Необходимость в перепроведении ранее созданных документов в 1С 8.3 чаще всегда возникает тогда, когда вы внесли какие-либо изменения в документ прошлого периода. В такой ситуации все последующие документы могут оказаться некорректными.
Приведем простой пример. У вас было 100 единиц товара на складе. В январе вы списали 50 единиц и в феврале 50. Через какое-то время вы зашли в первый документ и изменили в нем количество на 100. В результате документ от февраля будет неправильным, так как получилось так, что в феврале остатка данного товара уже нет.
В данной статье мы расскажем вам, как можно осуществить групповое перепроведение документов в 1С 8.3 Бухгалтерия, как штатными средствами, так и при закрытии месяца.
Для начала разберемся где найти обработку перепроведения в 1С. Функционал доступен в меню «Все функции».
В том случае, когда у вас нет меню «Все функции», попробуйте его включить. Для этого перейдите в «Сервис» и выберите пункт «Параметры».
В появившемся окне установите флаг на пункте «Отображать команду «Все функции»». Если вы не нашли в настройках такого пункта, обратитесь к системному администратору за предоставлением расширенных прав доступа.
После того, как вы все-таки смогли запустить команду «Все функции», перед вами откроется показанное на изображении ниже окно. Перейдите в раздел «Стандартные» и выберите пункт «Проведение документов».
Перед вами откроется форма настройки перепроведения документов.
Проведение документов
На первой вкладке сначала нужно указать период. По умолчанию он равняется месяцу до текущей даты. Если в программе учет ведется уже давно и накопилось внушительное количество документов, крайне не рекомендуется устанавливать большой период, так как время выполнения операции может сильно затянуться. Так же при возникновении ошибок, их будет неудобно исправлять.
Справа от периода расположены две надстройки для указания того, какие документы проводить. По умолчанию установлены обе.
Если вам нужно перепроводить те документы, которые уже проведены, установите флаг в пункте «Перепроводить проведенные». В том случае, когда вам нужно провести те документы, которые на текущий момент не проведены, установите флаг на втором пункте – «Проводить непроведенные». Данные надстройки можно устанавливать как совместно, так и по отдельности.
Перейдем дальше – к выбору самих документов. На данной форме вы видите две табличные части. В левой расположены все доступные для выполнения данной операции документы. В правой – выбранные вами, проведение которых будет осуществляться. Добавлять и удалять документы в правую таблицу можно как по кнопкам, так и двойным щелчком левой кнопки мыши.
В самом низу окна для вас доступна еще одна настройка под названием «Прекращать проведение при возникновении ошибки». При необходимости вы можете ее установить.
Обратите внимание, что одновременно вы можете перепровести несколько документов, добавив их в список справа. Так же крайне желательно одновременно перепроводить связанные документы. В нашем примере вы выбрали документ «Поступление (акты, накладные)». Было бы нелогично и некорректно одновременно с ним выполнять данную операцию с кадровыми документами.
После того, как вы все настроили и перепроверили, нажмите на кнопку «Провести».
Восстановление последовательностей проведения документов
На данной вкладке вы можете запустить выполнение восстановления границы последовательности. Вы можете восстановить границу, как по определенному типу документов, так и по всем.
Перепроведение документов при закрытии месяца
Кроме описанного выше способа, перепроведение документов будет доступно при закрытии месяца. Данная обработка определит правильность установленной границы последовательности документов.
В том случае, когда граница будет нарушена, т. е. установлена не на самом последнем документе закрываемого месяца, обработка по закрытию месяца предложит вам перепровести документы. В результате перепроведения последовательность восстановится.
Главным отличием описанных в данной статье способов массово провести документы является то, что в первом случае мы задаем конкретный период и документы. Кроме этого мы можем выбрать, перепроводить уже проведенные, либо провести те, которые не были проведены. Обработка закрытия месяца учитывает только уже проведенные документы.
При исправлении документов задним числом почти всегда в 1С 8.3 требуется перепроведение документов, имеющих дату и время больше, чем у документа, который исправляли. Рассмотрим, как исправить это и как перепровести документы в .
Перепроведение документов в 1С 8.3 Бухгалтерия специальной обработкой
Обработка группового перепроведения находится в меню « «:
Обычно по умолчанию, даже если у пользователя есть полные права, этот пункт меню не виден. В этом случае нужно зайти в меню «Сервис», далее «Параметры»:
И установить соответствующий флажок:
Если «Сервис» недоступен, обратитесь к специалисту, который настраивал .
Итак, выбираем команду «Все функции». В открывшемся окне выбираем в разделе «Стандартные» строку «Проведение документов»:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Откроется окно обработки проведения:
На закладке «Проведение документов» выбираются типы документов, которые нужно провести или перепровести (в зависимости от настройки флажков).
Внимание! Если Вы планируете только перепровести уже проведенные документы, но не желаете проводить не проведенные документы, обязательно снимите флаг «Проводить проведенные»:
Очень важно правильно установить период, за который будут выбраны документы, особенно если база данных большая. Процедура проведения длительная и оказывает большую нагрузку на сервер. Желательно перепроведение запускать, когда в программе больше никто не работает.
Кроме этого, желательно знать, какие виды документов связаны.
Например, если следует перепровести документы, связанные с товародвижением, не стоит добавлять в список документов на перепроведение связанные с зарплатой.
Для удобства программа может сама отслеживать изменение (при проведении/перепроведении автоматически устанавливается на этот документ). Причем их можно настроить несколько, в зависимости от типов документов. Восстановить границу последовательности можно на закладке «Восстановление последовательностей»:
В процессе работы у пользователей 1С часто возникает множество вопросов: как в 1С поменять время документов, дату, автора, вид и прочие характеристики. Чтобы сделать это не нужно обладать глубокими компьютерными знаниями. Для комфортной работы достаточно запомнить несколько простых команд.
Как изменить время проведения документа?
Такая задача, как поменять местами документы в 1С, часто возникает перед множеством пользователей. Документы в базе следуют один за другим, в зависимости от времени и даты их проведения. Поэтому сделать перестановку объектов возможно только одним способом.
Последовательность объектов в очереди изменится после того, как поменять время документа в 1С 7. Для этого необходимо, чтобы он был непроведенным. Отменить проведение одного или группы документов можно следующим образом:
перейти в меню «Сервис»-«Обработка документов»;
выбрать период и вид документов;
нажать «Отменить проведение документов».
Чтобы поменять время документа, как в 1С 7.7, так и в других версиях программы, нужно выбрать необходимый документ и перейти в меню «Действия»-«Изменить время». После этого откроется окно для указания времени. Выглядит оно так же, как и то, которое появляется при создании нового документа.
Если изменения нужно внести для большого количества объектов, поменять время проведения документов в 1С как можно быстрее, поможет функция «Изменение выделенных элементов». Она предоставляет возможность выделить все нужные документы и изменить их, вместо того, чтобы вносить правки для каждого отдельно. Доступна эта функция в конфигурации 1С: Бухгалтерия 8.
Как поменять дату в документе в 1С?
Иногда пользователю нужно провести документ под другой датой, или же изменить ее, если на компьютере она была установлена неверно. Чтобы это сделать, в первую очередь, так же необходимо изменить статус документа и сделать его непроведенным, так как поменять дату проведенного документа в 1С не получится. После того как статус будет изменен, можно будет поменять и дату. Это можно сделать отдельно для каждого документа или сразу для нескольких. Дату группы документов можно изменить тем же способом, что и время, используя выделение объектов.
Перед тем как поменять дату в документе 1С: Розница, необходимо убедиться, что права пользователя позволяют внести изменения. Для этого в Настройках пользователя нужно поставить галочку возле пункта «Доступность поля «Дата». Если этого не сделать, изменить дату не получится.
Также существует такая функция, как поменять дату запрета документов в 1С. Ее используют в тех случаях, когда нужно запретить пользователям вносить изменения в некоторые документы. Чтобы сделать это, необходимо выполнить следующие действия:
перейти в меню «Администрирование»-«Поддержка и обслуживание»;
установить галочку возле пункта «Дата запрета изменения» и перейти в раздел его настройки;
выбрать нужную дату.
Номер документа в 1С 8: как поменять?
В 1С каждый документ имеет свой порядковый номер, который присваивается ему автоматически. По умолчанию вносить изменения в номера запрещено, чтобы избежать ошибок и не нарушать последовательность. Но при необходимости это возможно сделать, если знать, как поменять нумерацию документа в 1С.
Для начала нужно активировать возможность редактирования нумерации. Чтобы сделать это необходимо:
открыть раздел «Сервис»-«Служебные»;
перейти в «Настройку стратегии нумерации»;
выбрать документы, которые будут подвергаться изменениям;
разрешить изменения в колонке «Редактирование номера».
Теперь можно переходить непосредственно к тому, как в 1С поменять номер кассового документа. Открыв нужный, необходимо перейти в меню «Действие»-«Редактировать номер», и вручную внести правки. После этого нужно подтвердить изменения после предупреждения программы о возможных последствиях.
Префикс номера прописан в разделе «Организации» и автоматически присваивается всем документам. Чтобы отдельно поменять префикс документа в 1С, нужно ввести его в том же окне «Действие»-«Редактировать номер». Для редактирования префикса справочника нужно выбирать «Действие»-«Редактировать код». Все последующие документы, которые будут создаваться, будут иметь заданный пользователем префикс.
Перед тем как поменять номера кассовых документов в 1С, нужно помнить, что это может привести к сбоям в работе целого предприятия. Такие изменения нужно вносить только при острой необходимости, соблюдая все нормы. Нарушение правильной нумерации и, соответственно, последовательности документов в базе может привести к исчезновению важной информации, ошибкам в составлении бухгалтерских отчетностей и другим неточностям.
Если номера документов все же сбились, существует возможность автоматически поменять нумерацию документов в 1С с помощью «Экспресс-проверки ведения учета». Открыть ее можно в меню «Отчеты»-«Анализ учета». Обнаружив ошибки в номерах, система проверки предлагает автоматически устранить их и восстановить правильную нумерацию. Перед тем как выполнить обработку, рекомендуется сделать копию базы данных, чтобы избежать потери важных сведений.
Как поменять автора документа в 1С?
Иногда пользователям необходимо изменить автора документа. Зачастую такая потребность возникает при приеме на работу новых сотрудников или же увольнениях. Существует несколько способов внести подобные правки.
В зависимости от версии программы, можно поменять исполнителя в документах 1С как с конфигуратором, так и со стандартной обработкой. Гораздо проще сделать это, используя обработку программы. Для этого нужно:
открыть «Сервис»-«Универсальные обработки»-«Групповая обработка документов и справочников»;
выбрать тип документов, нажать «Добавить»;
в новом окне выбрать необходимые документы;
в поле «Действие» выбрать «Изменить исполнителя»;
выбрать пользователя.
Таким способом можно поменять автора документа в 1С 8, для других версий нужно будет использовать конфигуратор. Для каждого документа в общие реквизиты необходимо вписать процедуру «Ввод нового»: «Автор=Имя пользователя()». После этого в журналах документов необходимо выполнить: «Вставить»-«Графы»-«Автор».
Изменить другие характеристики документов в 1С
Можно в 1С поменять вид документа как реализации, так и другой бухгалтерской документации. Для этого нужно кликнуть на документ в списке реализаций и выбрать пункт «Изменить вид операции». В появившемся окне требуется сделать необходимые изменения и сохранить их.
С помощью конфигуратора можно поменять представление документа в 1С. Чтобы сделать это, нужно:
открыть окно «Конфигурация»;
выбрать нужный объект;
перейти в меню «Реквизиты»-«Формы»;
отредактировать представление и сохранить.
Стандартная «Групповая обработка документов и справочников» поможет решить и такую проблему, как поменять валюту документа в 1С. Она отбирает документацию с другой валютой, заменяет ее и снова проводит документы. Обработка считает неверной ту валюту, которая не является валютой регламентированного учета.
Часто пользователи попадают в ситуации, когда нужно изменить печатную форму документов. Если нужно поменять в 1С печатный документ, сначала стоит убедиться, что редактирование разрешено. Внести изменения можно будет только в том случае, когда кнопка «Только просмотр» на верхней панели будет неактивной. После этого, открывая разделы «Таблица»-«Вид»-«Редактирование», пользователь сможет вносить правки и поменять текст в документе в 1С 8.
Ответы на вопросы по 1С
Специалисты компании «Сетби» предоставляют полный пакет услуг для внедрения, настройки и программирования продуктов 1С. Мы берем под контроль все аспекты технической поддержки вашего предприятия. Если вы уже начали работать с 1С и хотите узнать, как поменять документы в 1С, обращайтесь к нам, мы поможем разобраться во всех нюансах работы. Оставьте свои контакты на нашем сайте, и менеджеры свяжутся с вами для согласования деталей сотрудничества.
Важной особенностью 1С Бухгалтерииявляется дата и время проведения документов в 1С, особенно для начинающих работать на Платформе 8.
Всегда нужно помнить, что документы в 1С Бухгалтерии 8 (также как во всех программах 1С 8-ки) содержат дату и время документа с точностью до секунды. Дата и время документа называется моментом времени документа и однозначно определяют положение документа на оси времени.
Из этого очевидного факта следует, что никак не возможно провести расходный документ в 1 С раньше чем был проведен приход по списываемой позиции. То есть, хронология приходных и расходных документов имеет четкую логику с точностью до секунды!
Тем не менее, часто возникают вопросы с проведением расхода номенклатуры: есть остатки номенклатуры по оборотно-сальдовой ведомости на складе, а документ расхода никак не проводится как раз потому, что дата, а скорее всего время документа расхода получается раньше прихода. А на время проведения документов в 1C как раз и не обращают внимания.
Изменить дату и время проведения документа нетрудно. Для этого нужно внести изменения в соответствующее поле ввода. За исключением тех случаев, когда программа сама определяет время проведения операций. На картинке внизу можно посмотреть (кликабельно).
Важно: если 1С не списывает номенклатуру, которая заведомо есть в остатке, то первым делом необходимо проверить точные даты проведения документов прихода и расхода и выполнить хронологическую настройку последовательности операций.
Именно по этой причине все регламентные документы в 1 С 8 (например, «Закрытие месяца») проводятся последней секундой последнего числа месяца (например: 31.01.2013 23:23:59), а первичные документы наоборот никак нельзя проводить этим моментом времени.
Дата проведения документа в 1С Бухгалтерии 8
Как определить дату проведения документов 1С?
Как правило, дата проведения документов 1С совпадает с моментом времени самого документа, который вводится в поле документа «Дата» и содержит дату и время.
Но в общем случае, программа 1С не всегда проводит документ имено тем моментом времени, который установлен в поле дата. В качестве примера можно посмотреть документ «Начисление налогов (взносов) с ФОТ», который используется при . Он не имеет поля «дата» для ввода даты проведения, а в форме документа присутствует только поле выбора месяца расчета зарплаты.
Чтобы определить дату проведения документа, нужно открыть движения объекта кнопкой «Результат движения документа» в панели инструментов и посмотреть движения по регистру бухгалтерии. В поле «Период» регистра бухгалтерии выводится полная дата проведения документа (его момент времени). Эта дата проводки и будет учитываться при формировании всех отчетов, а не поле дата документа.
Если к примеру посмотреть документ «Начисление налогов (взносов) с ФОТ» то видно, что его момент проведения — это последняя дата, час и секунда расчетного месяца, а сама дата проведения формируется программно.
Кроме того, не следует путать дату проведения (формирования проводок) и дату ввода (создания или редактирования) объекта. Дату проведения можно узнать в соответствующем регистре движений и она всегда используется в отчетах. А дату фактического создания или редактирования любого объекта 1C можно определить только по журналу регистрации.
В предыдущей статье я рассказал вам про типичные ошибки пользователей 1С Бухгалтерии . По крайней мере, про некоторые из них. Данная статья посвящена одной из таких ошибок. Она настолько распространена, что в общем списке её приводить не стоило. Что же это за ошибка?
Заключается она в том, что ну очень часто при создании документов пользователи 1С Бухгалтерии указывают неверную дату документа . Или неверное время. Или все вместе сразу. Давайте посмотрим, с чем связана такая ошибка и как её избежать.
Ниже приведено окно нового документа 1С Предприятие.
У нового документа по умолчанию подставляется текущая системная дата, если иное не было указано в настройках 1С Бухгалтерии. Обратите внимание на время — оно устанавливается на 00:00:00 .
Приведённая выше картина типична для всех 1С Предприятие. Так где же ошибаются пользователи программы при вводе документов?
Прежде всего стоит сказать, что если документ требуется внести в базу 1С текущим временем , то есть сегодняшним числом, то дату изменять вручную не нужно. Дело в том, что при записи нового документа (обратите внимание — номера нет, следовательно, документ ещё не записан ) текущей датой его время будет автоматически установлено таким, что он встанет в конец всех сегодняшних документов. Проще говоря, при записи нового документа в базу 1С Бухгалтерии его время будет установлено автоматически и он окажется последним в списке .
Так вот, привыкнув вводить документы только текущим числом, а также привыкнув к тому, что программа сама устанавливает правильные (как кажется пользователю ) значения некоторых полей, многие часто забывают, что это не всегда работает. Давайте разберём, когда следует вручную устанавливать и/или время документа.
Ниже привожу два самых распространённых случая.
Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!
Документ вводится "задним числом"
В бухгалтерии, в отличие от торговли, далеко не все документы вводятся текущим временем. Это совершенно нормально. Так вот, если требуется ввести документ не текущей датой, то заполнение такого документа следует начать с установки нужной даты и, по необходимости, времени.
Если требуется ввести много документов на дату, отличающейся от текущей, то лучше всего установить эту дату в настройках программы, чтобы она автоматически подставлялась во все новые документы. Главное, потом не забыть вернуть настройки в прежнее состояние.
Для 1С Бухгалтерии 8.2 установка времени по умолчанию находится в меню Сервис / Параметры .
В 1С Бухгалтерии 8.3 нужно зайти в раздел Администрирование и на Панели действий выбрать пункт Персональные настройки .
В таком случае дата будет подставляться такая, какую указали и думать об этом не нужно. Если же документ один или их немного, а в настройки лезть лень (хотя они для этого и созданы! ), то просто ставьте дату вручную. Главное — не забывать это делать в каждом документе!
Документ уже записан, но требуется изменить дату
Другой случай — вы уже записали документ, а, возможно, и провели его, но вдруг выяснилось, что нужно изменить дату. Особенность такой операции заключается в том, что при изменении даты для уже записанного документа (проведённого или нет — неважно), время требуется установить вручную . Если этого не сделать, то вполне может получиться, что документ "встанет куда попало" (если вам все равно, то можно и не трогать — иногда это не имеет значения).
Особенно это критично в тех случаях, когда от данного документа зависят другие или он сам зависит от других документов. Небольшой пример по определению взаимозависимостей я разбирал в статье про авансовые отчеты .
Более подробно о влиянии порядка документов на особенности их проведения, а также на формируемые ими проводки, я рассматриваю в своем курсе 1С Бухгалтерии 8 . Просто запомните — при перестановке записанного документа на другую дату следует быть внимательными и при необходимости установить время вручную!
Подведём итоги
При создании нового документа начинайте заполнять его с самого верха, не пропуская поля (в том числе и дату), которые заполняются автоматически! Это позволит избежать многих ошибок при ведении учета.
