ЛЕКЦИЯ 7 Деловой этикет Основные понятия об этикете.Имидж делового человека.Культура еды.Этика делового телефонного

Костюм деловой женщины Итак, как должна одеваться деловая женщина?Правильно ли надеть на себя все одного цвета, допустим красные сапоги, красный берет, красный плащ, красный шарфик? Нет. В одежде должно быть два, максимум три предмета ведущего тона. Если вы надели черный

Прическа деловой женщины Если вы деловая женщина, то на рабочем месте вам не стоит демонстрировать всю красоту ваших волос, распуская их по плечам или накручивая сногсшибательные локоны. Правила этикета делового мира предписывают женщине иметь не короткую стрижку и не

ПРАВИЛА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ Одна из важнейших частей делового этикета – переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально. На него накладывают отпечаток прежде всего адресат, конкретная ситуация, личность и должность пишущего. Подход к решению

Деловой обед В начале своей карьеры я некоторое время работал в Yahoo! и был там начинателем. Это в моей природе; это единственное, что у меня хорошо получается.Однажды, недели через три после начала работы, я организовал в обеденный перерыв деловую встречу с десятком коллег,

Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания.

Официально-деловой стиль – это стиль, который обслуживает правовую и административно-общественную сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых бумаг и писем в государственных учреждениях, суде, а также в разных видах делового устного общения. Выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью.Официально-деловой стиль – это стиль документов разных жанров: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.

Особенность языка и стиля официальных бумаг – использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения.

Требования к языку и стилю документов:

1. однозначность используемых слов и терминов;

2. нейтральный тон изложения;

3. соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

4. смысловая достаточность и лаконичность текста.

Основные группы целей коммуникации (познавательные, практические и познавательно-практические) в равной степени присущи коммерческой корреспонденции . В коммерческой корреспонденции познавательным целям соответствуют письма-запросы или письма-ответы. К коммерческим письмам с практическими целями относится письмо-предложение.

Коммерческая корреспонденция оформляет, регистрирует заключение и выполнение коммерческой сделки, те предваряет составление контракта и содержит документы, регулирующие ход его выполнения.

Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью – качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Письма, направленные государственным деятелям и официальным лицам должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. В обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе (согласующейся с приветствием), должны быть употреблены общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.

Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическую конструкцию, охватывающую максимальное количество управленческих ситуаций».

Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обуславливает тип и стиль создаваемого документа.

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм – моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей.

Виды корреспонденции:

1.Информационная - положительный (нейтральный) опыт.

2.Критическая - активная проблема.

Метод: анализ, индукция.

Методика работы над корреспонденцией, способы сбора информации при работе над жанром, корреспонденция как синтетический жанр. Основные ошибки, встречающиеся при работе над корреспонденцией.

Корреспонденция совмещает элементы:

1.наглядности - описательно-повествовательная функция.

2.аналитичности - рассуждение.

В центре внимания какой-то факт или событие. Предмет изображения локален. Нет ограничения времени и пространства. Характерны рассуждения

Предмет исследования: происходящие изменения.

Метод: анализ, индукция.

Функция: выявление причинно-следственных связей.

Присутствует аналитика - оценка других людей. Факты, наблюдения, ирония, уловки.

Существует три типа источников информации - документ, человек и предметно-вещественная среда.

Цели аналитической корреспонденции. Она также со­держит в себе сообщение о событии, явлении. Это сообщение может включать в себя и "живое” наблюдение, и фрагменты каких-то выступлений, и "свернутый” пересказ происходившего. Однако само сообщение не является самоцелью. Оно лишь дает представле­ние о событии, предваряющее его истолкование- Именно это истол­кование отличает в первую очередь аналитическую корреспонденцию от репортажа, отчета, информационной корреспонденции. Ис­толкование представляет собой выяснение причин события, явле­ния, определение его значимости, ценности, прогнозирование его развития и т- д. В силу этого автор аналитической корреспонденции неизбежно использует теоретические методы познания - анализ, синтез, индукцию, дедукцию и другие.

