В процессе работы предприятия могут возникнуть ситуации, когда обязательно понадобится передача документов другому лицу. Определенные файлы оформляются при смене учредителя, главы компании.
При увольнении конкретного должностного лица информация переходит к новому сотруднику.
Акт приема-передачи документов бухгалтерии
Обычно есть приказ о назначении комиссии. По её решению и будет осуществлен акт передачи документации. При составлении файлов используют специальный бланк.
Передаваемые дела чаще оформляют таблицей, в которой указываются:
- число, месяц, год;
- номера;
- наименования бухгалтерских файлов.
Акт приема-передачи при замене директора
При смене директора или главного бухгалтера нужно поставить в известность организации, которые занимаются контролем предприятий, а также банк, обслуживающий компанию. Для госпредприятий, где имеет место смена директора, действует такое правило. Частные организации принимают сами решение.
Акт приема-передачи кадровой документации
Во время заполнения кадровых документов нужно обязательно указать:
- номер п/п;
- название;
- временной период;
- число файлов;
- примечания.
Передача информации, которая касается воинского учета
При необходимости отправки документации, связанной с воинским учетом, оформляется специальный акт. Что он должен содержать?
- название организации;
- дата;
- ФИО должностных лиц, которые входят в комиссию;
- должность, ФИО ответственного за воинский учет;
- должность, ФИО лица, принявшего человека;
- причина;
- название файлов.
Акт приема-передачи документов при замене учредителя
Учредителем назначаются исполнители, которые будут ответственны за процесс перевода файлов. Действует приказ о составлении комиссии. При этом указывается период, в течение которого проходит отправка.
Акт приема-передачи документов на хранение государством
При приеме на государственное хранение нужно указать название компании, передающей документы и наименование принимающего архива. Если есть определенные примечания, то они должны быть отражены в акте.
Акт приема-передачи бухгалтерии ЖСК
В этом случае осуществляется отправка бухгалтерских файлов ЖСК по аналогии с приемом-передачей информации, связанной с бухгалтерией в других случаях.
Согласно приказу формируется комиссия, которая состоит из трех человек. Их имена, а также название предприятия, имя лица, принимающего и передающего, обязательно указываются.
Пример № 1
______________________ __________________________
место составления актадата составления акта
Лицо, передающее документы: __________________________________________________________________.
Лицо, принимающее документы: ________________________________________________________________.
Основание передачи документов: _______________________________________________________________.
Перечень передаваемых документов:
Настоящим актом подтверждается, что _________________________________________ передал, а _______________________________________ принял указанные выше документы.
Подписи сторон:
Лицо, передавшее документы: _______________________________________________________________
Лицо, получившее документы: _______________________________________________________________
Пример № 2
АКТ
приема-передачи документов
г. ________________ «» _________________ 20__г.
В лице ________________________________________, с одной стороны, передал, а _____________________________ в лице______________________________, с другой стороны, принял следующие документы:
| № п/п | Наименование документа | Дата документа | Номер документа | Форма
(копия/
оригинал) | К-во листов |
Передал документы: Принял документы:
__________________ //_____________________ / /
Пример № 3
Акт приема-передачи документов
г. Москва «____» _____________ 20__ года
Общество с ограниченной ответственностью «________________________» в лице ______________________, с одной стороны, передал, а общество с ограниченной ответственностью «_____________________» в лице ____________________, с другой стороны, принял следующие документы:
| № | Наименование документа | Номер и дата документа | Кол-во
листов |
| 1. | |||
| 2. | |||
| 3. | |||
| 4. | |||
| 5. | |||
| 6. | |||
| 7. | |||
| 8. | |||
| 9. | |||
| 10. | |||
| 11. | |||
| 12. | |||
| 13. | |||
| 14. | |||
| 15. | |||
| 16. | |||
| 17. | |||
| 18. | |||
| 19. | |||
| 20. | |||
| 21. | |||
| 22. | |||
| 23. | |||
| 24. | |||
| 25. |
Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон.
Передал документы: Принял документы:
_____________/______________/ _____________/________________/
М.П. М.П.
Пример № 4
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
г. ________________ «___»_________ 20__г.
В лице _____________________, с одной стороны, передал,
а _______________________________ в лице _________________________, с другой стороны, принял следующие документы:
Наименование документа | Дата документа | Номер документа | Форма | Кол-во |
|
Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон.
Передал документы: Принял документы.
На сегодняшний день процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего главного бухгалтера не отражена в действующем законодательстве. Тем не менее, чтобы уменьшить возможные негативные последствия, организация должна организовать передачу дел от прежнего главного бухгалтера к новому главному бухгалтеру. Процедура проведения передачи дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру происходит в несколько этапов. При передаче дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру следует следовать следующему алгоритму:Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией
Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать свою работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего главного бухгалтера.Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.
Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел
Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации.В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).
В приказе о передаче дел следует указать:
- причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
- сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установись срок, равным 2 недели;
- лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);
- состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.
Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации
Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств: товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Результаты инвентаризации нужно приложить к акту приема-передачи дел.Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
Новый главный бухгалтер должен провести проверку состояния учета и отчетности.Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.
Такими документами являются:
- учредительные и регистрационные документы;
- учетная политика;
- первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);
- регистры бухгалтерского и налогового учета;
- бухгалтерские справки;
- бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
- отчетность во внебюджетные фонды;
- акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
- инвентаризационные описи;
- кассовые документы, выписки банков и платежные поручения;
- кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
- должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
- список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
- другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.
После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период - период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).
Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).
Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.
Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.
Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.
В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.
Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.
Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.
Шаг 5. Приемка - передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру
Главный бухгалтер должен получить следующие документы:Учредительные и регистрационные документы
- Устав, учредительный договор;
- Выписка их ЕГРЮЛ;
- Свидетельство о регистрации;
- Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;
- Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;
- Учетная политика по бухгалтерскому учету;
- Политика по налоговому учету;
- План счетов бухгалтерского учета;
- Должностные инструкции работников бухгалтерии;
- Оборотно - сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
- Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;
- Бухгалтерская отчетность;
- Декларации и расчеты по всем налогам;
- Книги покупок и продаж;
- Журнал учета полученных и выставленных счетов - фактур;
- Приказ о проведении инвентаризации;
- Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;
- Акты налоговых проверок;
- Акты сверок с налоговыми органами;
- Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
- Акты приемки - передачи основных средств по форме № ОС-1;
- Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;
- Акты на списание основных средств
- Карточки учета материалов;
- Приходные ордера по форме № М-4;
- Требования - накладные по форме № М-11;
- Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
- Платежные поручения;
- Выписки банков по расчетным счетам;
- Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты;
- Трудовые договоры;
- Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;
- Штатное расписание;
- Табели учета рабочего времени;
- Расчетно-платежные ведомости;
- Авансовые отчеты;
- Договоры с поставщиками и покупателями;
- акты сверок с дебиторами и кредиторами;
- товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг
- Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
- Бухгалтерские справки;
- Путевые листы;
- Бланки строгой отчетности;
- Доверенности;
- другие документы;
Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера
Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями компании, а также с контрагентами, аудиторской компанией и налоговыми органами.Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел
Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.
В акте приема-передачи дел следует отразить:
- Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
- дату передачи дел;
- период, за который осуществлена передача дел;
- дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
- наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
- серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
- список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
- все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
- число переданных печатей, штампов и тому подобное.
- последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- характеристику бухгалтерского и налогового учета.
1) организация бухгалтерского учета.
В этом разделе проводится анализ Учетной политики.
Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.
Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.
2) учет денежных средств.
В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира - операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.
Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;
3) учет основных средств и нематериальных активов.
В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;
4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).
В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.
Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).
Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;
6) состояние учета на других участках.
В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;
7) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.
В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)
Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.
По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.
8) бухгалтерская (финансовая) отчетность;
В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;
9) хранение документов.
В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;
10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.
В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.
Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.
Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.
Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.
Организации в процессе своей деятельности могут столкнуться с необходимостью передачи официальных документов, как внутри (например, между подразделениями), так и в другие компании и учреждения. Чтобы избежать разногласий по поводу соответствия пакета деловых бумаг приложенному списку, составляется образец акта передачи документов.
В каких случаях требуется оформление акта?
Составление образца акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Скорее он требуется для предупреждения возможных конфликтных ситуаций между контрагентами по поводу соответствия переданных официальных бумаг.
Почему важно оформить документ:
- Акт приема-передачи подписывается обеими сторонами и имеет юридическую силу. Это означает, что он может использоваться при разрешении споров в судебном порядке.
- Данная форма также составляется внутри компании для подтверждения факта предоставления кадровой, бухгалтерской и другой документации.
- При сдаче дел и должности, связанной со сменой сотрудников, заполнение бланка требуется для того, чтобы новый специалист видел весь список имеющихся дел.
- Образец акта приема-передачи документации составляется при сдаче документов в архив (внутри организации и на госхранение). Данная процедура позволяет вычислить, где находится необходимое дело в случае необходимости, например, при проверке.
- Реорганизация или ликвидация организации сопровождается заполнением соответствующего формата документов.
Образец акта приема-передачи технической документации регистрируется при передаче объектов недвижимости.
В итоге, любое совершаемое действие в рамках взаимодействия контрагентов между собой должно быть подтверждено документально.
Правила оформления акта приема-передачи документов
Образец акта приема-передачи документов предполагает ряд правил его оформления:
- бланк должен соответствовать общим установленным требованиям (ГОСТ);
- в нем должны содержаться все необходимые сведения;
передаваемые документы прописываются в соответствии с названиями, указанными в номенклатуре дел или учетной политике предприятия; - для бланков строгой отчетности составляется отдельный список;
члены комиссии указываются только в соответствии с приказом об их назначении; - перечень передаваемой документации оформляется в виде таблицы.
Компания может самостоятельно разработать форма данного типа документа или скачать его в интернете. Но в любом случае в содержании бланка должны быть отражены следующие пункты:
- название свидетельства передачи;
- фактические и юридические адреса отправителя и получателя;
место оформления сделки; - дата составления (подписания) и регистрации;
- наименование юрлица и организационно-правовая форма;
- почтовые реквизиты – для юрлиц;
- ФИО представителей передающей и принимающей стороны (по необходимости с внесением паспортных данных);
- перечень передаваемых официальных бумаг, с указанием их подлинности (копийности), количества экземпляров и страниц, номеров документов;
- для повышения достоверности может быть изложено краткое содержание передаваемого документа;
- подписи участников договора, заверенные печатями.
Нарушение условий содержания ставит под сомнение правомерность образца акта приемки-передачи документов.
Требования к документу
Несмотря на то, что при возникновении конфликтных ситуаций данный акт является неоспоримым доказательством правоты одной из сторон, жестких требований к его разработке и оформлению нет. При этом он должен соответствовать минимальным нормам права. Поэтому простой образец акта приема-передачи документов должен отвечать следующим требованиям:
- Оформляется на бумажном носителе, формата А4, не допускается составление в электронном варианте.
- Заполнение шаблона разрешено в печатном и письменном виде.
При заключении сделки между юрлицами используется специально разработанный фирменный бланк организации. - Количество экземпляров должно соответствовать числу заинтересованных сторон (обычно 2 шт.).
- Не должен содержать лишнюю информацию, затрудняющую понимание сути дела.
- Изложение сведений осуществляется в официально-деловом стиле.
- Обязательно прописывается название документа, отражающее цель его создания.
- Факт передачи объекта сделки между компаниями заверяется печатью, внутри организации достаточно подписей.
Образец акта приема-передачи ТМЦ
Передача товарно-материальных ценностей от одной компании другой подкрепляется подписанием соответствующих официальных бумаг. В их число входит свидетельство передачи ТМЦ.
Допускается использовать типовой бланк или оформленный организацией самостоятельно в соответствии с требованиями. Шаблон свидетельства приемки можно скачать на тематических сайтах или форумах в интернете.
Основные пункты, которые обязательно должны быть указаны в соглашении:
- перечень ТМЦ с описанием;
- идентификационные данные (госномера, заводские реквизиты и т.д.);
- опись сопроводительной документации (сертификаты, паспорта, гарантийные талоны, инструкции и т.п.).
Необходимость в составлении официальной бумаги связана в первую очередь со сменой материально ответственного лица, за которым закреплены ТМЦ.
Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
ФАЙЛЫ
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
- Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
- В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
- Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
- Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.
