Ежемесячная отчетность в ПФР в 2017 году сдается по новой форме. Узнайте, как заполнить СЗВ-М за сентябрь 2017 года, сроки сдачи отчета и подробный пример. А главное посмотрите, какие будут штрафы со стороны фонда за несвоевременную сдачу отчетности.
На каком бланке сдавать СЗВ-М за сентябрь 2017 года
С этого года бухгалтеру больше не надо сдавать в ПФР форму РСВ-1. Однако взаимоотношения с фондом не прекратились - отчитываться все-таки надо. Бухгалтер должен ежемесячно представлять в фонд сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М.
Форма СЗВ-М не является новой для бухгалтера, она утв. постановлением правления ПФР от 01.02.16 № 83п.
Однако постановлением ПФР от 07.12.16 № 1077п утвержден новый формат, его и нужно использовать для отчета СЗВ-М за сентябрь 2017 года. Ниже вы можете скачать актуальный бланк.
Срок сдачи СЗВ-М за сентябрь 2017 года
Установлены новые сроки сдачи СЗВ-М в 2017 году, по сравнению с 2016 годом. Бухгалтеру необходимо составить и представить отчет в ПФР не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.
Как влияет численность сотрудников на срок сдачи СЗВ-М
Если численность сотрудников вашей организации составляет менее 25 человек, то вы вправе составить и сдать СЗВ-М за сентябрь 2017 года на бумажном носителе. Важным является то, что бумажный формат в данном случае ваше право, а не обязанность. Иными словами, вы вправе подать СЗВ-М и в электронной форме.
Как сдавать СЗВ-М
Количество застрахованных лиц в СЗВ-М и РСВ будет отличается
ПФР сверит СЗВ-М с новым РСВ, который вы сдаете в инспекцию. Если сведения разойдутся, специалисты фонда запросят у вас пояснения.
Отклонения не всегда признак ошибки. Но игнорировать запросы фонда опасно. Подсказки, как ответить ПФР, и готовые образцы пояснений помогут избежать штрафа.
Какие данные сопоставят проверяющие
Налоговики передают в ПФР индивидуальные сведения из расчета по взносам. Это следует из пункта 1 статьи 11.1 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. ПФР может сверить в отчетах количество застрахованных лиц. Специалисты фонда сравнят между собой показатели за три месяца из строки 010 подраздела 1.1 расчета по взносам и количество сотрудников в разделе 4 СВЗ-М за эти месяцы.
Минфин рекомендует при заполнении раздела 3 расчета ориентироваться на сведения в СЗВ-М (письмо от 17.04.17 № 03-15-06/22747). Если компания включает работника в СЗВ-М, то на этого же сотрудника надо сдать раздел 3 нового расчета по взносам. Значит, число застрахованных в двух отчетах должно совпадать. Например, число человек в СЗВ-М за январь соответствует графе 3 строки 010 подраздела 1.1 расчета за I квартал. Если показатели разные, ПФР направит запрос на пояснение или уточнение сведений.
Число застрахованных в РСВ больше, чем в СЗВ-М
Специалисты ПФР попросят уточнить расхождения, если в РСВ есть раздел 3 на сотрудника, а в отчете СЗВ-М работника нет. Направьте ответ в течение пяти рабочих дней (ч. 5 ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Частые причины расхождений с готовыми пояснениями эксперты журнала "Российский налоговый курьер" привели в статье
Число застрахованных в РСВ меньше, чем в СЗВ-М
Сверка по количеству застрахованных может выявить, что в СЗВ-М есть данные о сотруднике, а в РСВ на него нет раздела 3. При таких расхождениях ПФР направит компании запрос на уточнение данных. Расхождения возникают из-за того, что в РСВ включили не всех «физиков» или учли лишних в СЗВ-М. Как ответить фонду -
Как заполнить СЗВ-М за сентябрь 2017 года
СЗВ-М за сентябрь 2017 года содержит 4 раздела. Рассмотрим подробно порядок заполнения каждого из них.
Раздел 1
Первый раздел содержит данные о страхователи, т.е. о вашей компании. Раздел подлежит обязательному заполнению, в нем указываются регистрационный номер в ПФР, краткое наименование, КПП и ИНН компании.
Раздел 2
Второй раздел также обязательно заполняют все компании. Он содержит сведения о периоде, за который представляется СЗВ-М. При сдачеСЗВ-М за сентябрь 2017 года необходимо указать отчетный период «09» за 2017 год.
