Состав документов по личному составу, их классификация, оформление личного дела работника. Состав документов по личному составу, их виды. Какие бывают приказы по личному составу? Что относится к документам по личному составу

Введение

Правильно организованное делопроизводство - залог удачного бизнеса, поэтому эффективности этой составляющей всегда уделялось большое внимание.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Функции документации по личному составу - оформление и закрепление трудовых отношений. К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

Составление и оформление кадровой документации - одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

Цель данной работы: дать определение понятию «документы по личному составу» и кратко охарактеризовать основные виды документов.

1. Документы по личному составу: понятие и классификация

В кадровом делопроизводстве особую группу документов составляют документы по личному составу. Они отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию.

Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. В каждой организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Обязательное ведение большинства документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами. Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например для некоторых кадровых приказов, справок с места работы или учебы.

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:

документация, связанная с комплектованием персонала организации;

документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

В общем случае к документам по личному составу относятся:

трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты);

личные карточки формы Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате;

документы по аттестации сотрудников;

документы по социальному обеспечению (назначению пенсий) и др.

К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т.д.). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.

К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация на занятие той или иной должности.

Все документы, за исключением приказов, формируются, создаются и обрабатываются в подразделениях кадровой службы предприятия. Некоторые документы приходится обрабатывать секретарю, например это резюме, CV, анкеты, которые используются при отборе кандидатов на вакансии, а также документы, связанные с командированием сотрудников за пределы предприятия, в частности командировочное удостоверение.

Основная часть документов, оформляющих отношения работников, входит в состав унифицированной системы первичной учетной документации.Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например: трудовая книжка.

Постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены следующие формы документов:

приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т-1);

личная карточка (ф. Т-2);

приказ (распоряжение) о переводе (ф. Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т-6);

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8).

Обновление системы правовых отношений ведет к обновлению содержания традиционных кадровых документов, например анкета, трудовой договор и др., и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, резюме.

Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности. Журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении хранятся 75 лет, журналы учета приказов о командировании - 5 лет, журналы учета трудовых книжек и вкладышей к ним - 75 лет, журнал учета личных дел хранятся также 75 лет. Они должны храниться в помещениях, сейфах и шкафах отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

Все документы по личному составу, имеющие срок хранения до 10 лет, могут не сдаваться в архив, а могут быть уничтожены в течении года, следующим за истечением срока хранения.

2. Работа с документами по личному составу

.1 Личное дело сотрудника

Личное дело сотрудника - это комплект документов, отражающий все стадии отношений работника с организацией, и содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

К ним относятся документы, связанные с приемом сотрудника на работу, с процессом его продвижения по службе или перемещения, с выполнением работником требований трудовой дисциплины и с прекращением трудовых отношений работника с организацией (увольнением).

Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество сотрудника, дату поступления на работу.

На документы личного дела составляется внутренняя опись. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. За правильное оформление личных дел несут ответственность работники отдела кадров.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Внутренняя опись документов дела;

Заявление о приеме на работу (если работник посылал в организацию свое резюме, то оно располагается перед заявлением);

Автобиография;

Анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);

Дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

Экземпляр трудового договора с приложениями;

Приказ о приеме на работу (копия), а также копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

Документы об образовании (копии)

Копии паспорта, свидетельств о браке и рождении детей (если есть);

Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

Другие справки, относящиеся к данному работнику (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно);

При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного письма, представленных при поступлении на работу, они также подшиваются в личное дело работника;

Лист - заверитель дела.

Личное дело ведут в одном экземпляре.

Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается, необходимо предъявление соответствующих документов.

Изъятие документов из личного дела возможно только с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан и когда будет возвращен.

Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Хранятся личные дела в закрываемых шкафах по порядку номеров, дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов только с разрешения руководства организации. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются по описи на хранение в архив организации и хранятся 75 лет.

При работе с личными делами и другими кадровыми документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995. №24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.

Итак, какие же документы ведутся по личному составу?

2.2 Краткое описание документов, входящих в состав личного дела

персонал документ дело личный

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве. Резюме, по сути, представляет собой саморекламу специалиста. Задача претендента в сжатом конкретном виде на одной странице представить информацию о себе в ответ на требования, изложенные в заявке или объявлении.

Единых правил составления резюме нет, однако в нем принято отражать следующие блоки информации о себе: личные данные (Ф.И.О., возраст, адрес, семейное положение); цель, которую ставит перед собой претендент, поступая на работу; опыт работы (должности и организации, которые занимал соискатель, отдельные успехи), обычно указывается в последовательности от последнего места работы к предыдущему и т.д. до самого первого; образование; владение иностранными языками; навыки работы с оргтехникой и ПК, знание компьютерных программ. Черты характера важных, по мнению соискателя (коммуникабельность, аккуратность, целеустремленность).

