). Право на отпуск за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. При этом по соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения 6 месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).
Ежегодные отпуска в текущем календарном году предоставляются работникам в соответствии с графиком отпусков, который должен быть утвержден работодателем не позднее чем за 2 недели до наступления очередного календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). При этом график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
А если работник все же не использовал свой отпуск, как ему написать заявление на компенсацию за отпуск?
Денежная компенсация - не за любой отпуск
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в общем случае составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). И эти ежегодные 28 дней работником должны быть отгуляны. Получать за них денежную компенсацию сотрудникам (если они не увольняются) нельзя.
В некоторых случаях ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется продолжительностью более 28 календарных дней. Это так называемый удлиненный основной отпуск (ч. 2 ст. 115 ТК РФ). Он полагается, например, работникам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ), педагогическим работникам (ст. 334 ТК РФ , ч. 5 ст. 47 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ , Постановление Правительства от 14.05.2015 № 466), работникам-инвалидам (ч. 5 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ ).
Кроме того, работникам помимо основного (стандартного или удлиненного) отпуска может полагаться дополнительный оплачиваемый отпуск. Например, работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера (ч. 1 ст. 116 ТК РФ).
Кроме того, дополнительные оплачиваемые отпуска работодатели могут устанавливать самостоятельно коллективными договорами или локальными нормативными актами с учетом своих производственных и финансовых возможностей (ч. 2 ст. 116 ТК РФ). Например, дополнительные дни отпуска за стаж работы у данного работодателя.
Таким образом, может получиться, что общая продолжительность отпусков, полагающихся работнику за год, превысит 28 календарных дней.
И вот только та часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней, в общем случае может быть заменена денежной компенсацией по письменному заявлению работника (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).
Однако и здесь есть исключения.
Кому нельзя заменять отпуск деньгами?
В некоторых случаях, даже если общая продолжительность отпусков за год превышает 28 календарных дней, замена части отпуска компенсацией запрещена.
Так, нельзя заменять компенсацией часть основного и дополнительного отпусков беременным женщинам, работникам в возрасте до 18 лет, а также допотпуска работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).
Хотя в отношении занятых на работах с вредными или опасными условиями труда есть оговорка. На основании отраслевого (межотраслевого) соглашения, коллективного договора и письменного согласия работника (оформленного в виде допсоглашения к трудовому договору), часть ежегодного допотпуска, которая превышает 7 календарных дней, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией (ч.ч.2, 4 ст. 117 ТК РФ).
Сколько дней можно заменить деньгами?
Если работник имеет право заменить часть отпуска деньгами, попросить компенсацию такой работник может за любое количество дней отпуска, превышающее 28 календарных дней (ч. 2 ст. 126 ТК РФ). При этом такое превышение считается по каждому году в отдельности, а не суммарно. К примеру, работнику полагается 28 календарных дней основного отпуска и 8 календарных дней дополнительного отпуска. В прошлом году работник отгулял только 25 календарных дней основного отпуска. А до конца текущего года планирует использовать все 28 календарных дней основного отпуска и 2 дня допотпуска. Попросить денежную компенсацию за прошлый год работник может за 8 календарных дней (28 + 8 - 28), а за текущий год - за 6 календарных дней (28 + 8 - 28 - 2).
Как составить заявление на денежную компенсацию за неиспользованный отпуск?
Для заявления на компенсацию дополнительного отпуска образца (единого) не существует. А потому такое заявление составляется в произвольной форме.
В заявлении на получение компенсации за неиспользованный отпуск, адресованном на имя руководителя, работник указывает свои Ф.И.О., должность, а также просьбу со ссылкой на ч. 1 ст. 126 ТК РФ заменить часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, денежной компенсацией. Если работник хочет заменить деньгами не все превышение, а только его часть, необходимо указать конкретное количество дней, за которые работник просит компенсацию.
Обращаем внимание, что запросить денежную компенсацию за отпуск - право работника. А работодатель не обязан просьбу работника удовлетворять. То есть он может и не дать деньги вместо отпуска, а предложить отгулять полагающиеся дни отпуска (
Компенсация за все неиспользованные дни отпуска положена подчиненному при увольнении. Однако и у работающего сотрудника есть возможность заменить денежной компенсацией ежегодный оплачиваемый отпуск, но только не весь, а отдельную его часть (). Для реализации своего права нужно написать заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск .
Какую часть отпуска можно компенсировать
Как известно, ежегодный оплачиваемый отпуск состоит из:
1. основного отпуска;
2. дополнительного отпуска.
Дополнительный отпуск предоставляется конкретным категориям работником или отдельным работникам в соответствии с действующим законодательством или локальным нормативным актом предприятия (). К примеру, он положен тем, кто трудится во вредных и/или опасных условиях труда ().
А вот если сотрудник имеет право на удлиненный основной или дополнительный отпуск, то заменить деньгами он может каждую часть ежегодного оплачиваемого отпуска свыше 28 календарных дней.
Ответственность
Если работодатель пойдет навстречу работнику и заменит весь ежегодный оплачиваемый отпуск денежной компенсацией, то он нарушит трудовое законодательство. За это трудовые инспекторы могут оштрафовать ():
- должностное лицо или ИП - на сумму от 1 000 руб. до 5 000 руб. (к должностному лицу может быть применено предупреждение);
- юридическое лицо - на сумму от 30 000 руб. до 50 000 руб.
За повторное нарушение наказание будет серьезнее:
- для должностных лиц и ИП - штраф от 10 000 руб. до 20 000 руб. (вместо штрафа должностное лицо могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 3-х лет);
- для юридических лиц - штраф от 50 000 руб. до 70 000 руб.
Как оформить замену части ежегодного отпуска денежной компенсацией
Шаг 1: Заявление
Шаг 2: Приказ
На основании заявления издается приказ о замене части ежегодного отпуска денежной компенсацией. Утвержденной формы приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме.
Шаг 3. Выплата компенсации
Конкретные сроки выплаты денежной компенсации за неиспользованные дни отпуска действующим законодательством не установлены. Поэтому ее можно выдать вместе с очередной зарплатой.
Компенсация вместо отпуска в кадровых документах
Если работодатель компенсировал деньгами часть ежегодного отпуска работника, то этот факт нужно отразить в кадровых документах.
Во-первых, личной карточке
Если компания использует унифицированные формы документов, то в личной карточке по форме № Т-2, в разделе VIII «Отпуск» указывается:
- в графе 4 - количество дней, замененных компенсацией;
- в графах 5-6 - комментарий о том, что дни отпуска заменены компенсацией;
- в графе 7- реквизиты приказа о замене отпуска компенсацией.
(Образец смотрите ниже.)
| Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) | Период работы | Количес-тво календар-ных дней отпуска | Дата | Основание | ||
| с | по | начала | окончания | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Ежегодный основной | 16.11.2015 | 15.11.2016 | 28 | 01.08.2016 | 28.08.2016 | Приказ от |
| оплачиваемый | 25.07.2016 | |||||
| № 37 | ||||||
| Ежегодный дополнительный | 16.11.2015 | 15.11.2016 | 3 | Замена | отпуска | Приказ от |
| оплачиваемый | денежной | компенсацией | 15.11.2016 | |||
| № 19 | ||||||
Во-вторых, в графике отпусков
В унифицированной форме графика отпусков № Т-7, в графе 10 «Примечание» ставится отметка, что часть ежегодного отпуска заменена денежной компенсацией с указанием конкретного количества дней. Сюда же вносятся реквизиты приказа, на основании которого произошла замена отпуска.
Заявление на компенсацию отпуска нужно писать тогда, когда работник хочет вместо использования части отпуска, превышающей установленную законом норму в 28 дней (по календарю), получить денежную выплату. Также данная форма заявления в некоторых случаях оформляется при предстоящем увольнении сотрудника.
Нюанс: если в первом случае выплата компенсации производиться только по просьбе работника и согласию на это работодателя, то во втором она носит обязательный характер.
Кто и при каких условиях может рассчитывать на подобную компенсацию
Для начала надо отметить то, что заявление может быть составлено в любой момент и написать его может каждый работник предприятия или организации. Другое дело – получить финансовую выплату вместо дней отдыха могут не все.
ФАЙЛЫ
Важное условие – замена «ненужной» части отпуска всегда происходит по инициативе работника, работодатель высказывать подобные предложения, а тем более в одностороннем порядке издавать приказы о выплатах денежных компенсаций вместо предоставления отпуска подчиненным не имеет права.
В каких случаях денежная компенсация вместо отпуска невозможна
Ряд ситуаций, отмеченных в законе, не дают возможности работникам получать вместо отпускных дней финансовые выплаты. В частности нельзя заменять компенсацией полагающиеся по закону плановые и дополнительные оплачиваемые ежегодные отпуски
- беременным женщинам,
- сотрудникам, не достигшим совершеннолетия,
- тем, кто трудится на вредных или опасных производствах,
- некоторым другим категориям граждан.
Единственное исключение – если такое заявление поступает от работника, который хочет уволиться с работы. В этом случае компенсация неиспользованного отпуска денежной выплатой ему полагается по закону.
На что рассчитывать совместителям
Сотрудникам, которые трудятся по совместительству и тоже имеют желание получить денежные средства вместо отпуска, они могут быть выплачены ровно в том же порядке, что и всем остальным категориям работников. То есть, если совместителю полагается дополнительный отпуск сверх стандартных 28 дней, то он может попросить за него компенсацию, остальные 28 дней он должен отгулять. Точно также ему полагается обязательная выдача средств за неиспользованный отпуск в случае увольнения.
Обязан ли работодатель соглашаться с заявлением работника
По закону руководитель предприятия может как согласиться на предложение работника о замене части отпуска финансовой компенсацией, так и отказать ему.
Последнее чаще всего бывает вызвано производственной необходимостью, при этом работодатель вправе никак не аргументировать свое решение. В этом случае работник должен использовать весь причитающийся ему отпуск в полном объеме.
Как высчитывается сумма компенсации вместо отпуска
Определить размер предполагаемой выплаты несложно, поскольку она рассчитывается по тем же правилам и формулам, которые бухгалтерия применяет для подсчета средней заработной платы за отпускной период. Иными словами, нужно сумму начисленной зарплаты за 12 месяцев поделить сначала на 12, а затем и на среднемесячное число календарных дней 29,4. Полученный результат будет равен среднедневному заработку работника, который нужно умножить на то количество дней, за которые он хочет получить компенсацию.
Как составить заявление
Унифицированного образца, обязательного к применению, законом не установлено, поэтому работники могут писать заявление в свободной форме. Однако при этом желательно все же придерживаться некоторых норм и стандартов. В частности, нужно обязательно указывать сведения об организации , должность и ФИО его руководителя . Также в заявление нужно вписывать период , за который предоставляется отпуск, его длительность, а также количество дней , за которые работник хотел бы получить денежную компенсацию.
Заявление можно оформлять в разных вариантах: рукописном и печатном, но независимо от того, какой из них будет выбран, нужно обязательно заверять бланк оригинальной «живой» подписью.
Документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается работодателю, второй остается у сотрудника.
Пример заявления
Данная форма документа имеет довольно простой вид, так что его составление не должно вызвать никаких сложностей.
Шапка документа
Сначала вверху слева или справа (принципиального значения это не имеет) вписывается адресат заявления, а именно указывается полное наименование организации-работодателя (в соответствии с регистрационными документами), руководитель (должность указывается по штатному расписанию), а также его фамилия, имя, отчество. Затем точно также включаются данные о работнике. В строке чуть ниже указывается населенный пункт и дата составления заявления.
После этого посередине пишется слово «заявление».
Тело заявления
В основную часть документа нужно внести просьбу о замене части ежегодного планового или дополнительного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. Обязательно надо внести его период (дату начала и окончания), а также количество дней, в которые работник желал бы получить денежные средства вместо отдыха.
Подписи
В завершение на заявлении необходимо поставить подпись с указание должности заявителя и обязательной ее расшифровкой.
Порядок действий при назначении компенсации вместо отпуска
После того, как заявление будет получено, руководитель предприятия обязан поставить на нем свою резолюцию (положительную или отрицательную). Если вынесено отрицательное решение, тогда сотрудник должен будет отгулять отпуск в полном объеме, если же положительное – организация издает соответствующий приказ, на основе которого бухгалтерия насчитает работнику размер компенсации и выплатит ее перед тем, как сотрудник уйдет в отпуск.
Если сотрудник по каким-либо причинам передумал получать компенсацию вместо отпуска, он имеет право отозвать документ, но только до того момента, как наступит отпускной период.
