Какую документацию должен передать бухгалтер при увольнении. Каков общий порядок приема-передачи дел от кассира при его увольнении к новому работнику, принимаемому на должность кассира (в коммерческой организации)? Размер ущерба определяют в ходе инвентар

В состав инвентаризационной комиссии можно включать любых работников организации. Комиссия состоит минимум из трех человек - работников бухгалтерии, технических и других специалистов п. 2.3 .

Председателем, как правило, назначают заместителя руководителя организации или главного бухгалтера.

Состав комиссии и ее председателя утверждает руководитель организации о проведении инвентаризации. Можно назначить и постоянно действующую инвентаризационную комиссию, для этого издайте приказ в произвольной форме.

Пример. Приказ о создании инвентаризационной комиссии

ООО "Альфа"
ПРИКАЗ
о создании инвентаризационной комиссии

Для проведения плановых и внеплановых инвентаризаций создать с 16.01.2020 постоянно действующую инвентаризационную комиссию в составе:

Председатель комиссии - Главный бухгалтер Никанорова Е.А. члены комиссии: - менеджер Потапов А.С. - бухгалтер Петрова Е.П. - юрист Карамзин К.Н.

Генеральный директор Иванов Иванов И.И.

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Никанорова Никанорова Е.А.

15.01.2020

Менеджер Потапов Потапов А.С.

15.01.2020

Бухгалтер Петрова Петрова Е.П.

15.01.2020

Юрист Карамзин Карамзин К.Н.

15.01.2020

При инвентаризации члены комиссии пересчитывают имущество и определяют его качественное состояние. Полученные данные вносят в инвентаризационные описи п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации .

Материально ответственные лица обязаны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества, но в инвентаризационную комиссию не входят.

Просим разъяснить порядок передачи дел при увольнении кассира. В нашей бюджетной организации кассир по собственному желанию увольняется 15 июня. Новый кассир приступит к исполнению своих обязанностей только 16 июня. Как правильно оформить инвентаризацию кассы и передачу дел от одного кассира другому в данной ситуации?

Ответ

Данный документ создается во время смены кассира или тогда,когда необходимо на недлительный срок отдать кассу иному человеку.

На что стоит обратить внимание?

Во время смены ответственного человека, который работает на кассе, нужно оформить специальный акт инвентаризации кассы и документ о приеме-передаче финансов иному лицу. Примеры заполнения таких документов можно найти и скачать у нас.

Как оформляется акт передачи кассы при смене кассира?

Этот процесс происходит в свободной форме. Формируется специальная инстанция из 3 человек. Во время приема-передачи осуществляется пересчитывание финансов, данный факт фиксируется в акте.

Акт приема-передачи кассы при смене кассира. Заполняем документ

Необходимо обратить свое внимание на следующее при заполнение документа: (нажмите для раскрытия)

• Акт должен иметь данные – наименование компании.
• Наименование документации – акта.
• Данные о комиссии – инициалы, должности.
• Финансы, которые находятся в кассе.
• Наличность по бухучету.
• Данные по излишкам.
• Данные по недостаче.
• Номерной знак последних ордеров.
• Заверение от кассиров и комиссии.

При этом следует обратить внимание, что должно быть пара копий акта: для кассиров и бухгалтерского отдела.

Множество: кассир может принять полную оплату за покупки, но в чеке отразить не все позиции и разницу забрать себе. Или же осуществить фиктивный возврат товара от покупателя и также присвоить себе данную сумму. Если у работодателя есть серьезные причины сомневаться в добросовестности кассира, то он может инициировать увольнение за утрату доверия.

О выявленной недостаче составляют докладную записку или акт

Наиболее ситуацией, в которой работодатель начинает процедуру увольнения за утрату доверия, является постоянная недостача наличных денег в кассе.

Для начала факт недостачи нужно зафиксировать в акте, который составляется несколькими сотрудниками, или докладной записке на имя непосредственного или компании. Эти документы можно подготовить как в рукописной, так и печатной форме. При этом следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003. Несмотря на то, что этот документ не является нормативным правовым актом, его можно использовать для единообразного составления документов в организации.

В акте или докладной записке целесообразно зафиксировать следующее:

а) фамилию, имя, отчество работника, составившего документ, его должность;

б) обстоятельства, при которых выявлена недостача денег, например, перечислить лиц, присутствующих при выявлении недостачи, описать состояние помещения, в котором расположена касса (включена ли сигнализация, закрыты или открыты окна и т. п.);

в) дату и время составления документа. Важно помнить, что как только этот документ попадет к непосредственному руководителю, начинается отсчет месячного срока, в течении которого можно уволить работника. Это предусмотрено ч. 3 ст. 193 ТК РФ и подп. «б» п. 34 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2.

Таким образом, акт или докладная записка отразит факт недостачи денег, а также послужит основанием для начала внутреннего расследования.

Размер ущерба определяют в ходе инвентаризации

На основании акта или докладной записки работодателю нужно провести проверку (ч. 1 ст. 247 ТК РФ). Лучше с ней не затягивать, поскольку, как уже отмечалось выше, у работодателя есть 1 месяц со дня обнаружения нарушения для того, чтобы уволить работника за утрату доверия (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). К тому же время понадобится еще на получение объяснений и на оформление кадровых документов.

Размер недостачи определяется инвентаризацией имущества. Она является обязательной в случае хищений и злоупотреблений (абз. 5 п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Порядок проведения инвентаризации закреплен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания по инвентаризации).

Основные этапы проведения инвентаризации заключаются в следующем.

Формирование комиссии . Работодатель издает приказ о проведении инвентаризации и утверждает состав комиссии в которую можно включить, например, бухгалтера, сотрудника ревизионного отдела. Приказ лучше по форме № ИНВ- 22 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88).

Проведение инвентаризации . Назначенная работодателем комиссия проводит инвентаризацию. При этом нужно проконтролировать, чтобы в ней приняли участие все ее члены и материально работник, в введении которого находится инспектируемое имущество. На практике сотрудники могут отсутствовать из-за болезни, отпуска или командировки. В таком случае проверку лучше перенести на другой день. Иначе велика вероятность того, что результаты инвентаризации будут признаны недействительными.

Оформление результатов инвентаризации . После того, как проверка проведена, члены комиссии оформляют результаты инвентаризации. Например, если прошла проверка фактического наличия денег в кассе, то составляют акт по форме № ИНВ-15 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). В случае проверки другого имущества, результаты инвентаризации будут оформляться иным унифицированным документом. По общему правилу акт составляется в двух экземплярах.

Таким образом, инвентаризация позволит работодателю размер недостачи, а следовательно, и сумму для взыскания с работника, если будет доказана его вина.

Исследуют документы и факты

Сразу уволить работника за факт недостачи денег в кассе нельзя. После инвентаризации нужно продолжить проверку, чтобы определить другие обстоятельства пропажи денежных средств и установить вину работника в хищении. С этой целью создается комиссия, которой предстоит выявить, в частности, следующее:

• дату хищения;
• сотрудника, в чьи трудовые обязанности входит работа с наличными деньгами на конкретном рабочем месте;
• наличие в трудовом договоре работника и (или) его должностной инструкции функций по обслуживанию денежных ценностей;
• совпадение дня пропажи денег с рабочим днем сотрудника на основании табеля учета рабочего времени или автоматической пропускной системы;
• наличие доступа к кассе иных лиц;
• соблюдение работодателем условий, препятствующих нарушению правил работы с кассой. Например, наличие в помещении сигнализации и подходящих для хранения денег мест;
• ознакомление работника под роспись с внутренними документами, которые регламентируют работу с кассой;
• наличие/отсутствие о полной индивидуальной материальной ответственности;
• доказательства, свидетельствующие о том, что хищение совершено конкретным работником, например, видеосъемка.

После расследования комиссия составляет итоговый документ, например, протокол. Важно не забыть приобщить к нему материалы инвентаризации.

В протокол нужно включить, в частности:

а) доказательства вины работника в хищении, например, материалы видеосъемки;

б) конкретный пункт трудового договора, должностной инструкции, который нарушил сотрудник;

в) информацию о том, что должность работника или выполняемая им работа предусмотрена Перечнем, утвержденным постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85;

г) указание на раздел, пункт трудового договора, должностной инструкции и других документов с описанием обязанностей, которые бы подтверждали, что в функции сотрудника входила работа с денежными ценностями. Разумеется, со всеми этими документами работник должен быть ознакомлен письменно.

Совокупность указанных фактов позволит работодателю уволить работника за утрату доверия.