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется сотрудником собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности. Внизу ставится дата написания, подпись работника и ее расшифровка.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки поступающим на работу и заверяется сотрудником отдела кадров.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление - это документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу (увольнении, переводе, предоставлении отпуска). Работник пишет заявление, как правило, от руки в произвольной форме или же на трафаретном бланке, разработанном в данной организации. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. На заявление о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста о согласии с указанием оклада или иного способа оплаты труда. Руководитель организации, наделенный правом найма работников, накладывает свою резолюцию о принятии работника. После этого заявление поступает в отдел кадров.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.

Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины, установление должностных окладов, командировки, смена фамилии и т.п. оформляются приказами по личному составу.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны различные варианты составления этого документа. В номере приказа (индексе) проставляется буква «к», означающая, что это приказ по кадрам. Каждый приказ или пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).

Приказ оформляется на бланке приказа. В тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть, приказ начинается с глагола, обозначающего действие: «Принять», «Перевести», «Уволить» и т.д. В тексте необходимо указать Ф.И.О. работника, на какую должность, с какого числа, с каким окладом он принимается на работу. Указывается основание (например, личное заявление, представление начальника). Приказ визируется, подписывается и регистрируется, первый экземпляр подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел отдела кадров.

Прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного договора. В приказе при приеме на работу следует указывать: на какую должность принимается работник; в какое подразделение: с какой оплатой; с какого числа; вид работы - постоянная с испытательным сроком; со стажировкой, временная (на какой срок), по совместительству; особые условия работы- с принятием материальной ответственности; с сокращенным или ненормированным рабочим днем и т.д. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

В приказе при увольнении работника с работы указывают причину увольнения, со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса РФ. В основании дается ссылка на личное заявление работника или докладную записку руководителя подразделения (при увольнении по инициативе администрации). В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество рабочих дней, даты начала и окончания отпуска. Копии приказа подшиваются в личное дело и передаются в бухгалтерию. Дело с подлинниками приказов по личному составу (прием, увольнение, перевод) в конце года сдается в архив организации, где хранится 75 лет.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку в отдел кадров. В нее вносятся все записи о приеме, переводе на другую работу, увольнении, награждении и поощрении. Записи вносятся после издания приказа и должны точно соответствовать тексту приказа. Порядок ведения трудовых книжек изложен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятии. Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках, в сейфах, ведутся только по месту основной работы. Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2 , которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу Личный листок по учету кадров - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Работник заполняет листок (анкету) от руки при поступлении на работу. Ответы на вопросы дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов - паспорта, трудовой книжки, документов об образовании. На личный листок наклеивается фотография работника. Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником

Дополнение к личному листку - указывают сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). В нем указывают Ф.И.О. работника и два раздела: 1 - фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это обстоятельство; 2 - фиксирует изменения в образовании, семейном положении, награждениях и т.п. Все изменения также должны быть подтверждены соответствующими документами.

Командировочное удостоверение - это важный документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направленного на временную работу в другую организацию. В командировочном удостоверении указывается, куда и зачем командирован сотрудник, номер приказа, срок командировки и документ, удостоверяющий личность. Вот пример командировочного удостоверения.

Доверенность - это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица-доверителя (предприятия или гражданина). Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, документов, ТМЦ, или других действий от имени предприятия. В тексте доверенности указывают следующие данные - должность, паспортные данные, предприятие, в котором производятся действия по доверенности, вид деятельности, образец подписи лица, получившего доверенность, срок ее действия. Она должна быть зарегистрирована, иметь номер, дату, подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером. Бухгалтер ведет учет доверенностей по журналу или по корешкам доверенностей, остающихся в бухгалтерии. Доверенности выдаются либо для совершения однократных действий, либо на определенный срок.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями на получение пенсий, пособий, стипендий.

Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.

Таким образом, совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов.

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу.

К документам по личному составу относятся - приказы по личному составу, трудовые договоры, заявления, характеристики, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий, а также все документы, входящие в личное дело.

Личное дело з аполняется работодателем и отражает все необходимые сведения о работнике и другие.

Документы по личному составу предприятия определяют статус работников и правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения по службе, ложатся в основу характеристик при определении возможностей и перспективности работника, подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии и пр.

Заключение

Таким образом, документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу.

К документам по личному составу относятся: резюмесоставляет потенциальный работник организации, в нем отражается образование, семейное положение, трудовая деятельность; автобиографияописывается вся жизнь сотрудника от школы и до последнего места работы; анкета з аполняется по заданной форме и отражает всю трудовую и семейную жизнь сотрудника; заявлениясоздаются работниками на протяжении всей их трудовой деятельности, например, при приеме на работу, при уходе в административный, или учебный отпуск, при переводе, увольнении и в других различных ситуациях; к приказам по личному составу относят: приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, о направлении работника на работу и другие, связанные непосредственно с сотрудниками организации; трудовой контракт заполняется и подписывается работником и работодателем при приеме на работу: здесь оговариваются все условия, на которых будет проходить трудовая деятельность человека в данной организации; трудовые книжки -обязательный документ, который необходим при приеме на работу, здесь отражаются все изменения трудовой деятельности работника: прием на работу, переводы, поощрения, увольнения; личные карточки отражают все сведения о сотруднике: дата рождения, семейное положение, образование и другое.