Раздел 3
Третий раздел содержит информацию о том, какой тип формы подается - исходный, дополнительный или отменяющий. При первоначальной сдаче СЗВ-М за сентябрь 2017 года необходимо указать "исх", что будет означать -подается исходная форма.
Раздел 4
Четвертый раздел содержит в себе информацию о всех застрахованных сотрудниках. В нем бухгалтеру необходимо указать ФИО сотрудника, номер СНИЛСа, а также ИНН.
Посмотрите ниже пример заполнения СЗВ-М за сентябрь 2017 года.
Какие штрафы ПФР может наложить за СЗВ-М
С этого года ПФР может наложить 3 вида штрафа:
- За пропуск срока сдачи СЗВ-М - 500 руб. за каждое застрахованное лицо, отраженное в СЗВ-М.
- За нарушение формы сдачи отчетности в ПФР (сдача на бумаге, вместо электронного формата) - штраф в размере 1000 руб.
- За ошибки в самом отчете СЗВ-М - 500 руб. за каждое застрахованное лицо, отраженное в СЗВ-М.
Эти штрафы не связаны между собой и налагаются отдельно.
ПРИМЕР
Бухгалтер сдал СЗВ-М за сентябрь 2017 года - 20 октября 2017 года. При этом численность сотрудников составила 26 человек, а бухгалтер сдал СЗВ-М на бумажном носителе.
Кроме этого, при проверке обнаружены ошибки в самом отчете СЗВ-М.
ПФР выставит штраф в следующих размерах:
- За нарушение срока - 13 000 руб. (26 чел. * 500 руб.)
- За нарушение формата - 1 000 руб.
- За ошибки в отчете - 13 000 руб. (26 чел. * 500 руб.)
Как видите чем больше компания, тем "дороже" последствия ошибок с формой СЗВ-М.
Наша статья поможет быстро сориентироваться с заполнением и своевременной сдачей формы СЗВ-М за сентябрь 2017 года. На что обратить внимание при заполнении этого отчёта в ПФР? Какой бланк использовать? Что с электронным форматом? Кому и в какой ситуации заполнять СЗВ-М, а кому нет? Рассказываем об этом отчёте в ПФР за первый осенний месяц. Также приводим образец заполнения, который можно скачать.
Кто обязан сдать за сентябрь
Задача представить в ПФР форму СЗВ-М за сентябрь 2017 года стоит перед всеми работодателями-страхователями. В частности, это:
- компании и их подразделения;
- частные предприниматели (у которых есть работники и/или подрядчики);
- адвокаты, детективы, нотариусы и иные специалисты частной практики.
Кого указывать
В составе формы СЗВ-М за сентябрь 2017 года сотрудники ПФР должны увидеть информацию обо всех физических лицах, которые с 01 по 30 сентября включительно выполняли работу на основании трудовых соглашений. И не имеет значения:
- вела ли фирма (ИП) по факту деятельность в сентябре;
- были ли в сентябре начисления и выплаты в адрес «физиков».
Если же физлица выполняют работы (оказывают услуги) по договорам гражданско-правового толка, то не запутайтесь. В 2016 году было ПФР было издано разъяснение, что данные по таким сотрудникам нужно включать при одновременном соблюдении 2-х условий (письмо от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581):
- Исполнителям выплачено вознаграждение;
- На сумму вознаграждения начислены взносы.
Однако по состоянию на середину 2017 года ПФР считает так: если в сентябре 2017 года вознаграждение по договору гражданско-правового характера вы не выплачивали и, соответственно, взносы на него не начисляли, то в форму СЗВ-М за сентябрь 2017 года таких внештатников всё равно следует включить.
Чтобы понять – включать или не включать конкретное застрахованное лицо в СЗВ-М – необходимо исходить из следующего:
- Какой вид договора заключен.
- Действовал ли договор в отчетном месяце (если хотя бы 1 день, то включать в СЗВ-М нужно).
- Не имеет значения в отчетном периоде – сентябре 2017 года – наличие фактов начисления и выплаты з/п (вознаграждения) по данному договору, а также фактов начисления взносов.
Каков срок сдачи
Напомним, что с 2017 года был смещен на 5 дней вперёд крайний срок представления СЗВ-М: с 10-го на 15-е число следующего месяца после отчетного месячного периода (ст. 11 Закона <О персонифицированном учете ПФР˃ № 27-ФЗ).
В итоге для сдачи СЗВ-М за сентябрь 2017 срок таков: не позднее 15 октября 2017 года. Однако это будет выходной день – воскресенье. Поэтому действует правило переноса на ближайший рабочий день.
Таким образом, сдать в подразделение ПФР отчет СЗВ-М за сентябрь нужно не позднее 16 октября включительно:
Если срок сдачи СЗВ-М за сентябрь 2017 года пропущен, страхователя оштрафуют на 500 рублей. Причем за каждого сотрудника, который должен быть заявлен в этой форме.
Если сдать дострочно
Представить форму СЗВ-М за сентябрь 2017 года можно и досрочно. То есть, уже в сентябре. По закону дожидаться крайнего срока сдачи СЗВ-М за сентябрь 2017 года совсем необязательно.
При досрочной сдаче СЗВ-М за сентябрь 2017 года есть вероятность, что уже сданную в ПФР форму нужно будет уточнить. К примеру, когда новый человек принят на работу в последний день сентября, когда СЗВ-М уже сдана.
Форма бланка
Внешний вид формы СЗВ-М в 2017 году никак не изменился. Нужно по-прежнему использовать бланк, утвержденный постановлением Правления ПФР от 01 февраля 2016 года № 83п. Выглядит он так:
Традиционно форма СЗВ-М за сентябрь 2017 года состоит из 4-х разделов:
- Реквизиты страхователя.
- Отчетный период.
- Тип формы.
- Сведения о застрахованных лицах.
Скачать бланк СЗВ-М для отчета за сентябрь 2017 года на бумаге с нашего сайта можно по следующей ссылке.
Электронный формат
С 08 января 2017 года действует постановление ПФР от 07.12.2016 № 1077п, которое утвердило электронный формат сведений персонифицированного учета по форме СЗВ-М. Этот нормативный документ фонда содержит основную техническую информацию для отправки СЗВ-М за сентябрь 2017 года в электронном виде.
Вариант правильно сформированного имени файла для отправки СЗВ-М примерно такой:
Электронную СЗВ-М создают в формате XML в кодировке UTF-8.
Подробно ознакомиться со всеми техническими нюансами на нашем сайте можно здесь.
Чтобы подготовить электронный отчёт, с официального сайта ПФР – www.pfrf.ru – в разделе «Работодателям» бесплатно скачайте последнюю версию модуля проверки. СЗВ-М за сентябрь 2017 года можно перед отправкой в фонд проанализировать с помощью этого софта. Вот точная ссылка .
Нулевая форма: позиция ПФР
Нужно ли сдавать нулевой отчет СЗВ-М за сентябрь 2017 года? Вопрос интересный и спорный.
Гендиректор
Не нужно включать в СЗВ-М за сентябрь 2017 года единственного директора – учредителя. Об этом говорят разъяснения ПФР от 06.05.2016 № 08-22/6356 и Минтруда от 07.07.2016 № 21-3/10/В-4587. Но только при соблюдении 2-х условий:
- С ним не заключен трудовой контракт.
- Он не получает никаких выплат от организации.
То есть: если в сентябре с директором не был заключен трудовой договор, и он не получил никаких выплат, то форму СЗВ-М за сентябрь 2017 года таким фирмам без персонала можно вообще не сдавать.
Заметим, что ранее Пенсионный фонд настаивал: компания обязана сдавать СЗВ-М на единственного учредителя, даже если с ним не заключала трудовой или гражданско-правовой договор (письмо от 06.05.2016 № 08-22/6356). Поэтому до сих пор некоторые бухгалтеры предпочитают подстраховаться и всё же сдавать СЗВ-М с одним директором. Это, в принципе, не запрещено.
Отделение ПФР обязано принять СЗВ-М за сентябрь 2017 года, даже если в ней показан лишь один директор и с ним нет никакого договора.
Заполнение формы
Заполнение формы СЗВ-М за сентябрь 2017 года не имеет принципиальных особенностей. Только в поле «Отчетный период» укажите код месяца – «09». Он показывает, что вы сдаёте именно сентябрьский отчет. В остальном – всё стандартно. Далее приведен образец заполнения этой формы за сентябрь 2017 года:
Порядок сдачи
Форму СЗВ-М за сентябрь 2017 года можно сдать в электронном виде или на бумаге (см. таблицу).
Штраф за сдачу СЗВ-М не в положенном виде – на бумаге/электронно – составляет 1000 рублей.
Копии сотрудникам
С 2017 года копии всех форм отчетности в ПФР работодатель обязан выдавать физлицам в следующие сроки (новая редакция п. 4 ст. 11 Закона <О персонифицированном учете ПФР˃ № 27-ФЗ):
- не позднее 5 календарных дней – с момента обращения лица (это общий случай);
- в день увольнения или расторжения гражданско-правового соглашения.
Все организации, независимо от того, были ли какие-то выплаты работникам;
ОП, имеющие отдельный баланс, расчетный счет и начисляющие выплаты в пользу физлиц;
Предприниматели, у которых числится хотя бы один работник (заключен договор ГПХ с физлицом).
Куда сдает
В отделение ПФР по месту учета организации (ОП, предпринимателя)
На кого нужно подавать сведения по форме СЗВ-М
Сведения подаются на:
Каждого работника, с которыми в отчетном месяце заключен, продолжает действовать или прекращен трудовой договор;
На каждое лицо, с которым в отчетном месяце заключен/продолжает действовать/прекращен ГПД на выполнение работ и оказание услуг (договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки и т.п.). На таких лиц подаются сведения, если выплачиваемые им вознаграждения облагаются страховыми взносами в соответствии с законодательством РФ.
Представление СЗВ-М обособленными подразделениями
Обособленные подразделения (ОП), имеющие отдельный баланс и расчетный счет, а также выплачивающие зарплату работникам, подают в свое отделение ПФР форму СЗВ-М в отношении работников, трудящихся в конкретном ОП. При этом в отчетности указывается ИНН головной организации, а КПП - обособленного подразделения (Информация ПФР).
Способ представления СЗВ-М в ПФР
При подаче сведений на 25 и более человек СЗВ-М сдается в электронном виде.
Нулевая СЗВ-М
В принципе, у организации не может быть нулевой СЗВ-М, т.к. хоть один работник в фирме должен быть - как минимум, директор, подписывающий отчетность. При этом ПФР отмечал, что организации, у которых отсутствуют застрахованные лица, с которыми заключен трудовой договор или ГПД, сдавать СЗВ-М не должны (Письмо ПФР от 27.07.2016 N ЛЧ-08-19/10581), а требовать представления "нулевок" отделения ПФР .
Кстати, если деятельность в фирме не ведется, работников в организации нет, а с руководителем, являющимся единственным учредителем, не заключен трудовой или гражданско-правовой договор, то СЗВ-М тоже можно не сдавать (Информация ПФР).
СЗВ-М при нулевой отчетности
Если организация или ИП не ведет деятельность, не выплачивает своим работникам зарплату и, соответственно, сдает нулевую отчетность, то на обязанность представить СЗВ-М данный факт не влияет. Ведь из-за отсутствия деятельности/невыплаты зарплаты работники не перестают быть застрахованными лицами. Следовательно, подача СЗВ-М обязательна.
СЗВ-М с ошибками
Представление недостоверных сведений влечет взыскание штрафа в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица.
СЗВ-М - ежемесячная отчетность в ПФР, в рамках которой представляются индивидуальные сведения на работников и лиц, с которыми у страхователя заключены гражданско-правовые договоры (п.2.2 ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Срок сдачи СЗВ-М - не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем. Отметим, что для представления СЗВ-М сроки установлены единые, независимо от формы подачи - электронной или на бумаге.
Если последний день сдачи СЗВ-М выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то срок подачи СЗВ-М увеличивается до следующего за ним рабочего дня включительно (Письмо ПФР от 07.04.2016 № 09-19/4844). По этой причине срок предоставления СЗВ-М в 2019 году, к примеру, за май сдвигается с 15 июня, потому что это суббота, на 17 июня - понедельник.
Таким образом, отвечая на вопрос - до какого числа сдавать СЗВ-М, - обращайте внимание, на какой день выпадает крайний срок подачи отчета. А если вас интересует, с какого числа можно сдавать СЗВ-М, то с 1 числа отчетного месяца. То есть, в общем-то, отчитаться за текущий месяц можно, не дожидаясь его окончания. Например, отчет за ноябрь можно сдать уже в ноябре. А вот представить формы на будущее нельзя. ПФР не примет такие отчеты.
СЗВ-М - 2019: сроки сдачи
Так когда сдавать СЗВ-М в 2019 году? Сведения по срокам за каждый месяц можно найти в таблице.
Срок сдачи СЗВ-М в 2019 году
Если сроки предоставления СЗВ-М пропущены
Если страхователь пропустил срок сдачи формы СЗВ-М в ПФР, то ему выставят штраф в размере 500 руб. за каждое физлицо, по которому вовремя не были сданы сведения (
Здравствуйте, уважаемые предприниматели. Сегодня мы с вами поговорим о новом виде отчетности для всех работодателей, предоставляемой в Пенсионный фонд с 2018 года. Это отчет СЗВ-СТАЖ. Срок, когда СЗВ-СТАЖ нужно будет сдать с данными о стаже работников за 2018 год, определен законодателями до 1 марта 2019.
Отчет СЗВ-стаж: что это и кто его сдает
Данный отчет был разработан пенсионниками еще в январе 2017 г., но сдаваться впервые начал в 2018 году. До этого времени данные в ПФР представлялись лишь в исключительных случаях. К примеру, вы должны были выдавать в 2017 году копию СЗВ-СТАЖ на руки при увольнении сотрудника, а оригинал отправлять в Пенсионный фонд.
Почему же возникла необходимость в разработке дополнительного вида отчета? Дело в том, что начиная с 2017 г. единый расчет по взносам сдается в налоговую инспекцию, и Пенсионный фонд перестал получать данные о трудовом стаже ваших сотрудников. Поэтому и появилась новая отчетность. Кстати, отчет СЗВ-Стаж в чем-то немного схож с месячным СЗВ-М, к которому вы уже привыкли.
На основании данных отчета Пенсионный фонд получает сведения о работающих у вас пенсионерах, таким образом, корректируя индексацию их пенсий.
Что же за информацию содержит в себе эта новая форма СЗВ-СТАЖ? Если кратко ответить на поставленный вопрос — это дополнение к форме СЗВ-М, содержащее в себе сведения о стаже конкретного сотрудника, а также начисленных (уплаченных) страховых взносах.
Важно! Количество застрахованных лиц, представленное в форме СЗВ-СТАЖ, должно полностью совпадать с количеством лиц, отраженных в отчетах СЗВ-М в течение 2018 г.
Кто сдает СЗВ-СТАЖ? Этот отчет сдают все компании, имеющие наемных работников:
- юридические лица, в том числе имеющие обособленные подразделения;
- ИП, адвокаты, нотариусы.
ИП, нотариусы и адвокаты, не имеющие наемных сотрудников, освобождены от сдачи данной формы сведений о страховом стаже в ПФР.
Срок сдачи СЗВ-СТАЖ
Сведения о страховом стаже застрахованных лиц в форме СЗВ-СТАЖ сдаются по итогам 2018 года. Срок сдачи отчетности - до 1 марта 2019 г.
Когда сдавался СЗВ-СТАЖ в 2018 году
В течение 2018 года бланк СЗВ-СТАЖ сдавался в следующих случаях:
- На уволенных сотрудников, о чем мы писали выше, другие работники в этот расчет не включались.
- Ваш сотрудник выходил на пенсию по возрасту.
Сдать форму в Пенсионный фонд нужно было в течение трех дней, со дня получения заявления от работника (пишется в произвольной форме) о выходе на пенсию. К примеру, сотрудник известил вас об этом 28.08 — до конца августа вы были обязаны представить СЗВ-СТАЖ на него.
Важно! Если в течение 2018 г. вы сдавали отчетность на работников, выходящих на пенсию с типом сведений «назначение пенсии», то по окончании года нужно эти данные продублировать, но уже в обычной форме СЗВ-СТАЖ с типом «исходная». Сведения должны подаваться как на работающего пенсионера, так и на уволенного.
В 2019 году все вышеперечисленные случаи также будут служить поводом для того, чтобы сдать форму СЗВ-СТАЖ досрочно. Таким же образом нужно будет поступить и при реорганизации компании в форме присоединения, сдав отчет СЗВ-СТАЖ, не дожидаясь окончания календарного года.
Важно! Представить отчет в ПФР нужно в течение одного месяца после даты утверждения передаточного акта, но не позднее дня, когда будут поданы документы в налоговую для регистрации новой компании.
СЗВ-СТАЖ при ликвидации ООО и ИП
При отчет СЗВ-СТАЖ сдается в течение 1 месяца с момента утверждения промежуточного баланса. При СЗВ-СТАЖ представляется в ПФР в аналогичный срок, но не позднее даты внесения изменений в единый гос.реестр.
Инструкция по заполнению отчета СЗВ-СТАЖ
В отчете нужно отразить периоды работы ваших сотрудников, с которыми в истекшем году у вас были заключены:
- Трудовые договоры.
- Гражданско-правовые договоры.
- Договоры авторского заказа.
В том случае, если в отчетном периоде у вас не были заключены трудовые отношения с сотрудниками, то «нулевой» формат отчета СЗВ-СТАЖ представлять не нужно, т. е. при отсутствии стажа отчетность не сдается. В ней просто нет необходимости, так как процедуру контроля она все равно не пройдет. Отчет должен иметь хотя бы одну запись.
Если трудовые отношения все же были оформлены, но по ним не было выплат, то тогда отчет сдавать нужно. Отсутствие выплат по договорам не освобождает вас от обязанности сдавать отчетность по стажу работников.
По вышеуказанной причине при ликвидации компании СЗВ-СТАЖ сдается в течение месяца после даты утверждения промежуточного баланса, «нулевой» формат также не представляется.
Документ СЗВ-СТАЖ утвержден Постановлением Правления ПРФ за №3-п от 11.01.2017. Общие правила его заполнения такие же, как и при формировании иных документов. Бланк можно заполнить как от руки, используя указанный ниже формат, так и помощи компьютера.
- Скачать бланк СЗВ-СТАЖ в формате Excel
Заполняя СЗВ-СТАЖ от руки, не забывайте соблюдать обязательный порядок заполнения:
- Данные вносятся темными чернилами, красный или зеленый цвет использовать нельзя.
- Если вы допустили ошибку, то придется заполнять лист заново.
- Вносить исправления в бланке, а также пользоваться корректором запрещено.
- При внесении в форму данных используйте только заглавные буквы .
Как заполнить форму СЗВ-СТАЖ
В качестве примера заполнения бланка мы возьмем ИП, владеющего небольшим дизайнерским бюро и имеющего в своем штате наемных работников. Выполняя последовательные действия, вносим необходимые данные.
Раздел №1 «Сведения о страхователе»:
- В поле «рег. номер в ПФР» пишем индивидуальный номер ИП, присвоенный пенсионниками.
- Далее вносим — 12 знаков, поле КПП оставляем пустым. Если вы заполняете бланк с данными организации, то ИНН у вас составляет 10 знаков, а в поле КПП вносите присвоенный налоговиками номер, в зависимости от места ведения деятельности — по месту регистрации или в качестве обособленного подразделения.
- В следующее поле заносим полную фамилию, имя, отчество предпринимателя. Организации вносят свое краткое имя, к примеру, ООО «Победа».
- Далее разбираемся с верхним левым полем — «тип сведений». Выбирается поле, конкретизирующее цель подачи формы СЗВ-СТАЖ:
- Исходная версия будет означать, что данный отчет подается в ПФР первый раз.
- Дополняющая версия выбирается, если в отчет внесены изменения или дополнительные данные.
- Версия — Назначение пенсии. В этом случае в СЗВ-СТАЖе будут отражены сведения для назначения пенсии.
Переходим к разделу №2 «Отчетный период»:
Здесь все просто. Проставляем год, за который сдаем отчет. В нашем случае — это 2018.
Следующий к заполнению — раздел №3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»:
- Данные вносятся в табличном варианте, по каждому конкретному сотруднику с указанием ФИО и номера СНИЛС.
- В поле «Период работы» прописываются данные о стаже работника в течение отчетного года. Если сотрудник проработал целый год, то, соответственно, в клеточки проставляем первый и последний день календарного года - 01.01.2018; 31.12.2018. В иных случаях, к, примеру, при увольнении, записываем конкретное время работы сотрудника.
- В случае, если один и тот же работник был принят дважды в отчетном году — уволился, затем вновь трудоустроился, то второй период работы вносится под первым. ФИО в этом случае, повторно не прописывается.
- Если ваш работник собирается выйти на пенсию, то в полях проставляется ожидаемая дата.
- В столбце 11 вносим слово ДОГОВОР, означающее трудовые отношения с конкретным работником по договору подряда. Если все сотрудники отработали календарный год по трудовому договору, то тогда это поле не заполняем, оставляем его пустым. В том случае, если выполненная работа по договору подряда не оплачена, то в столбец 10 нужно проставить значение — НЕОПЛДОГ. По сотрудникам, с которым заключены только трудовые договоры, дополнительных расшифровок в столбце 10 не делаем. Оставляем это поле пустым.
Важно! Еще раз обращаем ваше внимание на то, что при заполнении бланка используем только ЗАГЛАВНЫЕ буквы.
- Выше мы рассмотрели пример заполнения столбца 11, если сотрудник проработал целый год, не находясь ни разу на больничном листе, в декретном отпуске, в отпуске по уходу за детьми до 1,5 лет, а также в дополнительном отпуске.
- В случае, если вам необходимо внести дополнительные сведения в столбец 11, то руководствуйтесь разделом 2 «Порядка заполнения формы СЗВ-СТАЖ», утвержденного ПФР 11.01.17 №3п. Приведем лишь самые основные:
«ВНЕТРУД» — период нахождения на больничном листе;
«ДЕТИ» — сотрудница в отпуске по уходу с ребенком от 0 до 1,5 лет;
«ДЛДЕТИ» — период нахождения в «декрете» с детьми от полутора до трех;
«ДЛОТПУСК» — ежегодный или дополнительно оплачиваемый отпуск;
«НЕОПЛ» — неоплачиваемые периоды. К примеру, простой по вине сотрудника, административный отпуск.
«КВАЛИФ» — период повышения квалификации сотрудника, с отрывом от производства.
В примере по заполнению формы СЗВ-СТАЖ мы показали как отразить страховые периоды по сотрудникам, находящимся в ежегодном оплачиваемом отпуске, на больничном листе, а также в «декретном» отпуске.
- При заполнении столбца 8 и 9 — «Территориальные и особые условия труда» проставляем специальные коды, руководствуясь вышеназванным Порядком заполнения формы. В случае, если вы не имеете документального подтверждения особых условий труда, то столбцы 9, 12, 13 не заполняйте!
- Если сотрудник уволен 31 декабря, то как это отразить в отчете СВЗ-СТАЖ? В этом случае, в графе 14 бланка СЗВ-СТАЖ проставляем знак Х.
Раздел №4 «Сведения о начисленных, а также уплаченных страх.взносах».
Раздел заполняется только тогда, когда вы сдаете отчет с признаком «Назначение пенсии», о чем вы указали в разделе 1. Он предназначен для внесения данных о сотрудниках, выходящих на пенсию. В этом разделе нужно ответить на два поставленных вопроса, заполнив соответствующие клеточки.
Раздел №5 «Сведения об уплате пенс. взносов по досрочным договорам негосударственного пенсионного страхования».
Раздел предназначен для внесения сведений на сотрудника, выходящего на пенсию. Дается расшифровка о периодах начисления и выплате взносов.
Мы разобрали самые основные моменты, как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ за 2018 год.
Скачать образец заполнения отчета СЗВ-СТАЖ
Ниже приводим образец заполнения данной формы:
- Скачать заполненный образец формы СЗВ-СТАЖ
Как заполнить форму ОДВ-1
Важно! Одновременно с отчетом СЗВ-СТАЖ сдаем опись ОДВ-1 , которая обобщает все данные основного документа.
- Скачать бланк ОДВ-1
Рассмотрим порядок заполнения формы:
- Верхние поля описи аналогичны СЗВ-СТАЖ — проставляются данные рег. номеров, наименование Страхователя.
- Опись может иметь три варианта. Соответствующее значение проставляем в нужной клеточке:
- Исходное.
- Корректирующее.
- Отменяющее.
- Раздел 1 заполняется таким же порядком, как мы вносили данные в раздел 1 основного отчета.
- Раздел 2 имеет некоторую особенность. В нем два поля. В первом ставим О, а в поле, обозначающем год, записываем период, за который сдаем отчет. В нашем случае — 2018.
- В разделе 3 проставляем количество работников, на которых сдаются сведения в форме СЗВ-СТАЖ.
- В раздел 4 данные вносятся только в том случае, если представляются отчеты СЗВ — ИСХ или КОРР, имеющие отметку — ОСОБАЯ.
- Раздел 5 предназначен для работников, имеющих право на досрочные пенсионные выплаты.
Скачать заполненный образец ОДВ-1
- Скачать образец ОДВ-1
ВАЖНО! Не забудьте подписать, проставить дату сдачи, печать (при наличии), как основного отчета, так и описи.
Как заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника, выдача справки
При ему на руки нужно выдать выписку из отчета СЗВ-СТАЖ. Оригинал же направляется в пенсионный фонд, причем отчет будет содержать данные только уволенного сотрудника, других в него вносить не нужно. Что еще нужно учесть при заполнении бланка:
- Отчет будет иметь тип «Исходный». Отчетный период равен году увольнения.
- В графу «Период работы» будем вносить дату начала и окончания работы сотрудника в году увольнения. Если он работает с начала года, то начальный период будет - 01.2018, окончательный - момент увольнения сотрудника.
- Повторимся еще раз. Если сотрудник увольняется 31 декабря отчетного года, то в графе 14 проставляется знак — «Х».
- Разделы 4 и 5 в данном случае заполнять не нужно.
Куда и как предоставляется отчет СЗВ-СТАЖ
Форма СЗВ-СТАЖ сдается в отделение Пенсионного фонда:
- Юрлицами: по месту нахождения компании.
- Обособленными компаниями: по месту их расположения.
- ИП: по месту проживания.
Для сдачи отчета предусмотрена два варианта:
- На бумаге . Таким образом сдают отчет СЗВ-СТАЖ только те предприниматели, которые имеют в своем штате не более 25 сотрудников. Заполненный бланк отчета распечатывается в двух экз., делается опись ОДВ-1, данные о сотрудниках переносятся на карту памяти. На вашей копии отчета сотрудник ПФР делает отметку о принятии и копирует информацию с флешки.
- Электронный формат. Таким образом сдают отчет предприниматели, у которых штат превышает двадцать пять человек. Отчет подписывается ЭЦП и отправляется в ПФР при помощи спец. оператора по передаче данных.
Шесть обязательных документов для увольняемых сотрудников
В последний рабочий день увольняемого работника обязательно выдайте ему следующие документы:
- Справку СЗВ-СТАЖ.
- Справку СЗВ-М.
- Сведения о сумме заработка по форме Минтруда от 30.04.13 №182н (в ред. от 09.01.2017).
- Выписку из «Расчета по страховым взносам», раздел 3.
- Трудовую книжку.
Всегда помните о том, что нарушая порядок выдачи обязательных документов сотруднику, вы можете подвергнуться ненужным штрафным санкциям.
В какой программе делается отчет СЗВ-СТАЖ
Заполнить отчетность также можно при помощи специальных программ. Мы остановим ваше внимание на двух из них:
Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в 1C версия 8.3:
- В меню «Зарплата» выбираем вкладку «Страховая отчетность».
- Нажимаем иконку «Сформировать» и выбираем форму нужно нам отчета.
- Выбираем дату заполнения и отчетный год.
- Указываем тип представляемых сведений.
- Во вкладке «Сотрудники» вносим необходимые данные.
Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в ПУ6:
- В программе ПУ6 нажимаем на иконку СЗВ-СТАЖ, заполняем данные о страхователе, отчетный год, тип сведений.
- Далее последовательно вносим нужные данные, следуя наше подробной Инструкции по формированию отчета СЗВ-СТАЖ.
Скачать программу ПУ6 для заполнения СЗВ-СТАЖ .
Штраф за несдачу отчета СЗВ-СТАЖ
- Нарушение сроков сдачи отчетности приведет к штрафу в сумме 500 руб. за каждого сотрудника.
- Если отчет сдан в срок, но в него были включены не все сотрудники, штрафные санкции также составят 500 руб. за каждого «пропущенного» работника.
- Если в отчете выявлены недостоверные сведения, ошибки по застрахованным, но отчет сдан в срок, штрафа избежать все равно не удастся. Он составит 500 руб. за каждого «ошибочного» сотрудника.
- За несвоевременное представление отчетности руководители компаний могут быть оштрафованы на 300 — 500 руб.
- Нарушение формата представления отчета влечет наложение штрафа в размере 1000 руб. (когда отчет сдан в бумажном варианте вместо установленного электронного формата).
И самый суровый штраф ожидает юридическое лицо в сумме 50 тыс. руб., если:
- В день увольнения работнику не была выдана копия бланка СЗВ-СТАЖ.
- Не был направлен отчет в Пенсионный фонд для оформления пенсии сотруднику.
Заключение
Надеемся, что мы подробно ознакомили вас с отчетностью СЗВ-СТАЖ и теперь вам будет намного проще сформировать ее. Повторимся, что новый вид отчетности имеет годовой формат и представляется по итогам календарного года. Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ — до 01.03 следующего года за отчетным, а данные в нем заносятся в таблицу.
И последнее — кто должен сдавать СЗВ-Стаж: бухгалтерия или кадры? Законодательно этот момент не определен. Все должно быть на усмотрение руководителя и прописано в должностных инструкциях сотрудников. Если вы уже закрепили определенного работника ответственным за сдачу СЗВ-М, то целесообразней и формирование этого отчета вменить ему в обязанности. Ведь данные этих двух отчетов неразрывно связаны, переплетаются и дополняют друг друга. А любые несостыковки в отчетах могут привести к штрафным санкциям.
