Трудовая функция работника (должность, профессия, специальность, конкретный вид работы) обязательно оговаривается в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Если возникает необходимость поручить сотруднику исполнение дополнительных обязанностей, это нужно оформить в соответствии с требованиями трудового законодательства. Рассмотрим, как это можно сделать.
Способы возложения дополнительных обязанностей
Согласно статье 60.2 ТК РФ дополнительные обязанности можно оформить несколькими способами, при которых работник будет выполнять их в свое рабочее время:
- Совмещение – применяется, если имеет место возложение дополнительных обязанностей по другой профессии или должности. Например, временное исполнение обязанностей экономиста бухгалтером.
- Расширение зон обслуживания – применяется, если добавляемые обязанности предполагают выполнение дополнительной работы по должности сотрудника. Например, в компании есть два менеджера по продажам с одинаковой должностной инструкцией, но один обслуживает торговый зал № 1, а другой – зал № 2; если на время отсутствия одного из работников его обязанности возложат на другого, это будет расширением зон обслуживания.
- Увеличение объема работ – также используют, когда дополнительные обязанности выполняются по такой же должности. Например, работник должен в течение рабочей смены оформлять документы для десяти клиентов, а если ему поручают обслуживание еще пяти, то это считается увеличением объема работ.
Статья 60.2 ТК РФ не содержит четких правил, какой вид оформления должен использоваться в том или ином случае. Большинство предприятий оформляют возложение на сотрудников дополнительных должностных функций в порядке совмещения. В любом случае дополнительный объем работ должен оплачиваться.
Приведенные способы возложения дополнительных обязаностей следует отличать от внутреннего совместительства – заключения еще одного трудового договора с работником на выполнение им других трудовых обязанностей в свободное от основной работы время (ст. 60.1 ТК РФ). Такой договор может быть бессрочным, или заключаться на определенный срок, а работа по нему не должна превышать 4 часов в день (кроме дней, когда сотрудник полностью свободен от основной работы).
Оформление дополнительных обязанностей
Дополнительная работа поручается человеку только с его согласия и за дополнительную оплату.
Исходя их требований ТК РФ и правил документооборота, оформление дополнительных обязанностей по ст. 60.2 ТК РФ производится следующим образом:
- Предложив выполнение дополнительных обязанностей сотруднику, от него необходимо получить письменное согласие. Оно может быть сделано в виде отдельного документа, либо подтверждаться личной подписью человека на бланке предложения.
- К трудовому договору лица, которому поручаются дополнительные обязанности, нужно сделать дополнительное соглашение , в котором указать перечень работ, поручаемых работнику, длительность и порядок оплаты дополнительных должностных функций.
- Издается приказ о возложении дополнительных обязанностей , в котором дублируются сведения из допсоглашения. Приказ доводится до работника и всех заинтересованных лиц. Копия приказа отправляется в бухгалтерию для расчета дополнительного вознаграждения.
Возложение дополнительных обязанностей без согласия работника
Возложить на человека дополнительные обязанности без его письменного согласия и дополнительной оплаты нельзя (ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ).
От дополнительных обязанностей человек может отказаться досрочно, предупредив руководителя за три дня в письменном виде. Аналогично может поступить и работодатель.
Поручение работнику дополнительных обязанностей происходит с его согласия. Оно должно быть оформлено в письменном виде. Вид дополнительной работы и ее продолжительность определяется работодателем с письменного согласия работника. Оплата устанавливается по соглашению сторон.
Как оформить возложение дополнительных обязанностей на работника за дополнительную оплату без оформления совмещения должностей, т.к. такой должности нет в штатном расписании и не планируется ее введение.Конкретно какие документы оформить?
Ответ
Ответ на вопрос:
Без включения в штатное расписание необходимой должности (профессии) и оформления совмещения обойтись нельзя.
В ТК РФ четко регламентирован порядок привлечения сотрудника к дополнительной работе. Этому посвящена ст. 60.2 ТК РФ.
Привлечение работника к дополнительной работе возможно ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО по соглашению сторон, при наличии соответствующей должности (ставки или части ставки) в штатном расписании и только за дополнительную плату (ст. 60.2, 151 ТК РФ).
Так, если объем дополнительной работы небольшой, то в штатное расписание можно ввести, например, ставку или часть ставки уборщика и установить доплату в согласованном с работником размере (например, 10 % от оклада по совмещаемой должности (по соглашению сторон)).