К документам по личному составу относят также документы, которые оформляются в других подразделениях (бухгалтерия, плановый отдел): штатное расписание организации, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, документы по социальному обеспечению, характеристики, и все документы, входящие в личное дело.

Личное дело заполняется работодателем и отражает все необходимые сведения о работнике.

Список литературы

1.Постановление Госкомстата России от 5.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2.Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие / Г.И. Балибардина. - Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002. - 77 с.

.Делопроизводство на предприятии. Документы по личному составу / Под общей редакцией М.В. Стенюкова. - М.: Приор, 2001. - 208 с.

.Кадровое делопроизводство (1 часть) / Под ред. А.П. Паршиной. - Курск: РФЭИ, 2010. - 143 с.

5.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие / М.В. Кирсанова. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с.

.Клоков И.В. Эффективное делопроизводство / И.В. Клоков, В.С. Пташинский. - СПб.: Питер, 2008. - 224 с.

.Cерикова Г.Н. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / Г.Н. Серикова. - Томск: Изд-во ТПУ, 2007. - 111 с.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат . Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Документация, связанная с комплектованием персонала организации;

Документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

Документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

Документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

трудовой договор (контракт);
(форма № Т-1);
личная карточка (форма № Т-2);
учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №);
табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
личные заявления работников предприятия.

Являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.

Учет кадров — одна из основных функций, выполняемых службой кадров. В различные периоды существования Российского государства для реализации этой функции составлялись различные по составу, названиям, форме и содержанию кадровые документы. В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы:

1) документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:

личная карточка формы Т-2;
карточка формы Т-4;
личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;
журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;

2) документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:

заявления;
структура и штатная численность;
трудовые договоры (контракты) и др.

Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но в первую очередь – на руководителей и ведущих специалистов (в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы N Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

Кроме того, в личном деле могут содержаться следующие документы:

— анкета или личный листок по учету кадров;

— или резюме;

— копии документов об образовании;

— копии документов об утверждении в должности;

— копии характеристик;

— трудовой договор;

— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

— дополнение к личному листку по учету кадров;

— справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность, для определения его компетентности и подготовленности.

Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу и содержит пункты:

— паспортные данные (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; место жительства или пребывания; семейное положение, дети и родственники; гражданство; отношение к воинской обязанности и т.д.);

— образование (дата окончания высшего учебного заведения, полученные специальности, ученые степени и ученые звания и т.д.);

— стаж и опыт работы (периоды работы; занимаемые должности (выполняемая работа); место и условия работы; причины увольнения, и т.д.);

— навыки и знания (уровень владения иностранным языком; уровень владения оборудованием, механизмами, инструментами; самооценка профессиональных умений, навыков и знаний, личностных качеств и т.д.).

Обычно вопросам анкеты предшествует текст, поясняющий:

— цели анкетирования;

— правила заполнения граф;

— на какие вопросы ответы являются обязательными, на какие нет;

— последствия отказа отвечать на вопросы;

— как наниматель может распорядиться предоставленной ему информацией и т.д.

В графе «Образование» применяют следующие формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» – в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). Указывается фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

Анкета не заверяется ни печатью, ни подписью работника отдела кадров. Если в конце документа приведена фраза «Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют представленным документам» (обычно используется при оформлении личного листка по учету кадров), необходимо предусмотреть место для подписи, фамилии работника кадровой службы, а также для печати.

Анкета становится документом личного дела только в том случае, если соискатель принят на работу. Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала.

Согласно ст. 86 – 89 ТК РФ работодатель не имеет права запрашивать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях работника, его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия), его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом).

Рекомендуется включать в текст анкеты защитные оговорки: «Работник согласен», «Работник не возражает». Также целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника напротив оговорки «Подтверждаю верность информации, изложенной выше». Такие оговорки помогут в случае предоставления работником подложных документов при заключении трудового договора и увольнении работника на этом основании (ст. 81 ТК РФ).

Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров.

Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет установленной формы.

В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ – дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:

— данные о работе после заполнения личного листа;

— данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка (награждения, взыскания, дополнительное образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках и т.д.).

Характеристика – это официальный документ, который при необходимости выдает администрация предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения.

Она также может быть подготовлена совместно со службой безопасности предприятия.

По инициативе работника характеристика составляется по его запросу при переводе на другую работу, поступлении в учебное заведение, поездке за границу. При получении официального запроса судебных и иных государственных органов о предоставлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника, необходимо предоставить данный документ в указанные сроки. Такие характеристики предназначены для внешнего пользования и обязательно заверяются печатью предприятия и подписью его руководителя. В тексте обязательно должно быть указание: «Характеристика выдана для представления в___».

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4 и имеет следующие реквизиты:

— название вида документа (характеристика);

— указание должности лица, которому выдается характеристика;

— наименование организации, выдающей характеристику;

— имя, отчество и фамилия сотрудника;

— подписи, печать.

