Не во всех вопросах руководитель предприятия компетентен. И это совершенно правильно, т.к. для этого он и нанимает на работу специалистов. Некоторых штатных специалистов руководитель со временем вносит в состав комиссии.
Комиссия, независимо от ее вида, - это коллектив, создаваемый руководителем предприятия для выполнения каких-либо функций на предприятии или для проведения мероприятий.
Рассмотрим подробно несколько видов комиссий и приказы, необходимые для их создания.
Аттестационная комиссия.
Данная комиссия детально изучает предоставленные ей материалы по штату предприятия и заслушивает отчеты о выполненной работе сотрудниками, которые проходят аттестацию. В состав комиссии обязательно входят председатель, заместитель председателя, секретарь, члены комиссии и представители профсоюзов. Согласно новому Порядку от Минздравсоцразвития по аттестации рабочих мест теперь не предусматривается организация аттестации руководителем аттестуемого предприятия. Провести аттестацию могут только лишь аттестующие организации. Руководитель аттестуемого предприятия вправе потребовать информацию о аккредитации у аттестующей организации. На заседании аттестационной комиссии обязательно присутствие руководителя того структурного подразделения, где работает аттестуемый сотрудник.
В ходе работы члены комиссии должны принять одно из следующих решений: либо аттестовать рабочее место, либо его оптимизировать, либо ликвидировать. Чтобы принять взвешенное решение, членам аттестационной комиссии необходимо будет провести комплексный технико-экономический анализ. На основе результатов аттестации и сертификации оборудования вышестоящими органами сертифицируется производственный объект.
Члены комиссии также дают сотрудникам рекомендации по повышению в должности и включению в резерв. Секретарь ведет протоколы заседаний в прошнурованной и отдельно пронумерованной книге. Все протоколы заседаний хранятся в отделе кадров. Все материалы, подготовленные аттестационной комиссией, служат базой для формирования резерва рабочих кадров и организации плановой работы.
Заседание комиссии не является правомочным, если на нем присутствует менее 2/3 членов комиссии.
Подготовительный этап аттестации рабочих мест (далее - АРМ) включает в себя следующие действия:
1. решение руководителя предприятия о проведении АРМ;
2. составление приказа о создании комиссии по АРМ;
3. формирование графика проведения заседаний и его утверждение.
Остановимся на втором действии. Приказ о создании аттестационной комиссии не является типовым документом и разрабатывается руководителем предприятия.
В шапке приказа о создании указывается полное либо сокращенное наименование фирмы, номер и дата составления, место (город) издания приказа, а также краткое его содержание.
В преамбуле приказа после слов «Во исполнении» или «В целях реализации» необходимо упомянуть следующие основные нормативные документы: ст. 212 ТК РФ, приказ Минздравсоцразвития РФ 342н от 26.04.11 г. Далее в преамбуле указывается номер и дата договора на поэтапное выполнение работ по АРМ.
В основной части текста после слов ПРИКАЗЫВАЮ:
В первом пункте необходимо произвести назначение комиссии (обязательно один из членов должен быть с аттестующей организации, наименование которой тоже необходимо указать);
Во втором пункте указывается председатель комиссии (один из членов комиссии аттестуемой организации);
В третьем пункте указывается аттестующая организация;
В четвертом пункте прописываются обязанности аттестующей фирмы;
В пятом пункте среди членов комиссии указывают лицо, ответственное за контроль исполнения всех пунктов приказа.
Заверяется приказ о создании комиссии подписями руководителя аттестуемой организации и членов комиссии.
На самом деле приказ о создании комиссии по АРМ может быть оформлен по-другому. Вышеописанная структура приказа носит рекомендательный характер (образец приказа о создании комиссии приведен ниже для скачивания).
Экспертная комиссия.
Это постоянно действующий совещательный орган при руководстве, который занимается экспертизой ценности документов, а также принимает решение по уничтожению, постоянному или временному хранению документов. Создается экспертная комиссия руководителем предприятия на основе приказа о создании экспертной комиссии. В составе постоянно действующей комиссии должно быть не менее трех сотрудников.
Перейдем к оформлению бланка приказа о создании экспертной комиссии для уничтожения документов.
В шапке прописывается полное (сверху) и сокращенное наименование организации, номер, дата и место издания приказа. Затем указывается обоснование формирования приказа (в нашем случае обоснованием служит уничтожение документов) и прописываются все члены экспертной комиссии (сначала указывается должность сотрудника, затем фамилия и инициалы).
Заверяется приказ визами руководителя предприятия и членов экспертной комиссии. Затем приказ отдается в отдел кадров.
Постоянно действующая комиссия - разновидность коллегиального органа, создаваемого на предприятии на неопределенный срок. Как правильно оформить приказ о создании постоянно действующей комиссии, читайте в статье.
Из статьи вы узнаете:
Зачем нужна постоянно действующая комиссия
Любая комиссия - временная или постоянно действующая - создается при руководителе компании и представляет собой коллегиальный совещательный орган.
«Коллегиальный» означает, что в его состав входит несколько человек, которые являются коллегами, т. е. сотрудниками одной и той же компании.
«Совещательный» значит, что этот орган не принимает никаких решений и советует руководителю, как поступить в той или иной ситуации.
Все виды комиссий создаются приказом по основной деятельности. Временные - на конкретный срок, постоянно действующие - на неопределенный.
И временная, и постоянная комиссии имеют правление: председателя и секретаря.
Деятельность постоянно действующего органа регулируется положением, например, Положением об инвентаризационной комиссии или Положением о постоянно действующей комиссии по списанию материальных ценностей.
Постоянно действующая комиссия по своему статусу приравниваются к комитету или совету. Члены коллегиального органа собираются для решения конкретных задач. Таким задачами могут стать аттестация сотрудников, инвентаризация, списание материальных ценностей, расследование несчастного случая и т. д.
Кого можно включать в состав постоянно действующей комиссии
В состав постоянно действующей комиссии включаются сотрудники компании, связанные с задачами, которые будет решать этот орган. Сотрудники должны иметь необходимое образование, квалификацию и опыт. Как правило, это специалисты высокого уровня, имеющие авторитет у коллег и руководства.
Иногда к участию в заседаниях совещательного органа привлекают сторонних экспертов. Например, в случаях, когда вопросы касаются нового оборудования, высоких технологий или специфических объектов.
Председатель постоянно действующей комиссии составляет план работы, несет ответственность за проведение мероприятий.
Секретарь органа отвечает за документационное обеспечение деятельности.
Каждый специалист, включенный в состав комиссии, должен быть упомянут в приказе руководителя о создании этого органа.
Кто составляет приказ
Текст приказа о постоянно действующей комиссии составляет секретарь организации. Приказ утверждает и подписывает руководитель организации. Без подписи приказ не будет обладать юридической силой.
Можно ли обойтись без приказа
Иногда руководители организаций недооценивают роль этого совещательного органа. Они полагают, что устного распоряжения о создании постоянно действующей комиссии достаточно и можно обойтись без издания специального приказа.
Это приведет к тому, что решения постоянно действующей комиссии утратят легитимность.
Работу комиссии оценивают проверяющие органы разных ведомств - налоговой службы или трудовой инспекции. Незаконная деятельность избранного органа приведет к штрафным санкциям.
Важно не только документально оформить работу коллегиального органа, но контролировать ее на всех этапах.
Основание и обоснование для приказа
Любой распорядительный документ по основной деятельности имеет основание и обоснование. Основание - это ссылка на документ или нормативный акт, инициирующий издание распоряжения. Обоснование - объективная причина для его издания.
Основание для приказа о создании постоянно действующей комиссии - ссылка на законодательную норму, которая регламентирует деятельность коллегиальных органов данного типа. Например, приказ о создании постоянно действующей инвентаризационной комиссии может начинаться так:
В соответствии с пунктом 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
Причиной создания постоянно действующей инвентаризационной комиссии может стать:
...в целях проведения инвентаризации имущества, финансовых активов и обязательств в 2018 году.
Как составить приказ о создании комиссии
Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов, обязательные к применению до 2013 года, в 2018 году отменены. По этой причине форма разрабатывается каждой компанией самостоятельно.
Документ составляют либо в произвольной форме, либо по шаблону, утвержденному локальным нормативным актом компании.
Каждый распорядительный документ содержит ряд обязательных реквизитов:
- Регистрационный номер.
- Дата и место издания.
- Название компании, в которой он издан.
- Заголовок документа. Например: «Приказ о создании постоянно действующей инвентаризационной комиссии».
- Ссылка на норму закона, ставшую основанием издания.
- Обоснование.
- Список членов комиссии.
- Ссылка на Положение о постоянно действующей комиссии.
- Инструкция для членов комиссии или ссылка на нее.
- Сведения об ответственном за исполнение приказа.
Правила составления текста
- Преамбула или констатирующая часть. Здесь приводятся основание и обоснование распорядительного документа, о которых мы уже говорили. Примеры обоснования:
В целях проведения инвентаризации имущества...
Во исполнение приказа ООО «Темп» от 23.04.2018 №4897 для проведения экспертизы ценности документов...
В целях предупреждения производственного травматизма..
- Распорядительная часть. В первом пункте после слова «приказываю » следует управленческое решение. Например: «создать постоянно действующую комиссию по инвентаризации » и сразу приводится ее состав.
Перечень членов комиссии следует начинать с правления: председателя и секретаря.
Формат пунктов перечня следующий: должность сотрудника, ФИО, статус в органе (председатель, секретарь, член комиссии). Срок действия в данном случае не указывается. Иногда приводят дату начала работы коллегиального органа. Если ее не указать, то такой датой считается дата издания приказа.
- Решение об утверждении Положения о комиссии .
- Утверждение Инструкции для членов комиссии . Текст инструкции может быть включен в приказ в форме заданий, которые получают участники, а может быть оформлен в виде ссылки на соответствующий документ.
- Ответственный за исполнение приказа . Это может быть должностное лицо компании (например, заместитель руководителя по охране труда) или сам руководитель:
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой .
Образец приказа о создании постоянно действующей комиссии:
Рис. 1. Приказ о создании постоянно действующей инвентаризационной комиссии
Как оформить приказ о создании постоянно действующей комиссии
В 2018 году законодательство не предъявляет единых требований к составлению и оформлению бланка приказа о создании постоянно действующей комиссии. Допускается его оформление и в печатном, и рукописном виде.
Чаще всего документ оформляется на фирменном бланке организации, но это не является обязательным требованием. Его можно составить на стандартном листе формата А4.
Главное требование к оформлению - наличие подписи руководителя организации или заместителя, если он имеет полномочия действовать от имени руководства.
С 2016 года наличие оттиска основной печати организации не является обязательным требованием для оформления распорядительных документов юридических лиц. Однако такая норма может быть прописана в локальном нормативном акте компании. В этом случае документ заверяется оттиском печати.
Приказ издается в одном экземпляре и регистрируется в журнале учета внутренней документации компании.
Постоянно действующая комиссия создается на неопределенный срок. Деятельность органа регулируется Положением о комиссии. Комиссия создается приказом руководителя организации. Наличие приказа обязательно, в противном случае деятельность комиссии будет признана незаконной. Форма приказа является свободной.
Соблюдение техники безопасности на предприятии крайне важно для каждого сотрудника.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Для контроля по охране труда в каждой организации должны присутствовать специалисты, прошедшие обучение в этой сфере. Кроме этого, приказом утверждается состав специальной комиссии по охране труда в соответствии с требованиями ТК РФ.
Для чего нужен приказ о создании комиссии по охране труда?
Создание любой комиссии в организации утверждается приказом. В статье 218 ТК РФ сказано, что само предприятие, профсоюзный комитет или трудящиеся могут выступить с предложением о формировании этой комиссии.
В ней всегда должны присутствовать две заинтересованные стороны:
- наниматель и его представители в лице сотрудников, ответственных за безопасность, кадры или начальники отделов;
- профсоюз, представляющий интересы рабочих.
На крупных предприятиях такие комиссии нужны для совместного участия администрации и трудящихся в вопросах охраны труда и соблюдения техники безопасности.
Какие вопросы регулирует комиссия?
Комиссия по охране труда представляет собой совещательный орган.
В сферу её компетенции входит урегулирование таких вопросов, как:
- Проведение проверок на рабочих местах на соответствие требований безопасности. По итогам этих мероприятий комиссия вносит свои предложения по улучшению условий труда.
- Предотвращение травматизма на производстве, профилактика профессиональных заболеваний и оповещение трудящихся об улучшении трудовых условий.
- Организация бесплатных поставок лечебно-профилактических продуктов рабочим, занятым на вредных производствах.
- Стимуляция сотрудников для неукоснительного соблюдения требований техники безопасности путём проведения конкурсов с выдачей призов или ходатайств о премировании.
- Содействие в разрешении споров, возникших в результате нарушений техники безопасности со стороны трудящихся или из-за отсутствия обеспечения индивидуальными средствами защиты со стороны нанимателя.
Наряду с этим, в обязанности комитета входят ежегодные отчёты о проделанной работе. Председатель комиссии должен отчитывается на заседаниях профсоюза или на рабочих конференциях.
В каких случаях она создаётся?
Инициатива по созданию комиссии может исходить как от рабочих в лице их профсоюзного комитета, так и от самого руководства предприятия.
Условия её создания, полномочия, права и срок действия прописываются в . Сама комиссия имеет полномочия вносить предложения по изменению и дополнению коллективного договора.
В каждом крупном предприятии с большим количеством рабочего персонала, объединённого в профессиональный союз, должна быть создана такая комиссия. Особенно это касается организаций, чья деятельность связана с повышенной опасностью для жизни человека или приносящей вред его здоровью.
В соответствии со ст. 218 ТК РФ комиссия по охране труда представляет собой коллегиальный орган. Наряду с другими комитетами, она входит в управление по охране труда на предприятии.
Составление приказа о создании комиссии по охране труда
Текст преамбулы приказа обычно содержит ссылки на статьи законов, в данном случае, на Трудовой Кодекс. Полезно упомянуть главные цели, для которых собирается комиссия: для осуществления совместных действий во избежание несчастных случаев, травм и аварий, снижения заболеваний и т.д.
В комитет по охране труда обязательно включаются:
- руководитель организации, как работодатель и ответственное лицо по организации безопасных рабочих мест предприятия в целом;
- начальники структурных подразделений, отвечающие в рамках своей компетенции за отведенный им участок работ;
- специалист по охране труда, прошедший подготовку в этой сфере и имеющий свидетельство установленного образца;
- представители профсоюза трудящихся, как защитники интересов простых сотрудников.
Проект приказа подготавливается и согласуется с юристом, который делает свои замечания относительно правовых аспектов, упомянутых в документе.
Как правильно оформить?
Приказ о создании комиссии по охране труда, как любой распорядительный документ, оформляется в соответствии с общей инструкцией по делопроизводству, разработанной для организаций.
Распечатывается на листах формата А4 и содержит такие основные разделы:
- В верхней шапке документа присутствует полное название организации и заголовок распорядительного документа (приказа).
- Порядковый номер приказа и дата его подписания.
- Город.
- Краткое содержание, из которого ясно, о чём приказ – «О создании комиссии по охране труда».
- Преамбула, служащая основанием для создания приказа, ссылки на соответствующие нормативные акты, главные цели комиссии.
- Утверждается состав комитета: назначается председатель, его заместители и секретарь.
- Далее могут быть подробные перечисления функций, которые должна выполнять комиссия. Но чаще всего в приказах ссылаются на уже утвержденные положения по охране труда или отдельно изданные регламенты и методики, приложенные к распоряжению.
- Назначается лицо, осуществляющее контроль за исполнением приказа. В некоторых организациях эту сферу курирует заместитель руководителя, в других директор оставляет его за собой или может возложить на специалиста, отвечающего за безопасность.
Таким образом, разделы приказа и состав комиссии будет во многом зависеть от структуры самого предприятия.
Кем утверждается?
Право подписи приказа, как главного распорядительного документа, есть у руководителя предприятия или лица, временно исполняющего его обязанности.
Из-за того, что данная комиссия состоит из представителей двух сторон и создана на паритетной основе, утверждать приказ может ещё и председатель профсоюзной организации.
Поэтому часто такие приказы имеют две подписи.
Кто визирует?
К приказу прикладывается лист ознакомления.
В нём перечислены все упомянутые лица, в том числе и куратор, отвечающий за его исполнение.
Все они оставляют свою подпись и дату ознакомления с приказом, а также получают заверенные копии или выписки из приказа.
Пример (образец)
В качестве примера разберём ситуацию на предприятии под названием ОАО «Альфа»:
- На заседании профкома сотрудники выступили с инициативой о создании комиссии по охране труда.
- Был составлен протокол, в котором назначили членов комиссии со стороны профсоюза и сотрудников.
- На основании этого протокола отдел документационного обеспечения составил проект приказа, который утвердил юридический отдел и руководитель предприятия.
- В организации имеется отдел по охране труда, поэтому руководитель назначает представителей со своей стороны, включая начальника этого подразделения. Ему, как наиболее подготовленному специалисту в данной области, даётся поручение разработать .
- Для обеспечения полноценной работы комиссии руководитель приказывает выделить помещение, оборудованное должным образом.
- Внизу делается пометка с номенклатурным номером дела, куда по тематике относится приказ.
- Ещё ниже указывается составитель приказа – сотрудник отдела документационного обеспечения.
Пример документа:
Где и сколько хранится?
По своей тематике приказ о создании комиссии является важным распорядительным документом, относящимся к организации работы всего учреждения. Поэтому в соответствии с номенклатурой дел его относят к приказам по основной деятельности.
Книги с такими приказами хранятся в архивах учреждений, если таковые имеются. Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения, то есть хранятся, пока существует учреждение.
Поэтому они нумеруются и прошиваются в специальный переплёт и заверяются работником архива.
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Руководителю даже маленькой фирмы иногда приходится созывать комиссии для решения каких-то внутренних вопросов организации. Задачи этих комиссий могут быть разными – оценка условий труда, расследование несчастного случая, аттестация работников… В одиночку владелец предприятия решать такие задачи не имеет права (ведь он – лицо заинтересованное), поэтому заниматься ими должна группа специалистов. Правда, собирается она всё равно по приказу руководителя, а этот акт ещё нужно правильно составить и оформить.
Оформление и содержание
По части структуры и реквизитов приказ о создании комиссии ничем не отличается от приказов по основной деятельности. В нём нужно указать наименование организации, номер и дату составления акта, название вида документа («ПРИКАЗ»). Сам же текст состоит из заголовка, констатирующей и распорядительной частей. Более подробно о нюансах оформления можно почитать в статье «Приказы по основной деятельности », а образец приказа о создании комиссии скачать на нашем сайте.
Текст приказа должен состоять из нескольких (минимум двух) пунктов.
- Прежде чем писать основной текст, нужно дать краткое обоснование: объяснить в одном-двух предложениях, зачем вообще понадобилось собирать комиссию. Обычно здесь ссылаются на законные акты – «в соответствии с Федеральным законом таким-то», «согласно нормам Трудового кодекса». Можно упомянуть и внутренние распоряжения – «в соответствии с распоряжением Генерального директора» и т.п.
- В первом пункте всегда указывается состав комиссии. Кто войдёт в число её членов, что это за лица, какие должности они занимают, из какого они отдела или ведомства? Всю эту информацию нужно занести в приказ в виде списка. Подробнее о составе комиссии сказано ниже.
- В следующем пункте нужно проинструктировать членов комиссии, что они должны делать. Провести аттестацию сотрудников? Так и следует написать. Проанализировать условия труда? Отлично, только здесь же нужно конкретизировать, в чём результат анализа будет выражаться. Проверить соответствие рабочих мест сотрудников нормам законодателя? Возможно и такое. Главное – поставить задачу чётко, ясно и лаконично, в то же время не вдаваясь в подробности. Если какие-то нюансы нужно объяснить подробнее – составьте отдельное приложение и дайте на него отсылку в этом пункте. Если задача сложная и включает в себя несколько этапов – выпишите каждый из них в отдельный подпункт.
- Следует указать сроки работы комиссии. Иногда они зависят только от воли руководителя, а иногда установлены законом. Указываются сроки в том же пункте, где ставятся задачи.
- В последнем пункте указывается ответственный за выполнение приказа. Если ответственный – сам руководитель, можно использовать формулировку «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» или другую подобную.
Это «костяк» документа. Если посчитаете нужным, вы можете добавить и другие пункты, дополняющие сделанные распоряжения. Но не переусердствуйте – приказ не должен превратиться в толстый фолиант, вызывающий зевоту и мигрень у читателей. Все дополнительные материалы вроде других актов, списков, графиков и прочего оформляйте в виде приложений.
Члены комиссии – кто они?
Универсального списка участников нет, но в состав любой комиссии придётся включить специалиста по охране труда и представителя профсоюза (либо другой внутренней организационной структуры работников). Ещё понадобится председатель. Обычно это кто-то из руководства (начальник отдела, заместитель руководителя). В некоторых случаях в состав комитета придётся включать представителей надзорных ведомств.
Число членов комиссии должно быть нечётным. Минимальное количество – 3 человека, оптимальное – 5-7. В первом пункте приказа члены комиссии перечисляются списком. Вначале указываются должность человека и его ведомственная принадлежность, а затем – фамилия и инициалы.
Приказ о создании комиссии по охране труда
Комиссия по охране труда создаётся не по доброй воле руководителей (для которых это та ещё головная боль), а согласно распоряжениям государственных органов, в первую очередь различных министерств. На эти распоряжения и надо ссылаться в приказе. Хорошо подойдут фразы в духе:
- «комиссии по охране труда организовать свою работу согласно Приказу Минздравсоцразвития Российской Федерации от…»;
- «…в соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты…»;
- «…согласно Федеральному закону №…».
Прямо говоря, комитеты по охране труда – это органы формального характера, и задачи у них по большей части формальные. Чаще всего такие комиссии нужны для обучения и аттестации сотрудников по вопросам требований об охране труда. Кстати, работать эти комиссии могут в неполном составе, главное, чтобы «активных» членов было минимум трое.
Приказ о создании комиссии по спецоценке условий труда
Специальная оценка условий труда (СОУТ) – это комплекс мероприятий, призванных выявить все опасные и вредные факторы, которые влияют на работников и наносят вред их здоровью. Необходимость спецоценки обусловлена Трудовым кодексом и Федеральным законом № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда». Эти акты можно и нужно упомянуть в обосновании приказа, перед основным текстом.
Главная цель комиссии по спецоценке заключается в том, чтобы вынести вердикт относительно наличия или отсутствия в офисе фирмы таких вредных факторов. Именно эту задачу и нужно прописывать в приказе. При этом её желательно конкретизировать, разбив на отдельные подпункты:
- утвердить график проведения СОУТ;
- составить перечень рабочих мест, которые будут оцениваться комиссией;
- обеспечить предоставление членам комитета всех необходимых материалов;
- председателю контролировать проведение работы на всех её этапах, а также организовать заседания комиссии, когда в этом будет надобность.
Работать комиссия должна в полном составе.
Приказ о создании комиссии по списанию основных средств
Основные средства – это оборудование, различная техника, машины, приборы и т. д. Всё это со временем изнашивается, но списать вышедшее из строя оборудование просто так нельзя. Придётся сперва созвать комиссию, которая установит степень физического и морального износа вашей рухляди.
Физический износ – это изменение свойств техники и оборудования, которое приводит к недопустимому снижению качества и количества выпускаемой продукции. Главным критерием здесь является невозможность или экономическая нецелесообразность ремонта. Если ремонт компьютера обойдётся дороже, чем покупка нового (или, по прогнозам технических спецов, вообще не увенчается успехом), то физический износ налицо. Моральный же износ – это следствие усовершенствования технологий. Если тот же компьютер из-за допотопных технических характеристик уже нельзя эффективно использовать для решения текущих задач, его нужно списывать и выкидывать.
Вот примерный список задач для комиссии по списанию:
- осмотреть подлежащие списанию объекты основных средств;
- установить причины списания (физический или моральный износ, нарушение условий эксплуатации, длительный простой оборудования, авария, реконструкция);
- определить, можно ли в дальнейшем использовать отдельные детали или материалы списываемых объектов, установить их актуальную стоимость;
- составить экспертное заключение;
- оформить акт на списание и сдать его в бухгалтерию.
С осмотром и заключением комиссия справится за 1–3 дня в зависимости от количества негодных объектов, устанавливать больший срок для работы нет смысла.
Приказы о создании всех прочих комиссий составляются по тем же принципам.
Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.
В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:
- в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
- в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.
Состав экспертной комиссии
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.
Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.
Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
Задачи и функции ЭК
Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
- организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:
Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).
Отбор документов на хранение
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
Отбор документов к уничтожению
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.
В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу . В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.
Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.
Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?
Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.
ПРИМЕР 1
Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«САЛЮТ»
ПРИКАЗ
01.08.2008 № 35
О создании постоянно действующей экспертной комиссии
В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:
Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества
Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества
Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии
Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров
Попова Е.В. – заместитель начальника
отдела бухгалтерского учета и отчетности
2. Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.
Генеральный директор Минаев С.И. Минаев
ПРИМЕР 2
Протокол заседания экспертной комиссии
Общество с ограниченной
ответственностью «Русский текстиль»
ПРОТОКОЛ
заседания экспертной комиссии
08.08.2008 № 2
Председатель комиссии – Попов И.В., заместитель генерального директора
Секретарь – Полунина Е.Ф., старший менеджер.
Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер
Гусев С.И. – старший менеджер
Петухова И.С. – ответственный за архив
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.
2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.
Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.
1. СЛУШАЛИ:
И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
ВЫСТУПИЛИ:
Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.
Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.
2. СЛУШАЛИ:
И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.
ВЫСТУПИЛИ:
Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.
Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.
Председатель Попов И.В. Попов
Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина
Е.А. Кошелева,
зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»