Коммерческая организация свободна в изменении штатного расписания.
Обратите внимание, что нельзя также вписывать в должностную инструкцию действия, которые относятся к другой трудовой функции, чтобы не оплачивать дополнительную работу (апелляционное определение Самарского областного суда от 9 июля 2014 г. № 33-6615/2014).
Минтруда в Письме Минтруда России от 26.12.2016 № 15-2/ООГ-4698 О применении профессионального стандарта, а также требованиях к квалификации разъяснил, что в соответствии со статьей 57 Кодекса в числе обязательных для включения в трудовой договор условий указание трудовой функции работника (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).
Таким образом, конкретная трудовая функция (конкретный вид поручаемой работнику работы) должна быть определена работодателем и работником при заключении трудового договора.
В случае если работнику поручается дополнительная работа по другой профессии (должности), которая не связана с его трудовой функцией, определенной трудовым договором, по нашему мнению, данный случай должен рассматриваться как совмещение профессий (должностей).
В соответствии со статьей 60.2 Кодекса с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (статья 151 Кодекса).
Выполнение дополнительной работы осуществляется в основное рабочее время в рамках существующего трудового договора.
Выполнение работы в пределах основного рабочего времени сотрудника, которая не входит в его трудовые обязанности, можно оформить одним из двух способов:
При совмещении профессий сотрудник занимается дополнительной работой по другой должности в течение своего обычного рабочего дня. При этом дополнительная работа подлежит оплате и возможна только с письменного согласия сотрудника. Такие правила установлены в части 1 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.
Под расширением зон обслуживания и увеличением объема выполняемых работ понимают выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).
Поручение доп. работы оформляется по конкретной должности, предусмотренной в штатном расписании и исключительно с письменного на то согласия работника и с установлением доплаты по соглашению сторон (ст. 60.2,151 ТК РФ) .
К аналогичным выводам приходят специалисты Минтруда. См. Письма Минтруда России от 20.07.2016 N 14-2/В-688 и от 26.12.2016 N 15-2/ООГ-4698.
Этой же позиции придерживаются и суды.
Так, например, Судебная коллегия по административным делам Ростовского областного суда в апелляционном определении от 26.03.2015 по делу N 33-4792/2015 указала, что выполнение работником обязанностей в соответствии с условиями дополнительного соглашения нельзя отнести к расширению зоны обслуживания, увеличению объема работы, поскольку штатным расписанием работодателя предусмотрена одна штатная единица по его должности (смотрите также апелляционное определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 12.07.2012 N 11-11218/2012).
Кроме того, суды отмечают, что обязательным условием выполнения работником дополнительной работы по другой должности является письменное соглашение сторон трудовых отношений (определения Воронежского областного суда от 10.06.2014 № 33-3117, Приморского краевого суда от 15.12.2015 по делу № 33-11469/2015 и др.). Поэтому без соглашения, в котором будут прописаны условия совмещения, не обойтись.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Ответ: Как оформить совмещение профессий (должностей)
Условия для совмещения
При каких условиях сотрудник может совмещать профессии или должности в организации
Совмещение профессий (должностей) характеризуется следующим:
сотрудник должен быть согласен на совмещение;
срок, в течение которого сотрудник будет совмещать другую работу, устанавливают по соглашению сторон. Например, до того как будет найден новичок на вакантную должность;
совмещать разные должности (профессии) сотрудник должен в одной и той же организации. Иначе это будет уже внешнее совместительство;
выполнять и основную, и свою дополнительную работу сотрудник будет в пределах установленной продолжительности рабочего дня – как правило, восемь часов в день. Иначе это будет внутреннее совместительство.
Об этом сказано в статьях 151 и 60.2 Трудового кодекса РФ.
Вопрос из практики: как оформить выполнение работ, которые не входят в трудовые обязанности сотрудника
Выполнение работы, которая не входит в трудовые обязанности сотрудника, можно оформить одним из четырех способов:
как совмещение профессий (должностей) (ст. 60.2 ТК РФ);
как внутреннее совместительство (ст. 60.1 ТК РФ);
как расширение зон обслуживания или увеличение объема выполняемых работ (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ);
заключением гражданско-правового договора на оказание услуг (выполнение работ).
Выбор варианта зависит от характера дополнительной работы и от того, с какой регулярностью сотрудник должен ее выполнять. Если сотруднику придется заниматься новой для него работой в течение определенного времени, тогда лучше оформить внутреннее совместительство или совмещение.
При внутреннем совместительстве сотрудник выполняет дополнительную работу в свободное от основной работы время (ст. 60.1 и ч. 1 ст. 282 ТК РФ). Для этого работодатель заключает с сотрудником отдельный трудовой договор (ст. 60.1 ТК РФ).
При совмещении профессий сотрудник занимается дополнительной работой в течение своего обычного рабочего дня. При этом дополнительная работа подлежит оплате и возможна только с письменного согласия сотрудника. Такие правила установлены в части 1 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.
Под расширением зон обслуживания и увеличением объема выполняемых работ понимают выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).
При этом поручение сотруднику дополнительной работы за дополнительную оплату оформите подписанием сотрудником и работодателем дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором будут определены как содержание и объем, так и срок будущей работы, а также дополнительная оплата за ее выполнение (ст. 72, 151 ТК РФ).
На основании дополнительного соглашения к трудовому договору издайте приказ в произвольной форме о поручении сотруднику соответствующей работы и установлении дополнительной оплаты. Копию приказа передайте в бухгалтерию для начисления и выплаты сотруднику доплаты.
Сведения о совмещении профессий, расширении зон обслуживания, увеличении объема работ, исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, в трудовую книжку и личную карточку работника вносить не нужно (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 4, 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, раздел 3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Если работа разовая и не повторяется в течение некоторого времени, при этом работодателю важен результат, а не процесс, тогда лучше заключить гражданско-правовой договор. Подробнее об этом договоре см. Как заключить гражданско-правовой договор на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином.
Вопрос из практики: нужно ли каждый раз оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору или достаточно заключить один раз, если у сотрудника периодически увеличивается объем работ
Дополнительное соглашение необходимо оформлять на каждый случай увеличения объема работ.
Под увеличением объема выполняемых работ понимается выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ). При этом следует отличать увеличение объема работ от временного исполнения обязанностей по иной должности (профессии, специальности), когда у сотрудника частично (или полностью) изменится трудовая функция. Признавать такие работы увеличением объема работ нельзя. При временном увеличении объема работ сотрудник за счет интенсивности труда увеличивает объем выпускаемой продукции (оказываемых услуг, выполняемых работ и т. п.), а сам интенсивный труд имеет временный характер.
Для оформления увеличения объема работ необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Такое соглашение определяет не только содержание, объем, размер дополнительной оплаты за установленное увеличение, но и срок будущей работы (ст. 72, 151 ТК РФ). Поэтому оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору необходимо каждый раз, когда возникает необходимость увеличить сотруднику объем работы.
Вопрос из практики: является ли изменением трудовой функции расширение обязанностей в рамках занимаемой сотрудником должности
Ответ на данный вопрос зависит от того, входят новые обязанности в объем ранее закрепленных функциональных обязанностей сотрудника или нет.
Трудовая функция – работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой сотруднику работы (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Трудовая функция определяется либо трудовым договором, либо должностной (производственной) инструкцией сотрудника (ст. 9 ТК РФ). Степень конкретизации обязанностей и отражения трудовой функции работников законодательство не устанавливает. Данный вопрос работодатель решает по своему усмотрению.
Поэтому если при расширении обязанностей сотрудника новые (расширенные) обязанности укладываются в тот функционал, который закреплен в трудовом договоре (инструкции), то смены трудовой функции не происходит. Если же новые обязанности выходят за рамки установленных, и требуется внесение изменений в трудовой договор (инструкцию), то расширение будет являться изменением трудовой функции, даже если эти обязанности увеличиваются в пределах той же должности (профессии).
Если расширение обязанностей приводит к изменению трудовой функции, то работодателю необходимо получить письменное согласие сотрудника на выполнение дополнительной работы, пересмотреть должностной оклад или установить доплату.
Такие выводы следуют из совокупности положений статей 60.2, 72, 151 Трудового кодекса РФ и подтверждается судебной практикой (см., например, кассационное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 21 февраля 2011 г. № 33-554/11).
Срок совмещения
Вопрос из практики: на какой максимальный срок можно установить совмещение
Трудовой кодекс РФ не устанавливает максимальной продолжительности срока совмещения (ст. 60.2 ТК РФ). Поэтому стороны вправе установить совмещение на любой срок, определенный ими самостоятельно.
Срок совмещения можно указать:
конкретной датой;
событием: «до выхода на работу основного работника».