– документ, который работник составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует, однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается.

Работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении подшивается в личное дело.

Приказы (распоряжения) по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (75 лет и 5 лет).

К приказам, имеющим срок хранения 75 лет, относятся следующие:

О приеме, переводе, увольнении (прекращении действия трудового контракта);

Об изменении фамилии;

О поощрениях, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой;

Об установлении окладов;

О временном замещении должности;

Об установлении доплат, надбавок к окладу;

О премировании;

О присвоении классных чинов, разрядов;

О заграничных командировках;

О длительных внутрироссийских командировках;

О декретных отпусках;

Об отпусках по уходу за ребенком.

К приказам по личному составу, имеющим срок хранения 5 лет относятся следующие:

О предоставлении очередных и учебных отпусков;

О предоставлении отпуска без сохранения содержания;

О предоставлении отгулов за неиспользованный отпуск и работу в выходные дни;

О дежурствах;

О взысканиях;

О краткосрочных внутрироссийских командировках.

В случае если в делопроизводстве организации приказы, распоряжения поличному составу с разными сроками хранения издаются с единой валовой нумерацией, производится выделение из дел приказов со сроком хранения - 75 лет и 5 лет с формированием отдельных дел. О выделение указанных документов из дел указывается в предисловии к описи.

Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания номеров и дат приказов в пределах календарного года.

Выявляются отсутствующие приказы, организуется их поиск. При утрате приказа по личному составу документа возможна его замена заверенной копией. Если в приказах по личному составу нарушена нумерация, имеются литерные номера, пропущенные в делопроизводстве номера, двойные номера, то приказы систематизируются по датам, независимо от номеров. Отсутствие отдельных приказов отмечается в заголовке дела, а при большем количестве отсутствующих документов - в предисловии.

Документы, являющиеся основанием к приказам по личному составу (заявления, справки, докладные и объяснительные записки и др.) помещаются в личные дела работников, не вошедшие в состав личных дел - формируются в отдельные дела временного (5 лет) хранения.

При упорядочении комплексов документов по личному составу за 1960-80-е годы следует учитывать, что в отдельных организациях вопросы приема, перемещения и увольнения работников оформлялись приемными, переводными и увольнительными записками . Каждый вышеуказанный вид документа формируется в отдельное дело и в пределах календарного года систематизируется по номерам и датам записок.

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения , не вошедшие в состав личных дел.

По правилам кадрового делопроизводства трудовые договоры (контракты), соглашения с работниками организации помещаются в личное дело работника.

В некоторых организациях личные дела на работников не заводятся или не ведутся личные дела на временных работников. В этом случае трудовые договоры, соглашения уволенных работников формируются в отдельные дела по алфавиту фамилий работников в пределах года, окончания срока действия договора.

Если на уволенного работника имеется несколько трудовых договоров, ведущихся в течение ряда лет, они группируются вместе в хронологической последовательности и помещаются в одно дело.

В делах с трудовыми договорами составляются внутренние описи.

При небольшом количестве документов (договоров, соглашений) они могут формироваться в одно дело за несколько лет и систематизируются по алфавиту фамилий работников.

Личные дела работников заводятся при их поступлении на работу и завершаются датой их увольнения.

При описании личных дел уволенных работников документы в личных делах систематизируются в хронологическом порядке по мере их поступления в следующей последовательности:

Анкета (листок по учету кадров);

Дополнение к анкете (листку по учету кадров);

Автобиография;

Копии документов об образовании;

Заявление о приеме на работу;

Копия приказа о приеме на работу или выписка из него;

Трудовой договор (контракт);

Договор о материальной ответственности (при его наличии);

Далее документы, помещенные в личное дело (копии приказов по личному составу, характеристики, аттестационные листы и др.), систематизируются в хронологической последовательности, независимо от вида документа;

Заявление об увольнении;

Копия приказа (выписка) об увольнении.

В процессе упорядочения документов личные дела можно группировать в комплексы (наряды) личных дел по году увольнения работников, а внутри дела - по алфавиту их фамилий. При этом составляется внутренняя опись личных дел.

Если в делопроизводстве организации было заведено несколько личных дел на одного работника (при неоднократном поступлении и увольнении с работы), то каждое личное дело этого работника формируется отдельно и включается в опись по каждому году увольнения.

Личные дела систематизируются в строгом алфавитном порядке вплоть до последней буквы фамилии.

Степанов - Степанова

Вольская - Вольский

Если фамилии полностью совпадают, во внимание принимаются имена, а затем отчества:

Граблев Иван Иванович

Граблев Петр Иванович

Граблев Петр Сергеевич.

Личные дела руководителей организаций, работников имеющих государственные и иные звания, премии, награды и др. подлежат постоянному хранению по согласованию ЦЭПК Главархива Москвы.

В государственных органах власти и управления формируются личные дела государственных гражданских служащих, которые формируются в делопроизводстве в соответствии с нормативными правовыми актами о ведении личного дела государственного гражданского служащего. Личные дела государственных гражданских служащих не подлежат переформированию и объединению в комплексы (наряды) дел.

