Как должен выглядеть чек ККТ?

Отметим, что переход на более свежую версию ФФД может сделать только специалист, обслуживающий онлайн-ККТ. А простой пользователь вряд ли сможет с этим справиться самостоятельно.

Некоторые аббревиатуры в чеке ККТ не так легко расшифровать. Поговорим о них отдельно.

ЗН ККТ в чеке: что это

ЗН - это заводской номер модели ККТ. Он указывается в заявлении при регистрации контрольно-кассовой техники (п. 2 ст. 4.2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ , далее - Закона N 54-ФЗ). Также после заключения договора с оператором фискальных данных последний уведомляет об этом уполномоченный орган и указывает в числе других сведений ЗН каждого экземпляра модели ККТ (п. 3 ст. 4.6 Закона N 54-ФЗ).

Но ЗН ККТ не является обязательным реквизитом. Поэтому обычно в чеке ЗН ККТ не пробивается.

Номер ФД, ФПД и РН ККТ в чеке: что это

Номер ФД - это порядковый номер фискального документа. Причем отсчитывается он с момента формирования отчета о регистрации ККТ (таблица 4 к Приказу). Поэтому номер ФД всегда больше обычного номера чека (зачастую значительно), который определяется за смену.

ФПД расшифровывается как фискальный признак документа. Это номер, который генерируется фискальным накопителем ККТ и передается оператору фискальных данных. Налоговики с помощью ФПД проверяют достоверность фискальных данных в документе. И он же нужен, чтобы проверить впоследствии, вносились ли в чек корректировки.

Регистрационный номер ККТ (РН ККТ) - это номер, который налоговики присваивают конкретному экземпляру ККТ при его регистрации (п. 3 ст. 4.2 Закона N 54-ФЗ). В отличие от заводского номера модели ККТ регистрационный номер ККТ является одним из обязательных реквизитов в чеке (п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ).

Что должно быть указано в чеке ККТ

Рассмотрим содержание чека на примере. ООО «Калейдоскоп» (ИНН 7718020166, электронная почта [email protected]), работающее на ОСН, установило 3 дня назад онлайн-ККТ:

регистрационный номер - 0001434817063456;
заводской номер экземпляра ФН (фискального накопителя) - 8712000109016432.

ККТ работает в режиме передачи фискальных данных в электронном виде в налоговый орган через ОФД.

Кассир Михайлова Екатерина Сергеевна открывает смену ежедневно. 16 августа 2018 года в 11-26 утра она продала клиенту - физическому лицу очки солнцезащитные марки Heritage OSE 1108 за 9990 руб. по адресу: 123011, г. Москва, ул. Графская, д. 12, павильон 47. Товар оплачен наличными. При продаже сформирован 6-й кассовой чек с номером фискального документа 261 на бумажном носителе и передан клиенту.

Тогда чек в бумажном варианте будет содержать такие реквизиты (последовательность строк в чеке может быть иной).

ООО «Калейдоскоп»	ИНН 7718020166
123011, г. Москва, ул. Графская, д. 12, павильон 47	16.08.2018 11-26
Электронный адрес:

(ФН) - это устройство, которое записывает, шифрует, а затем при помощи интернета перенаправляет информацию о совершённых кассовых операциях. Чип имеет ограниченный срок эксплуатации, который зависит от срока действия криптографического ключа и может быть 13,15 или 36 месяцев. Также существует три разновидности формата фискальных данных:

ФФД 1.0 – ранее был единственным существующим форматом, представляет собой ограниченную версию, так как количество формируемых реквизитов не соответствует требованиям действующего законодательства. С 01 января 2019 года, он считается устаревшим, поэтому выведен из эксплуатации.

ФФД 1.05 – по сути, является промежуточным звеном между 1.0 и 1.1, в нем исправлено большинство ошибок предыдущей версии.

ФФД 1.1 – новейший на сегодняшний день формат фискальных данных. Перевод на него всех ФН просто вопрос времени, но пока что нет вступившего в силу закона, обязывающего использование только этого формата.

Срок действия криптографического ключа, это условные временные рамки. Фискальные накопители имеют ограниченный ресурс памяти, и если он будет исчерпан раньше, чем истечет срок эксплуатации устройства, накопитель выйдет из строя и все кассовые операции будут заблокированы. Количество внесённых в память устройства фискальных документов не может превышать 250 000 штук.

Возможности ФН к шифрованию полученной информации

ФН – это устройство, созданное для хранения, защиты и передачи информации о сформированных фискальных документах. Корпус чипа опломбирован, на нём имеются ключи фискального признака.

Возможности фискального накопителя:

Сбор и обработка данных для формирования фискальных документов;

Создание фискального признака для выпуска фискальных документов;

Запись информации о совершённых кассовых операциях в ресурс памяти устройства;

Шифрование и перенаправление полученных данных ОФД;

Хранение криптографических ключей.

В комплекте с ФН имеется технический паспорт, в котором прописано наименование модели устройства, срок действия криптографического ключа, номер, присвоенный заводом изготовителем и другие реквизиты.

Обязательно ли устанавливать ФН в онлайн-кассу?

В соответствии с ФЗ №54, хозяйствующие субъекты, ведущие финансовую деятельность, должны производить расчёты, применяя KKT, оснащённую ФН. При помощи фискального накопителя данные о совершённых кассовых операциях в онлайн-режиме перенаправляются ОФД, который, в свою очередь, передаёт их по запросу в ФНС РФ.

Исходя их этого, появляется вопрос: нужно ли устанавливать ФН в KKM функционирующие в зонах, где нет покрытия сети интернет? В законе сказано, что все, осуществляющие торговую деятельность, KKM должны быть оснащены ФН. Это значит, что они должны быть установлены и в онлайн-кассы, работающие без выхода в интернет. Для таких касс предусмотрено только одно послабление, в виде разрешения не заключать договор с ОФД (во время регистрации KKM необходимо указать, что она будет работать автономно). Когда ресурс ФН будет исчерпан, собственник должен будет отнести его вместе с KKM в ближайшее отделение ФНС для изъятия сохранённых данных.

Предписания закона к ФН:

Защита от внешних угроз и сохранение информации о совершённых кассовых операциях в безопасности;

Шифрование и перенаправление полученной информации ОФД;

Формирование фискального признака;

Получение и анализ данных от ОФД;

Фиксация и сохранение реквизитов KKM и ОФД, внесённых во время процедуры регистрации;

Остановка создания фискального признака при нарушениях рабочего процесса, к примеру, если смена не окончена в течение суток;

Участвовать в создании фискальных документов;

Осуществлять подсчёт сформированных фискальных документов.

После закрытия архива фискального накопителя, собственник обязан сохранять его в течение пяти лет.

На ФН записываются следующие данные:

Данные о регистрации KKT;

Информация обо всех совершённых кассовых операциях;

Сообщения ОФД о получении высланных данных.

На официальном сайте ФНС РФ размещён перечень KKM, которые были допущены к использованию, эксплуатация других кассовых устройств незаконна и влечёт за собой административное наказание.

Типы фискальных накопителей и сферы их применения

В зависимости от срока действия криптографического ключа, ФН делится на 3 типа: 13,15 или 36 месяцев. Для каждой сферы деятельности обязательно использование конкретного типа.

Например, фискальный накопитель сроком действия на 13 или 15 месяцев используется хозяйствующими субъектами, если они:

осуществляют свою деятельность на OCH или сочетают её с другими;

ведут финансовую деятельность сезонного характера;

работают с акцизной продукцией;

являются платёжным агентом.

В случаях, когда деятельность хозяйствующего субъекта сопряжена с реализацией подакцизных товаров или KKM эксплуатируется в автономном режиме, фискальный накопитель проработает не более 410 дней.

Фискальный накопитель с ключом на 3 года может быть использован при любом режиме налогообложения, кроме OCH. Для такого оборудования предусмотрены следующие условия эксплуатации:

При использовании в стандартном режиме, при условии постоянной отправки данных ОФД, составляет 470 дней;

Если KKM эксплуатируется в автономном режиме, 410 дней.

При продаже подакцизной продукции, 410 дней.

Фискальный накопитель ФФД 1.1 «Инвента» с ключом сроком на 3 года используется при ведении финансовой деятельности на:

OCH - при условии, что организация предоставляет услуги населению;

ПСН, ЕНВД, ECXH, УСН.

Но есть ограничения, при использовании KKM в зоне без покрытия сети интернет - ФН будет функционировать 560 дней. Если организация занимается реализацией подакцизных товаров, срок использования ФН не превысит 410 дней.

Фискальный накопитель ФФД 1.1 «РИК» используется на любом режиме налогообложения, но при этом имеет ограничения срока действия до 410 дней для хозяйствующих субъектов:

ведущих деятельность на OCH;

реализующих подакцизные товары;

осуществляющих деятельность по предоставлению услуг населению;

функционирующих в автономном режиме.

Для остальных режимов налогообложения, в случае автономной работы, срок использования составит 510 дней, а в случае реализации акцизных продуктов 410 дней.

В июле 2019 года многие организации и предприниматели впервые столкнулись с применением контрольно-кассовой техники, а кому-то еще предстоит перейти на онлайн-ККТ (см. « »). Однако не все знают, что кроме чеков касса создает и другие документы. В сегодняшней статье эксперты сервиса « » расскажут о том, что, когда и для чего нужно формировать на кассе.

Что такое фискальные документы

Документы, которые создаются кассой (то есть кассовым аппаратом), называются фискальными. Согласно Федеральному закону (далее — Закон № 54-ФЗ), все фискальные документы должны передаваться с кассы в налоговый орган через оператора фискальных данных (ОФД). В ответ на любой из этих документов оператор отправляет на кассу свое подтверждение (если обработка документа прошла успешно). Рассмотрим, какие существуют фискальные документы.

Отчет о регистрации контрольно-кассовой техники

Данный отчет формируется на кассе один раз при первичной регистрации ККТ в налоговой инспекции. В нем отражается, какой налогоплательщик и какую именно кассу ставит на учет, где она будет установлена, в каком режиме будет работать и через какого ОФД передавать данные.

Также в этом отчете содержатся следующие параметры: фискальный признак документа, номер фискального документа, дата и время получения фискального признака. Эти данные нужно указать в личном кабинете на сайте nalog.ru.

В завершение процедуры регистрации кассы ФНС сформирует электронную карточку регистрации ККТ. Только после этого на кассе можно будет законно вести расчеты.

Отчет об открытии смены

С этого отчета начинается каждая новая смена на кассе. Если такой отчет не сформировать, смена не будет открыта и касса не сможет печатать чеки. Отчет об открытии смены содержит следующую информацию: номер смены; данные кассира, который ее открыл; дата и время открытия смены.

Кассовый чек и бланк строгой отчетности

Кассовый чек формируется на ККТ при каждой оплате, в том числе при поступлении на расчетный счет продавца средств от физического лица, а также при возврате товара.

Закон № 54-ФЗ приравнял бланки строгой отчетности (БСО) к кассовым чекам. Так, БСО должен содержать те же реквизиты, что и кассовый чек. При этом формировать такие бланки можно только с помощью специальной ККТ — автоматизированной системы для БСО (см. « »).

Отчет о закрытии смены

Каждый раз, когда заканчивается работа на кассе в рамках смены, нужно формировать отчет о закрытии смены. Чаще всего такой отчет делается один раз в день. Напомним, что смена на кассе не должна превышать 24 часа. Если смену не закрывать дольше суток, то касса перестанет формировать чеки. Чтобы снова начать продажи, нужно будет закрыть старую смену.

Что же отражается в отчете о закрытии смены? Во-первых, номер смены, дата и время закрытия смены, количество чеков, которые были сформированы в течение смены.

В-третьих, именно в отчете о закрытии смены появляется уведомление о том, что пора менять фискальный накопитель (ФН). Это произойдет, если до конца срока действия ФН осталось меньше 30 дней, либо его память заполнена на 99%.

И наконец, отчет о закрытии смены может содержать обобщенные сведения по продажам: на какую сумму продано товаров за смену, какая часть этой суммы получена наличными, а какая электронными средствами, общая сумма НДС по проданным товарам. Отметим, что в настоящее время указание этой информации в отчете о закрытии смены не является обязательным требованием, поэтому в отчете ее может и не быть. Но эти сведения всегда можно посмотреть в личном кабинете оператора фискальных данных, например, в личном кабинете « ».

Кассовый чек коррекции

Закон № 54-ФЗ позволяет применять чек коррекции «при выполнении корректировки расчетов, которые были произведены ранее», но не оговаривает, в каких именно ситуациях это можно сделать. На практике чек коррекции используется, когда в момент расчета не была применена ККТ — кассир взял деньги, но кассовый чек не создал. Например, это может произойти, если отключилось электричество, но магазин продолжил работать. Также чек коррекции понадобится, если при оплате картой через терминал эквайринга операция была проведена, но кассир не пробил кассовый чек.

На чеки коррекции налоговая инспекция обращает особое внимание. Дело в том, что неприменение ККТ — это повод для штрафа по статье КоАП РФ а чек коррекции позволяет избежать соответствующего наказания. Поэтому по каждому такому чеку налоговики вправе запросить объяснения.

Прежде чем сформировать чек коррекции, нужно составить оправдательный документ (акт или служебную записку), присвоить этому документу номер, указать дату, время и причину, по которой расчет был осуществлен без применения ККТ. Далее следует сформировать чек коррекции. В нем указывается сумма, на которую не был выдан чек, а также в качестве основания для коррекции — дата, номер и наименование оправдательного документа. После этого нужно сообщить налоговому инспектору, что при расчете не была применена ККТ, но вы исправили эту ситуацию с помощью чека коррекции.

Отметим, что если кассир пробил кассовый чек с ошибками, или покупатель возвращает товар, формировать чек коррекции не надо. В таких случаях необходимо создать обычный кассовый чек с признаком «возврат прихода». (Также см. «Чек коррекции: когда применять нужно, а когда нет » и « »).

Отчет о текущем состоянии расчетов

Данный отчет позволяет, в частности, выяснить, какие кассовые чеки не были переданы оператору фискальных данных, и с какого времени прекратилась передача данных.

Как уже было сказано выше, если фискальные данные не пересылаются оператору дольше 30 дней, ККТ блокируется. Поэтому если вы не уверены, что данные уходят к ОФД, нужно сформировать отчет о текущем состоянии расчетов. Отметим, что этот отчет можно создать в любой момент, и даже после закрытия смены.

Отчет о закрытии фискального накопителя

Фискальный накопитель — это устройство, которое шифрует и хранит все созданные на кассе документы. Отчет о закрытии фискального накопителя создается перед тем, как возникла необходимость достать ФН из кассы. Это понадобится, если заканчивается срок действия фискального накопителя, объем его памяти или же когда необходимо снять ККТ с учета. При этом предварительно нужно убедиться, что все фискальные документы были переданы в адрес ОФД. Это можно проверить в отчете о закрытии смены.

В отчете о закрытии фискального накопителя содержатся реквизиты, которые нужно ввести при перерегистрации кассы в связи с заменой ФН или при снятии ее с учета: дата и время получения фискального признака, номер фискального документа, фискальный признак. Эти данные можно найти в личном кабинете ОФД (либо необходимо сохранить распечатанный отчет о закрытии ФН).

Подробнее о процедуре замены фискального накопителя см. «Как заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе ».

Отчет об изменении параметров регистрации ККТ

Если меняются любые данные, заявленные при регистрации кассы, нужно провести процедуру перерегистрации — скорректировать настройки самой кассы, а также указать новые данные в личном кабинете на сайте nalog.ru.

Например, перерегистрация ККТ необходима в следующих случаях: замена фискального накопителя; изменение места установки кассы (в том числе перенос кассы в другой офис в пределах одного здания); начало продаж подакцизного товара и т.д.

В процессе перерегистрации ККТ формируется отчет об изменении параметров кассы. Он содержит причину перерегистрации кассы, а также все реквизиты, указанные в отчете о регистрации ККТ, но уже с измененными значениями.

Чтобы завершить перерегистрацию ККТ, нужно в личном кабинете на сайте nalog.ru ввести данные из отчета об изменении параметров регистрации, сформированного на кассе.

Полный комплект для онлайн-ККТ «четыре по цене одного»: по цене кассы вы получите кассу, ОФД, настройку ККТ с регистрацией в ФНС и товароучетную систему

Ошибка в чеке при работе по онлайн-ККТ. Исправление ошибки до и после окончания смены.

Вопрос: по онлайн - кассе пробили оплату от покупателя, кассир ошибся и пробил сумму в несколько раз больше чем получил. чек коррекции в организации не используется, какие документы нужно в таком случ? в нашей ситуации нам нужно выдать денежные средства, проведение операции по онлайн - кассе, это первый шаг, а что приложить к РКО в кассовой книге

Ответ:

Руководитель принимает решение, что кому делать. Например, кассиру-операционисту – выговор, лишение премии и т. п., бухгалтерии – учесть фактические данные и отразить в учете без ошибок и т. д.

Обоснование

Какие документы оформлять при работе с ККТ

Чек не пробили вовремя или пробили с ошибкой

Кассир может не сформировать чек при расчете или ошибиться в сумме. В первом случае нужен чек коррекции , во втором – чек с признаком «возврат прихода» .

Ситуация: что делать, если кассир-операционист пробил кассовый чек с ошибкой в сумме платежа

Все зависит от того, когда обнаружили ошибку.

Если ошибку нашли до окончания смены, пробивайте чек с признаком «возврат прихода» и формируйте чек правильно. В дополнительном реквизите указывайте фискальный признак документа (ФПД) неправильного чека.

Если ошибку выявили после окончания смены, оприходуйте в кассу денег ровно столько, сколько на самом деле. Получается меньше, чем пробито по кассе. Потребуйте объяснений у кассира-операциониста.

Затем кассир-операционист пишет объяснительную записку с изложением сути своих ошибочных действий с приложением копий ошибочного чека.

Помимо обязательного порядка применения ККТ, закон 54-ФЗ также регламентирует и действия в случае поломки фискального накопителя (пункт 8.2 статьи 4.2).

В письме от 12 декабря 2018 года № ЕД-4-20/24091@ ФНС дополнительно разъяснила порядок действий при неисправности ФН. Что же делать в таком случае? Давайте разбираться по порядку.

Что такое ФН?

Отличие онлайн-касс от ККТ прежнего образца заключается в отсутствии фискальной памяти, а также электронной защищенной контрольной ленты (ЭЗКЛ). Их функции в онлайн-кассе выполняет фискальный накопитель. ФН представляет собой шифровальное средство защиты и хранения фискальных данных, которое находится в опломбированном корпусе.

Статьей 4.1 закона 54-ФЗ регламентированы следующие требования, согласно которым фискальный накопитель должен:

обеспечивать противодействие угрозам безопасности информации (фискальных данных);
иметь возможность осуществлять шифрование фискальных документов, передаваемых оператору фискальных данных в электронной форме, и расшифровывание полученного от оператора фискальных данных подтверждения оператора;
обеспечивать формирование фискального признака документов, имеющего длину не более 10 цифр, с использованием ключа фискального признака документов, а также формирование фискального признака сообщений и проверку фискального признака подтверждения, используя ключ фискального признака сообщений;
обеспечивать аутентификацию и проверку достоверности подтверждений оператора, защищенных фискальным признаком подтверждения;
обеспечивать однократную запись в своей памяти регистрационного номера контрольно-кассовой техники и идентификационного номера налогоплательщика пользователя;
обеспечивать многократную запись в своей памяти информации об операторах фискальных данных и иных сведений, введенных в контрольно-кассовую технику при формировании отчета о регистрации;
формировать фискальный признак для каждого фискального документа;
исключать возможность формирования фискального признака для фискальных документов при продолжительности смены более 24 часов, за исключением отчета о закрытии смены.

Помимо этих требований также существуют государственные реестры, содержащие перечни ККТ и ФН, и официальный список ОФД.

Использование онлайн-касс с ФН, сведения о которых отсутствуют в этих реестрах, не допускается.

Если ФН неисправен

В первую очередь, необходимо отправить накопитель на экспертизу его производителю. Если выяснится, что неисправность возникла из-за заводского брака, экспертиза будет бесплатной.

На время проведения экспертизы необходимо уведомить налоговую инспекцию о перерегистрации ККТ или её снятии с учета. Это необходимо сделать в течение пяти дней с момента поломки.

После завершения экспертизы производитель направит заключение пользователю и в ИФНС. Это должно произойти не позднее, чем через 30 календарных дней после получения ФН для экспертизы.

Заключение должно содержать следующие данные:

заводской номер ФН;
сведения о выявленном заводском браке (при его наличии);
информация о возможности считать фискальные данные с накопителя.

Если считывание данных с ФН по заключению производителя возможно, пользователь должен сообщить об этом в налоговую инспекцию. Срок – не более 60 дней с момента подачи заявления о перерегистрации или снятия с учета ККТ.

Необходимо учитывать, что в случае неисправности фискального накопителя уполномоченный орган имеет право устанавливать порядок действий пользователя и производителя ФН.