Аналитическая корреспонденция. В корреспонденции анализ углубляется, становится масштабнее. Его предметом становится локальная, ограниченная временем или пространством ситуация. Она может быть связана с любой сферой нашей жизни. Поэтому корреспонденция стала одним из любимых жанров публицистики в газетах. Ее автор стремится дать читателю достаточно полное представление о ситуации возникшей - важнейших ее сторонам - и высказать свое мнение о дальнейшем ее развитии и возможные его результаты. Это определяет особенности структуры корреспонденции. Обычно она объединяет несколько фактов и их деталей, связанных с рассматриваемой ситуацией и раскрывают ее развитие. Если главным для автора становится сообщения о новой ситуации, он создает информационную корреспонденцию, похожую на большую заметку. Но если он не ограничивается сообщением о ситуации, а ставит перед собой задачу подвергнуть ее анализу и дать ей оценку, в газете появляется аналитическая корреспонденция. Роль автора в ней растет, он выражает свое мнение о ситуации, которая описывает и анализирует. Ему приходится не ограничиваться ответами на известные нам вопрос: что произошло, где произошло, когда произошло, характерные для процесса подготовки газетных текстов в жанрах оперативной невинной информации, но и ответить на обязательные для него вопрос: почему произошло и почему возникла ситуация о которой он сообщает?

В связи с этим возрастает значение и убедительность корреспонденции. Журналист стремится убедить читателя в своей правоте, аргументировать свое отношение к тому, что сообщает. Лучшими аргументами для него факты, он приводит в своем тексте, логично соединяя их между собой.

Деловая переписка, осуществляемая в процессе деятельности организации, имеет различные виды. Рассмотрим некоторые, наиболее распространенные формы документов, образующих деловую переписку.

Служебные записки. Это один из самых распространенных видов внутренней деловой корреспонденции организации.

Служебная записка – это внутренний документ организации, предназначенный для извещения должностных лиц (или подразделений) о фактах, выводах или предложениях составителя.

Чаще всего служебные записки касаются повседневной деятельности организации. Их основное назначение состоит в обеспечении оперативного обмена информацией между должностными лицами (или подразделениями) одной и той же компании. Кроме того, служебная записка является свидетельством принятых должностными лицами мер, проведенной работы, поэтому служебные записки хранятся в соответствии с правилами делопроизводства, принятыми в организации.

Служебная записка – это обобщенное название внутреннего делового послания. Поскольку служебные записки составляются по разным поводам, то в некоторых случаях могут иметь и другие названия. Различают несколько видов деловых посланий, каждый из которых также, по сути, является служебной запиской:

• – докладная записка;
• – объяснительная записка;
• – информационная записка;
• – аналитическая записка;
• – информационно-статистическая записка;
• – записка о состоянии дел за период времени;
• – пояснительная записка.

В докладной записке кратко освещаются конкретные вопросы. Приводимые факты дополняются лаконичным анализом их содержания. Могут содержаться предложения по решению заявленной в записке проблемы.

Объяснительная записка составляется для описания сложившейся ситуации или интерпретации конкретных фактов с точки зрения автора. Как правило, имеет характер оправдания за допущенные нарушения или невыполнение своих служебных обязанностей.

Информационная записка служит для оперативного информирования по разным вопросам повседневной деятельности. Часто составляется в процессе подготовки и сбора информации для других документов. Например, для подготовки отчета, обобщенной справки.

Аналитическая записка включает подробный анализ ситуации, излагаемые факты комментируются, увязываются между собой и с ранее поступившей информацией. Может содержать прогноз развития ситуации. Одним из вариантов аналитической записки является обзорная записка. Она отличается от аналитической, тем, что в ней рассматривается несколько взаимосвязанных проблем. Часто к обзорным запискам прилагаются справки, содержащие детализированную информацию.

Информационно-статистическая записка содержит в основном цифровые данные в форме таблиц, графиков, диаграмм и т.д. В служебных записках такого вида нет анализа приведенных в них данных.

В отличие от других видов служебных записок пояснительная записка является не самостоятельным документом, а частью другого, обычно достаточно информационно-емкого документа. Фактически она играет роль сопроводительного письма, в котором обоснована необходимость создания этого документа и сжатые пояснения к его содержанию. Пояснительные записки часто сопровождают техническую документацию, статистические справки.

Служебные записки могут составляться в инициативном порядке, во исполнение требований руководства, а также в ответ на поступившие ранее документы.

Не менее распространенным видом деловой корреспонденции, чем служебные записки, являются приказы руководителя. Их можно отнести к деловым посланиям, так как главная их цель – довести до подчиненных информацию о решении руководителя по определенному вопросу. В отличие от служебных записок, которые служат для передачи информации по горизонтали (другим сотрудникам или подразделениям) и по вертикали служебной иерархии (руководителю), приказы содержат информацию, подготовленную для перемещения вниз по иерархической лестнице, т.е. от руководителя к подчиненным.

Приказ – это документированное управленческое решение руководителя организации нормативного характера, регламентирующее действия его подчиненных по какому- либо вопросу.

Еще один вид документа, служащий для передачи информации сверху-вниз по иерархии управления – распоряжение.

Распоряжение – это документированное управленческое решение, издаваемое обычно от имени руководителя организации его заместителем (помощником) и регламентирующим действия работников по какому-либо отдельному вопросу повседневной деятельности.

При подготовке приказов и распоряжений следует соблюдать требования к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению этих документов, предусмотренные Методическими рекомендациями Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России .

Подготовленные приказы издаются, подписываются руководителем, регистрируются в установленном порядке и распространяются внутри организации.

В случае необходимости быстрой передачи важной информации используется телефонограмма. Кроме того, таким путем может быть отправлена не только информация в виде сообщения, но и относительно небольшой официальный документ.

Телефонограмма – это краткое речевое сообщение, переданное (принятое) по телефону под запись.

Телефонограмма тщательно записывается принимающим информацию лицом, поэтому она может быть отнесена к письменной коммуникации. При этом передающий информацию фиксирует в специальном журнале должностное лицо, получающее информацию и, таким образом, возлагает на него ответственность за дальнейшую ее передачу и использование. Принимающей стороне при получении телефонограммы кроме ее текста важно записать:

• – сведения о лице, производившем передачу документа (наименование его должности, ФИО);
• – дату и время фактической передачи документа.

Преимущество использования этого вида делового послания состоит в сочетании скорости установления связи с получателем и возможности убедиться, что информация получена. Документ, переданный в виде телефонограммы, имеет юридическую силу. В особо важных случаях отправитель может затребовать у получателя подтверждение информации в виде телеграммы или письма.

Все перечисленные выше виды деловых посланий используются внутри организации. Далее рассмотрим виды деловой корреспонденции внешней деловой переписки.

Письмо – обобщенное название официально-деловой корреспонденции, создаваемой по широкому кругу вопросов и предназначенной для передачи документированной информации от автора (разработчика) документа к его получателю (адресату).

Деловые письма необходимы для установления контактов с другими организациями и обмена информацией по рабочим вопросам.

В практике деятельности организаций используется большое количество разнообразных форм официальных писем (табл. 2.1).

Таблица 2.1

Основные виды деловых писем

Существует условное деление деловых писем на деловую и коммерческую корреспонденцию. Переписку, которая сопровождает экономическую, правовую, финансовую и другие виды деятельности в ходе работы организации, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, которые составляются при заключении коммерческих сделок, решении вопросов сбыта продукции, снабжения организации необходимым сырьем и материалами, относят к коммерческой корреспонденции.

Кроме обычных деловых писем, направленных одному или нескольким адресатам, существуют, так называемые, циркулярные письма. Циркулярные письма предназначены для множества адресатов. Например, вышестоящая организация рассылает информацию или распоряжение своим подчиненным подразделениям.

Можно выделить инициативные письма и письма-ответы. Инициативные письма пишутся для того, чтобы установить контакты, получить или сообщить необходимую информацию партнерам по бизнесу или другим организациям (финансовым, налоговым органам, органам власти и др.). Инициатором написания письма является организация – отправитель письма.

Письма-ответы в некоторых случаях являются обязательными с точки зрения существа дела. В других случаях они должны быть написаны и отправлены из соображений вежливости. Так, требуют ответа: письмо-запрос, письмо-предложение (за исключением рекламной рассылки, не являющейся официальным письмом в строгом смысле этого слова), письмо-претензия, письмо-рекламация, письмо-обращение, письмо-просьба, письмо-приглашение. Кроме того, проявлением вежливости является ответ на письмо-поздравление.

Не требуют ответа письма, которые констатируют уже свершившийся факт, содержат новую информацию, письма, которые выполняют роль сопровождения и не несут самостоятельной смысловой нагрузки. К письмам, не требующим ответа, относятся: письмо-уведомление, информационное письмо, письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-подтверждение, письмо-заявка, письмо-извещение, рекомендательное письмо, гарантийное письмо, сопроводительное письмо, письмо-благодарность.

По форме отправления можно выделить:

• – традиционное почтовое сообщение;
• – электронная деловая корреспонденция;
• – отправления с использованием факсимильной связи.

В настоящее время все большую долю в деловой переписке занимают электронные письма. Это связано с высокой скоростью передачи, надежностью доставки корреспонденции, относительно низкой стоимостью услуг.

Электронное письмо – документ, переданный и принятый по каналам информационной сети, соединяющий между собой компьютеры участников электронной переписки.

Электронная переписка имеет определенные особенности и предполагает соблюдение некоторых правил. Подробнее принципы электронной переписки будут рассмотрены в параграфе 7.5.

• Унификация текстов управленческих документов: Методические рекомендации. М.: ВНИИДАД, 1998.

Правила деловой переписки

Другая важная часть делового этикета - служебная переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально: на него накладывают отпечаток, прежде всего, адресат, конкретная ситуация, лич-ность и должность пишущего. Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но тем не менее существуют и общие правила деловой переписки. Подробно об этом вы можете почитать в специальной литературе. Мы же пытаемся обозначить наиболее существенные моменты этой проблемы.

Переписка - это общение в миниатюре, овладение ею - это и труд, порой нелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка способствует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи различных служб, повышению квалификации, установлению прочных связей с потребителями.

Одно из главных требований к письму - оно должно быть не длинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще лучше - на одной странице. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений.

Это третье правило написания делового письма. Это же правило предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора.

Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне «цветистым». Таким слогом чаще всего пользуются в странах Востока.

Но даже при таком, казалось бы, стандартном подходе, остается большой простор для творчества. Прежде всего, думайте об адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтобы заинтересовать его, так донести до него суть вопроса, чтобы ваше письмо запомнили. Поможет вам решить эти и другие проблемы... чувство юмора. Письмо, написанное с чувством юмора, как правило, быстрее читается и прочнее запоминается. Оно поможет завоевать будущего клиента. Такое письмо показывает получателю, что его готовила личность.

Схема делового письма

Существуют отработанные схемы делового письма или служебной записки. Например, можно предложить такую:

Я рад сообщить о том, что... (имя, отчество) способствовал (активно, ус-

пешно) развитию нашей фирмы (отдела) с момента его создания. Он яв-

ляется главным разработчиком проекта №3... (имя, отчество), будет и

впредь оказывать всемерное содействие созданию и дальнейшему раз-

витию нашей компании.

Мы поздравляем с... и желаем Вам новых успехов.

При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще на некоторое время, перечитайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные выражения. Исправьте их, а уж потом отправляйте. Особенно важно соблюдение этого правила при ответах на жалобы клиента. Не стремитесь отписаться, отделаться от клиента - это непростительная ошибка. Недовольство клиента работой фирмы распространяется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней.

Постарайтесь начинать письмо дружески - это вызывает у получателя добрые чувства к автору. Личностные штрихи придадут вашему посланию большую значимость. Этому способствует также разговорный стиль письма.

Виды деловой корреспонденции

Специалисты по переписке делят корреспонденцию на следующие виды:

Торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция;

Ответные письма с благодарностью;

Поздравления;

Извинения;

Требования и запросы;

Соболезнования.

Эти шесть видов корреспонденции в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные. Служебные записки тоже делятся на следующие виды:

Распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

Благодарности и поздравления;

Напоминания, просьбы, проведение мероприятия.

В неформальной деловой переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый,изумительный, прекрасный и т.п., сближают автора письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние. Показывают, насколько объективен или субъективен автор письма, может быть, он готовил его, руководствуясь лишь эмоциями.

Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим наиболее общие вопросы:

Что нужно потенциальному клиенту?

Каковы его основные заботы?

Какие сомнения его тревожат?

Каковы его финансовые соображения?

Были ли у него какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор?

Какие у него цели?

И еще один немалозначащий момент: письмо должно строиться по такой схеме: внимание - интерес - просьба - действие.

Надо только помнить, что формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

Внимание: Уважаемый (ая)

Интерес: Я хочу сообщить Вам нечто интересное (важное).

Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно

улучшить Вашу жизнь...

Просьба: Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя

бы... в благородное, патриотическое дело...

Действие: Мы призываем Вас присоединиться к тысячам доб-

рых людей...

Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу: во время мимолетного разговора с подчиненным, коллегой, на производственном совещании и т.п. К сожалению, иногда должностные лица злоупотребляют формой обращения на «ты». Обращаются на «ты» к подчиненным, которые гораздо старше их по возрасту, но говорят «вы» молодому вышестоящему начальнику. В форме обращения на «ты» проявляется пренебрежение к подчиненному. Занимаемый пост не дает ему основания для подобного общения с подчиненным или наемным работником. Такое обращение уни-жает достоинство человека. Этикет служебных, деловых отношений требует строгого соблюдения речевых норм как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, совещаний. Когда вы разговариваете с людьми (или даже с одним человеком), ведите беседу так, чтобы вам никто не мешал. Все дела, за исключением экстренных, внезапных, могут подождать.