Сотрудники кадровой службы оформляют немало документов — всевозможные приказы, соглашения с работниками, графики, локальные нормативные акты и пр. Одним из документов, сильно отражающихся на деятельности учреждения, является штатное расписание. Именно в соответствии с ним планируется фонд оплаты труда (расписание относится к документам, устанавливающим систему оплаты труда), оно же может стать доказательством сокращения численности или штата работников учреждения и его обязательно запросят при проведении контрольно-надзорных мероприятий и в случае возникновения трудового спора. О штатном расписании и поговорим сегодня.

Обязательность штатного расписания

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее — Указания), утвержденными Постановлением N 1 , штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением о ней). Оно содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Сразу скажем, что норма, обязывающая работодателя разрабатывать и утверждать штатное расписание, в Трудовом кодексе отсутствует, однако упоминание все же есть. В частности, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным для включения в трудовой договор условием является в том числе трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы… Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.
Кроме Трудового кодекса, штатное расписание упоминается в иных нормативных актах. В частности, п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81, предусмотрено, что ФСС для подтверждения правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование затребует у работодателя учредительные и организационно-распорядительные документы, в том числе штатное расписание. Также ФСС его затребует при проверке правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Наличие штатного расписания необходимо и для Пенсионного фонда, который при сборе сведений о трудовом стаже застрахованных работников обращается к данному документу для установления наименований структурных подразделений учреждения и соответствия наименований должностей.
Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. В частности, в п. 3.1 инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Исходя из вышеприведенных нормативных актов наличие в учреждении штатного расписания просто необходимо. Отметим, что для некоторых учреждений обязательность штатного расписания прямо установлена нормативными актами:
— Приказом МЧС РФ от 24.09.2008 N 563 утверждены правила и сроки составления, согласования, утверждения и регистрации штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС;
— Приказом Спецстроя РФ от 03.12.2010 N 540 определены порядок и сроки составления, рассмотрения, утверждения и регистрации штатных расписаний гражданского персонала воинских формирований и организаций при Спецстрое, содержащегося за счет бюджетных ассигнований.

Форма штатного расписания и правила составления

Форма штатного расписания Т-3 утверждена Постановлением N 1. В этой форме предусмотрено 10 граф, причем в силу Постановления Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» добавлять новые можно, а удалять существующие нельзя.
Отметим: хотя формы, утвержденные данным постановлением, распространяются на организации независимо от формы собственности, некоторые бюджетные и казенные учреждения составляют их по форме, утвержденной ведомственным нормативным актом. Например, бюджетные и казенные учреждения МЧС должны составлять штатное расписание по форме приложения 2 к Приказу МЧС РФ от 24.09.2008 N 563.
В любом случае затруднения при заполнении шапки документа возникнут вряд ли, поэтому перейдем сразу к табличной части формы.
Графы 1 «Наименование» и 2 «Код» определяют структурное подразделение организации. Большинство организаций, финансируемых из различного уровня бюджетов, как правило, наименования структурных подразделений выбирают самостоятельно, руководствуясь общепринятыми понятиями. Как правило, сначала указываются структурные подразделения администрации (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, организационно-правовой отдел и др.), затем производственные подразделения и в конце обслуживающие и вспомогательные подразделения (административно-хозяйственный отдел, ремонтные службы и др.). Каждому подразделению присваивается код, который поможет определить место этого отдела или группы в общей структуре организации (проставляют в графе 2).
В графу 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Отметим, что на основании ст. 57 ТК РФ, если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках. В частности, в настоящее время все еще пользуются Общероссийским классификатором рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 и Списком производств, цехов, профессий и должностей, утвержденным Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/П-22, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

