Командировочный лист (бланк прилагается)

Действующее законодательство РФ не содержит такого понятия, как «командировочный лист». Обычно, говоря про командировочный лист, имеют в виду командировочное удостоверение.

Командировочный лист (командировочное удостоверение): обязательность составления

До 08.01.2015 трудовое законодательство РФ требовало оформления командировочного удостоверения при направлении работника в служебную командировку. Данный документ удостоверял срок нахождения работника в служебной командировке. С 08.01.2015 по общему правилу составление командировочного удостоверения не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Но работодатель в локальных нормативных актах, действующих на предприятии, может предусмотреть необходимость оформления командировочного удостоверения (ст. ст. 8 , 22 Трудового кодекса РФ). В этом случае при направлении работника в командировку командировочное удостоверение должно оформляться согласно установленному работодателем порядку.

Командировочный лист (командировочное удостоверение): форма и особенности заполнения

Форма командировочного удостоверения может быть разработана работодателем самостоятельно и утверждена в локальном нормативном акте либо работодатель может предусмотреть использование унифицированной формы № Т-10 , утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Если работодатель разработал и утвердил собственную форму командировочного удостоверения, то работник при оформлении данной формы должен следовать требованиям, указанным в локальном нормативном акте работодателя.

В случае применения работодателем унифицированной формы № Т-10, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, в командировочном удостоверении указываются.

Нужно ли командировочное удостоверение в 2019 году? Форму отменили, но применять ее не запретили, если руководитель включит бланк в учетную политику предприятия официально.

Порядок направления в командировки и оформления отчетности о служебной поездке в России изменился еще три года назад. Новые правила пока известны не всем, поэтому стоит уточнить, какие именно документы отменены и как они теперь используются.

Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили

Однако, для тех, кто незнаком с этими изменениями в нормативных актах, уточним, что командировочное удостоверение в 2019 году отменили. Фактически же Постановление Правительства № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" было подкорректировано законодателями еще в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015.

В соответствии с ними, работодатель теперь не обязан составлять по факту поездки командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. Эти документы в настоящее время отменили, однако их использование не запрещено. Если руководитель посчитает, что данные формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением официально утвержденного образца. Можно использовать унифицированную форму Т-10.

В связи с чем это возможно? Постановлением Правительства, как уже сказано, запрет на использование бланков не установлен, а многие бухгалтеры считают, что применение данных бланков очень эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (в частности, факт пребывания в пункте назначения). Его составление не обязательно по закону, но внутренними, локальными нормативными актами на предприятии эти формы могут быть утверждены для оформления служебных поездок, и в таком случае все сотрудники данной организации должны их применять.

Как подтвердить факт служебной поездки после отмены командировочного удостоверения

Отмена командировочных удостоверений была вызвана, по всей видимости, следующими соображениями:

• сократить документооборот компаний, что позволит разгрузить бухгалтерию от некоторой части работы;
• предоставить организациям большую свободу в организации делопроизводства и предусмотреть возможность самостоятельно разрабатывать бланки форм и отчетов.

В постановлении же указано, что время пребывания в служебной поездке теперь определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В качестве таковых можно рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус. Если подобных доказательств нет, срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талоном, квитанцией, оформленными в соответствии с требованиями нормативных актов, или иными бланками, подтверждающими факт заключения договора и его исполнения. Если и эти документы работник не сможет предоставить, подойдут иные, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке.

Если она заграничная, гражданин, по аналогии, может предоставить копии заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде, пересечении границы.

В случае использования транспорта предприятия или личного, факт пребывания в поездке устанавливается на основании служебной записки с отметкой в пункте назначения, к которой прилагаются подтверждающие расходы документы: чеки, квитанции на покупку топлива, путевой лист.

Командировочное удостоверение отменили, однако многие компании продолжают их использовать, переработав форму в своих интересах. Дело в том, что расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией, а по новым правилам доказать их деловой характер достаточно сложно.

В ходе осуществления поездок сотрудников в командировки одними из подтверждающих документов такого факта являются специальные командировочные листы , до недавнего времени обязательные к заполнению.

Как же сейчас обстоят дела с их оформлением – является ли оно строго обязательным, чем можно заменить подобные бумаги, какие предъявляются требования к их написанию?

Не так давно, всего лишь три года назад командировочное удостоверение являлось одним из строго обязательных документов, которые должны были составляться среди всех прочих бумаг, необходимых при направлении сотрудника в рабочую поездку.

Основным назначением такого документа являлось следующее:

1. Определение сроков пребывания в самой рабочей поездке.
2. Правомерность начисления определенной оплаты в качестве положенных суточных и прочих расходов, которые понес работник.
3. Подтверждение факта нахождения работника в командировке.

В настоящее время заполнение такого документа осуществляется только в том случае, если подобное требование указано непосредственно во внутреннем распорядке организации или компании, где официально трудоустроен работающий . Также на необходимость такого действия могут указывать положения о командировках или какие-то другие акты компании.

В том случае, если командировочный лист будет отсутствовать, вместо него вполне можно использовать билеты (на поезд, автобус, самолет и т.д.), чеки из мест, где проживал работник (гостиница, хостел и т.д.).

На данный момент удостоверение заполняется в том случае, если имеется отдельный приказ по поводу его оформления.

Кроме командировочного удостоверения работнику при выполнении поездки, сопряженной с расходами, могут оформляться такие документы :

1. Служебное задание – те функции, которые должен непосредственно выполнять сотрудник при своей поездке.
2. Отчет о работе, которая была проделана. Такой документ не является обязательным для бухгалтерского учета, он больше требуется для непосредственных начальников или руководителей лица, чтобы можно было судить о том, выполнил ли работник возложенное на него задание или нет.
3. Авансовый отчет – приложение, подтверждающее израсходование денег на определенные нужды.
4. Подтверждающие документы по найму помещения и проживания в гостиницах.
5. Билеты, подтверждающие суммы, затраченные на проезд.
6. Служебная записка и чеки, подтверждающие затраты по ГСМ, если сотрудник ездил на собственном транспорте.
7. Чеки за услуги такси (если политикой предприятия разрешено возмещать подобные расходы).

Форма и особенности оформления

Командировочный лист состоит из двух сторон – лицевой и оборотной . Заполнение каждой из них имеет свои особенности и правила.

Лицевая сторона

Заполнение сведений лицевой стороны начинается с момента направления сотрудника в командировку – указывается название компании – оно может быть полным или сокращенным. Также указывается код по справочнику ОКПО.

Кроме того, лицевой стороне содержится также такая информация :

1. Номер командировочного удостоверения – он назначается в соответствии со своим порядковым номером.
2. Фамилия, имя и отчество сотрудника.
3. Табельный номер работника.
4. При необходимости могут указывать данные документа, подтверждающего личность – его дата выдачи, серия и номер. В большинстве случаев в качестве него используют паспорт.
5. Должность направляемого в командировку, наименование отдела или подразделения, где он работает.
6. Информация о той стороне, которая фактически является принимающей. Сюда может заноситься название города или другого населенного пункта, а также организации, государственного органа или компании, в которой работает лицо. В том случае, если на момент направления сотрудника не известно точное название (когда он командируется для налаживания новых связей или поиска клиентов), разрешается указание исключительно страны и населенного пункта.
7. Непосредственная цель поездки (участие в командировке, заключение договора, обмен опытом и т.д.).
8. Количество дней, которое отведено работнику для самой поездки.
9. Подпись руководителя компании, печать организации, если таковая имеется.

Оборотная

Оборотная сторона командировочного удостоверения должна содержать в себе следующие данные :

1. Отметка о том, что сотрудник прибыл по непосредственному месту своего назначения – она ставится в той организации, куда он и был направлен в ходе поездки.
2. Также ставится отметка о том, что работник выбыл – таким образом фактически подтверждается факт того, что он определенное количество дней на самом деле провел, выполняя свои рабочие обязанности. Обязательно указывается город, в котором был сотрудник (не зависимо от того, что он отмечается и на лицевой стороне бланка), заново дублируются данные о ФИО.
3. Подпись руководителя компании и печать организации (аналогично, как и в случае с лицевой стороной, если только она имеется в наличии).

Стоит отметить, что при заполнении командировочного удостоверения очень важно соблюдать определенные правила как по самому содержанию лицевого и оборотного листов, так и по написанию всей необходимой информации.

В том случае, если по роду своей поездки работник направляется не в одно, а несколько мест – это могут быть как отдельные места в черте одного города, так и различные населенные пункты, то обязательно все они отображаются в строго хронологическом порядке . То есть сначала те, которые сотрудник посещает в первую очередь и так последовательно все остальные.

Такое требование связано с тем, чтобы работники бухгалтерии впоследствии могли проследить цепочку событий и начислить верную оплату.

Принцип заполнения командировочного удостоверения запрещает наличие каких-либо ошибок . Поскольку особенность оформления заключается в занесении данных несколькими организациями, то переписать бланк вряд ли представится возможным.

В связи с этим при наличии ошибок неверные данные аккуратно зачеркиваются одной чертой и сверху указывается новая верная информация. Факт достоверности исправления обязательно должен подтверждаться проставлением подписи ответственного лица и печати при ее наличии.

Поскольку в настоящее время создание и оформление командировочных удостоверений не является обязательным, то организация имеет право использовать другие перечисленные документы, которые могут подтвердить факт присутствия сотрудника или работника в той или иной поездке, связанной с выполнением рабочих обязанностей.

Стоит отметить, что на практике оформление такого документа гораздо удобнее во всех планах, поскольку даже подтверждающие документы не всегда легко упорядочить и привести к единой оплате средств за поездку сотрудника. При наличии командировочного листа все остальные бумаги служат как бы приложением к нему – такой документооборот значительно облегчает порядок хранения и обобщения бумаг организации .

При вынесении решения о ведении учета при помощи командировочных листов организация может использовать как свою разработанную форму, так и воспользоваться типовым бланком такого документа, которая является наиболее удобной – Т-10 .

Как оформить командировку в 1С, можно узнать из данного видео.

Последние несколько лет работодатели не обязаны пользоваться командировочными удостоверениями, так как командировочное удостоверение в 2019 году отменили. Однако этот документ может быть предусмотрен в организации, и у кадровиков могут возникнуть вопросы при его оформлении.

Отменили, но не запретили

Командировочные удостоверения в 2019 году не являются обязательными — такое правило действует с 2014 года, когда нормативным актом была принята отмена командировочных удостоверений (постановление от 29.12.2014 N 1595 . Но это не значит, что предпринимателям запретили этим документом пользоваться. Если в локальных нормативных актах компании он предусмотрен, его по-прежнему заполняют и выдают на руки работникам, отправляемым в командировки.

Сейчас рабочую поездку можно подтвердить служебной запиской, проездными билетами, а также отчетом о проделанной работе. Это важно в том случае, когда принимающая сторона отказывается заполнять справку о командировке, и сотруднику необходимо самостоятельно подтвердить отсутствие на рабочем месте по уважительной причине и свои расходы.

Разберемся, какая должна быть форма командировочного удостоверения в 2019 году и как его правильно заполнять.

Бланк документа на командировку и образец заполнения

Подчеркиваем, что это лишь рекомендуемая форма, поэтому на предприятии может быть установлен и иной образец. Тем не менее, большинство реквизитов должно совпадать, иначе по нему сложно будет определить, кто и по чьему распоряжению командирован.

Рассмотрим такой пример:

Главный инженер предприятия «Альтернативный сервис» Петров Семен Васильевич отправляется в поездку на неделю в соседний город, чтобы провести пусконаладочные работы деревообрабатывающих станков. Как заполнить командировочное удостоверение?

Шаг 1. Заполняем данные об организации работодателе

Вписываем наименование предприятия, а также восьмизначный ОКПО.

Шаг 2. Указываем исходные сведения о документе

Для этого необходимо присвоить ему номер, а затем указать дату составления.

Шаг 3. Вписываем сведения о командируемом сотруднике

Записать корректно фамилию, имя и отчество (при наличии) работника, его табельный номер, а также занимаемую должность. Ошибок быть не должно, поскольку такая справка всегда «сопровождается» документом, подтверждающим личность гражданина.

Шаг 4. Указываем место командировки

В предусмотренных для этого полях необходимо записать наименование предприятия, куда отправляется работник, с уточнением города, а при необходимости и страны.

Шаг 5. Записываем, какие задачи ставятся перед работником

Важно максимально точно указать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры четко поставленных задач:

• для проведения переговоров по вопросу о заключении договора о рекламе;
• для осуществления пусконаладочных работ дизельного генератора;
• для участия в судебном заседании по делу № ГКПИ100-1682.

Шаг 6. Рассчитываем длительность командировки

Необходимо записать даты отъезда и возвращения, а также указать количество тех дней, которые работник фактически проведет на территории иного населенного пункта.

Шаг 7. Вписываем персональные данные командированного

Поскольку на каждого сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, нужен отдельный документ и он является бумагой, подтверждающей отсутствие работника на месте, в него обязательно нужно вписать паспортные данные командированного. Вместо паспорта РФ можно использовать сведения из заграничного паспорта, если работать придется на территории другого государства. Если командируется работник-иностранец, записываем данные из документа, удостоверяющего его личность.

Шаг 8. Отдаем на подпись руководителю

Шаг 9. Заполняем оборотную сторону

Работодатель в левой части листа указывает, откуда и какого числа работник отравляется в командировку. Лицо, выполнившее эту запись, обязательно должно указать свою должность и Ф.И.О.

Шаг 10. Работник просит внести записи принимающую сторону

Если организация, куда направлен сотрудник, не ведет командировочные удостоверения, ответственное лицо в отделе кадров, бухгалтер или секретарь могут отказаться заполнять такой документ. В этом случае поля о прибытии и выбытии из населенного пункта остаются незаполненными. Подтвердить дату отбытия работник обязан билетами (путевым листом), служебной запиской.

Шаг 11. Ставим отметку о прибытии

По возвращении из командировки сотрудник должен отдать документ. Тогда же необходимо вписать дату окончания служебной поездки.

Напомним, правильно оформленные документы хранятся в отделе кадров или в бухгалтерии. На их основании можно компенсировать расходы организации и предоставлять дополнительные дни отдыха работнику. Срок их хранения — не менее 5 лет

Постоянно оформляя и подписывая ворох бумаг в рамках трудовых правоотношений с нанимателем, да и в других сферах личной и трудовой жизни, каждый из нас давно вынес для себя вывод о бесполезности и формальности большинства из них. Тем не менее все эти бумаги обязательны - этого требует законодательство в целях «подстраховки» от тех или иных непредвиденных неприятных ситуаций. Существуют, однако, и необязательные документы, которые напротив, имеют гораздо более глубокий смысл. Среди них - командировочное удостоверение.

Место командировочного удостоверения в процедуре командирования

Командирование сотрудника подразумевает оформление сразу нескольких документов

Командирование - достаточно сложный и относительно длительный процесс, который состоит не только из оформления документов, но и предварительной проверки возможности направления работника в поездку, получения его согласия при необходимости, выплаты аванса денежных средств на дорогу и пр. Каждый из этих процедурных моментов - обязательное требование трудового законодательства, прямо предусмотренное целым рядом норм (Главой 24 ТК и Положением о командировании №749 от 13.10.2008 г.).

Командировкой в соответствии с ТК считается поездка сотрудника в населённый пункт, отличный от того, где в соответствии с трудовым соглашением находится место его труда, по указанию нанимателя для выполнения связанных с должностными функциями заданий. Правовым основанием для командирования является изданный нанимателем распорядительный документ - приказ.

Процесс документального оформления командирования ни одним из отмеченных законодательных актов чётко не регламентирован. Не содержится в них и прямого требования об оформлении командировочного удостоверения, так же как и служебного задания, отчёта о его выполнении и пр. Все эти момент отнесены на усмотрение нанимателя, который в соответствии со ст. 22 ТК вправе отразить чёткий порядок и условия процедуры в собственных локальных НПА (к примеру, создать положение о командировании).

Для чего всё же нужно командировочное удостоверение

Командировка - хоть и не обязательный документ, но его практическое значение достаточно велико

Несмотря на то что командировочное удостоверение незаслуженно «обесценено» законодателем, этот документ имеет сразу несколько практически важных аспектов:

1. Подтверждение личности командированного, уточнение пункта назначения и цели поездки для контрагентов в месте командирования. Другими словами, приехав по месту назначения, работник предъявляет рассматриваемый документ, а принимающая сторона тем самым получает подтверждение цели его визита.
2. Подтверждение факта поездки для отправившей сотрудника стороны. На основании одного лишь приказа и отсутствия работника на месте в день командировки сложно судить о том, действительно ли он посетил пункт назначения, ведь в некоторых случаях задание можно выполнить и дистанционно. Командировочное удостоверение же содержит отметки о прибытии и выбытии, заверенные подписью и печатью принимающей стороны.
3. В пути к месту назначения и обратно работник может предъявить командировочное удостоверение представителю любого госоргана или предприятия, чем подтвердит факт своего служебного путешествия, его маршрут и цель.

Следует помнить, что командировочное удостоверение может служить подтверждающим документом и вообще действительно только при предъявлении паспорта или другого подтверждающего личность документа.

Какие моменты должны быть учтены в положении о командировании, как в локальном НПА организации

Для того чтобы в компании существовал чёткий механизм командирования, максимально продуманный и адаптированный к производственным реалиям, рекомендуется разработать и утвердить локальное положение в служебные поездки. Этот документ может предусматривать множество аспектов, подробно регламентировать все этапы командирования, а применительно к командировочному документу:

• закреплять его форму;
• устанавливать отделы и должности, ответственные за подготовку документа, проставление отметок о прибытии и выбытии;
• содержать правила ведения журнала регистрации удостоверений;
• определять должности, уполномоченные подписывать документ;
• устанавливать порядок проплаты расходов по командировке;
• регламентировать порядок и сроки хранения документа.

Как правило, за оформление документов в организации отвечает кадровик. Подписывает командировочные удостоверения руководитель организации.

Оформление командировочного удостоверения

Положением Госкомстата №1 от 05.01.2004г. утверждена две унифицированная форма для командировочного удостоверения - Т-10.

Унифицированная форма командировочного удостоверения утверждена Госкомстатом

С 2013 года эта форма не является обязательной к применению - каждый наниматель вправе разработать собственную, более удобную для применения.

Общие правила заполнения и обращения командировочного удостоверения в организации таковы:

1. Удостоверение заполняется и подписывается у руководителя работником, на которого возложены функции по оформлению командирования, после издания приказа о командировании.
2. На подпись руководителя, как правило, проставляется круглая печать организации (условие зависит от избранной формы удостоверения, порядка, установленного локальным НПА о командировках).
3. Удостоверение может быть зарегистрировано в специальном журнале регистрации подобных документов, если таковой ведётся на предприятии.
4. Перед выдачей удостоверения работнику ответственное лицо проставляет отметку о выбытии, заверяя её собственной подписью и печатью структурного подразделения (если таковая имеется).
5. Удостоверение выдаётся командированному сотруднику под роспись в журнале регистрации.
6. Работник по прибытии в пункт назначения и при убытии из него обращается к ответственному лицу принимающей организации за проставлением аналогичных отметок в удостоверении.
7. Прибыв в командировавшую его организацию, сотрудник вновь приходит к выдавшему удостоверение лицу, которое проставляет финальную отметку.
8. Форма удостоверения может предусматривать подпись начальника структурного подразделения, в котором работает командированный работник, который должен оценить, выполнено ли служебное задание.
9. Командированный сдаёт удостоверение в бухгалтерию для начисления выплат.

Журнал регистрации командировок оформляется в произвольной форме

Оплаченные командировочные удостоверения хранятся среди первичных учётных документов бухгалтерии в соответствии с установленными правилами их хранения, сдачи в архив и уничтожения. Согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 срок хранения командировочного удостоверения в организации составляет 5 лет.

Правила заполнения формы Т-10

Бланк формы Т-10 может быть заполнен как от руки, так и напечатан при помощи компьютерной техники. Однако важно помнить о том, что заполняется он исключительно на основании соответствующего приказа - именно оттуда берутся все данные.

Все данные для командировочного удостоверения содержит приказ о командировании

Если сведения о цели поездки (пункте назначения, дате поездки), обозначенные в удостоверении, не соответствуют указанным в приказе, такая командировка не может быть оплачена бухгалтерией.

Заполнению подлежат следующие графы лицевой стороны бланка Т-10:

• название компании - можно указать как полное, так и сокращённое, однако, оно должно полностью соответствовать наименованию, определённому уставными документами;
• номер регистрации удостоверения и дата его оформления - в соответствии с журналом регистрации командировок;
• табельный номер сотрудника - в соответствии с данными бухгалтерского учёта;
• Ф. И. О. командированного - полностью, без сокращений;
• название структурного подразделения, в котором трудится командированный;
• наименование его должности;
• пункт назначения - наименование компании, её адрес;
• цель командирования - указывается в точном соответствии с приказом;
• дата начала и окончания командировки (временные границ указываются без учёта времени нахождения в пути);
• реквизиты подтверждающего личность документа (паспорта, служебного удостоверения и пр.);
• подпись руководителя организации или другого уполномоченного лица, печать компании.

На лицевой стороне удостоверения проставляется подпись руководителя организации, ставится печать

Оборотная сторона бланка представляет собой отметки о выбытии и прибытии. Каждая отметка включает в себя:

• наименование населённого пункта (ничего другого здесь указывать не надо);
• дату;
• должность, Ф. И. О. и подпись лица, уполномоченного отмечать командировочные удостоверения в том или ином пункте назначения.