После увольнения работника личные дела государственных гражданских служащих хранятся кадровой службой государственного органа в течение 10 лет, после чего передаются в архив. При переводе, назначении служащего на другую государственную должность его личное дело передается в кадровую службу государственного органа по месту замещения должности.

На личные дела государственных гражданских служащих составляется отдельная опись.

Личные карточки уволенных работников формируются в отдельные дела по году увольнения и систематизируются внутри дела в строгом алфавитном порядке фамилий работников.

Если имеется несколько личных карточек на одного работника, являющихся продолжением первой карточки, то они формируются вместе в хронологической последовательности.

При небольшом объеме документов личные карточки можно формировать в одно дело за несколько лет по алфавиту фамилий с указанием в конце годовых разделов описи, соответствующей ссылки на дело.

Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в строгом алфавитном порядке фамилий работников в пределах календарного года. При большом объеме дело разбивают на тома с указанием в заголовке тома букв алфавита, которыми начинается и кончается том.

Документы, приложенные к лицевым счетам (копии приказов, черновые расчеты денежных выплат, справки и др.), из дел с лицевыми счетами изымаются.

В делопроизводстве ряда организаций имеются особенности ведения лицевых счетов.

Лицевой счет работника иногда ведется не в течение одного года, а за несколько лет. К карточке лицевого счета подклеиваются компьютерные распечатки по зарплате за ряд лет. В этом случае комплекс документов, представляющих лицевой счет работника расформированию не подлежит. Лицевые счета формируются в одно дело за несколько лет и систематизируются в них по алфавиту. В описи дела помещаются по году заведения лицевых счетов.

Если к карточке лицевого счета, заведенного на работника при его поступлении на работу, в течение всего периода его деятельности подклеиваются компьютерные распечатки по зарплате, то лицевые счета помещаются в дела по году увольнения работников и систематизируются в них по алфавиту.

Расчетно-платежные ведомости по заработной плате формируются в дела за каждый год отдельно, а внутри - в порядке календарных месяцев. Расчетно-платежные ведомости, которые составляются в делопроизводстве организации по структурным подразделениям, систематизируются в делах по структурным подразделениям в соответствии со структурой организации, а внутри в порядке календарных месяцев. В случае необходимости в деле может быть составлена внутренняя опись наименований структурных подразделений. При большом объеме документов дела разделяются на тома.

Акты о несчастных случаях, связанных с производством формируются в дела по алфавиту фамилий работников в пределах календарного года. При небольшом количестве актов их можно сформировать в одно дело за несколько лет по алфавиту фамилий.

Трудовые книжки , невостребованные работниками организации и представленные для описания - в дела не формируются, а включаются в отдельную опись по алфавиту фамилий.

Табели и наряды работников вредных профессий формируются в дела в порядке календарных месяцев в пределах года.

При небольшом объеме документов по личному составу ликвидированных негосударственных организаций (не превышающем 5-10 листов) допускается формирование их в одно дело. Внутри дела документы формируются по видам документов. К таким делам целесообразно составлять внутренние описи документов.

Состав и особенности оформления документов по личному составу

сотрудник увольнение трудовой документальный

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

1. Трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;
2Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);
3. Трудовые книжки;
4. Личные карточки формы Т-2;
5. Личные дела;
6. Лицевые счета по заработной плате;
7. Пенсионные;

При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории конфиденциальной информации.

Описание документов по личному составу:

Приказы по личному составу - по ним оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы №Т-1 формата А4. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется юрисконсультом, другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия, и подписывается руководителем предприятия. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под подписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т-8. В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения.

При отсутствии типовых бланков приказы о приеме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги.

По письменному заявлению работника предприятие обязано не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказов по личному составу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы на данном предприятии). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (статья 62 ТК РФ).

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с». Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 6 б «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

В процессе деятельности предприятия могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрении, взыскании, командировке, дежурстве, обучении, отпусках и т.д., срок хранения которых не превышает 5 лет. Такие приказы имеют индекс (№1 к, №2 к…) и формируются в отдельное дело.

Резюме - в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т.д. При необходимости резюме дополняют пунктами: цель (какую работу претендент хотел бы получить) и устраивающий его размер заработной платы.

Резюме лиц, не принятых на работу, хранится 1 год (статья 341 «Перечня документов с указанием сроков хранения»). Резюме работающих сотрудников хранятся в их личных делах или в отдельной папке и располагаются там по алфавиту фамилий.

Расписка - документ, подтверждающий получение каких-либо ТМЦ, денег, документов. В расписке содержаться обязательства, которые указывают с указанием срока возврата. Реквизиты расписки: наименование вида документа, текст, подпись лица, давшего расписку. Текст расписки включает в себя должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо, паспортные данные, перечень получаемого с указанием количества и стоимости и в скобках прописью с большой буквы, срок возврата. Иногда делается оговорка: «составлена в присутствии свидетелей». Свидетели своими подписями заверяют расписку. Свободные места между подписью и текстом должны быть прочеркнуты.

Доверенность - это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица-доверителя (предприятия или гражданина). Доверенность по характеру и назначению бывают двух разновидностей:

* Официальные - выдаются представителям предприятия;
* Личные - выдаваемые гражданам.

Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, документов, ТМЦ, или других действий от имени предприятия. В тексте доверенности указывают следующие данные - должность, паспортные данные, предприятие, в котором производятся действия по доверенности, вид деятельности, образец подписи лица, получившего доверенность, срок ее действия. Она должна быть зарегистрирована, иметь номер, дату, подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером. Бухгалтер ведет учет доверенностей по журналу или по корешкам доверенностей, остающихся в бухгалтерии. Доверенности выдаются либо для совершения однократных действий, либо на определенный срок.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями на получение пенсий, пособий, стипендий. Имеет следующие реквизиты: наименование документа, дату, текст (с указанием доверителя, доверяемого лица, его паспортных данных и вида действий по доверенности, подписи, их расшифровку, подпись должностного лица, заверившего расписку, печать предприятия, на котором доверитель работает, на срок проведения действий, указанных в ней).

Резюме - сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с претендентом, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель.

Возможно оформление развернутого резюме - резюме хронологического вида. В отдельных случаях претендент составляет резюме функционального типа, подчеркивающего достижения профессионального характера.

Анкета составляется собственноручно поступающим на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.

Автобиография Трудовым кодексом РФ не считается обязательным документом. Вопрос о предоставлении такого документа решается работодателем и поступающим на работу по взаимному согласию. В отдельных случаях (при оформлении на службу в таможенных органах) автобиография представляется в обязательном порядке.

Характеристика - официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. Характеристика подготавливается по запросу той организации, куда поступает на работу претендент. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника. Подписывается характеристика руководителем организации и заверяется гербовой печатью.

Характеристика как обязательный документ при приеме на работу ТК РФ не предусмотрен. Однако при отборе кандидатов на руководящие должности она находит широкое применение.

Близким характеристике по содержанию и назначению документом является рекомендательное письмо. Подготовка рекомендательного письма производится по инициативе кандидата, претендующего на вакантную должность. Письмо не носит официального характера. На рис. 4.8 приведена трафаретная форма рекомендательного письма.

Трудовой договор заключается между работодателем и работником. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации трудовой договор заключается в письменном виде на неопределенный срок или на срок до пяти лет (срочный трудовой договор). Права, обязанности и ответственность сторон, условия оплаты и организация труда устанавливаются самостоятельно сторонами соглашения. В договоре могут быть предусмотрены определенные льготы для создания дополнительных стимулов к труду.

По истечении срока действия срочного договора он автоматически продлевается на неопределенный срок, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений.

Поскольку трудовой договор в ряде случаев носит индивидуальный характер (руководящий состав, специалисты и т.д.), в принципе, работодатель и работник могут составлять договор в произвольной форме. Непреложным является одно - он должен отвечать требованиям, установленным Трудовым кодексом РФ (глава 11).

Если труд работника, принятого на вакантную должность, связан с материальной ответственностью, то с поступившим на работу может заключаться письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Согласно ТК РФ (ст. 244) договор о полной материальной ответственности может быть заключен с работником, достигшим 18-летнего возраста, занимающим соответствующую должность, указанную в специальном Перечне, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности считается дополнением к трудовому договору. В договоре указываются обязанности и ответственность работника, приводятся условия, которые обеспечивает работодатель, необходимые для нормальной работы и сохранности материальных ценностей.

При совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность.

Приказ о приеме на работу оформляется по форме №Т-1 и №Т-1а. Форма №Т-1 заполняется индивидуально на каждого принятого работника. Форма №Т-1а заполняется одновременно на нескольких работников, по содержанию она идентична форме №Т-1 и здесь не приводится.

Работник отдела персонала на основании приказа о зачислении работника на работу заполняет личную карточку , делает соответствующую запись в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или аналогичный документ по начислению заработной платы.

При поступлении на работу сотрудник организации, если это требуется по роду его деятельности, берет на себя обязательства, связанные с защитой коммерческой тайны.

Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера только о самом работнике. Личный листок составляет основу личного дела работника, и этим объясняется необходимость его оформления при поступлении на работу. Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных, сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании и другие

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.

Заполнение трудовых книжек производится на языке республики, автономной области, на территории которых расположено данное предприятие, организация, и на официальном (русском) языке Российской Федерации.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В настоящее время в Российской Федерации обращается два образца трудовых книжек - «старый», утвержденный Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. №656 «О трудовых книжках рабочих и служащих», и «новый», утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках». В трудовую книжку вносятся:

- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
- сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т.п.);
- сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рдционализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются. Далее представлены образцы заполнения в трудовой книжке сведений о работе соответственно старого и нового образцов.

Личная карточка работника (форма №Т-2) - основной учетный документ. Заполняется на всех работников, кроме государственных служащих, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, страхового свидетельства, диплома (свидетельства об образовании) и на основе опроса работника.

Заполняются личные карточки работником кадровой службы (отдела персонала, менеджера по кадрам и т.д.) от руки. Личные карточки заводятся в одном экземпляре, регистрируются и хранятся в отдельной картотеке.

Все последующие изменения данных о работнике отражаются в личной карточке и заверяются подписью работника кадровой службы. Отдельно хранятся личные карточки работников, обучающихся в очно-заочных образовательных учреждениях. В этом же разделе хранятся личные карточки на работающих инвалидов.

Карточки уволенных работников формируются в отдельные дела. Срок хранения карточек по форме №Т-2 - 75 лет.

На работников, поступающих на государственную службу, оформляется аналогичная форма №Т-2 ГС(МС). Форма более объемна по содержанию и в пособии не приводится.

Форма №Т-4 составляется дополнительно только для учета научных и научно-педагогических работников. Она ведется наряду с заполнением формы №Т-2.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель.

Личные дела могут заводиться на всех работников организации, однако, главным образом, - на руководящий состав и ведущих специалистов. Для остальных работников, как правило, ограничиваются оформлением личной карточки по форме №Т-2.

В состав личного дела входят следующие документы:

- внутренняя опись документов, подшитых в личном деле;
- резюме;
- автобиография;
- анкета или личный листок по учету кадров;
- копии документов об образовании;
- характеристики на работника;
- трудовой договор (может входить в состав личного дела или храниться отдельно);
- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
- копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- дополнения к анкете или личному листку по учету кадров;
- различные справки, относящиеся к данному работнику (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно).

При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного письма, представленных при поступлении на работу, они также подшиваются в личное дело работника.

Личные дела уволенных или умерших работников должны передаваться в архив и храниться 75 лет.

Условия и порядок перевода работника на другую работу определяются Трудовым кодексом РФ (гл. 12).

Законодательство допускает три вида переводов на другую работу: перевод на работу на том же предприятии, перевод на другое предприятие, перевод в другую местность, в том числе и вместе с предприятием. Все эти изменения трудового договора допускаются только с письменного согласия работника за исключением случаев, предусмотренных ст. 74 Трудового кодекса. Исключение составляет временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости, аварий, катастроф на срок до одного месяца.

Не считается переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его на том же предприятии на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в предела специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором. Администрация не вправе перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Переводом на другую работу, требующим согласия работника следует считать поручение ему работы, не соответствующей специальности, квалификации, должности, либо работы, при выполнении которой изменяются размер заработной платы, льготы, преимущества и иные существенные условия труда, обусловленных при заключении трудового договора.

Наиболее часто встречающимся вариантом перевода являете) перевод в другое подразделение организации на другую должность

Перевод на другую должность может быть осуществлен в результате аттестации работника в соответствии с действующим в организации Положением об аттестации. Перевод на другую должность оформляется приказом (распоряжением) по форм> №Т-5. Форма заполняется работником отдела кадров.

В приказе о переводе указывают:

- фамилию, имя, отчество работника;
- вид перевода (постоянно, временно);
- данные по прежнему месту работы;
- причину перевода (в соответствии с ТК РФ);
- данные по новому месту работы;
- изменения в оплате труда.

Приказ (распоряжение) визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. Перевод на другую должность (продвижение по службе), как правило, влечет за собой изменение оплаты труда. Поэтому копия соответствующего приказа направляется в личное дело и в бухгалтерию.

Данное издание содержит различные виды кадровых документов, предназначенных для оформления приема на работу, ведения личных дел работников, переводов на другую работу, а также раскрывает порядок увольнения, предусмотренный Трудовым кодексом Российской Федерации, и правила заполнения трудовой книжки.

* * *

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Организация работы с документами по личному составу (персоналу) (Е. В. Клочкова, 2009) предоставлен нашим книжным партнёром - компанией ЛитРес .

Виды кадровых документов

Внутренние документы предприятия, с которыми непосредственно ведут работу сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на следующие группы:

– локальные нормативные акты;

– документы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства;

– документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования;

– документы, необходимые для привлечения иностранных работников. В свою очередь данные документы подразделяются на группы и подгруппы.

Локальные нормативные акты – это документы, которые разрабатываются для регламентации трудовых отношений в определенной организации с целью установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с положениями законов и иных нормативных правовых актов, коллективных договоров и соглашений. Эти документы определяют общие принципы работы предприятия, устанавливают режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, систему оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются локальные нормативные акты в соответствии с действующим трудовым законодательством. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в ТК РФ (например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в соответствующую государственную инспекцию труда, работники без каких-либо проблем могут оспорить неправовую норму внутреннего документа. Следует отметить, что локальные нормативные акты подразделяются на:

1) документы обязательного характера, т. е. предусмотренные ТК РФ:

– коллективный договор;

– структура предприятия и штатное расписание (форма Т-3);

– правила внутреннего трудового распорядка;

– положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне);

– положение о защите персональных данных;

– должностные инструкции;

– график предоставления отпусков (форма Т-7);

– положение об оплате труда;

– положение о персонале;

– положение об аттестации (оценке) персонала;

– положение о структурном подразделении;

– план работы кадровой службы;

– прогноз недостатка кадровых единиц.

Документы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства.

К ним относятся:

– инструкция по ведению кадрового делопроизводства;

– табель форм документов по работе с персоналом;

– альбом форм документов по работе с персоналом;

– регистрационные книги. Регистрационные журналы (книги) ведутся на предприятии для учета кадровой документации (например, приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел). Правильный учет документа с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации придает ему юридическую силу.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета приказов по личному составу или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается на предприятии в свободной форме:

– книга регистрации трудовых договоров;

– книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;

– книга регистрации приказов;

– книга регистрации протоколов;

– книга регистрации актов;

– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

– книга регистрации личных дел;

– трудовой договор;

– договор о полной индивидуальной материальной ответственности;

– договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;

– внутренняя служебная переписка. Внутренняя переписка на предприятии используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку, а затем обращается к руководителю предприятия с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, руководитель структурного подразделения направляет в адрес руководителя предприятия представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами предприятия, а также между должностными лицами и руководством предприятия. Существует несколько видов служебной переписки :

письмо о переводе;

заявление;

докладная записка;

объяснительная записка;

протокол;

представление:

представление о переводе;

представление о поощрении;

представление об увольнении и др.;

– распорядительные документы. К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя, с помощью которых он осуществляет полномочия по управлению предприятием, предусмотренные уставом. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы. К первой группе относятся приказы по основной деятельности предприятия – по производственным вопросам, об утверждении штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации и т. д. Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность предприятия в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Ко второй – приказы по личному составу (например, приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях). Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России: приказы по кадровому составу; унифицированные формы (утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Это приказ (распоряжение) о: приеме работника на работу (форма Т-1); приеме работников на работу (форма Т-1а); переводе работника на другую работу (форма Т-5); переводе работников на другую работу (форма Т-5а); предоставлении отпуска работнику (форма Т-6); предоставлении отпуска работникам (форма Т-6а); прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8); прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8а); направлении работника в командировку (форма Т-9); направлении работников в командировку (форма Т-9а); поощрении работника (форма Т-11); поощрении работников (форма Т-11а); командировочное удостоверение работника (форма Т-10); служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а); а также: приказы, имеющие произвольную форму о (об): вынесении взысканий; изменении анкетно-биографических данных; установлении профессии; присвоении разряда; совмещении профессий (должностей); установлении надбавки; замещении временно отсутствующего работника; дежурстве; привлечении к сверхурочным работам; изменении режима работы;

– первичные учетные документы : личная карточка работника (форма Т-2); личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС); учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4); табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12); табель учета использования рабочего времени (форма Т-13); акт о приеме работ (форма Т-73);

– личные документы: трудовая книжка; документы личного дела (например, личный листок по учету кадров, анкета поступающего на работу, дополнение к личному листку по учету кадров, копии документов об образовании, автобиография, характеристика, рекомендательное письмо);

– информационно-справочные документы; уведомление о: предстоящем увольнении; сокращении штата; праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе; праве отказаться от работы в ночное время; получении трудовой книжки; справка с места работы.

Документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования:

– анкета застрахованного лица (форма АДВ-1);

– заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2);

– заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3);

– опись документов, передаваемых работодателем (форма АДВ-6);

– справка о соответствии (форма АДВ-7);

– индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-1).

Документы, необходимые для привлечения иностранных работников:

1) заявление о выдаче заключения на привлечение и использование иностранных работников;

2) заявление о выдаче иностранному гражданину или лицу без гражданства разрешения на работу.

Уже по данному списку можно судить, что разобраться с таким количеством документов довольно-таки сложно. Возникает вопрос: что делать в данной ситуации, с чего начинать, чтобы оптимально организовать документооборот в кадровой службе? Далее мы выделим самые необходимые документы кадровой службы, которые относятся непосредственно к работающему персоналу предприятия.

Документация по кадрам (личному составу, персоналу) – это совокупность документов, которые фиксируют трудовую деятельность работников.

Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности, т. к. они являются самыми важными документами в кадровой службе персонала. К таким документам относятся:

– трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

– приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

– трудовые книжки;

– личные карточки формы Т-2;

– личные дела;

– лицевые счета по заработной плате.

Прием работника на постоянную работу на предприятие должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:

Схема 1

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор. После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

При переводе работника на другую должность в рамках фирмы порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме.

Схема 2

Руководитель предприятия, фирмы издает приказ по кадровому составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Увольнение работника производится по следующей схеме :

Схема 3

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю. Руководитель предприятия (фирмы) издает приказ по кадровому составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником. После краткого ознакомления с организацией кадровой работы подробнее разберем каждый документ, приказ по кадровому составу.