К сведению. Если, например, в штатном расписании предусмотрена должность «машинист», а работник выполняет функции машиниста-регулировщика, то он теряет право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Кроме этого, следует учитывать иные нормативные акты, содержащие правила установления наименований должностей, специальностей и профессий. Например, на основании Приказа Минздравсоцразвития РФ от 28.03.2012 N 278н наименование должности руководителя (заведующего) плазмоцентра может быть дополнено наименованием врачебной должности «врач-трансфузиолог» с учетом профиля структурного подразделения и специальности, предусмотренной номенклатурой специальностей специалистов с высшим и послевузовским медицинским и фармацевтическим образованием в сфере здравоохранения.
При составлении и утверждении штатного расписания органа местного самоуправления, аппарата избирательной комиссии муниципального образования следует использовать наименования должностей муниципальной службы, предусмотренные реестром должностей муниципальной службы в субъекте РФ (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

Обратите внимание! Если в учреждении возникла необходимость принять сотрудника на определенное время, его должность также закрепляется в штатном расписании. Для этого нужно внести изменения в действующее штатное расписание, указав информацию о сроке, на который вводится должность, в графе 10 «Примечание» формы Т-3.

Последовательность заполнения графы 3 по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Однако считаем, что удобнее заполнять ее в иерархическом порядке: руководитель структурного подразделения, заместители, главные специалисты, ведущие специалисты и т.д.
Число штатных единиц по должностям, профессиям или специальностям указывается в графе 4. Эта графа может содержать как целые числа — 1 (для работников на полной ставке), так и неполные — 0,25, 0,5 и т.д. (для совместителей). Рекомендуем в данной графе отражать не только существующие, но и вакантные должности, ведь принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, указанные в штатном расписании.
Отметим, что количество штатных единиц организаций, финансируемых из различного уровня бюджетов, определяется вышестоящими организациями. Так, нормативы штатной численности:
— персонала учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы (кроме тюрем), и учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы, с особыми условиями хозяйственной деятельности в процентах от среднегодовой численности содержащихся в них осужденных — утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.08.1994 N 922;
— работников государственных и муниципальных учреждений культурно-досугового типа и библиотек — утверждены Приказом Минкультуры РФ от 01.09.2011 N 906;
— медицинского и другого персонала бригады анестезиологии и реанимации, отделения анестезиологии-реанимации медицинской организации — приведены в приложениях 2 и 5 к Порядку оказания анестезиолого-реанимационной помощи взрослому населению, утвержденному Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.04.2011 N 315н;
— психоневрологического диспансера (диспансерного отделения психиатрической больницы), кабинета участкового врача-психиатра, кабинета активного диспансерного наблюдения и проведения амбулаторного принудительного лечения — утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 17.05.2012 N 566н.
Некоторые ведомства утверждают методики расчета штатной численности. Например, так поступила Федеральная архивная служба, утвердившая Приказом от 14.01.2004 N 9 соответствующую методику для государственных архивных учреждений.
Некоторые учреждения, определяя как наименования должностей, так и их количество, должны ориентироваться на типовые штатные расписания, утвержденные ведомственными нормативными актами. В частности, приложением 2 к Приказу ФСИН РФ от 23.01.2012 N 24 утверждено типовое штатное расписание уголовно-исполнительной инспекции (содержится за счет сметы уголовно-исполнительной системы), в соответствие с которым территориальные органы ФСИН должны привести штатные расписания подведомственных уголовно-исполнительных инспекций.
В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации (разд. 1 Указаний).
Наиболее часто встречающейся ошибкой при заполнении данной графы является установление вилки окладов, то есть разной заработной платы для сотрудников одной квалификации. Это неверно: каждой должности должен соответствовать только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Установление же заработной платы в большем размере одному из работников может быть реализовано путем установления ему надбавок или иных доплат (Письмо Роструда от 27.04.2011 N 1111-6-1).
Отметим, что, устанавливая размер оплаты труда, следует учитывать нормативные и ведомственные акты. Например, размеры окладов по профессиям рабочих и должностных окладов по должностям служащих территориальных органов и подведомственных организаций государственной фельдъегерской службы установлены Приказом ГФС РФ от 29.08.2008 N 262.
В графах 6-8 отражаются надбавки, стимулирующие и компенсационные выплаты: доплаты и надбавки компенсационного характера, премии и иные поощрительные выплаты. То есть если сотрудники выполняют свою работу во вредных условиях труда, одну из этих граф необходимо назвать «Надбавка за работу во вредных условиях труда», а ниже указать конкретный размер этой надбавки.

