.

Процесс анализа проблемы и нахождения решения:

1. Описание проблемы
2. Поиск решений
3. Оценка решений
4. Нахождение оптимального решения
5. Уточнение цели на основе найденных решений проблемы
6. Формирование задач

Основные признаки неудачи проекта

• Бюджет : проект может не укладываться в рамки запланированного бюджета (или должен быть прекращен, не достигнув поставленных целей, из-за недостаточного финансирования)
• Время : проект может занять время значительно большее, чем запланировано для достижения поставленных целей (или должен быть прекращен до достижения поставленных целей в связи с окончанием намеченного срока)
• Качество : проект может быть завершен в рамках намеченного времени и бюджета, но не удовлетворяет требованиям по качеству (и, таким образом, будет представлять меньшую ценность, чем ожидалось)

Основные причины неудач проектов

В большинстве случаев, проекты не удаются из-за неясных целей или нечетких требований.

Введение

В настоящем разделе под проектом будет пониматься одно из определений данного понятия, а именно: проект - это одноразовая совокупность действий и задач, обладающих следующими отличительными признаками:

• 1. Четкие цели, которые должны быть достигнуты с одновременным выполнением ряда технических, экономических и других требований.
• 2. Внутренние и внешние взаимосвязи операций, задач и ресурсов, которые требуют четкой координации в процессе выполнения проекта.
• 3. Определенные сроки начала и конца проекта.
• 4. Ограниченные ресурсы.
• 5. Определенная степень уникальности целей проекта, условий осуществления.
• 6. Неизбежность различных конфликтов.

В первой главе раздела обсуждаются различные цели проектов, способы их определения. Структура управления проекта рассматривается с позиции иерархичности осуществления.

Цели проекта

цикл проект жизненный управление

Определение целей

Правильное определение целей всегда было наиболее важным фактором для достижения успеха в любой деятельности человека. Человеку необходимо сфокусировать свое внимание на стоящих перед ним проблемах, правильно направить и сконцентрировать свои усилия, а достижение целей принесет удовлетворение. Отсутствие четких целей приводит к апатии, рассеянности и потере ориентации, за которой следует падение внимания, расслабление, снижение работоспособности и производительности.

Все это, конечно, относится и к исполнителям - членам проектной команды. Им необходимо сконцентрировать свое внимание на стоящих перед ними целях с тем, чтобы внести максимальный вклад в успешное осуществление проекта.

Ясные цели. Проект не был бы проектом, если бы не имел по меньшей мере одной объявленной цели, однако определение ее само по себе не может обеспечить основу успеха проекта. Гораздо чаще проекты имеют несколько объявленных целей, которые должны приниматься во внимание всеми его участниками.

Названные цели могут иметь различные уровни важности и приоритетности, и это также должно быть четко определено.

Если, например, целями проекта являются:

построить фабрику, способную выдавать продукцию к определенной дате;

построить резидентную зону (жилой комплекс) для работников;

построить дорогу, соединяющую фабрику и резидентную зону для обеспечения доставки работников.

Однако ситуация не всегда так ясна, поэтому иногда для того, чтобы расставить приоритеты, необходим глубокий анализ. Обычно выявляются два или три уровня приоритетов:

Приоритет 1: как правило отдается тем целям, достижение которых определяет успех проекта: они должны быть достигнуты.

Приоритет 2: отдается таким важным целям, которыми при необходимости частично можно пожертвовать для достижения целей с приоритетом 1: их нужно достигнуть.

Приоритет 3 присваивается целям, имеющим характер дополнения: было бы неплохо осуществить их, если возможно.

Явные цели обычно указываются в таких проектных документах, как контракты. Однако не все явные цели записываются в контракт или открываются всем участвующим сторонам. Некоторые из них, будучи внутренними целями одной из сторон, могут оказаться конфиденциальными (например, бюджетные цели заказчика и подрядчика). Управляющий проектом должен знать каждую группу целей, но не открывать их ни одной из сторон.

Все это ясно и хорошо известно. Однако, управляющие проектами иногда даже не догадываются о том, что существуют и другие виды целей. Наиболее важными являются те, которые можно назвать неявными. Они не определены, не записаны в документах, но, тем не менее, они есть. Скрытые, но реальные и иногда очень важные.

Неявные цели. Рассмотрим планирование проекта. Его элементами являются явные цели, ограничения, работы и последовательность и длительность. Проанализировав все это, можно найти ряд пунктов, которые должны быть выполнены в определенное время. Дополнительные цели - это такие, которые не были определены или были очевидны или известны вначале.

Фактически такие цели не явно существуют как необходимое следствие декларируемых целей, внутренних и внешних ограничений и т.д. Поэтому их можно назвать неявными целями.

Они так же важны, как и явные цели, и очень важно выявить их все до одной.

Если анализ не достаточно точен, то существует большой риск ошибок в графике работ и неудаче проекта. Поэтому необходимо использовать все возможности для тщательного анализа и особенно на этапе начального планирования. Ниже даны два соответствующих примера:

Предположим, мы имеем проект в тропической зоне. Сезон дождей, попадающий на период строительства, должен рассматриваться как ограничение. Рассматривая конечные цели (явные цели) и график строительства, возможно придем к необходимости окончания всех или части подземных работ полностью до начала сезона дождей. Это означает, что проект имеет явную цель, которая была обнаружена именно сейчас. Если эта цель не была бы своевременно выявлена, то дожди могли остановить работы и сорвать своевременное выполнение проекта.

Рассмотрим проект в стране с плановой экономикой. Среди проектных ограничений может быть обязательство покупать необходимые конструкции в этой же стране. Может случиться, что заказ на эти конструкции должен быть сделан до определенного срока. Тогда это одна из целей проекта, не известная вначале, но которая должна быть обязательно выполнена, иначе проект будут сорван.

Если часть такого типа целей не выявлена, то существует большой риск неудачи проекта. Задача не легкая, но чрезвычайно важная и является частью начального планирования проекта. Нет специальных методов и правил решения этой задачи, но очевидно, что богатый опыт и детальный анализ являются лучшим средством. Такой анализ должен учесть все ограничения, включенные в контракт, обусловленные средой, законодательством финансами, снабжением и т.д.

Инструментальные цели. Полное определение всех явных и неявных целей может быть достаточной базой для успешного выполнения проекта. Вместе с тем иногда полезно поставить дополнительные цели для того, чтобы поддержать интерес или уверенность членов проектной группы или по другим причинам. Конечно, это имеет смысл делать только при условии положительного эффекта таких действий в целом.

Главная причина для «инструментальных целей» обычно состоит в том, чтобы стимулировать сотрудников тщательно выполнять требования графиков, особенно в периоды, когда нет напряжения в работе, а сроки достижения других целей еще далеки и не очень обозримы. Фактически стимулирующий эффект целей определяется обозримостью и уровнем тех, кто их ставит. Если цель ставится высшим руководством компании, то эффект будет значительно больше, чем, если это делает управляющий проектом. Поэтому он должен это учитывать и время от времени осторожно использовать такую возможность.

Внешние и внутренние цели. Внешними целями являются те, которые служат для взаимоотношений с партнерами вне компании, а внутренними те, что связаны со специфическими ее интересами и не требуют прямого участия других сторон. Если компания является подрядчиком, выполняющим проект для клиента, то ясно, что тут внешние цели - те, которые связаны с клиентом, поставщиками, субподрядчиками.

Внутренними будут цели, относящиеся только к подрядчику, а именно: прибыль, мотивация и повышение квалификации персонала, приобретение новых технологий, оптимальное использование ресурсов, повышение популярности компании.

Подобная классификация применима и к компании, выступающей в роли инвестора, к общественным организациям, исследовательским институтам, торговым предприятиям. Все это позволяет перейти к следующей подтеме.

Цели проекта и цели компании. Управляющий проектом, обеспечивая достижение поставленных целей, должен всегда знать, цели компании, достаточно информирован ее руководством и должен быть знаком с постоянными или долговременными целями политики и стратегии компании.

Часто возникающий проблемой является конфликт между целями проекта и компании. Это одна из сфер, где основная функция управляющего проектом - изыскание возможности баланса и компромисса. Вместе с тем решение все же остается за руководством компании, так как только оно полностью осведомлено и обладает властью для достижения лучшего баланса.

В перспективе можно рассматривать конфликт между целями различных проектов в многопроектной среде. В этом случае каждый управляющий должен кооперироваться с другими управляющими для нахождения возможного компромисса и оценки соответствующих последствий для всего проекта.

Цели и программы. Программы разрабатывают, конечно, с учетом всех целей проекта, которые были описаны выше. Они должны обеспечивать выполнение целей компании, чтобы укрепить ее позиции, но не только путем получения простой прибыли. Программы включают временные графики, экономические и финансовые бюджеты, они указывают путь, который выбран для достижения промежуточных и конечных целей. Выбор и использование средств для удержания проекта на этом пути является задачей проектного контроля.