В протоколе в виде вывода целесообразно предложить руководителю компании расторгнуть с работником трудовой договор.

Если работник захочет ознакомиться с материалами проверки, то их придется предоставить (ч. 3 ст. 247 ТК РФ). Скорее всего, он попросит снять с них копии. Не нужно препятствовать сотруднику в этом, ведь в силу ст. 62 ТК РФ он имеет право запросить копии документов, связанных с работой.

С работника требуют объяснения

Если выводы комиссии убедительно докажут, что кассир не только совершил действия, которые дают право утратить к нему доверие, но и причинил ущерб, то работодатель вправе принять решение об увольнении.

Чтобы уволить работника по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, нужно выполнить ряд обязательных мероприятий, связанных с соблюдением порядка применения дисциплинарных взысканий (п. 47 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Запрос объяснительной записки . Истребование объяснения необходимо в силу ч. 1 ст. 193 и ч. 2 ст. 247 ТК РФ. Обе нормы предусматривают запрос объяснения у работника для выяснения причин происшествия: в первом случае в силу общего правила, а во втором — для определения обстоятельств ущерба.

Однако это не означает, что у работника нужно получить два объяснения. Обе нормы (и ст. 193, и ст. 247 ТК РФ) фактически повторяют друг друга. Они направлены на то, чтобы работник смог пояснить ситуацию, привести доводы и доказательства невиновности.

Таким образом, достаточно одного запроса и оформить его целесообразно в письменном виде.

Во-первых, это позволит четко сформулировать претензии к сотруднику. Позже он не сможет пожаловаться на то, что не понял, по какому факту ему надлежит объясниться. Во-вторых, с помощью этого документа работодателю при необходимости будет легко доказать выполнение обязанности по запросу объяснения.

Нередко составляют два экземпляра запроса, один из которых вручается работнику, а на экземпляре работодателя он расписывается в подтверждение факта его получения.

Есть вероятность, что работник откажется получить запрос или поставить подпись на нем. В таком случае лучше составить акт и зафиксировать дату обращения за объяснением.

Часто работники из-за конфликтного увольнения препятствуют действиям работодателей. Например, к числу популярнейших уловок сотрудников относится болезнь в неприятный для них период. Но это не мешает работодателю выполнить необходимые действия. Ведь запрос о предоставлении объяснения можно направить письмом с уведомлением о вручении, а корешок уведомления подтвердит, что работодатель выполнил требования закона, то есть запросил объяснение.

Получение объяснения . Работнику отводится 2 рабочих дня на предоставление объяснения по факту нарушения (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Обратите внимание, что если в организации проводилась инвентаризация, то объяснение по факту нарушения работник мог уже представить. В формах № ИНВ-15 и № ИНВ-16, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, для этого предусмотрены специальные графы. Такое объяснение является достаточным, и вторично требовать его от сотрудника не нужно.

Если работник посчитает необходимым дополнительно объяснить происшествие и напишет новую объяснительную записку, то ее нужно принять. Возможно, что уже после инвентаризации в ходе дальнейшей проверки были выявлены новые факты, которые он захочет прояснить.

После получения объяснительной записки внимательно ознакомьтесь с ее содержанием. В ней должно быть изложено существо проступка и описаны условия его совершения. В силу ч. 5 ст. 192 ТК РФ в будущем эту информацию нужно будет учесть при вынесении решения об увольнении кассира. Работодателю придется принять во внимание тяжесть проступка и условия, при которых он был совершен.

Если работник откажется от объяснений, то нужно составить акт. Его можно оформить по истечении 2 рабочих дней после запроса о даче объснений по факту нарушения (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Дольше ждать не нужно. Несмотря на отсутствие объяснений, работодатель на основании ч. 2 ст. 193 ТК РФ вправе перейти к следующему шагу — изданию приказа об увольнении кассира.

Оформляют приказ об увольнении

Для того чтобы оформить увольнение кассира, нужно издать приказ (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ). Ранее на основании ч. 6 ст. 193 ТК РФ издавали дополнительный приказ — о применении дисциплинарного взыскания. Теперь этого делать не нужно.

Во-первых, о применении взыскания свидетельствует приказ об увольнении и, следовательно, его достаточно (письмо Роструда от 01.06.2011 № 1493-6-1). Во-вторых, использование двух приказов в случае спора может ввести в заблуждение суд, который может решить, что работника наказали два раза. Так, в одном деле наличие двух приказов стало одной из причин, по которым суд решил, что работник уволен с нарушениями (апелляционное определение ВС РФ от 09.11.2012 № 60-АПГ12-7).

Для составления приказа о расторжении трудового договора лучше использовать форму № Т-8 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Важно помнить, что издать его нужно не позднее месячного срока со дня обнаружения проступка (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Впрочем, отпуск сотрудника или его болезнь увеличивает этот срок на период отсутствия виновного.

В приказе важно максимально полно и точно отразить документы, которые легли в основу решения об увольнении: акты, объяснительная записка, протоколы расследования и другие документы. Для этого предназначена строка «основание (документ, номер, дата)».

На приказе нужно получить подпись работника (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). Если это сделать не удастся, то достаточно на приказе написать: «Работник отказался ознакомиться с приказом под роспись» или «Невозможно довести до сведения работника». Далее сотрудник, который внес эту запись, ставит дату и расписывается. Иногда в случае отказа от ознакомления с приказом работодатели составляют акт. В нем описывают ситуацию и фиксируют фамилии, имена, должности тех, кто присутствовал при этом. Составление такого документа не будет нарушением законодательства, поскольку нет запрещающей нормы. После составления акта его реквизиты (дату и номер) указывают на приказе, от подписания которого отказался уволенный сотрудник.

Запись об увольнении "по статье" вносят в трудовую книжку

Процедура увольнения кассира завершается заполнением двух документов: работника и его личной карточки.

В личной карточке от сотрудника нужно получить подпись в разд. XI на четвертой странице формы № Т-2, а затем передать форму на хранение в архив на 75 лет. Такой срок предусмотрен Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

В трудовую книжку вносится запись: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. После этого работник, который отвечает за работу с трудовыми книжками, расписывается и ставит печать работодателя. Обратите внимание, что печать отдела кадров в этом случае не подойдет.

Важно не забыть в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них зафиксировать передачу сотруднику трудовой книжки. Такое правило установлено абз. 3 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Поскольку запись об увольнении в связи с утратой доверия опорочит работника в глазах будущего работодателя, то весьма вероятно, что сотрудник не явится для получения трудовой книжки. В таком случае нужно в этот же день (последний день работы) направить ему письмо о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Такое письмо лучше оформить заказным с описью вложения. Тем самым работодатель в случае претензий проверяющих или самого работника сможет подтвердить, что он выполнил требование закона. После направления письма работодатель не будет нести ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

А. Петров ,
юрисконсульт юридического отдела Inventive Retail Group

Размещено на сайте 11.12.2012

В настоящее время не существует законодательно закрепленной процедуры передачи дел при увольнении бухгалтера. Целесообразность наличия соответствующего регламента как внутреннего документа не вызывает сомнений, тем более если страховщик имеет обособленные структурные подразделения. Объем вопросов, затрагиваемых в ходе передачи дел, зависит от полномочий, которыми наделяется филиал, и функций, которые возложены на бухгалтера. Руководитель филиала должен создать условия для проведения мероприятий по передаче дел.

Многие страховые организации имеют обособленные структурные подразделения, где функционирует бухгалтерская служба. Увольнение бухгалтера может вызвать сбой в работе не только филиала, но и головной организации. Чтобы минимизировать возможные негативные последствия, страховщик должен организовать передачу дел, даже если на момент увольнения прежнего бухгалтера ему не найдена замена. Упростить процедуру передачи дел и проконтролировать ее поможет регламентация действий страховщика.
Действующее законодательство не прописывает проведение какихлибо процедур при увольнении главного бухгалтера организации, и тем более бухгалтера филиала. Страховая организация самостоятельно разрабатывает и утверждает такую процедуру. Она, как правило, включает в себя следующие этапы:
1. Издание приказа о приеме-передаче дел.
2. Проведение инвентаризации активов, обязательств и бланков строгой отчетности.
3. Проверка состояния учета.
4. Непосредственная передача дел.
5. Оформление и подписание акта приема-передачи дел.
Если на момент передачи дел на работу принят новый бухгалтер, то дела принимаются им. Если же замена не найдена, то дела могут передаваться другому сотруднику, на которого временно возлагается обязанность по ведению бухгалтерского учета, или директору филиала с возложением на него соответствующих полномочий. В последующем при приеме на работу нового бухгалтера соответствующие дела должны быть переданы ему указанными сотрудниками. Причем передача дел должна быть осуществлена в день принятия на работу нового бухгалтера.
В том случае, когда передача дел не была организована, в интересах вновь принятого бухгалтера составить опись имеющихся документов и оборотно-сальдовую ведомость, фиксирующую остатки по счетам на момент, когда он приступил к исполнению своих должностных обязанностей.

Приказ о приеме-передаче дел
Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации. Если передача дел осуществляется в филиале, то приказ может быть издан головной организацией или филиалом страховщика.
В приказе следует указать:
— причину проведения приема-передачи дел;
— сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел;
— лицо, ответственное за передачу дел (увольняющийся бухгалтер) и за их прием;
— состав комиссии и ее председателя;
— сроки составления акта о приеме-передаче дел.
Окончание срока передачи дел должно быть установлено не позднее даты увольнения бухгалтера, передающего дела. Как правило, если бухгалтер увольняется по собственному желанию, трудовой договор может быть расторгнут по истечении двух недель со дня, следующего за днем подачи заявления об увольнении. В таком случае передача дел может длиться две недели. Однако Трудовой кодекс РФ предусматривает возможность расторгнуть договор до истечения двухнедельного срока, если соответствующее соглашение достигнуто сторонами (ст. 80 ТК РФ).
Важно обратить внимание на то, что руководитель организации (директор филиала) не вправе отказывать в подписании заявления на увольнение, объясняя это отсутствием акта приема-передачи дел. Если увольняющийся бухгалтер отказывается передавать дела, руководитель вправе применить к нему дисциплинарное взыскание на основании ст. 192 ТК РФ.
Если передаче подлежит большой объем документов, то для передачи дел создается комиссия. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии головного офиса, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и пр.
Если же количество документов небольшое, то передача дел может осуществляться с привлечением одного специалиста из головного офиса (например, сотрудника внутреннего аудита), или из собственного филиала, или из другого филиала (как правило, предпочтение отдается филиалу более высокого уровня или филиалу по территориальной приближенности).

Инвентаризация активов, обязательств и бланков строгой отчетности
Проводить ли инвентаризацию при передаче дел, должно быть решено руководителем организации или установлено документом, регламентирующим такую процедуру. Однако, если бухгалтер является материально ответственным лицом, проведение инвентаризации при его смене является обязательной процедурой. Так, при совмещении должности бухгалтера и кассира обязательно проводится инвентаризация кассы, при ведении бухгалтером кадровой документации — инвентаризация трудовых книжек, при хранении бухгалтером бланков строгой отчетности — инвентаризация кассы; если же бухгалтер является ответственным за хранение имущества, то должна быть проведена инвентаризация основных средств и материалов. Кроме того, при увольнении бухгалтера рекомендуется проводить инвентаризацию расчетов с контрагентами, а также по налогам и страховым взносам.
Акты инвентаризации и инвентаризационные описи составляются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Инвентаризация денежных средств и денежных документов оформляется актом по форме № 15-ИНВ. В ходе инвентаризации проверяется наличие кассовых книг, журнала кассира-операциониста, контрольных лент, Z-отчетов, приказов на выдачу авансов, авансовых отчетов, оформленных квитанций по форме № А-7.
Инвентаризация бланков строгой отчетности, включая квитанции по форме № А-7 и чистые бланки трудовых книжек, оформляется актом по форме № 16-ИНВ. Проверяется наличие чистых и испорченных бланков строгой отчетности, накладных, актов приема-передачи, уничтожения и изъятия из оборота квитанций, книги учета движения трудовых книжек.
Инвентаризация чековых книжек оформляется актом в произвольной форме, в котором указываются номера чеков и корешков к ним, а также количество использованных, испорченных, неиспользованных чеков. В ходе инвентаризации в банки могут быть направлены запросы о выданных филиалу чековых книжках. При выявлении недостающих чеков в книжке у бухгалтера запрашиваются объяснения.
Инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами оформляется актом по форме № ИНВ-17 и справкой к нему. Особое внимание следует уделить обоснованности возникновения задолженности по суброгационным требованиям, а также наличию безнадежной задолженности. Проверяется наличие договоров, актов выполненных работ, сверок расчетов с контрагентами и налоговыми органами и пр. Для подтверждения отсутствия или наличия задолженности у налоговых органов и внебюджетных фондов может быть запрошена справка о состоянии расчетов по налогам и страховым взносам.
Подотчетными лицами должны быть подтверждены неиспользованные остатки денежных средств по подотчетным суммам путем формирования служебной записки о согласии или несогласии с числящейся за ними суммой. В случае возникновения расхождений бухгалтер, кассир и подотчетное лицо должны дать объяснения. Инвентаризация бланков полисов оформляется в произвольной форме. В ходе инвентаризации фиксируются номера бланков с указанием неиспользованных и испорченных бланков. Проверке подлежат накладные, акты приема-передачи, акты на уничтожение и изъятие из оборота бланков.
Акты инвентаризаций и инвентаризационные описи подписываются принимающей и передающей сторонами, а также материально ответственными лицами и другими лицами, участвующими в передаче дел. Указанные акты и описи прилагаются к акту приема-передачи.
Если инвентаризация в ходе передачи дел не проводится, то желательно к акту приема-передачи дел приложить акты последней проведенной инвентаризации.
В случае выявления недостачи имущества, денежных средств, бланков строгой отчетности решения о дальнейших действиях должен принимать руководитель.
По окончании инвентаризации начинается непосредственно передача дел, в ходе которой, среди прочего, подлежат передаче вновь назначаемому лицу остатки:
— денежных средств и денежных документов (если увольняющийся бухгалтер выполнял функции кассира);
— бланков строгой отчетности (если увольняющийся бухгалтер был материально ответственным лицом).
Указанная передача оформляется отдельными актами, которые прилагаются к общему акту приема-передачи дел.
Следует обратить внимание на то, что на момент передачи денежных средств и бланков строгой отчетности у принимающей стороны должен быть договор о материальной ответственности.

Проверка состояния учета
Может быть проведена выборочная проверка отражения данных на счетах синтетического и аналитического учета. Критерием выборочной проверки может быть сумма, на которую проведена хозяйственная операция. При этом особое внимание должно быть уделено моменту начисления страховой премии и вознаграждения агентов, распределению премий по видам страхования, а также числящейся задолженности и подотчетным суммам.
Если в филиале длительное время не проводились ревизия, аудиторская проверка, налоговая проверка, проверка органом страхового надзора и т.д., то проверка состояния учета должна быть более полной. Первичные учетные документы должны быть проверены не только на предмет правильности их оформления, но и на наличие в них подписей уполномоченных лиц. При отсутствии подписей на расходных документах они должны быть восстановлены. При отказе подписать документ составляется акт.
Также проверке подлежит порядок хранения бухгалтерских документов и записей. В частности, хранению подлежат первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, документы учетной политики, стандарты и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи. Первичная документация за отчетный период подшивается в папки согласно номенклатуре дел, а документы за прошлые периоды — прошиваются и сдаются в архив. Организацией должны быть обеспечены безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защита от изменений.
Как правило, проверка проводится по учетным операциям, совершенным с момента последней передачи дел. Так, если увольняющийся бухгалтер проработал в организации более пяти лет, то период проверки может охватывать пять лет, предшествующих отчетному году, так как именно такой срок устанавливается для хранения большинства первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета. Если же увольняющийся бухгалтер проработал в организации лишь один год, то период проверки может охватывать именно этот срок. При этом новому бухгалтеру должны быть переданы предыдущие акты приема-передачи дел. Рекомендуется проверить, внесены ли исправительные записи по нарушениям, установленным и зафиксированным в акте приема-передачи дел предыдущего бухгалтера. Если нет, то соответствующие замечания должны быть внесены в акт приема-передачи дел.
На усмотрение руководителя организации может быть установлен иной период проверки состояния учета. При этом во внимание могут приниматься последние проверки, проводимые контролирующими органами, или независимыми аудиторами, или службой внутреннего контроля (аудита, ревизии).
На момент передачи дел должны быть завершены все учетные процессы за истекший период, сформированы записи в бухгалтерском учете, распечатаны регистры, подшиты первичные документы. Однако возможно, что на дату передачи дел еще не поступили все необходимые документы. Например, начисление страховых премий в бухгалтерском учете произведено по оперативной отчетности, но в то же время отсутствуют оригиналы договоров страхования, подписанные акты выполненных работ и т.п. В таком случае соответствующие замечания следует включить в акт приема-передачи дел (в сам текст акта или оформить в виде приложения к нему). Кроме того, в акт должны быть внесены все выявленные в ходе проверки нарушения, неточности и расхождения между учетными записями и первичными документами. Если формирование недостоверных данных связано с прямым указанием руководителя на такой порядок их учета, то к акту следует приложить письменное распоряжение руководителя о принятии (непринятии) данных, содержащихся в первичных учетных документах, или об отражении (неотражении) объектов бухгалтерского учета. В этом случае ответственность за созданную информацию несет руководитель (п. 8 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Также в акте должно быть указано на отсутствие первичных учетных документов и прочих подтверждающих документов.