К сведению. На основании Постановления Правительства РФ от 20.11.2008 N 870 «Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда» лицам, выполняющим работу в таких условиях по итогам аттестации рабочих мест, гарантировано повышение оплаты труда не менее чем на 4% тарифной ставки (оклада), установленной для различных видов работ с нормальными условиями труда.

Надбавки в штатном расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. В случае изменения размера последних можно поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 «Примечание» сделать ссылку на документ, который регулирует это изменение. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности «северного» стажа. Поэтому при заполнении штатного расписания в графе «Доплаты» можно поставить прочерк (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате. Это позволит не менять штатное расписание каждый раз при ее изменении.
В графе 9 указывается сумма должностного оклада и надбавок по каждой должности. А графа 10 «Примечание» в большинстве случаев останется пустой, однако есть случаи, когда ее придется заполнить. Это касается работников, у которых нет как такового фиксированного размера оплаты труда, — сдельщиков, повременщиков и др.
Как правильно указать размер почасовой оплаты труда работника в штатном расписании? Условие о ее размере указывается в графе 5 «С тарифной ставкой (окладом) и пр.», в которой отражается почасовая ставка (___ руб./ч). При этом в столбце с примечанием указывается: «Повременная система оплаты труда», — а в графе «Всего в месяц, руб.» следует указать число, которое получается при умножении установленной работодателем ставки (___ руб./ч) на среднемесячное число рабочих часов.
Если у работника сдельная оплата труда, полагаем, что в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» нужно проставить прочерк, а в графе 10 «Примечания» указать «Сдельная оплата труда/Сдельно-премиальная оплата труда» (в зависимости от того, по какой схеме оплаты труда работает сотрудник) и дать ссылку на внутренний документ, регулирующий размер оплаты труда (например, положение об оплате труда или положение об оплате труда и материальном стимулировании).
Внизу таблицы есть строка «Итого». Она заполняется по графе 4 «Количество штатных единиц» и графе 9 «Всего в месяц, руб.». Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке «Штат в количестве». Итог по графе 9 является фондом оплаты труда в организации и может изменяться в большую (в случае работы в выходные дни или сверхурочно) или меньшую сторону (когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т.д.).
Штатное расписание может состоять из нескольких листов. Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке. При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи. Данная процедура может применяться и в случае подписания штатного расписания филиала перед его утверждением отдельно от головной организации.

Порядок утверждения и внесения изменений в штатное расписание

По общему правилу штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Об этом говорится в Указаниях. Реквизиты приказа — дата и номер — заносятся в шапку документа в специально предусмотренные для этого строчки. Отметим, что нормативно-правовыми актами может быть установлен особый порядок утверждения штатного расписания. Так, на основании п. 10 Порядка утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС РФ разработанные штатные расписания представляются на утверждение и регистрацию:
— казенными учреждениями (за исключением казенных учреждений центрального подчинения, территориальных подразделений ГПС МЧС и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС) — начальникам региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;
— казенными учреждениями центрального подчинения — соответствующему заместителю Министра РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по подчиненности через Организационно-мобилизационный департамент МЧС;
— территориальными подразделениями ГПС МЧС и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС — начальникам главных управлений МЧС по субъектам РФ.
При этом если установлено, что в представленных на утверждение и регистрацию штатных расписаниях введены не предусмотренные штатным перечнем или штатным нормативом должности и профессии, неправильно установлены должностные оклады (тарифные ставки) или выявлены другие недостатки, регистрация штатных расписаний проводится только после устранения указанных нарушений (п. 22 Порядка утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС РФ).
Отметим, что регистрация штатных расписаний производится путем нанесения на них в верхнем правом углу сведений о номере, под которым данное расписание зарегистрировано в журнале учета регистрации штатных расписаний, о штатной численности зарегистрированных должностей и фонде должностных окладов. После регистрации и занесения в журнал учета регистрации штатных расписаний зарегистрированные расписания (первые экземпляры) возвращаются по принадлежности.
Что касается изменений штатного расписания, они также вносятся приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. При внесении изменений может возникнуть вопрос: надо ли согласовывать их с профсоюзным органом? Давайте разберемся. На основании ст. 8 ТК РФ работодатели могут принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством. Однако в определенных случаях, установленных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов должен учитывать мнение представительного органа работников (при наличии такового).
Штатное расписание является локальным нормативным актом, в котором отражаются не только структурные подразделения, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, но и размеры окладов (тарифных ставок), доплат и надбавок. А в силу ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок устанавливаются, в том числе, локальными нормативными актами. Поскольку штатное расписание отображает основные положения заключенного в установленном порядке коллективного договора или положения об оплате труда, принятого с учетом мнения представительного органа работников, то при утверждении штатного расписания нет необходимости учитывать мнение профсоюза.
Однако, если коллективным договором или соглашениями предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников, то согласование штатного расписания с профсоюзом обязательно (ч. 3 ст. 8 ТК РФ).
После утверждения штатных расписаний для некоторых учреждений установлена необходимость их регистрации. Регистрация оформляется путем нанесения в верхнем правом углу титульного листа надписи о номере, под которым данное штатное расписание зарегистрировано в журнале учета регистрации штатных расписаний, штатной численности зарегистрированных должностей и фонде должностных окладов (тарифных ставок).
Нужно ли ставить печать учреждения на форме Т-3? Нет, унифицированная форма не предусматривает проставления печати на утвержденном штатном расписании.

Штатное расписание в филиалах

Начнем с того, что филиал не является юридическим лицом, а значит, и не будет работодателем для работников. Поскольку филиалы так же, как отделы, секторы или иные подразделения, являются структурными частями учреждения, составление штатного расписания по частям (отдельно по должностям головной организации и филиалов) неверно, ведь штатным расписанием оформляется структура всей организации.
Однако все же руководителям филиалов может быть предоставлено право утверждения штатного расписания филиала и тогда у них будет свое расписание. Если такое право предоставлено, в графе «Наименование организации» необходимо указать наименование не филиала, а головной организации в соответствии с уставными документами. Наименование филиала будет указано в графе «Структурное подразделение», чем он, по сути, и является. А в локальных нормативных актах рекомендуется прописать процедуру передачи информации (например, путем передачи заверенной копии штатного расписания филиала или выписки из него в головную организацию).

Сроки хранения

Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций, установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. Подпунктом «а» п. 71 названного перечня установлено, что штатные расписания организации и изменения к ним хранятся по месту разработки и утверждения постоянно.
Иногда в учреждениях составляются проекты штатных расписаний по структурным подразделениям, которые затем сводятся в одно штатное расписание учреждения. Такие проекты тоже необходимо хранить, но всего пять лет (п. 72 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Помимо разработки проектов возможно ведение переписки по вопросам включения той или иной должности в структуру подразделения и пр. Срок хранения такой переписки еще меньше и составляет три года — п. 73 Перечня типовых управленческих архивных документов.

по подготовке и согласованию штатных расписаний организаций муниципальной сферы г. Иркутска

1.3. В целях установления достоверности определения организациями численности и оплаты труда по должностям руководителей, специалистов, служащих и профессий рабочих, соответствия наименований профессий (должностей) Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденному Постановлением Госстандарта России, Единому тарифно-квалификационному справочнику, штатные расписания согласовываются Учредителем и комитетом по экономике и финансам администрации г. Иркутска (далее - комитет по экономике и финансам).

II . Задачи штатного расписания.

2.1 Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом. Штатное расписание служит основой для формирования фонда оплаты труда и является первичным учетным документом по учету кадров.

2.2. Наличие штатного расписания для организации является обязательным. В соответствии с ним составляется бюджетная смета, а также производится расчет заработной платы работников.

При этом необходимо учесть, что общий фонд оплаты труда в месяц, установленный штатным расписанием, должен быть больше, чем сумма тарифных ставок (должностных окладов). Для расчета месячного фонда заработной платы в организациях учитывается среднее количество отработанных одним работником часов в месяц.

3.5.7. Графы 6-8 «Надбавки » предусматриваются системой оплаты труда и предназначаются для указания постоянно действующих доплат, надбавок в соответствии с Трудовым кодексом РФ, коллективным договором и локальными нормативными актами.

Надбавки и доплаты устанавливаются в виде фиксированной суммы в рублях или в виде процентов к окладу.

3.5.8. При заполнении графы 9 "Всего, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8)" показывается сумма заработной платы работников, занимающих определенную должность, по каждой строке.

3.5.9. Графа «Примечание» предусматривается для отражения особенностей по конкретному наименованию должности (основания установленных доплат, надбавок и др.).

3.5.10. После заполнения всех граф основной части штатного расписания в строке «Итого» указываются суммы по графам 4-9.

Итоговые показатели 4-й и 9-й граф отражаются в приказе, которым утверждается штатное расписание, с конкретным количеством штатных единиц и определением фонда оплаты труда.

3.5.11. Заключительная часть штатного расписания.

Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер , с расшифровкой подписей.

Учитывая, что штатное расписание утверждается приказом руководителя, то оно оформляется как приложение к приказу. При издании приказов визы заинтересованных лиц проставляются на листе согласования к приказу.

Справки, заключения, отзывы, служебные записки и другие документы, созданные при подготовке, утверждении и согласовании штатного расписания, хранятся в организации вместе с его проектами в течение 5 лет после утверждения штатного расписания.

Вся переписка учредителя с комитетом по экономике и финансам при согласовании штатного расписания подлежит хранению у Учредителя не менее 5 лет или постоянно.

I V . Порядок согласования штатного расписания.

4.1. Утвержденное руководителем организации штатное расписание направляется Учредителю, в ведении которого находится организация, для анализа и согласования.

К штатному расписанию прилагаются все необходимые документы, являющиеся обоснованием составления штатного расписания по заданным позициям, в том числе в части соответствия включенных в него данных достаточности численного состава работников для гарантированного выполнения ими функций, задач и объемов работ, с подтверждающими нормативными правовыми актами.

4.2. Учредитель проводит экспертизу штатного расписания на соответствие Общероссийскому Классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденному постановлением Госстандарта России, Единым тарифно-квалификационным характеристикам, а также количества штатных единиц и средств на оплату труда, предусмотренных на текущий финансовый год.

4.3. После проверки представленных документов Учредитель, являющийся главным распорядителем финансовых средств, направляет штатное расписание в трех экземплярах (оригиналах) на согласование в комитет по экономике и финансам с приложением следующих документов:

Сопроводительного письма;

- пояснительной записки , в которой излагается характер деятельности, технические данные и краткие характеристики обслуживаемых объектов, объемные показатели, в зависимости от которых востребуется численность по штатному расписанию;

Расчетов ставок рабочих (например, уборщиков служебных помещений, дворников, рабочих по обслуживанию зданий) и других документов, на основании которых установлена численность работников.

При необходимости комитет по экономике и финансам вправе запросить у Учредителя дополнительные документы, необходимые для проведения экспертизы штатного расписания.

4.4. Комитет по экономике и финансам проводит экспертизу и готовит заключения:

Департамент экономики - на соответствие штатного расписания Общероссийскому Классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденному постановлением Госстандарта России от № 000, Единым тарифно-квалификационным характеристикам;

Департамент финансов комитета по экономике и финансам - по подтверждению обоснования штатных единиц и средств на оплату труда, предусмотренных на текущий финансовый год.

4.5. Если установлено, что в представленных на согласование штатных расписаниях введены не предусмотренные штатным перечнем или штатным нормативом должности или профессии, неправильно установлены должностные оклады (тарифные ставки) или выявлены другие недостатки, согласование таких штатных расписаний проводится только после их устранения. Выявленные при проведении экспертизы замечания комитета по экономике и финансам к штатному расписанию в письменном виде направляются Учредителю для их устранения в течение двух недель.

После согласования штатного расписания, первый экземпляр направляется непосредственно в организацию, второй - Учредителю-главному распорядителю финансовых средств, третий остается в департаменте экономики комитета по экономике и финансам администрации г. Иркутска.

V. Порядок внесения изменений и дополнений в штатное расписание

5.1. Все происходящие в организации в течение года какие-либо изменения в структуре, составе и численности должностей (профессий) отражаются в штатном расписании. Для корректировки штатного расписания применяют 2 способа:

1) внесение изменений в штатное расписание;

2) утверждение нового штатного расписания.

5.2. Первый способ применяют в случае незначительных изменений штатного расписания.

5.3. Второй способ применяют, если в организации произошли существенные изменения. При этом необходимо учитывать, что в случае сокращения штата или численности работающих новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через 2 месяца после его утверждения (ч.2 ст.81, ст.180 Трудового Кодекса РФ).

5.4. Все изменения в штатном расписании утверждаются приказом руководителя организации. На основании приказа бухгалтерия и служба кадров вносят изменения в свои рабочие экземпляры штатного расписания.

5.5. Штатное расписание, утвержденное руководителем на очередной период без изменений, на согласование в комитет по экономике не представляется. Также в комитет по экономике и финансам на согласование не представляются изменения, вносимые в штатное расписание, в случае индексации заработной платы , в соответствии с муниципальными правовыми актами мэра, локальными актами организации или изменением разрядов работникам, в пределах диапазонов, установленных Едиными тарифно-квалификационными характеристиками, Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих, тарифных разрядов.

5.6. Учредитель информирует комитет по экономике и финансам об организациях, в штатные расписания которых внесены изменения, не требующие согласования комитетом по экономике и финансам.

5.7. Руководитель организации по согласованию с Учредителем вправе вводить дополнительные штатные единицы, сокращать ранее имеющиеся, вносить изменения окладов в действующее штатное расписание за счет и в пределах утвержденного фонда оплаты труда на текущий финансовый год.

В случае введения дополнительных штатных единиц в муниципальных бюджетных учреждениях Учредителем совместно с руководителем организации подготавливается соответствующее обоснование, и изменения утверждаются нормативным правовым актом мэра г. Иркутска.

5.8. Изменения в штатные расписания муниципальных бюджетных учреждений на новый финансовый год должны быть согласованы в комитете по экономике и финансам до 1 октября текущего года, до принятия бюджета г. Иркутска.

В исключительных случаях предложения о внесении изменений в штатное расписание подведомственными организациями представляются их руководителями Учредителю по мере необходимости в установленном порядке.

5.9. Для учета штатных расписаний бухгалтерия или отдел кадров обязаны вести журнал учета регистрации штатных расписаний, согласно приложению № 2.

Департаментом экономики КЭФ

СОГЛАСОВАНО:

Первый заместитель мэра -

председатель комитета по

экономике и финансам

Начальник департамента экономики

комитета по экономике и финансам

Начальник департамента финансов

комитета по экономике и финансам

Начальник отдела финансового

контроля департамента финансов

комитета по экономике и финансам

Начальник отдела анализа и

планирования расходов по учреждениям

социальной сферы департамента финансов

комитета по экономике и финансам

Главный специалист - юрист

комитета по экономике и финансам

Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

Что такое «Штатное расписание»

Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

• Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания

• Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Функции штатного расписания

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:

• Возможность организации рабочего времени персонала;
• Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
• Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
• Оставление правил внутреннего распорядка дня;
• Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.

Штатное расписание – обязательный документ

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

Какой срок действия штатного расписания

Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

Сколько и где хранится штатное расписание

На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Кто составляет

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Сколько копий ШР должно быть на производстве

При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

Изменение штатного расписания

Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

1. Если происходит реорганизация фирмы;
2. Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
3. Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
4. В случае изменения штатных единиц;
5. Изменения должности в штатном расписании;
6. Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.

Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Есть ли обязательная форма штатного расписания

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную . Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

Структура штатного расписания организации

ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

Первая часть документов содержит следующую информацию:

• Наименование организации, согласно учредительным документам;
• Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
• Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
• Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.

В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Как составить штатное расписание

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.

1 графа . Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;

2 графа . Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);

3 графа . Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;

4 графа . Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;

5 графа . Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;

6, 7, 8 графа . Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;

9 графа . Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;

10 графа . Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;

После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.

Утверждение штатного расписания

Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.

Заключение

ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.

Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.

Прямой необходимости вести эту документацию законодательством не устанавливается, но в статье 15 и статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации указано, что официальная работа на предприятии определяется штатным расписанием , на которое опирается трудовой договор.

В первую очередь, в тексте указываются реквизиты (Название организации, ОКПО, номер документа и дата). Далее вся информация заключаются в таблицу :

Какие установлены нормативы?

Единственным нормативным требованием является ведение документа согласно унифицированной форме № Т-3.

Справка. Штатное расписание может быть составлено любым сотрудником в организации, если на него возложена эта функция. Но для этого в обязательном порядке издается соответствующий приказ руководства.

Где найти инструкцию и что в ней содержится?

Законодательство не ставит рамок в отношении времени действия документа. Но, как правило, его расписывают на один календарный год. Для того, чтобы упростить этот процесс, создаётся инструкция по делопроизводству. В инструкции содержится следующая информация :

Полезное видео

Что такое штатное расписание и как его правильно оформлять — подробное видео:

Заключение

Штатное расписание — важный документ в любой фирме . Его наличие обязательно, но жестких требований по оформлению и содержанию законодательством не предусматривается. При проверках, трудовые и налоговые инспекции могут его запрашивать а, в случае отсутствия, оштрафовать предприятие.

Кроме того, бумаги могут стать доказательством правомерности поведения работодателя при увольнениях и сокращениях, если дело дойдет до суда. Поэтому грамотный подход к ведению документации принесет компании только пользу.

Обычно штатное расписание составляется на год. В то же время срок его действия никакими нормативными документами не регламентирован. Так что утвержденный документ может быть и бессрочным - действующим до отмены (необходимости внести изменения). Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания учреждение определяет самостоятельно. Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания.

О боснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух версия для бюджетных, казенных и автономных учреждений

Кто обязан составлять

В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления штатного расписания:

• штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
• штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).*

В государственных (муниципальных) учреждениях

Государственные (муниципальные) учреждения самостоятельно разрабатывают и утверждают штатное расписание (ч. 2 ст. 13 Закона от 3 ноября 2006 г. № 174-ФЗ , п. 10 Положения, утвержденного , п. 2 Указа Президента РСФСР от 15 ноября 1991 г. № 211, п. 19 , решение Верховного суда РФ от 14 апреля 2004 г. № ГКПИ2004-170 , определение Верховного суда РФ от 18 мая 2004 г. № КАС04-198).

Утвержденное штатное расписание может служить основанием для расчета нормативных затрат на оплату труда при выделении субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания (выделении бюджетного финансирования). Подтверждается это, в частности, пунктом 25 Методических рекомендаций, утвержденных приказом от 29 октября 2010 г. Минфина России № 137н, Минэкономразвития России № 527 , пунктами , Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 2 сентября 2010 г. № 671 .

Кроме того, утвержденное штатное расписание позволит обосновать получателям бюджетных средств целевое расходование средств, выделенных на зарплату.

Форма штатного расписания

Организации госсектора могут по собственному выбору:

• использовать унифицированную форму штатного расписания (№ Т-3), утвержденную ;
• применять самостоятельно разработанную форму.

Штатное расписание - документ обезличенный. В нем указываются не конкретные сотрудники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Главбух советует: чтобы обезопасить себя от претензий проверяющих, не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату по одинаковым должностям.

Одинаковое наименование должностей подразумевает и одинаковые должностные обязанности. При этом нужно соблюсти принцип равной оплаты за труд равной ценности (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 ТК РФ). В трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников можно закрепить различный уровень работ, разные права и обязанности, разный уровень ответственности. Однако лучше по-разному назовите должности, используя слова «старший», «младший», «ведущий» и т. п.

Пример оформления штатного расписания

Штат организации составляет 28 человек. Месячный фонд зарплаты - 367 000 руб. В штат, в частности, входят:

• директор (оклад 30 000 руб.);
• секретарь (оклад 8000 руб.);
• главный бухгалтер (оклад 25 000 руб.);
• бухгалтер (оклад 20 000 руб.);
• помощник бухгалтера (оклад 15 000 руб.) и т. д.

Ответственный за ведение кадрового учета - руководитель отдела кадров Е.Э. Громова.

В государственных и муниципальных учреждениях

Ситуация: может ли учреждение составлять два штатных расписания. Учреждение ведет как деятельность, связанную с выполнением государственного задания, так и приносящую доход деятельность

Нет, не может.

В Трудовом кодексе РФ сказано, что штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности учреждения (ст. 57 ТК РФ , раздел 1 указаний, утвержденныхпостановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). При этом оно должно включать в себя все должности (профессии) данного учреждения независимо от того, к каким видам экономической деятельности относятся структурные подразделения учреждения (п. 10 Положения, утвержденногопостановлением Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583 , п. 19 , подп. «в» п. 35 Единых рекомендаций, утвержденных решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 25 декабря 2013 г. № 11 , раздел 1 указаний, утвержденныхпостановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Следовательно, составлять два штатных расписания, отдельно по каждой деятельности, не нужно.

Утверждение

Когда расписание составлено, его должен подписать главный бухгалтер и руководитель кадровой службы (или сотрудник, ответственный за кадровый учет). Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание должен утвердить руководитель организации приказом. Об этом сказано в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .*

Изменение расписания

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и т. д.*

Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно оформить перевод на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ). То есть нужно издать приказ о переводе по форме № Т-5 либо по самостоятельно разработанной форме.

Далее заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору и внесите запись о переводе в его трудовую книжку (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы - предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Такой порядок предусмотрен в статье 74 Трудового кодекса РФ.

В завершение процедуры оформите приказ о внесении изменений в штатное расписание. К этому приказу приложите штатное расписание с внесенными изменениями. С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Статья: Обновляем документацию

В каждой строительной компании есть комплект организационно-распорядительной документации длительного действия (штатное расписание, приказ о сроках выплаты заработной платы, график отпусков и т. д.). Некоторые локальные акты могут действовать по принципу «до замены». Другие же необходимо обновлять ежегодно.

Регулирование трудовых отношений и оплаты труда

Начнем с наиболее многочисленной группы документов, связанных с различными вопросами регулирования трудовых отношений.

Штатное расписание

В трудовом законодательстве нет прямого указания на обязательность составления и утверждения штатного расписания. Но оно упоминается в статье 57 Трудового кодекса РФ при уточнении обязательных условий, подлежащих включению в трудовой договор, одним из которых является трудовая функция, определяемая в том числе как работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Если же в трудовом договоре зафиксирован конкретный вид поручаемой работы, ссылка на штатное расписание не понадобится.

Однако совсем обойтись без штатного расписания не получится. Дело в том, что это один из основных документов, который непременно запрашивают трудовые инспекторы при проверках. Кроме того, при проведении проверок, связанных с оплатой труда и начислением обязательных страховых взносов, его требуют представить специалисты ФСС России и иных контролирующих органов. Это предусмотрено, в частности, в пункте 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок… утвержденных постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81 .

Обычно штатное расписание составляется на год. В то же время срок его действия никакими нормативными документами не регламентирован. Так что утвержденный документ может быть и бессрочным - действующим до отмены. То есть, если нет никаких изменений, переутверждать его каждый год необязательно. Хотя в реальности такого, как правило, не бывает - всегда происходят какие-то изменения: расширение сферы деятельности компании или, наоборот, ликвидация отдельных направлений, создание новых структурных подразделений, изменение условий оплаты, например повышение окладов, и т. д. › |

› | Уточнения в штатное расписание при необходимости могут вноситься и в течение года. Они оформляются приказами о внесении изменений в утвержденное штатное расписание.*

Важно запомнить
Четкое соблюдение графика документооборота всеми работниками существенно снижает риск несвоевременного или недостоверного отражения хозяйственных операций.

Н.Н. Максимова,

эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ», № 2, ФЕВРАЛЬ 2013

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

С уважением,

Елена Пан эксперт «Системы Главбух»

Ответ утвержден:
Наталией Зориной ведущим экспертом Горячей линии «Системы Главбух»
___________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: