Служебное задание – это цель командировки. На основании служебного задания оформляется . По возвращении из командировки работник должен отчитаться о командировочных расходах, сдав авансовый отчёт и командировочное удостоверение.
ВНИМАНИЕ: Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 отменено обязательное оформление и служебного задания.
Заполнение служебного задания
Вверху указывается наименование организации или ИП, номер документа и дата его составления; а также ФИО командируемого работника и его табельный номер.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Данные в таблице:
1) Структурное подразделение – подразделение, в котором числится работник.
2) Должность работника
3) Страна, город / Организация – место, в которое отправляется сотрудник (населённый пункт, наименование организации)
4) Дата начала и окончания командировки: первый день – это день отъезда из места постоянной работы, последний день – это день возвращения.
5) Срок – продолжительность командировки: сколько всего календ. дней и сколько дней без учёта дороги.
6) Организация-плательщик – указывается предприятие, финансирующее поездку.
7) Основание – указывается документ, на основании которого заполняется служебное задание (письмо, служебная записка или иной документ)
8) Графа «Содержание задания» - задачи, которые должен выполнить сотрудник во время командировки.
В конце бланка свои подписи ставят руководитель организации и структурного подразделения, и служебное задание передаётся сотруднику.
По возвращении из командировки сотрудник отчитывается в графе «Краткий отчёт о выполнении задания» о том, что сделал, выполнены ли поставленные задачи. Работник расписывается и передаёт задание руководителю, который заполняет строку «Заключение», ставит дату и подпись.
Стоит отметить два момента:
- Командировки делятся на два типа: запланированные и внеплановые. Образец командировочного задания, о котором идет речь, подготавливается непосредственным руководителем работника, которого направляют в командировку на основании плана.
- В данный момент Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления этого документа. Тем не менее, для издания приказа требуется основание. Таким основанием становится служебная, докладная записка или унифицированная форма Т-10а, служебное задание, образец заполнения которого представлен ниже.
Общие сведения о том, как заполняется служебное задание
Служебное задание оформляется по унифицированной форме Т-10а и заполняется в два этапа:
- Шапка, столбцы 1-11. Бланк заполняется до издания приказа о направлении работника в рабочую поездку (как правило, этим занимается сам работник);
- Столбец 12. Форма заполняется после возвращения сотрудника (на этом этапе форму заполняет, как правило, руководитель).
Образец служебного задания на командировку
Рассмотрим поэтапно заполнение этого документа.
Первый этап. Создание служебного задания
Заполняем шапку. Вписываем в документ полное наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.
После этого присваиваем документу порядковый номер. Проставляется текущая дата.
Здесь требуется сделать небольшое отступление и пояснение. Дело в том, что в различных организациях способы нумерации различаются. Но мы рекомендуем придерживаться правила: у служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Во-первых, это позволит избежать путаницы и лишней работы. А во-вторых, они неразрывно связаны между собой, одного без другого не бывает, и в этом плане такая нумерация обоснованна.
Записываем фамилию, имя и отчество направляемого в командировку сотрудника и его табельный номер.
Теперь переходим к заполнению основных столбцов.
В первый столбец вписывается наименование структурного подразделения командируемого работника.
Во второй вписывается должность этого сотрудника.
В третий заносится наименование страны и города назначения.
В четвертый — краткое наименование организации, в которую мы отправляем нашего работника.
В пятый заносим сведения о дате, когда сотрудник уезжает в командировку.
В шестой заносится дата окончания деловой поездки.
В седьмом ставим общее количество дней поездки.
В восьмом столбце указываем количество дней поездки без учета времени в пути (если сотрудник отправляется из Санкт-Петербурга в солнечный Сыктывкар на поезде, время, которое он проведет в пути, следуя туда и обратно, составит пять дней, если на самолете, то по 2 часа туда и обратно).
В девятый записываем сведения об организации, которая оплачивает командировку.
В десятый — сведения о документах, послуживших основанием для командирования (план или докладная записка).
В одиннадцатый столбец кратко, но емко записываем цель деловой поездки.
После заполнения указанных столбцов руководитель подписывает документ, знакомит с ним сотрудника и направляет в кадровое подразделение для подготовки проекта приказа о командировании. Кадровики готовят приказ и подписывают у руководителя организации оба документа.
может использоваться организациями в случае направления своих сотрудников в командировку. Как оформить удостоверение на командировку и правильно заполнить этот бланк, вы узнаете из нашей статьи.
Правила оформления сотрудника в командировку: формы Т-10 и Т-10а
С 2015 года применение командировочных удостоверений и служебных заданий не является обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Достаточными будут действия по оформлению распоряжения (приказа) руководителя о направлении в служебную поездку и предоставлению работником авансового отчета о командировке, которым будут подтверждены даты фактического пребывания в ней.
Однако организация вправе оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, если считает это нужным.
Рассмотрим алгоритм действий по оформлению полного пакета документов на командировку на примере. Менеджера отдела закупок ООО «Виват» Сафонова К. Е. (компания находится в Тамбове) требуется отправить в командировку в Курск в ООО «Яров» для обсуждения сделки по закупке необходимых для производства материалов. На месте он должен познакомиться с поставщиком, оценить его возможности и мощности, чтобы в дальнейшем была обеспечена бесперебойная поставка нужного сырья. Задание на командировку также оформляют в виде документа — для этого можно воспользоваться унифицированной формой Т-10а.
Оформлением командировки обычно занимается кадровая служба (или сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы). Делает она это на основании приказа о направлении в командировку. В качестве бланка удостоверения на командировку используется форма Т-10. Кадровик заполняет лицевую сторону формы, где указывает Ф. И. О. командируемого, его должность, место командировки и документ-основание (приказ) для оформления командировочного удостоверения.
Оформленное удостоверение на командировку нужно передать менеджеру Сафонову К. Е. и сделать на оборотной стороне бланка отметку о дате его выбытия из компании ООО «Виват». Отметка о выбытии заверяется штампом (печатью).
Что касается оборотной стороны бланка, то она будет заполняться уже в ходе командировки. По прибытии в ООО «Яров» нужно будет сделать отметку: принимающая сторона укажет дату прибытия и поставит штамп (печать). По окончании командировки на оборотной стороне формы там же сделают еще одну отметку, где приведут дату убытия из ООО «Яров», и эта отметка также будет заверена штампом (печатью).
Если в удостоверении на командировку у сотрудника стоит задача посетить несколько организаций, то отметка о прибытии и выбытии делается в каждой из них.
По возвращении из командировки менеджер Сафонов К. Е. сдаст в бухгалтерскую службу удостоверение на командировку, заполненный бланк служебного задания с отметкой руководителя подразделения о его выполнении и авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими произведенные им расходы.
Где скачать бланк удостоверения на командировку
Бланк удостоверения на командировку имеет унифицированную форму Т-10, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации» от 05.01.2004 № 1. Скачать этот бланк можно на нашем ресурсе.
Поскольку форма командировочного удостоверения не является обязательной к применению, ее на усмотрение организации можно дополнять теми реквизитами, которые она сочтет нужными для этого документа.
О том, могут ли иметь место такие расходы, как суточные, при однодневных командировках, читайте в статье «При однодневных командировках не выплачивайте суточные» .
Также на нашем сайте можно скачать образец заполнения формы Т-10 и использовать его в качестве шаблона для оформления собственных документов.
Итоги
С 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным атрибутом служебной поездки. Но многие работодатели предпочитают его оформлять, продолжая использовать для этого унифицированную форму Т-10.
Отмена командировочного удостоверения позволила упростить процедуру оформления командировки и минимизировать документооборот организации. Теперь реквизит приказов о командировании «Цель командировки» должен отражать те сведения, которые содержали служебные задания. 2015 год и произошедшие изменения порядка оформления командировок вызвали вопросы, на которые вы найдете ответы в данной статье.
Из этой статьи вы узнаете:
- какими нормативными актами отменяется служебное задание (Т-10а);
- вправе ли работодатели пользоваться формой т-10а «Служебное задание»;
- что должен содержать приказ о командировании.
Образцы документов
Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов
Командировочное удостоверение и служебное задание (форма №Т-10а) до 2015 года входили в перечень документов, обязательных для оформления служебных поездок. С целью сокращения трудозатрат отменены оба этих документа.
Какими нормативными актами отменяется служебное задание (форма Т-10а)
Изменения в части отмены обязательного оформления командировочных удостоверений, служебных заданий и отчетов о выполненной работе в командировках оговариваются в Положения , утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г №749. Эти изменения вступили в силу с 8 января 2015 года. Аналогичные корректировки внесены в порядок и условия командирования, действующие для федеральных гражданских служащих и утвержденных Указом Президента РФ от 18.07.2005 г. №813. Для этой категории работников изменения вступили в силу с 1.02.2015 г.
В соответствии с этими нормативными актами - приказом Минфина № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014г. была отменена Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 О служебных командировках в пределах СССР. Командировочное удостоверение и служебное задание (форма Т-10 и Т-10а) теперь не являются первичными документами, без оформления которых раньше организация не могла принять произведенные на командировку затраты в состав расходов при исчислении налога на прибыль.
В каких организациях целесообразно использовать служебное задание (форма №Т-10а)
Унифицированная форма служебного задания на командировку уже с 2013 года могла использоваться по желанию руководства предприятия, у которого было право разработать и утвердить собственную форму, по которой оформлялось служебное задание. И в настоящее время, если руководство сочтет это целесообразным, служебное задание может оставаться в списке документов, которые необходимо оформить, направляя сотрудников в командировку.
Для небольшого предприятия командировочное удостоверение, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении – документы, дублирующие приказ о командировке и увеличивающие трудозатраты на ее оформление. Но для крупных предприятий с разветвленной структурой и большим количеством подразделений служебное задание (форма №Т-10а) может оказаться полезным – на основании этой формы, заполненной руководителем подразделения, будет составляться приказ о командировании с указанием сроков и цели служебной поездки.
Порядок использования на предприятии унифицированной формы «Служебное задание» (форма Т-10а)
Поскольку служебное задание (форма №т-10а) отменено, работодатель, который хочет использовать этот унифицированный документ при направлении сотрудников в служебные поездки, должен закрепить порядок его использования в локальных нормативных документах. Таким документом, регламентирующим служебные командировки, может быть Положение о командировках. Форма служебного задания на командировку может быть разработана на предприятии и самостоятельно, порядок ее заполнения также необходимо установить в локальном регламенте. Работодатель также вправе предусмотреть оформление отчета о выполнении командировочного задания по унифицированной или самостоятельно разработанной форме.
Образец
Как правильно составить приказ на командировку, если отменяется служебное задание (форма Т-10а)
Основанием для направления сотрудника в командировку является соответствующий приказ руководителя. Для его оформления используется самостоятельно разработанная форма или унифицированная форма Т-9 (если едут несколько сотрудников – Т-9а). Обязательными для заполнения в приказе являются следующие сведения:
- реквизиты организации;
- фамилия и инициалы сотрудника, должность и подразделение;
- город и предприятие, в которое он направляется в командировку;
- срок командировки;
- цель командировки.
Чтобы избежать штрафных санкций, необходимо доказать налоговикам, что поездка была вызвана служебной необходимостью, важно правильно сформулировать и заполнить тексте приказа цель поездки и в краткой форме перечислить те задачи, которые должны быть выполнены сотрудником. Во избежание сомнений в деловом характере поездки, нельзя оставлять пустым этот реквизит в соответствующей графе формы приказа на командировку (см. образец). В случае если на предприятии используется унифицированная форма служебного задания, оно указывается в качестве основания для командирования, когда от ее использования в организации отказались, основанием может являться служебная записка руководителя подразделения или вызов от той организации, куда сотрудник направляется в командировку.
Время от времени компания может направлять своих сотрудников в служебные поездки для выполнения определенных заданий. Основной для этой поездки служит приказ на командировку, который устанавливает направление поездки, ее период и другие показатели. Задачи в приказе обычно не указываются, либо даются сжато, потому можно также отдельно создавать служебное задание на командировку в 2018 году, образец которого можно скачать ниже.
Обязательно ли составлять служебное задание на командировку в 2019 году
С 2015 года перестало действовать постановление, которые определяло многие аспекты направления работников в командировки.
Вместе с ним некоторые документы, которые нужно было обязательно выписывать работнику, стали необязательными.
Теперь в обязательном порядке администрация должна составить . Все же остальные бланки ответственный сотрудник должен выписывать по мере необходимости. Какие именно документы надо составить должно содержать , либо иной внутренний локальный акт.
При составлении приказа об отбытии работника в поездку по служебным делам, в документе кратко записывается информация о целях и задачах. Но все это прописывается общими фразами.
Внимание! Для полноты информации все же рекомендуется для работника также оформлять служебное задание для направления в , в котором уже будут максимально подробно указаны все те задачи, что поставлены перед сотрудником на данную поездку.
Кто составляет служебное задание
Служебное задание на командировку должно составляться тогда, когда руководитель принял решение, что сотруднику фирмы необходимо отправиться в служебную поездку. В связи с этим, главные задачи и цели на командировку должен устанавливать именно он.
Для исполнения этого руководитель может продиктовать текст задания кадровому работнику либо ответственному лицу, а последний уже самостоятельно готовит бланк документа.
Служебное задание может быть оформлено в произвольном виде на бланке компании, на форме, разработанной внутри компании, либо на стандартной унифицированной форме Т-10.
В больших организациях необходимость оформления служебного задания может быть возложена на руководителей подразделений, которые уже самостоятельно формулируют его исходя из заданий, необходимых к исполнению. Необходимость подписать составленный документ все равно остается за руководителем фирмы.
Ниже после названия бланка нужно проставить его номер в порядке заполнения, и дату, когда он был составлен.
Затем в отдельной графе нужно записать полные Ф.И.О. работника, который едет в поездку. В таблице справа также предусмотрено место для записи табельного номера.
Сам документ выглядит как большая таблица, в которую заносятся необходимые данные.
В таблице пронумерованы столбцы:
- №1 - записывается название подразделения, в котором сотрудник работает;
- №2 - Должность, как указана в штатном расписании;
- №3 - страна и город, в которые он направляется в поездку;
- №4 - фирма, которая выступает принимающей стороной. При поездке с целью поиска партнеров - в графе можно поставить прочерк.
- №5 и №6 - дни, в которые будет начинаться и заканчиваться поездка;
- №7 - общая сумма дней, которые работник будет находиться в командировке;
- №8 - число дней, которые работник будет выполнять обязанности в принимающей организации (т. е. дни без учета дороги);
- №9 - компания, которая производит покрытие расходов по командировке;
- №10 - что служит основанием для поездки работника в командировку.
После этого на бланке располагается еще одна таблица из двух столбцов:
- №11 - Подробно указывается цель, которую сотрудник должен достичь отправляясь в поездку. Здесь также можно указывать несколько строк с разными заданиями, либо задания для разных городов и организаций и т. д.
- №12 - после того, как задание выполнение, работник в этой графе делает отчет о его выполнении.
Оформленное служебное задание на командировку подписывает руководитель подразделения. После этого свою подпись на документе должен оставить и человек, уезжающий в поездку.
Полностью заполненный документ передается руководителю, который утверждает его путем проставления подписи, должности и личных данных.