Если совмещение устанавливают сотруднику со срочным трудовым договором, то во избежание спорной ситуации и признания договора бессрочным срок совмещения не должен превышать срока самого трудового договора, и лучше сразу зафиксировать его в соглашении о совмещении. Иначе работодателю придется отслеживать срок дополнительно, чтобы предупредить сотрудника о прекращении совмещения не позднее чем за три дня до окончания срочного трудового договора (ч. 1 ст. 79 ТК РФ).
Ограничение по должностям при совмещении
Может ли сотрудник совмещать одноименные должности
Совмещать одноименные должности и профессии сотрудник не может. Совмещение означает дополнительную работу по другой профессии или должности. Этим совмещение отличается от временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника. При временном исполнении обязанностей сотрудник может исполнять обязанности как по одноименным, так и по разным должностям. Это следует из положений части 2 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.
Кроме того, ограничения на совмещение должностей предусмотрены в отношении руководителя организации. А именно:
руководитель не должен входить в состав органов, осуществляющих функции контроля и надзора в данной организации. То есть он не может совмещать обязанности ревизора, аудитора и т. п.;
руководитель не может совмещать должность главного бухгалтера. Это ограничение не распространяется на организации малого и среднего предпринимательства, при условии что они не относятся к кредитным. Руководителю кредитной организации совмещать должность главбуха запрещено во всех случаях.
Такой порядок предусмотрен частью 2 статьи 276 Трудового кодекса РФ, а также статьей 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Вопрос из практики: может ли сотрудник совмещать больше двух должностей в одной и той же организации
Да, может.
В трудовом законодательстве нет ограничений по количеству должностей, которые может совмещать один и тот же сотрудник (ст. 60.2 ТК РФ). Поэтому сотрудники вправе совмещать больше двух должностей в одной и той же организации.
Исключение составляют случаи, когда действует общий запрет на совмещение должностей. Например, руководитель организации не может совмещать должность главного бухгалтера в кредитной организации (ч. 2 ст. 276 ТК РФ, ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Вопрос из практики: можно ли совместителю установить работу в режиме совмещения
Да, можно.
Порядок совмещения определен в статье 60.2 Трудового кодекса РФ. Запрета на установление совмещения совместителям законодательство не содержит. Таким образом, совместителю можно установить совмещение в общем порядке. Исключение составляют случаи, когда действует общий запрет на совмещение должностей.
При этом следует помнить, что работу в режиме совмещения совместитель будет выполнять в течение времени, определенного его трудовым договором. А время работы совместителя может составлять не более четырех часов в день и не более половины месячной нормы рабочего времени за один месяц (другого учетного периода) (ст. 284 ТК РФ).
Оформление совмещения новичку
Как установить совмещение новому сотруднику
Отдельный трудовой договор на совмещение с сотрудником оформлять не нужно.
Если совмещение устанавливается новому сотруднику при приеме на работу, то в трудовом договоре с ним отразите как условия выполнения основной работы, так и условия выполнения работы по совмещению. На основе договора издайте приказ о приеме на работу и укажите в нем на совмещение профессий (должностей).
Вопрос из практики: как отразить условие о совмещении профессий в приказе о приеме на работу
В строке «Условия приема на работу, характер работы» приказа по форме № Т-1 укажите: «На условиях совмещения с должностью (наименование должности)». Форма приказа о приеме на работу утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Оформление совмещения уже работающему сотруднику
Как установить совмещение профессий (должностей) уже работающему сотруднику
Если совмещение устанавливают уже работающему в организации сотруднику, обязательно получите его согласие на совмещение (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). Согласие сторон оформите в виде дополнительного соглашения к трудовому договору (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). В нем укажите:
работу (должность), которую сотрудник будет выполнять дополнительно, ее содержание и объем;
срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу;
размер доплаты за совмещение профессий (должностей).
Такие требования к оформлению совмещения предусмотрены в части 3 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.
На основе заключенного соглашения издайте приказ о совмещении. Типовая форма документа не предусмотрена, поэтому составьте его в произвольной форме.
Запись в трудовую книжку
Вопрос из практики: нужно ли вносить в трудовую книжку сотрудника сведения о совмещении
Нет, не нужно.
В трудовую книжку работодатель вносит сведения о сотруднике, выполняемой им основной работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также сведения о награждениях (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Ни один из документов, регламентирующих порядок заполнения трудовых книжек (Правила, утвержденные постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225, Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69), не предусматривает оформление записей о совмещении.
Таким образом, в трудовую книжку вносить запись о совмещении не нужно.
Вопрос из практики: какую должность указывать при подписании документов сотруднику, который работает на условиях совмещения: основную или по совмещению
Основную, так как никакой дополнительной должности при совмещении сотруднику не устанавливают.
Совмещение означает дополнительную работу по другой профессии или должности, которую сотрудник выполняет наряду со своей основной работой за дополнительную плату.
Совмещение оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору. На основании допсоглашения издают приказ о совмещении профессий (должностей). Никакого другого места работы у сотрудника не появляется, и новая должность ему не присваивается. Поэтому на документах, которые подписывает сотрудник, ему следует указывать свою основную должность. При этом приказ о совмещении профессий (должностей) подтвердит полномочия работника в рамках совмещаемой деятельности. При необходимости ссылку на приказ можно указать рядом с подписью: «на основании приказа о совмещении от 23.05.2016 № 443».
Такие выводы следуют из совокупности положений статей 60.2, 72, 151 Трудового кодекса РФ.
Пример оформления совмещения должностей
Бухгалтер организации В.Н. Зайцева согласилась совмещать свою должность с должностью главного бухгалтера на время отсутствия основного работника. На основании дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель организации издал приказ о совмещении должностей.
Договор о полной материальной ответственности
Можно ли заключить договор о полной материальной ответственности в рамках совмещения. Должность, которую будет совмещать сотрудник, предполагает обслуживание товарно-материальных ценностей
Если должность (профессия), которую будет совмещать сотрудник, предполагает непосредственное обслуживание или использование денег, товаров, а также иного имущества работодателя, то дополнительно с сотрудником заключите договор о полной материальной ответственности (ст. 241–243 ТК РФ).
Доплата за совмещение
Как оплатить совмещение
При совмещении профессий (должностей) сотруднику дополнительно к его заработку положена доплата.
Отмена совмещения
Как отменить совмещение
Сотрудник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении. О досрочном прекращении работы в режиме совмещения сотрудника нужно уведомить в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня. Если сотрудник хочет досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, он также должен предупредить об этом работодателя за три рабочих дня, подав письменное заявление. Такой порядок предусмотрен в части 4 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.
Независимо от того, кто являлся инициатором прекращения дополнительной работы на основе оформленного уведомления или полученного от работника заявления, издайте приказ об отмене совмещения. Типовая форма приказа не предусмотрена, поэтому составьте его в произвольной форме. Приказ подтвердит, что обе стороны знают об отмене совмещения, и зафиксирует его дату, а также проинформирует всех заинтересованных об этом изменении. В частности, приказ станет основанием для бухгалтерии прекратить выплаты за совмещение.
Заключать отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору об отмене совмещения можно, но не обязательно. В данном случае стороны ни о чем не договариваются. Отмена происходит в одностороннем уведомительном порядке без необходимости получать согласие второй стороны. Аналогичный подход применяют и в случае увольнения. Соглашение к трудовому договору при увольнении стороны заключают, только если в нем нужно прописать специальные условия расторжения, например особый срок увольнения или выплату дополнительной компенсации. Если сотрудник уведомляет об увольнении (прекращении работы) в общем порядке за две недели и работодатель не планирует договариваться об особых условиях, то на основе заявления издают организационный приказ на увольнение без оформления каких-либо дополнительных соглашений.
Вопрос из практики: нужно ли оформить увольнение или перевод, если требуется отменить сотруднику совмещение
Нет, не нужно.
В этом случае ни об увольнении, ни о переводе речи не идет. При совмещении отдельный трудовой договор не заключают и запись в трудовую книжку сотрудника не вносят (ст. 60.2 ТК РФ, раздел 3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Совмещение оформляют на определенный срок по соглашению сторон с изданием приказа руководителя. По истечении этого срока сотрудник прекращает работу по совмещаемой профессии (должности) и продолжает исполнять только ту работу, которая предусмотрена трудовым договором. Как организация, так и сотрудник вправе досрочно отказаться от совмещения, письменно известив об этом другую сторону не позднее чем за три рабочих дня. Такой порядок установлен статьей 60.2 Трудового кодекса РФ.
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,
эксперт Системы Кадры
23.08.2019
При уходе в отпуск на время отсутствия может потребоваться замещение. Обязанности человека, который отправился отдыхать, будет выполнять другой сотрудник.
Существуют разные способы замещения: временное, совмещение должностей, увеличение объёма задач. Работодатель возлагает обязанности временно отсутствующего человека на другого работника.
Как возложить обязанности временно отсутствующего работника по ТК РФ?
Начальство может использовать любой удобный способ замены отпускников.
Важно! Имеется несколько вариантов замещения сотрудника, и каждый обладает своими особенностями. Работодатель может выбрать любой удобный для компании метод.
Способы замещения отсутствующего сотрудника на время :
- Совмещение должностей. В этом случае сотрудник будет совмещать обязанности отпускника вместе со своей обычной работой.
- Совместительство. Человек будет тратить своё свободное время на задачи отдыхающего сотрудника. Допустим, совместитель будет оставаться после работы или приходить в выходные дни.
- Временный перевод. Сотрудник компании будет выполнять только обязанности отпускника. Свою работу в этот период он делать не станет.
- Приём временного работника. Заключается срочный договор на срок отпуска гражданина. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника привлекается посторонний человек.
Вне зависимости от выбранного способа замещения понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.
Образец служебной записки на исполнение дел основного работника
Служебная записка на исполнение обязанностей отсутствующего и возложение их на другое лицо не во всех случаях используется.
Однако она является удобным документом, который применяется внутри компании.
Нет конкретных требований к составлению служебки, однако при написании стоит придерживаться образца, представленного ниже.
С его помощью будет легче составить служебную записку, которая в будущем позволит зафиксировать решения руководителей.
В служебной записке о возложении обязанностей одного лица на другого на период отпуск следует обязательно уточнить следующие моменты:
- Кому направляется документ. Допустим, генеральному директору (ФИО).
- Дата оформления.
- Название документа, к примеру, служебная записка о возложении обязанностей на время отпуска.
- Причина замещения сотрудника.
- Кто будет исполнять роль заместителя.
- От кого направляется записка, должность и подпись данного лица.
В компании может быть свой установленный образец служебной записки. Если же его нет, тогда документ будет иметь свободную форму, однако вышеописанные данные потребуется в него включить.
Скачать образец служебной записки о замещении отсутствующего работника — :
Образец заявления о согласии
Дополнительная работа на условиях совмещения на период отсутствия основного работника в связи с отпуском назначается только после получения согласия замещающего лица.
Потому как работник должен быть не против того, чтобы на время взять на себя больше обязанностей.
Человек может сам направить заявление, в котором попросит возложить на себя задачи отпускника.
В этом случае следует указать получателя, а также отправителя с уточнением должностей и ФИО.
Текст может выглядеть следующим образом: «В виду ухода в отпуск Иванова И. И. прошу за дополнительную оплату возложить на меня с 04. 04. 2019 до 15.04.2019 его обязанности секретаря в порядке совмещения должностей».
Обязательно надо поставить дату подачи заявки и свою подпись.
Важно! Сам работодатель может направить работнику предложение о совмещении должностей на период замещения отсутствующего.
В этом случае человека уведомят, что имеется возможность временно выполнять обязанности сотрудника. Также укажут, какая положена за это доплата. Если сотрудник согласен на предложение, ему понадобится поставить свою подпись.
Образец заявления о согласии на совмещение должностей и исполнение обязанностей другого лица, находящегося в отпуске — :
Образец приказа
Обязательно должен присутствовать приказ по поводу совмещения обязанностей. В нём следует указать причины, по которой происходит замещение сотрудника.
Также нужно прописать даты, когда другой работник будет выполнять обязанности отпускника.
Указывается, будет ли человеку делаться доплата, а также перечисляются дополнительные условия.
Нужно указать, на каких основаниях создаётся приказ: служебная записка, личное согласие, дополнительное соглашение к трудовому договору.
Далее указываются данные директора и тех людей, с которыми решение было согласовано. Они должны поставить свою подпись, чтобы приказ вступил в силу. Также самого сотрудника обязаны ознакомить с этим документом.
Скачать образец приказа о возложении обязанностей на время отпуска — :
Как рассчитать доплату за совмещение должностей?
Вопросом доплаты за дополнительные обязанности, возлагаемые на работника, занимается организация, которой потребовалось оформить совмещение или совместительство.
Можно платить в зависимости от фактически выполненного объёма задач либо рассчитать деньги по отработанному времени.
Для удобства приведём возможный вариант оплаты труда.
Пример расчета
Условия:
- В магазине кассир ушёл в отпуск на две недели в феврале 2019 года.
- За этот период будет 10 рабочих дней.
- Он имеет оклад 15 120 рублей.
- На период отпуска обязанности кассира возлагаются на другого сотрудника в порядке совместительства.
- За больший объем работы ему полагается доплата. За работу по совместительству начальство платит 50% от оклада.
Расчет:
- Для расчёта размера доплаты за замещение данного лица на время отпуска используется следующая формула: 15 120 х 50% / 18 рабочих дней в феврале = 420 руб.
- За день в феврале совместителю будут платить 420 рублей. Это означает, что за 10 рабочих дней удастся получить 4 200 рублей.
- Дополнительно следует вычесть НДФЛ 13%, а также начислить страховые взносы по общей ставке 30% плюс 0.2% в ФСС за травматизм.
По такому принципу начальство может провести расчёт денежного вознаграждения, которое будет положено за совмещение должностей. Конкретная сумма заранее прописывается в документах, поэтому сотрудник может предварительно ознакомиться с размером доплаты.
Если директор уходит отдыхать
Директор организации имеет право уйти в отпуск, однако перед этим он должен возложить свои полномочия на другого сотрудника.
Выбрать можно любого работника компании, который имеет достаточно знаний для выполнения задач. Нередко в компании имеется заместитель директора, и именно на него возлагают обязанности.
В число задач входит подписание договоров, документов и отчётности. Также может потребоваться представлять компанию в государственных органах и судах.
Чтобы переложить обязанности, директору понадобится издать приказ о временном исполнении задач руководителя замещающим сотрудником.
В документе прописывается дата, а также причина, по которой временно уходит директор. Далее потребуется приказать возложить на другого работника обязанности директора. Указывается конкретный период, когда требуется замещение. При желании можно уточнить, какие именно полномочия передаются заместителю.
Образец приказа о возложении обязанностей генерального директора на время отпуска — :
После того, как приказ вступит в силу, директор сможет уйти в отпуск. В это время вместо него будет выполнять задачи замещающий человек.
Лучше всего, когда им выступает штатный заместитель, потому как у него обязанности на период отпуска директора будут прописаны в трудовом договоре. Однако можно выбрать и другого подходящего сотрудника компании.
Полезное видео
Как оформить замещение временно отсутствующего работника по ТК РФ, как передать исполнение обязанностей другому сотруднику — смотрите в видео:
При уходе работника в отпуск необходимо подобрать ему замену для исполнения обязанностей в период отсутствия. Руководство выбирает удобный способ замещения на свое усмотрение. Главное — правильно оформить документы и получить согласие замещающего лица в письменном виде.
За дополнительную работу полагается доплата, размер которой определяется внутренними нормативными актами компании.
По разным причинам сотрудники предприятий и организаций могут отсутствовать на своем рабочем месте. Но производственный процесс от этого страдать не должен. В таких случаях предусмотрено возложение отсутствующего работника на иное лицо. Как правильно это оформить?
В данной ситуации существуют тонкости, знать которые обязан как кадровик, так и руководитель. Да и служащим повышение образовательного уровня пойдет на пользу. Давайте рассмотрим, как производится возложение обязанностей временно отсутствующего работника, на чем следует концентрироваться каждой из сторон процесса.
Варианты решения проблемы
Надо отметить, что возложение обязанностей временно отсутствующего работника проводится только в соответствии с законодательством. В ТК предложено два варианта решения проблемы. Администрация может предложить сотруднику совмещение, то есть тот будет трудиться некоторое время за двоих. Другой способ - перевод. В этом случае от основных обязанностей сотрудник освобождается.
Например, если секретарь начальника ушел в отпуск или заболел, на его место можно посадить курьера. При этом администрации следует продумать, сможет ли этот человек выполнять прежние обязанности. Если у него получится уложиться в рабочее время, то применяют совместительство, в противном случае - перевод.
Возложение обязанностей временно отсутствующего работника нужно правильно оформить, учесть доплату. Еще необходимо иметь в виду, что в постсоветских странах, законодательство которых в области трудовых отношений основано на прежнем кодексе, произошли изменения. Значит, кадровикам решение следует искать опираясь на национальную нормативно-правовую базу.
Принципиальный вопрос
Порядок возложения отсутствующего работника изложен в статьях соответствующего национального законодательства. В ТК РФ указано, что таковое мероприятие производится только с согласия сотрудника. Это означает, что кадровик должен заручиться документом, в котором оно выражено. Юристы рекомендуют подписать дополнительное соглашение. В нем указываются следующие данные:
- Стороны договора.
- Перечень обязанностей или должностей.
- Объем работ.
- Доплата.
- Сроки действия.
Подписание подобного соглашения и будет означать письменное согласие сотрудника. На его основании составляется временно отсутствующего работника. В таковом документе указываются перечисленные выше данные.
Возложение обязанностей временно отсутствующего работника (РБ)
В законодательстве Беларуси тоже предусмотрены два варианта. Речь идет о заместительстве и совмещении. Первое - это освобождение от основных обязанностей и поручение того, что выполнял отсутствующий работник. Второй вариант предполагает двойную нагрузку. Замещение может быть произведено с согласия труженика.
Существуют исключения. В случае, когда есть угроза жизни населению, людей можно переводить без согласия. Это все отражается в документации. Обычно же перевод (совмещение) происходит по договоренности. То есть работнику предлагают на время заняться другим трудом. Он подписывает соответствующую бумагу, в которой указываются сроки и размер оплаты. Запрещено устанавливать заработную плату, сумма которой меньше той, что человек получал ранее.
Документальное оформление
Любые перемены в графике труда следует оформлять соответствующими бумагами, в том числе возложение обязанностей временно отсутствующего работника (РБ). Приказ на данную тему ничем не отличается от иных подобных документов. В нем указываются все реквизиты, как полагается. Еще необходима ссылка на соответствующую статью ТК. В качестве основания указывается приказ или иной документ, характеризующий причину отсутствия должностного лица и начальника подразделения. Приведем пример:
«На основании ст. 67 ТК РБ и в связи с отсутствием на рабочем месте секретаря руководителя Иващенко С.Н.:
- Исполнение обязанностей секретаря руководителя возложить на специалиста по кадрам Т. с ее письменного согласия на период (указать) с сохранением ответственности за выполнение основной работы.
- Бухгалтерии производить доплату Ищенко Р.Т. в размере 50% от оклада секретаря в указанный период».
Более детально ознакомиться с таким приказом можно ниже.
Тонкости законодательства
Вернемся к ТК РФ. Принципиально нормативно-правовая база обеих стран идентична. Но в каждой есть свои нюансы. Так, если администрация издает распоряжение о возложении, следует хорошо подумать о причине отсутствия труженика. Обычны варианты с отпуском или больничным. Они не требуют пояснений.
Но если работник загулял, то необходимо сначала издать документ о начале расследования (акт), только потом перекладывать его обязанности на других. То есть отсутствие должно быть объяснено. Регулирование доплаты тоже отличается в законодательствах этих стран. В РФ нет документов, которые бы строго регламентировали суммы. Они начисляются на договорной основе. А вот в РБ тоже верно лишь для частных предприятий. Доплаты за совместительство бюджетникам регулирует правительство.
Возложение обязанностей временно отсутствующего работника без согласия
Такая мера практикуется в особых условиях. К ним приравниваются катастрофы, аварии, стихийные бедствия и иные события, несущие угрозу населению (его части). При подобном развитии событий на срок до месяца человеку могут поручить другую работу. Такая норма есть в законодательстве как РФ, так и в белорусском.
Естественно, кадровику все равно придется оформить все это приказом. ТК РФ позволяет осуществлять перевод без согласия в иных случаях. К ним относится, к примеру, простой или ликвидация аварии. Однако переводить на должность с более низкой квалификацией работника без письменного согласия запрещается. Это следует учитывать в работе.
Более простой способ замещения
Для того чтобы производственный процесс не тормозился из-за болезни или отпуска специалиста, на его место можно нанять другого человека. Иногда такой способ более оптимален, чем перераспределение обязанностей. Однако руководители идут на него крайне неохотно. Все дело в финансах. Вновь нанятому служащему придется платить весь оклад, в то время как со штатного сотрудника и половины бывает достаточно. Получается серьезная экономия фондов.
Есть еще такой нюанс, как введение в курс дела. Новый человек незнаком с тонкостями производства. Следовательно, его работа будет хромать и подводить других. Временное возложение обязанностей можно проводить на срок до одного года или до выхода основного работника. В случае перевода, за человеком сохраняется место службы. То есть, когда основной работник вернётся, его «заместителю» следует предоставить прежнее место.
