Первого и последующего листов спецификации согласно ГОСТ 2.108-68. Шаблоны представляют собой листы формата А4, с изображенными на них таблицами с графами «Формат», «Зона», «Позиция», «Обозначение», «Наименование», «Количество» и «Примечание». В нижней части листа должна располагаться основная надпись, в которой будет указана фамилия разработчика, проверяющего и другие о документе.
Заполните основную надпись. Укажите фамилию разработчика, проверяющего, а также того, кто будет утверждать спецификацию. Проставьте порядковый номер листа и укажите количество листов документа. Не забудьте последним листом приложить лист регистрации изменений, шаблон которого можно найти в ГОСТ 2.503-90. В этом листе указываются изменения, которые будут вноситься в документ в течение всего его существования. Если вся спецификация умещается на двух листах, то лист регистрации изменений не прилагается. Если количество листов спецификации равно трем или более, то добавляется лист регистрации. Таким образом, в графе «Листов» основной надписи не может стоять цифра «3» (либо «2», без листа регистрации, либо «4» с листом регистрации).
Подпишите спецификации. Названия разделов в графе «Наименование» и подчеркиваются тонкой линией. Разделы спецификации идут в следующем порядке: «Документация», «Комплексы», «Сборочные единицы», «Детали», «Стандартные изделия», «Прочие изделия», «Материалы», «Комплекты».
В разделе «Документация» напишите обозначения и названия конструкторских документов, которые выпускаются на изделие. Первым, как правило, идет сборочный чертеж, затем прочая сопроводительная документация, например ведомость спецификаций, технологических документов, инструкции и т.д.
Внесите в разделы «Комплексы», «Сборочные единицы» и «Детали» наименования и обозначения соответствующих узлов или деталей, входящих в изделие. Располагать их рекомендуется в алфавитном порядке, а при одинаковом сочетании букв в обозначении – в порядке увеличения регистрационного номера.
Не забывайте указывать позицию (номер, под которым стоит деталь или сборочная единица на чертеже), формат листа, на котором изображен чертеж соответствующей детали. На сборочные единицы в спецификацию вводятся обозначения их спецификаций, поэтому для них в графе «Формат» проставьте «А4».
Заполните остальные разделы спецификации. В разделе «Стандартные изделия» запишите изделия, изготовленные по межгосударственным, государственным и отраслевым стандартам (например, крепежные изделия). В разделе «Прочие изделия» записываются изделия, примененные по техническим условиям (резисторы, конденсаторы и т.д.). В разделе «Материалы» указываются все примененные в изделии материалы и их количество (бумага, кабели и т.д.).
В компаниях, специализирующихся на продажах―практика определения окончательного ассортимента уже после подписания основного договора, стандартный рабочий момент.
Как правильно оформить сделку, если контракт заключён на долгосрочный период, а партии товара меняются с каждой поставкой?
В случае, когда на этапе заключения контракта партнёры не согласовали ассортимент товара, предусмотрена возможность прописать в договоре регламент его подбора.
То есть нужно перечислить, в каком порядке и какими документами будет определена номенклатура продукции на момент её отгрузки.
Один из таких документов - это спецификация к договору поставки , которая представляет собой его неотъемлемую часть также ассортимент можно указать в дополнительных соглашениях, в заявках и заказах либо товарных накладных и счет-фактурах, что обязательно указывается в контракте.
Информация этой статьи будет полезна частным предпринимателям и сотрудникам организаций, работающим над оформлением сделок.
Детально разберёмся в формах, научимся правильно заполнять документ, и приведём образец договора спецификации.
Для чего нужен это документ мы уже разобрали, теперь разберём его структуру. Словарь политехнических терминов привёл формулировку: спецификация - табличный бланк, указывающий состав изделия, содержащий обозначения основных компонентов, их название и количество.
К спецификации не предъявляются жёсткие требования и соответственно нет надобности в подобии единому образцу.
Форма спецификации к договору поставки произвольная и действует с момента подписания. Зачастую это таблица с необходимым количеством строк.
Ниже перечислен перечень возможных, но необязательных пунктов документа и зависят они от его разновидности.
- Данное дополнение к договору должно иметь наименование, порядковый номер и дату.
- Время последней корректировки с указанием ответственного лица.
- Фирменная марка либо логотип компании правообладателя.
- В спецификации, собранной из нескольких листов, указывается количество страниц и структура документа.
- Приводиться расшифровка аббревиатуры, перечисляются используемые термины и обозначения.
- Материальные условия сделки.
- Технические графики, чертежи и рисунки.
- Требования по технике безопасности.
- Указываются условия по сертификации продукции.
- Норма контроль с критериями проверки либо образцами.
- Ответственное лицо в работе над спецификацией.
- Сроки доставки.
- Условия отказа от товара или пересмотр характеристик.
- Условия оплаты, если таковые требуются и не прописаны в договоре поставки.
После двустороннего подписания―бланк уточнения приобретает статут полноценного юридического документа, равнозначного основному договору.
Судебная практика доказала: форма спецификации к договору купли/продажи и поставки, с проставленными подписями уполномоченных лиц и штампами покупателя, доказывает факт отгрузки товара.
Разновидности спецификаций
Наиболее распространённые виды спецификаций:
- Погрузочная - сопроводительный документ на поставляемую партию товара. При наличии отдельных грузовых мест, оформляется поместное перечисление.
- Приложение договора - основная составляющая документа поставки.
- Приложение к счёту - неотъемлемая часть расчётного документа.
Несмотря на то что спецификация, как было сказано ранее, не является единым установленным документом, в торгующих организациях принято использовать унифицированную форму спецификации к договору купли-продажи ТОРГ-10 (постановление правительства от 25.12.1998 №132).
Оформляется бланк на момент поставки и расфасовки товара для планируемой транспортировки и является первичным учётным документом для бухгалтерии.
Перечень товаров указывается в отдельных графах с указанием массы брутто, в том случае когда товар отпускается в таре, её масса прописывается на обратной стороне бланка.
Внимание! Для удобства работы со спецификаций, рекомендуется организациям поставщикам разработать свой бланк-шаблон и прописать это в учётной политике компании.
Заполняем документы правильно
Договор поставки должен обязательно ссылаться на спецификацию. Одного приложения образца недостаточно обязательно укажите, что это основной документ для данного контракта.
Образец договора спецификации печатается на отдельной странице, его необходимо подписать сторонами до реализации.
Без согласования вы рискуете приобрести товар, не соответствующий требуемым характеристикам, что неминуемо приведёт к судебным тяжбам и лишним финансовым затратам.
Отсутствие даже одной из росписей сторон, заключивших сделку, послужит причиной для невыполнения данной спецификации. Только двухстороннее подписание документа придаёт ему юридическую силу.
Договор и лист спецификации печатаются в нескольких экземплярах, по общему количеству партнеров по сделки.
Главное требование по заполнению: непременно в шапке должны быть указаны―дата подписания, порядковый номер с указанием к какому договору является приложением.
В крупных холдингах с одной и той же компанией могут быть оформлены разные договора, внимательно перепишете номер и дату заключения основного контракта.
Заполняя спецификацию, проверяйте верны ли реквизиты сторон―название поставщика и покупателя, указываются они вначале и в конце договора и обязательно должны соответствовать основному документу.
Повторимся, что наличие на спецификации росписей и штампа организации, а также указание даты - обязательны.
При нарушении перечня спецификации при реализации товара повлечёт штрафные санкции за невыполнение договорных условий.
Заключение долгосрочных контрактов на поставку с разбивкой на периоды с проверенными поставщиками гарантирует качество продукции, заполненный стокнот к договору станет ассортиментным перечнем в каждом случае отдельно.
Заблаговременно пропишите в основном документе условия и дату поставки и оплаты, по требованию и места разгрузки.
Помните правильное оформление документации убережёт предприятие от массы проблем со множеством проверяющих инстанций.
Одним из залогов успешного бизнеса является активный товарооборот, который не возможен без отлаженных механизмов поставки товаров. Прежде чем попасть к конечному потребителю, любой предмет торговли проходит долгий путь. На отрезке этого пути от поставщика к покупателю ключевым моментом, от которого напрямую зависит будущая прибыль, является грамотно составленный договор поставки с приложениями. Спецификация к договору поставки представляет собой одно из подобных приложений, о ней и пойдет речь в данной статье.
Как правило, в договоре между поставщиком и покупателем указываются основные условия поставки, способ оплаты, ответственность сторон. Перечислять все товары, поставляемые по договору, в самом документе, указывая их детальные характеристики, количество экземпляров, отдельную стоимость каждой единицы, попросту невозможно.
Это особенно проблематично, когда речь идет о длительном соглашении между поставщиком и покупателем, на основании которого продукция будет поставляться неоднократное количество раз. Именно поэтому в помощь сторонам оформляется дополнительное приложение –спецификация к договору поставки.
Важно! Спецификация к договору поставки является неотъемлемым приложением к основному документу, однако она не является самостоятельным документом и без самого договора поставки юридической силы не имеет.
Строгой формы спецификации к договору поставки, регламентированной законодательно, не существует. Как правило, составляется этот документ в виде таблицы, в которой отображается наименование поставляемой продукции, количественные показатели и ценовые значения. Документ оформляется в количестве двух экземпляров для каждой из сторон. В отдельных случаях, при наличии договоренности между сторонами, спецификация к договору поставки может быть составлена в альтернативном варианте и передана контрагенту в электронном виде посредством факса или электронной почты.
Для чего нужна
Спецификация к договору поставки представляет собой конкретизирующий инструмент заключенного между сторонами соглашения, в котором детализируется общее количество, стоимость и другие возможные характеристики отдельно взятой партии поставляемого товара. Приложение может быть составлено всякий раз при осуществлении поставки новой партии продукции, причем,неоднократное поступление товара будет происходить в рамках одного основного договора.
При необходимости в имеющуюся спецификацию можно внести корректировки или, расторгнув существующую, оформить новую. Расторжение спецификации или внесение изменений возможно по согласованию сторон, ввиду того, что данный акт представляет собой приложение к основному договору, следовательно, к нему применяются те же нормы законодательства, которые актуальны в отношении гражданско-правовых договоров.
Обязательна или нет
Спецификация к договору поставки, не являясь самостоятельным документом, не может быть обязательной. Если в рамках подобного договора речь идет об однократном поступлении продукции, смысл в составлении подобного приложения отсутствует, так как все ключевые моменты отражены в самом контракте на поставку.
В определенных случаях без спецификации просто не обойтись – без сведений, содержащихся в этом документе, могут возникнуть недоразумения между поставщиком и покупателем по поводу несоответствия характеристик доставленной продукции ожидаемым, что в свою очередь приведет к убыткам, а то и судебным тяжбам между сторонами. Кроме этого, в отдельных случаях без спецификации невозможно правильное формирование бухгалтерского учета организации, взаимосвязанной с поставкой или поступлением объектов торговли.
Важно! Перечисленные наименования продукции, ее стоимость и характеристики должны быть полностью идентичны описанию в товарной накладной.
Как составить
Как было сказано выше, закрепленного нормативно образца данного документа не существует, составить документ можно как в виде таблицы, так и списком. В спецификацию к договору поставки вносится следующая информация:
- Порядковый номер документа;
- Наименование поставляемой продукции;
- Количество доставляемого товара;
- Единицы измерения;
- Технические характеристики продукции, соответствие требованиям ГОСТа;
- Стоимость, в том числе, с учетом НДС;
- Дата заключения.
Обратите внимание! Дополнительно может быть внесена информация об упаковочных материалах, таре или о выполнении обязательных действий, связанных с поставляемой продукцией, например, монтажных работах.
Кроме вышеперечисленного, в приложение вносится информация о сроках доставки и месте привоза товара и реквизиты сторон.
Составленный документ скрепляется подписями ответственных лиц и печатями организаций. Документ становится действительным после его подписания каждой из сторон. Так выглядит примерный образец спецификации к договору поставки:
Расторжение спецификации
В силу ряда причин может потребоваться расторжение спецификации, либо внесение корректирующих дополнений или изменений. На основании положений статьи 452 ГК РФ, спецификация может быть расторгнута в том же порядке, что и сам договор, к которому она является приложением.
В случае возникновения подобной необходимости, контрагентам необходимо заключить соглашение о расторжении в письменной форме, после заключения которого можно оформлять новую спецификацию к договору поставки или же внести исправления в существующую. Соглашение контрагентов составляется в произвольной форме, отображая достигнутую договоренность по расторжению (внесению изменений) в имеющуюся спецификацию к договору поставки с указанием даты и порядкового номера расторгаемого документа.
Статья 429.1 Гражданского кодекса РФ разрешает заключать рамочный договор (договор, устанавливающий общие условия отношения сторон, которые затем конкретизируются в иных документах). Эта форма отношений удобна для длительных договоров поставки партиями.
В качестве документа, конкретизирующего условия договора, нами предлагается спецификация к договору поставки . Это краткое соглашение, являющееся частью рамочного договора. В нем обязательно предусматривается состав партии поставки (количество, ассортимент, цена товара), иногда другие условия (адрес склада грузополучателя, срок поставки и др.)
Конечно, можно предусмотреть в договоре, что предмет согласуется в товарных накладных и счетах-фактурах. Однако эти документы передаются непосредственно при исполнении обязательств по конкретной партии, а значит, лишают контрагентов возможности переговоров, заставляя покупателя принимать товар «как есть», а продавца - ждать оплаты в «разумный срок».
Примеры договоров поставки, условия которых рекомендуется конкретизировать спецификациями:
- контрагенты - крупные компании, подразделения которых (а значит, грузоотправитель и грузополучатель по договору) разбросаны по стране или миру;
- важны требования к качеству, а описать их одной фразой (с целью указания в накладной или рамочном договоре) затруднительно, например, для образца договора поставки оборудования со спецификацией ;
- цена на товар зависит от рынка и постоянно «скачет».
Форма спецификации для договора поставки: скачать бланк бесплатно
Спецификация - документ, родившийся на практике. Его содержание обусловлено назначением. Так, в спецификации обязательно указывается:
- частью какого рамочного договора она является (позволяет применить к данной партии товара правила договора поставки);
- состав партии товара.
Документ подписывается обеими сторонами и хранится вместе с договором.
Скачать образец спецификации можно по этой ссылке: Образец спецификации к договору поставки продукции .
Таким образом, образец спецификации к договору поставки разрабатывается вместе с типовым договором и является удобным инструментом согласования предмета, сроков, адресов поставки для отдельной партии товара.
Одним из самых популярных соглашений, о котором, вероятно, многие слышали, является договор на поставку товара. Залогом успешного бизнеса в этой сфере является быстро реализуемый товар. И инструментом для получения наибольшего процента реализации своих товаров является именно договор поставки.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
Даже вроде бы несущественная мелочь при составлении договора может привести к значительным потерям. Важно составлять грамотный, понятный и выгодный договор поставки и его составляющих.
Одной из таких составляющих договора на поставку товара, является спецификация, и именно о ней мы поговори в нашей статье. Спецификацию, прилагаемую к тому или иному договору поставки важно составить правильно, так как именно этот документ является неотъемлемой часть договора поставки.
1. Цель спецификации
Основной целью этого документа является конкретизация самого соглашения в плане детального уточнения количества и стоимости поставляемого товара.
2. Что такое договор поставки и спецификации к нему
Договором на поставку товара определяется обязанность сторон в выполнении конкретных действий указанных в договоре.
Сторонами договора поставки является:
- Поставщик. Обязанностью этой стороны является своевременная поставка товара, установленного количества и качества.
- Покупатель. Сторона, получаемая товар и производящая в соответствии с договором оплату.
Сроки договора поставки определяются сторонами, участвующими в договоре. Существует специальная форма рамочного договора поставки. Рамочная форма определяет основные положения о сотрудничестве и данные, о сторонах: покупателя и поставщика.
В рамках такого соглашения участниками договора подписывается основной договор поставки на определенный срок поставок, но приложения о товаре – спецификация может меняться. Спецификации в рамочном договоре поставки могут подписываться участниками соглашения несколько раз при необходимости поставки новой партии. То есть договор поставки подписывается один раз, а спецификация с указанием состава и количества товара проходит подпись в момент необходимости завоза новой партии товара.
Данные указываемые в спецификации к договору
Установленного единого образца спецификации к договору о поставке товара не существует в РФ. Каждый предприниматель оформляет этот документ в произвольной форме для конкретно своего случая.
Но существует основные сведения, которые подлежат внесению в спецификацию, они могут изменяться и корректироваться при необходимости. Этот документ практически всегда заполняется в форме таблицы.
Сведения, указываемые в спецификации
- Номер товара по порядку.
- Наименование поставляемого товара (в соответствии с накладной).
- Количество товара.
- Единица измерения товара.
- Сумма договора поставки.
- При необходимости указывается еще данные о таре и стоимости услуг дополнительных, предоставляемых к данному соглашению.
Важно: Именно в соответствии со спецификацией производится прием товара.
Форма спецификации
Как и было сказано ранее, установленной государственной единой формы спецификации не существует. Данный вид документа является инструментом, позволяющим идентифицировать и конкретизировать определенный поставляемый товар.
Именно поэтому он на протяжении действия всего договора может изменяться в количественных и качественных показателях. Сторонами могут добавлять и подписываться конкретные графы именно их условий поставки.
Важно: в самом договоре обязательно должна быть проставлена отметка о наличии спецификации. Эта отметка выставляется в разделе о порядке поставки, и обязана быть подписана обеими сторонами соглашения, в противном случае спецификация не имеет юридической силы.
Какие правила заполнения спецификации обязаны соблюдаться
- В самом договоре обязана быть ссылка или другой вид информационного уведомления о наличии в договоре поставки спецификации.
- Спецификация обязана быть заполнена на отдельном листе и подписана до того момента как товар получен.
- Товар, указанный в спецификации обязан быть согласован обеими сторонами.
- в самой спецификации обязаны стоять подписи обеих сторон в противном случае, документ будет недействительным.
- Обязательно документ обязан быть составлен в 2 экземплярах.
Порядок заполнения спецификации:
- Дата подписания спецификации в шапке спецификации.
- Номер документа.
- Данные о том, к какому именно соглашению спецификация является приложением.
- Реквизиты покупателя и поставщика.
- Правильное наименование организаций обеих сторон. Обязаны быть указаны дважды.
- Реквизиты сторон указываются в конце спецификации.
- Наименования сторон прописываются вначале.
- Печати и подписи сторон.
- Дата заключения этого документа.
Виды спецификации
- Спецификация, как неотъемлемая часть соглашения, которая является приложением к договору поставки.
- Спецификация, которая выступает частью расчетных документов и прилагается к счету.
- Отгрузочная товарно – сопроводительная спецификация на определенную партию поставляемого товара.
Характеристики спецификаций для текущей поставки
Когда существует необходимость, к спецификации могут быть приложены образцы товара для будущей поставки.
Какие поля в текущей спецификации обязаны быть указаны:
- Срок поставки.
- Стоимость товаров.
- Количество товаров.
- Гарантии.
- Номенклатура.
Изменение готовой спецификации
На производстве бывают разные случаи, и иногда требуется изменить спецификацию. Причин тому может быть много, от задержки поставки до отмены определенных товаров. Но какая существует вероятность того на практике, что спецификация может быть изменена?
При необходимости внести определенные изменения с составленную спецификацию следует помнить, что этот документ является частью договора и имеет юридическую силу.
В соответствии со статьей 452 Гражданского Кодекса России спецификация к договору поставки является приложением к договору и имеет юридическую силу, в связи с этим она может быть изменена и расторгнута по той же форме, как и сам договор поставки.
В случае необходимости изменить спецификацию к соглашению, это обязано быть по согласованию обеих сторон, и закреплено в письменной форме. После того, как стороны договорились об изменение спецификации обязательно необходимо составить новую спецификацию или внести изменения в существующую.
Обязательно после того, как ситуация разъяснилась и обе стороны согласны со спецификацией необходимо составить и пописать соответствующий документ в произвольной форме, в котором необходимо указать следующие данные:
- Сторонами установлена новая договоренность о необходимости внести изменения в спецификацию под номером №____.
- Указать дату старой спецификации: от ____.
- Указать номер договора поставки к спецификации, которого установлена новая договоренность: к договору №____.
- Изложить суть новой договоренности в определенном пункте спецификации и внести о нем пометки.
- Указать редакцию новой спецификации, если выбор пал на составление другой спецификации.
Важно: изменения могут повлечь составление новой спецификации или внесение изменений в существующую. В случае составления нового документа, будет 2 спецификации, в которой первая спецификация будет просто отменена новой правильной спецификацией.
Образец спецификации к договору поставки
| № п.п. | Наименование товара | Ед. изм. | Кол-во | Цена (руб.) без НДС | Цена (руб.) с НДС | Сумма (руб.) без НДС | Сумма (руб.) с НДС |
| 1 | шт. | ||||||
| 2 | шт. | ||||||
| 3 | шт. | ||||||
| 4 | шт. | ||||||
| Всего к оплате | |||||||
Общая сумма по спецификации: ___________________(_____________________________________________________) рублей, в том числе НДС – __________(_________________________________) рублей.
СРОК ОПЛАТЫ:
При не перечислении вышеназванной суммы в срок до «12» сентября 2015г. настоящая спецификация утрачивает свою силу, а Поставщик освобождается от обязанностей по поставке.
СРОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ И ПОСТАВКИ: Не позднее 30 (тридцати) календарных дней с момента внесения предоплаты в размере 100% от общей суммы спецификации.
ВИД ТРАНСПОРТА: ______________________________
ОТГРУЗОЧНЫЕ РЕКВИЗИТЫ: _____________________________________________ __________________________________________________________________________
Отгрузочные реквизиты могут быть изменены Покупателем не позднее чем за ____(____________) дней до наступления срока поставки.
Во всем остальном, не указанном в настоящей Спецификации стороны руководствуются положениями Договора поставки № 35 от «11»января 2013г.
ПОСТАВЩИК: ПОКУПАТЕЛЬ:
