Потоковый сканер а4. Организация электронного архива документов.Потоковое сканирование. Поточные сканеры Fujitsu: отзывы

Рассмотрим модель бизнес процесса потокового сканирования текста для организации электронного архива документов

– Предварительное формирование штрих-кодов

– Формирование сканированного образа документа

– Формирование электронной учётной карточки, содержащей электронный образ отсканированного документа

– Передачу корректно отсканированного электронного образа документа в БД

При этом каждый пакет документов для сканирования может идентифицироваться по:

– Количеству указанных страниц

– Пустым страницам-разделителям

– Штрих-кодам

Возможный вариант идентификации пакета сканирования определяется настройками сканирования.

– Снижение трудозатрат на ввод информации в базы данных

– Возможность замены бумажного документооборота и бумажных архивов электронной системой документооборота

– Повышение эффективности управления документами

– Снижение временных затрат на поиск документов

1. Сканирование документов
2. Распознавание информации
3. Верификация данных
4. Коррекция данных
5. Экспорт данных

Подробнее по этапам.

Этап «Сканирование» может также интерпретироваться как «Импорт документов», т.к. системы потокового сканирования могут осуществлять считывание изображений не только со станций сканирования, но и из локальных, сетевых ресурсов, а также осуществлять считывание из электронной почты.

Но в рамках данной статьи мы рассматриваем конкретно потоковое сканирование, и как следствие, 1 этап – сканирование документов. Под системой потокового сканирования подразумеваются программные комплексы, предназначенные для потоковой обработки данных.

Поточные сканеры в большинстве своем оснащены системой автоматической подачи документов, что позволяет достигнуть скорости оцифровки до 200 изображений в минуту на один сканер.

Для выделения отдельных документов из потока в начале сканируемого документа должна быть нанесена штамп-метка/маркер/штрих-код, либо документы потока должны быть разделены чистыми листами.

Если же при этом требуется определение типа и вида документа, то метка должна сопровождаться кодом сканирования, на основании которого будет проводиться сопоставление бумажного и электронного документов.

Если документ является многостраничным, метка и код сканирования наносятся только на первый лист документа, и в дальнейшем при вводе массива документов они служат признаком конца текущего документа и началом нового.

Место нанесения метки и кода сканирования может находиться в любой свободной от текста части документа. При отсутствии на лицевой стороне документа свободного места их можно нанести с обратной стороны листа.

Итого, мы можем выделить следующие подэтапы для первого этапа:

– Формирование штамп-метки/маркера/штрих-кода специализированной программой

• Одномерные штрих-коды
• Двухмерные штрих -коды

– Распечатка штамп-метки/маркера/штрих-кода

– Подготовка комплекта документов для сканирования, нанесение штамп-метки/маркера/штрих-кода

– Сканирование пакетов документов :

• Исправление перекосов, искажений, удаление частей изображений и др.
• Сборка документов по типам, видам
• Корректировка качества сканирования

Сканирование документов можно осуществлять в рамках локальной сети, удаленно по средствам http, а также с использованием интерфейсов TWAIN, WIA и ISIS.

Результат выполнения этапа: отсканированный документ в формате PDF, TIFF, JPEG, JPEG2000, BMP, PNG, PCX, DCX, DjVu, JBIG2.

Системы, поддерживающие распознавание текста, позволяют:

• Осуществлять распознавание печатного текста на разных языках , таких как: латинский, греческий, тайский, армянский, японский, корейский, китайский и др. Перечень поддерживаемых языков зависит от возможностей конкретной программы.
• Осуществлять распознавание документов, содержащих текст сразу на разных языках . При этом, система сама распознает какой текст к какому языку относится.
• Распознавать текст различного типа : типографская печать, печатная машинка, матричный принтер, MICR (E13B), OCR-A, OCR-B.
• Распознавать штрих коды.

В качестве настроек обычно можно указывать максимальное количество неуверенно распознанных символов на страницы для дальнейшей корректировки содержания на этапе Верификации.

Результат выполнения этапа: отсканированный документ в формате Microsoft Word, HTML, PDF и др.

Этап верификации включает:

• Проверка на неуверенно распознанные символы
• Проверку полученной от сканирования информации на ожидаемые типы данных
• Проверку полученной от сканирования информации на присутствие значений
• Редактирование распознанного текста
• Формирование учетной карточки документа
• Заполнение атрибутов карточки отсканированного документа
  • Автоматически
  • Вручную

На этом этапе, в случае обнаружения ошибок при сканировании и всех неточностей, информация помечается специальными маркеровками для дальнейшего исправления на этапе Коррекции. При необходимости, этап Верификации можно проводить повторно.

Результат выполнения этапа: заполненная учетная карточка документа и отсканированный документ в формате Microsoft Word, HTML, PDF и др.

Оператор обрабатывает информацию, полученную на стадии верификации данных, вносит изменения в результирующую запись вручную (ввод с клавиатуры, выбор из списка заранее заданных ответов). В некоторых случаях может объединяться с предыдущим этапом верификации данных.

Результат выполнения этапа: заполненная отредактированная учетная карточка документа и отсканированный документ в формате Microsoft Word, HTML, PDF и др.

Оцифрованные структурированные данные выгружаются в необходимом формате для дальнейшего анализа результатов сканирования.

При этом экспорт данных может осуществляться:

• В локальную или сетевую папку
• В корпоративный портал
• В систему электронного документооборота/электронный архив

Результат выполнения этапа: размещение/отправка итогового документа на требуемом ресурсе.

————
Используемые ресурсы:
Приложение «Потоковое сканирование»
ABBYY

Назначение: предназначено для автоматизации перевода бумажных документов в электронный вид, создание электронного документооборота и электронного архива документов.

Функции потокового сканирования включают:

– Предварительное формирование штрих-кодов

– Формирование сканированного образа документа

– Формирование электронной учётной карточки, содержащей электронный образ отсканированного документа

– Передачукорректно отсканированного электронногообраза документа в БД

Возможно осуществление потокового сканирования в пакетном режиме. При этомкаждый пакет документов для сканирования может идентифицироваться по:

– Количеству указанных страниц

– Пустым страницам-разделителям

– Штрих-кодам

Возможный вариант идентификации пакета сканирования определяется настройками сканирования.

Преимущества использования потокового сканирования:

– Снижение трудозатрат на ввод информации в базы данных

– Возможность замены бумажного документооборота и бумажных архивов электронной системой документооборота

– Повышение эффективности управления документами

– Снижение временных затрат на поиск документов

Жизненный цикл сканированных документов

Документы в процессе сканирования проходят определенные этапы, совокупность которых мы обозначим как жизненный цикл сканированных документов (ЖЦ сканирования).

Основной процесс сканирования включает общие этапы:

Этапы ЖЦ сканирования включают:

1. Сканирование документов

2. Распознавание информации

3. Верификация данных

4. Коррекция данных

5. Экспорт данных

Роли пользователям выделяются в соответствии с их участием в ЖЦ сканирования.

Подробнее по этапам.

Этап 1. Сканирование документов

Этап «Сканирование» может также интерпретироваться как «Импорт документов», т.к. системы потокового сканирования могут осуществлять считывание изображений не только со станций сканирования, но и из локальных, сетевых ресурсов, а также осуществлять считывание из электронной почты.Но в рамках данной статьи мы рассматриваем конкретно потоковое сканирование, и как следствие, 1 этап – сканирование документов. Под системой потокового сканирования подразумеваются программные комплексы, предназначенные для потоковой обработки данных.

Поточные сканеры в большинстве своем оснащены системой автоматической подачи документов, что позволяет достигнуть скорости оцифровки до 200 изображений в минуту на один сканер.

Для выделения отдельных документов из потока в начале сканируемого документа должна быть нанесена штамп-метка/маркер/штрих-код, либо документы потока должны быть разделены чистыми листами. Если же при этом требуется определение типа и вида документа, то метка должна сопровождаться кодом сканирования, на основании которого будет проводиться сопоставление бумажногои электронного документов. Если документ является многостраничным, метка и код сканирования наносятся только на первый лист документа, и в дальнейшем при вводе массива документов они служат признаком конца текущего документа и началом нового.

Место нанесения метки и кода сканирования может находиться в любой свободной от текста части документа. При отсутствии на лицевой стороне документа свободного места их можно нанести с обратной стороны листа.

Итого, мы можем выделить следующие подэтапы для первого этапа:

– Формирование штамп-метки/маркера/штрих-кода специализированной программой

o Одномерные штрих-коды

o Двухмерные штрих -коды

– Распечатка штамп-метки/маркера/штрих-кода

– Подготовка комплекта документов для сканирования, нанесение штамп-метки/маркера/штрих-кода

– Сканирование пакетов документов:

o Исправление перекосов, искажений, удаление частей изображений идр.

o Сборка документов по типам, видам

o Корректировка качества сканирования

Сканирование документов можно осуществлять в рамках локальной сети, удаленно по средствам http , а также с использованием интерфейсов TWAIN, WIA и ISIS.

Результат выполнения этапа: отсканированный документ в формате PDF, TIFF, JPEG, JPEG2000, BMP, PNG, PCX, DCX, DjVu, JBIG2.

Этап 2. Распознавание информации

На этапе распознавания используются программные OCR компоненты.

Системы, поддерживающие распознавание текста, позволяют:

o Осуществлять распознавание печатного текста на разных языках, таких как: латинский, греческий, тайский, армянский, японский, корейский, китайский и др. Перечень поддерживаемых языков зависит от возможностей конкретной программы.

o Осуществлять распознавание документов, содержащих текст сразу на разных языках. При этом, система сама распознает какой текст к какому языку относится.

o Распознавать текст различного типа: типографская печать, печатная машинка, матричный принтер, MICR (E13B), OCR-A, OCR-B.

o Распознавать штрих коды.

В качестве настроек обычно можно указывать максимальное количество неуверенно распознанных символов на страницы для дальнейшей корректировки содержания на этапе Верификации.

Результатвыполнения этапа: отсканированный документ в формате Microsoft Word, HTML, PDF и др.

Высокое качество распознавания и восстановления оформления документа:

• Поддержка 191 языка распознавания печатного текста, включая языки на основе латинского, греческого, тайского, армянского и кириллического алфавитов, а также японский, корейский, китайский и тайский языки.
• Распознавание многоязычных документов.
• Режим быстрого распознавания увеличивает скорость обработки изображений хорошего качества в 2-2,5 раза.
• Поддержано распознавание различных типов текста: типографская печать, печатная машинка, матричный принтер, MICR (E13B), OCR-A, OCR-B.

Распознавание штрих-кодов:

• Поддержано распознавание наиболее популярных одномерных и двумерных штрих-кодов.
• Автоматически идентифицируются и распознаются штрих-коды, расположенные на странице под любым углом к горизонтали.

Контроль качества распознавания:

• Установка порога качества распознавания изображений, основанная на допустимом количестве неуверенно распознанных символов на страницу.

Преобразование PDF-файлов

• Определение текстового слоя и его целостность дляообеспечения более быстрого и качественного преобразования PDF-файлов.
• В создаваемых PDF-файлах сохраняются метаданные документа (название, автор, тема, ключевые слова) и восстанавливаются гиперссылки внутри документа.
• Поддержаны алгоритмы шифрования и другие средства разграничения доступа: сохранение результатов распознавания в PDF-файл, защищённый паролем.

Этап 3. Верификация данных

Этап верификации включает:

o Проверка на неуверенно распознанные символы

o Проверку полученной от сканирования информации на ожидаемые типы данных

o Проверку полученной от сканирования информации на присутствие значений

o Редактирование распознанного текста

o Формирование учетной карточки документа

o Заполнение атрибутов карточки отсканированного документа

§ Автоматически

§ Вручную

На этом этапе, в случае обнаружения ошибок при сканировании и всех неточностей, информация помечается специальными маркеровками для дальнейшего исправления на этапе Коррекции. При необходимости, этап Верификации можно проводить повторно.

Станция верификации позволяет оператору проверять, правильно ли была проанализирована страница, создавать и редактировать блоки, проверять неуверенно распознанные символы, а также редактировать распознанный текст.

После верификации и устранения ошибок, страница будет отправлена на дальнейшую обработку или проэкспортирована. При неудовлетворительных результатах распознавания, оператор станции верификации может отправить страницу на повторную обработку.

Результатвыполнения этапа: заполненная учетная карточка документа и отсканированный документ в формате Microsoft Word, HTML, PDF и др.

Этап 4. Коррекция данных

Оператор обрабатывает информацию, полученную на стадии верификации данных, вносит изменения в результирующую запись вручную (ввод с клавиатуры, выбор из списка заранее заданных ответов). В некоторых случаях может объединяться с предыдущим этапом верификации данных.

Результатвыполнения этапа: заполненная отредактированная учетная карточка документа и отсканированный документ в формате Microsoft Word, HTML, PDF и др.

Этап 5. Экспорт данных

Оцифрованные структурированные данные выгружаются в необходимом формате для дальнейшего анализа результатов сканирования. При этом экспорт данных может осуществляться:

o В локальную или сетевую папку

o В корпоративный портал

o В систему электронного документооборота/электронный архив

Результат выполнения этапа: размещение/отправка итогового документа на требуемом ресурсе.

www.abbyy.ru

Рожкова Елена

GD Star Rating
a WordPress rating system

Специализированные устройства с каждым годом кажутся все менее заметными на фоне растущей популярности многофункционального оборудования. Недооценивать значение техники, способной выполнять сразу несколько различных задач, довольно сложно. Но когда универсальное устройство не требуется, то в целях оптимизации процесса и экономии есть смысл приобретать аппараты, рассчитанные на те или иные конкретные нужды. К таким устройствам относится и поточный сканер. Он позволяет обрабатывать огромное количество документов различного рода. Основная особенность данного типа сканирующей техники состоит в оптимальном сочетании точности и скорости. Все ресурсы устройства ориентированы на выполнение сканирования. По этой причине поточные модели в большинстве своем лишены возможности печати.

Выбор поточного сканера: основные критерии

Основной характеристикой, на которую следует обращать внимание при выборе сканера, является производительность или проще говоря скорость обработки листов. В среднем модели начального уровня позволяют обрабатывать до тысячи страниц. В средней ценовой категории представлены поточные сканеры, которые способны выдавать около 6-7 тысяч страниц. Устройства с более высоким уровнем производительности уже относятся к профессиональному оборудованию. Важной характеристикой поточного сканера также является поддержка работы с документами различных форматов. Концепция такого оборудования рассчитана на большие объемы автоматической работы. Логично, что каждый производитель заинтересован в том, чтобы ориентировать свое устройство на поддержку наиболее распространенных форматов бумаги. Это могут быть буклеты, анкетные бланки, пластиковые карточки и тому подобные материалы. Особое значение в данном случае играет толщина листа. Как правило, она не превышает 1,5 мм.

Одно и двухсторонние устройства

Известно, что возможность двухстороннего сканирования документов значительно повышает уровень производительности и при этом не уменьшает качество. Это означает, что лист можно одновременно сканировать с двух сторон вместо того, чтобы сканировать каждую страницу по отдельности. По этой причине в тех случаях, когда требуется оперативная обработка больших объемов документов, лучше отдавать предпочтение поточным двухсторонним сканерам. Это существенно облегчит работу оператора. Однако перед покупкой важно также учесть преимущества, которые имеют односторонние модели. Сегодня практически не встречаются аппараты, на которых присутствует исключительно одностороннее сканирование, однако некоторые производители продолжают выпускать их. Все дело в том, что двухсторонняя обработка документа сильно увеличивает размеры сканирующего оборудования, а также сказывается на стоимости такого устройства. По этой причине выбирать односторонний поточный сканер выгодно в тех случаях, когда требуется компактность и надежность оборудования, но при этом не нужна высокая производительность.

Поточные сканеры Epson: отзывы

Традиционно устройства от компании Epson ассоциируются с высоким уровнем качества. Однако в условиях высокой конкуренции даже хорошо зарекомендовавший себя производитель должен постоянно повышать планку. Если судить по отзывам пользователей, у данного производителя это прекрасно получается. Владельцы сканеров от Epson говорят о высокой скорости сканирования, большом количестве поддерживаемых форматов, а также о точности перевода информации в цифровой вид. На рынке поточные сканеры от компании Epson представлены несколькими линейками устройств. Здесь можно найти как компактные модели для небольших офисов, так и высокопроизводительные устройства для крупных предприятий. Вне зависимости от принадлежности к той или иной серии, оборудование от компании Epson вызывает у пользователей только положительные эмоции. Это связано с продуманной эргономикой устройств, их надежностью и точностью.

Поточные сканеры от Canon: отзывы

Для продукции данного бренда характерен уклон в сторону технологичности, а также повышения точности сканирования. Это подтверждает и практика эксплуатации подобных устройств. Так, например, многие пользователи отмечают неплохой эффект от использования функции улучшения обработки, которой снабжаются поточные сканеры, принадлежащие к серии DR. Разработчики также подключают средства для автоматической коррекции текста с целью повышения качества сканов. Подобные инновации хорошо принимают пользователи, ведь именно им в итоге приходится иметь дело с результатом сканирования. В последних моделях используются устройства, которые могут значительно оптимизировать процесс подачи материалов. Для многих аппаратов довольно распространенной проблемой является нарушение приемки документа. Компания Canon предлагает поточный сканер с функцией автоматической подачи, дополненной возможностью ультразвукового определения двойной приемки.

Поточные сканеры Fujitsu: отзывы

Компания Fujitsu является еще одним крупным японским производителем, который производит достойное внимания сканирующее оборудование. В линейке данной компании предусмотрены как серии для домашнего использования, так и устройства для офиса. Владельцы такой техники отмечают высокое качество обработки и надежность, причем относится это и к небольшим устройствам. Двусторонний сканер данной марки ценится за высокую производительность и компактные размеры. Однако стоимость моделей от компании Fujitsu является довольно высокой.

Дополнительные функции

Возможности поточного сканера с точки зрения взаимодействия с персональным компьютером могут быть существенно расширены за счет наличия в конструкции интерфейса USB. Это довольно важное дополнение, особенно когда требуется не только быстрая обработка большого объема документов, но и отправка через сеть оцифрованных материалов. Последние модели поточных сканеров также обеспечиваются Wi-Fi модулем.

На фоне растущей популярности многофункционального оборудования кажутся все менее заметными специализированные устройства. Сложно недооценивать значимость техники, которая способна выполнять несколько задач - особенно если при этом не страдает качество. Но когда потребности в универсальности нет, то в целях экономии и оптимизации процесса обслуживания есть смысл приобретать именно аппараты для конкретных нужд. К таким относится и поточный сканер, позволяющий обрабатывать большое количество документов разного рода. Главная особенность этого типа сканирующей техники заключается в сочетании скорости и точности. Собственно, все ресурсы устройства ориентированы на выполнение сканирования, поэтому в массе своей поточные модели лишены возможностей печати.

Основные критерии выбора

Одной из главных характеристик любого сканера является производительность, то есть скорость обработки листов. Модели начального уровня позволяют в среднем обрабатывать до одной тысячи страниц. В среднем сегменте представлены поточные способные выдавать результат порядка 6-7 тыс. стр. Более высокий уровень производительности уже относится к профессиональному оборудованию.

Еще одной важной является возможность работы с разными форматами документов. Поскольку сама концепция оборудования рассчитана на большие объемы автоматической обработки, то логично, что каждый производитель ориентирует свой поточный сканер на поддержку массовых бумажных материалов. Это могут быть визитницы, анкетные бланки, буклеты, пластиковые карточки и т. д. Но здесь важно учитывать и толщину листа - обычно максимум достигает 1,5 мм.

Одно- или двухсторонние аппараты?

Возможность двухстороннего сканирования повышает производительность практически без потери в качестве. Это значит, что лист можно сканировать с обеих сторон одновременно, а не каждую по отдельности. Поэтому в том случае, если требуется оперативная обработка больших объемов, то лучше выбрать сканер поточный двухсторонний, который также облегчает и работу оператора. Но перед покупкой важно учесть и преимущества односторонних моделей.

Аппараты исключительно с односторонним сканированием сегодня практически не встречаются, но некоторые производители не зря продолжают их выпуск. Дело в том, что двухсторонняя обработка неизбежно увеличивает размеры оборудования и, конечно, стоимость. Кроме этого, усложненная конструкция приводит к более серьезным неисправностям. Поэтому выбирать поточный односторонний сканер целесообразно в тех ситуациях, если требуется надежность и компактность оборудования, но с меньшими возможностями производительности.

Отзывы о моделях Epson

Модели фирмы Epson традиционно ассоциируются с высоким качеством, однако в условиях жесткой конкуренции даже зарекомендовавшая себя продукция должна регулярно повышать планку. Судя по отзывам пользователей, у японского производителя это получается. Владельцы техники отмечают высокую скорость сканирования, разнообразие поддерживаемых форматов и точность перевода информации в цифровой вид. На рынке поточный сканер Epson представлен несколькими линейками, в которых можно найти и компактные модели для небольших офисов, и высокопроизводительные устройства для обслуживания нескольких отделов больших предприятий. Независимо от принадлежности к сериям, оборудование Epson вызывает у владельцев только положительные впечатления благодаря точности, надежности и продуманной эргономики.

Отзывы о моделях Canon

Продукция этой марки разрабатывается с уклоном в сторону технологичности и повышения точности сканирования. Практика эксплуатации техники это подтверждает. К примеру, многие отмечают неплохой эффект от функции улучшения обработки изображений, которой снабжается поточный сканер Canon в серии DR. Вместе с этим разработчики подключают средства автокоррекции текста с целью повышения его качества. Подобные нововведения охотно принимают и сами пользователи, имея дело с хорошим результатом сканирования.

В последних моделях появляются устройства, оптимизирующие процесс подачи материалов. Довольно распространенной проблемой многих аппаратов такого типа является нарушение приемки листа. Canon же предлагает поточный сканер с автоматической подачей, которая дополнена возможностью ультразвукового определения двойной приемки.

Этапы процесса

Сканирование бумажных документов

Эффективность данного этапа определяется в большей степени качеством используемого оборудования.

Современные поточные сканеры оснащены системой автоматической подачи документов, что позволяет сократить ручной труд и достигнуть скорости оцифровки до 200 изображений в минуту на один сканер.

Распознавание информации

На этапе распознавания используются программные OCR компоненты. Качество результирующих записей зависит от степени готовности анкеты к машинному чтению и тщательности предварительной настройки программного обеспечения.

Верификация данных

Производится автоматическая верификация полученных после распознавания данных. Наиболее частые проверки - проверка на ожидаемый тип данных (число/чекбокс/строка), проверка на присутствие значений. Все проблемные места, отмеченные на данном этапе маркируются для передачи на стадию коррекции.

Коррекция данных

Оператор обрабатывает информацию полученную на стадии верификации данных и вносит изменения в результирующую запись вручную (ввод с клавиатуры, выбор из списка заранее заданных ответов). На данном этапе повторно производится «обучение» программного комплекса. Все накопленные правки анализируются алгоритмами и применяются для дальнейшей работы с данным набором анкет.

Экспорт данных

Оцифрованные структурированные данные выгружаются в необходимом формате для дальнейшего анализа результатов анкетирования.

Производительность систем ввода анкет

На этапах сканирования и распознавания анкет важную роль играет применяемая техника. Использование профессиональных промышленных сканеров и мощных станций распознавания позволит добиться максимальной скорости оцифровки (около 96000 анкет за 1 рабочий день для 1 сканера). Узким местом на пути получения готовой базы данных является этап коррекции данных. Для обеспечения минимального количества ошибок операторы вручную обрабатывают информацию помеченную на этапе верификации данных. Процедура занимает много времени и требует серьёзного специализированного обучения сотрудников.

Wikimedia Foundation . 2010 .

• Счастлива
• Потпорань

Смотреть что такое "Поточное сканирование документов" в других словарях:

Оцифровка книг - Сверхпроизводительный сканер APT BookScan Оцифровка книг это процесс перевода бумажных книг в электронны … Википедия

Опция «Поточное сканирование» компании «Электронные Офисные Системы» помогает легко и быстро перевести в электронный вид большой объем бумажных документов. Эффективная организация поточного сканирования позволяет значительно сократить время массового перевода документов в электронный вид. Высокая скорость достигается благодаря автоматизации процесса сканирования и применению технологии параллельных вычислений при распознавании текста. Опция «Поточное сканирование» - это коробочное решение. Продукт можно использовать совместно с любой системой электронного документооборота.

Документы загружаются в сканер одной пачкой. В процессе сканирования каждый документ из нее автоматически идентифицируется по штрих-коду. Таким образом, все операции, начиная с загрузки документов в сканер, выполняются автоматически, без участия оператора. Штрих-код для документа может быть сгенерирован системой и распечатан на документе или на отдельном листе бумаги. Если на страницы документов уже нанесены штрих-коды стандартного формата, то они также могут быть использованы для идентификации.

Система поддерживает работу с сетевым сканером - достаточно загрузить в него документы и нажать кнопку сканирования на самом устройстве. Полученные результаты будут автоматически сохраняться и отправляться на дальнейшую обработку. Таким образом, управление сканированием сводиться к нажатию одной кнопки. А значит, не требуется ни специальных программ для управления сканером, ни отдельного рабочего места для управления сканированием, благодаря чему достигается существенная экономия времени.

Процедура регистрации сканируемых документов практически не отличается от стандартной. Опция «Поточное сканирование» запускается непосредственно из используемой системы документооборота.

При покупке системы лицензируется только параметр «количество обрабатываемых страниц в месяц». А дополнительно, для выполнения задач OCR-распознавания текста, в комплект могут быть включены лицензии на использование одного или нескольких экземпляров продукта ABBYY FineReader Engine.

На этапе запуска системы в эксплуатацию предусмотрена возможность вручную управлять работой системы. Это позволяет установить наиболее подходящие параметры настроек и подобрать оптимальное качество сканируемых документов.

Для работы опции «Поточное сканирование» рекомендуется использовать ОС Windows Server 2003 или Windows Server 2008.

Описание технологического процесса обработки документов

Принцип поточного сканирования основан на том, что на документ при регистрации наносится штрих-код. Потом помеченные штрих-кодом документы сканируются и автоматически (по штрих-коду) связываются с регистрационной карточкой соответствующего документа. Если на сканируемые документы уже нанесен штрих-код стандартного формата, то он также может быть использован для идентификации. Структурная схема работы системы представлена на рисунке.

В процессе сканирования предусмотрены как опция сохранения непосредственно графического образа документа, так и возможность последующего распознавания и сохранения в текстовом формате. Это существенно облегчает дальнейшую работу с документом и расширяет возможности использования поиска. Распознавание и перевод в текстовый формат реализуются с помощью ABBYY FineReader Engine.

Многоязычные документы

Опция «Поточное сканирование» позволяет обрабатывать документы на всех поддерживаемых ABBYY FineReader языках, включая русский, английский, немецкий, французский, испанский, итальянский, шведский, финский, болгарский, венгерский, словацкий, чешский, башкирский, белорусский, казахский, украинский.

Интеграция произвольной СЭД с опцией

Интеграция с опцией «Поточное сканирование» предполагает реализацию со стороны произвольной СЭД только двух функций:

Формирование и отправка в опцию «Поточное сканирование» заявки на сканирование - cо стороны СЭД передается запрос, содержащий требования на обработку документа. Опция регистрирует заявку и возвращает в СЭД ее уникальный идентификатор. На данном этапе осуществляется связка уникального идентификатора заявки на сканирование с штрих-кодом, уже существующем на документе, либо вновь сгенерированным.

Выполнение приема и сохранение итоговых результатов, сформированных опцией «Поточное сканирование» - при этом сопоставляются результатов выполнения сканирования с объектами СЭД. Причем данное действие, осуществляющееся на основе уникального идентификатора заявки на сканирование и может быть расширено любой бизнес - логикой СЭД.

Регистрация и сканирование документов

Регистрация документа, т.е. создание регистрационной карточки, выполняется по обычным правилам используемой системы электронного документооборота. Далее, при обращении к опции «Поточное сканирование» , происходят регистрация заявки на сканирование, а также генерация штрих-кода и указание параметров заявки (расположение штрих-кода, требуемые форматы, необходимость распознавания). После того как регистрационная карточка документа будет записана в базу данных, на его первую страницу или на отдельный лист бумаги с помощью принтера наносится штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и устанавливает правила его обработки. Печать полученного изображения штрих-кода осуществляется средствами системы документооборота. Затем пакет зарегистрированных документов помещается в устройство подачи бумаги сканера, после чего их обработка производится автоматически.

Применение штрих-кода

В процессе сканирования, нанесенный штрих-код используется как признак окончания текущего документа и начала следующего, а содержащаяся в штрих-коде дополнительная информация применяется для дальнейшей идентификации обрабатываемого документа.

Результаты сканирования

При сохранении графического образа документов система обеспечивает возможность конвертации изображений сканируемых документов в следующие форматы:

BMP (Windows or OS/2 bitmap);

PNG (Portable Network Graphics);

TIFF (Tagged Image Format);

JPEG (Joint Photographic Experts Group);

Для каждого из них предусмотрена возможность указывать размеры изображения и дополнительные атрибуты (глубина цвета, тип сжатия и т.п.). Если размер требуемого формата отличается от текущего графического представления, то конвертация может быть выполнена с использованием заданных параметров.

Текстовые документы

В случае применения технологии распознавания текста, предусмотрена возможность сохранения в большинстве наиболее распространенных форматах файлов*:

Текстовый файл (.txt);

Rich Text Format (.rtf);

Microsoft Excel, Microsoft Excel 2007 (.xls, .xlsx);

Microsoft Word 2007 (.docx);

• PDF (Portable Document Format).

Для каждого из них предусмотрена возможность указывать дополнительные атрибуты (размер страницы, кодировка и т.п.). В режиме сохранения в виде PDF-файла возможна как запись в виде изображения, так и в виде распознанного текста.

Таким образом, опция «Поточное сканирование» реализует эффективную технологию преобразования бумажных документов в электронный вид и позволяет в сжатые сроки осуществить переход к работе с их электронными образами. Продуманные настройки, гибкие механизмы управления и подробная документация для разработчиков делают работу с системой удобной и результативной.

*Список поддерживаемых текстовых форматов зависит от возможностей используемой системы распознавания и может изменяться.