Акт приема-передачи дел
Форму акта страховщик разрабатывает самостоятельно. В нее должно быть включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.
Акт приема-передачи дел должен включать:
— общие реквизиты (дату передачи дел; период, за который осуществлена передача дел; дату и номер приказа, на основании которого осуществляется передача дел; подписи лиц, принимающих и передающих дела, а также членов и председателя комиссии);
— характеристику бухгалтерского учета.
Характеристика бухгалтерского учета может включать следующие разделы:
1. Общая характеристика бухгалтерского учета (состояние регистров синтетического и аналитического учета, наличие расхождений в них, дата, на которую заполнена Главная книга).
2. Состояние кассы и учета денежных средств (наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира-операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, открытые банковские счета и соответствие остатков по ним последним банковским выпискам, наличие уведомлений налоговых органов об открытии банковских счетов).
3. Состояние учета расчетов (наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами).
4. Состояние учета основных средств и материалов (результаты инвентаризации).
5. Состояние учета бланков страховых полисов (результаты инвентаризации бланков полисов, наличие документов).
6. Хранение документов (обеспечение надлежащего хранения документов и бланков полисов, наличие описей дел, правильность изъятия и уничтожения документов, наличие украденных бланков и недостающие описи).
7. Остатки по счетам (наличие подписанной увольняющимся бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости).
8. Опись передаваемых документов (количество передаваемых дел с указанием их номенклатуры).
9. Прочее (количество передаваемых ключей от сейфа и электронных ключей от программы «Клиент-Банк», штампов и печатей, доверенностей, трудовых книжек).
К акту прилагаются опись дел, акты инвентаризации и инвентаризационные описи, акты приема-передачи денежных средств, бланков строгой отчетности, чековых книжек, печатей и штампов, ключей, оборотно-сальдовые ведомости (общая и по счетам 50, 51, 52, 71, 73), копии выписок банков, копия «Вкладного листа кассовой книги», копии сверок расчетов с налоговыми органами, объяснительные записки должностных лиц и др.
Объем информации, включаемой в акт, может уточняться, сокращаться или дополняться в зависимости от конкретных условий. Акт приема-передачи дел составляется в трех экземплярах: первый — для передающей стороны, второй — для принимающей стороны, третий — для головной организации.
При несогласии сторон с результатами, обобщенными в акте, они могут внести в него мотивированные оговорки. Отказ увольняющегося бухгалтера от подписания акта и от дачи объяснений в ходе передачи дел фиксируется в акте приема-передачи.
При завершении передачи дел оформляются новые банковские карточки во всех банках, где открыты счета. В этом в первую очередь заинтересован увольняющийся бухгалтер, чтобы предотвратить возможность подделки его подписи в финансовых документах. Обратим внимание на то, что оформление новых банковских карточек может произойти и ранее, например после проведения инвентаризации кассы.
Также необходимо изъять доверенности, выданные бухгалтеру, и внести изменения во все документы, где в качестве ответственного лица или члена комиссии поименован увольняющийся бухгалтер.

Выводы
В проведении передачи дел заинтересованы все участвующие в ней стороны — и организация, и увольняющийся бухгалтер, и вновь назначаемый бухгалтер. Оформление акта приема-передачи дел позволит разграничить ответственность принимающей и передающей сторон.
Так как в период передачи дел, как правило, прежний бухгалтер еще не уволился, а новый уже принят, следует четко разделить и документально закрепить их полномочия на переходный период. Процедуру передачи дел определяет организация, но в нее могут быть внесены коррективы участвующими в ней сторонами.

А.А. Кварандзия, главный редактор журнала «Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании»