Справка подтверждающая стаж работы образец. Как работодателю выдать архивную справку о стаже работы. Заявление в архив

Чаще всего граждане ищут следующие информационно-справочные документы:

• о так называемом гражданском состоянии (сейчас бы мы сказали — о : месте и дате рождения или смерти, вступлении в брак или расторжении его, усыновлении и тому подобном);
• об образовании;
• о трудовой деятельности;
• о правах на имущество (в основном это право на землю и жилье).

Этот список не является исчерпывающим. Подробно о том, как архивам работать с запросами о выдаче различных справок, какова ответственность сторон, разъяснено в «Методических рекомендациях по исполнению запросов социально-правового характера» (утвержденных Росархивом 02.07.2012). В этом же документе содержится коллекция образцов архивной справки (75 примеров по наиболее часто встречающимся запросам).

О стаже работы

По статистике Росархива, запросы на подтверждение фактов, касающихся трудовой деятельности, являются наиболее распространенными, поэтому рассмотрим их в первую очередь.

Чаще всего работники начинают беспокоиться о подтверждении трудового стажа перед выходом на пенсию или для получения звания «Ветеран труда» — в этих случаях они должны найти своих прежних работодателей и получить документальное подтверждение у них. Нередко такой поиск превращается в детектив: ведь многие организации, существовавшие в 1990-2000-е годы, давно закрылись. Где и как их искать — однозначных рецептов нет, а подсказки могут быть такие.

1. В поисковой системе в Интернете в строке поиска точно ввести то название организации, которое указано в трудовой книжке. Если организация нашлась — обращаться в отдел кадров.
2. Если таким образом организацию найти не удалось — поискать в ведомственных архивах (чаще всего они есть в таких отраслях, как строительство, энергетика, транспорт, сфера культуры).
3. Также можно обратиться в городской архив, причем как напрямую, так и через Центры госуслуг (МФЦ).

Образец архивной справки о стаже работы

Форма такого документа законодательно не установлена — то есть он составляется произвольно. Однако в нем должны присутствовать необходимые реквизиты:

• полное название организации (с указанием адреса, номера расчетного счета, БИК, ИНН и т.п.);
• продолжительность работы сотрудника («с… по…»);
• должность, которую занимал сотрудник;
• указание на документы, на основании которых были осуществлены прием и увольнение (Приказ о приеме №__ от___, Приказ об увольнении №__ от___);
• расчет заработной платы за период работы по месяцам (не является обязательным);
• информация о причине выдачи документа;
• подписи директора и главного бухгалтера, печать, дата выдачи.

Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа

Архивная справка формы 9 «О регистрации»

На втором месте по частоте запросов после документов, подтверждающих трудовой стаж, стоят справки о регистрации по форме 9 (смотрите образец). Их требуют, например:

• при поступлении ребенка в детский сад или школу;
• при подаче документов на приватизацию;
• для совершения операций с недвижимостью.

В этом документе перечисляются все граждане, зарегистрированные по определенному адресу, с указанием степени родства, а также дается характеристика жилой площади.

Форма 9

В некоторых случаях может потребоваться документ о регистрации по адресу, по которому гражданин был зарегистрирован ранее, но снят с регистрационного учета, — в этом случае потребуется архивная справка формы 9».

Где получить архивную справку формы 9

И простые, и архивные документы выдаются районными или городскими жилищными агентствами. Однако проще всего получить их в Центрах госуслуг (МФЦ).

В соответствии с регламентом этой услуги, при личном запросе архивной справки она должна быть предоставлена не позднее чем через 2 рабочих дня после предоставления документов (паспорта, военного билета, свидетельства о регистрации несовершеннолетнего).

Именно по данным, содержащимся в ней, инспектор ПФР рассчитывает и оформляет пенсию.

Нет книжки - доказывать трудовую деятельность нужно справками. Справка о стаже нужна будет с каждого предприятия, где работал новоявленный пенсионер.

Справки о трудовом стаже нужны для подтверждения периодов работы при оформлении пенсии.

В том числе, и для оформления льготных пенсий ( и ).

При этом учитываются все виды деятельности, когда с доходов производились отчисления в ПФР:

• по трудовому договору;
• у ИП или у физического лица;
• по агентскому договору;
• по договору подряда.

По сути, справка - это официальная информация о том или ином событии, заверенная по правилам документооборота . Её основная задача - доказать, в какое время и где человек трудился. Если оформляется льготная пенсия, например, из‑за вредных рабочих условий, справка подтвердит, что профессия (или должность), по которой работал гражданин, действительно даёт право на .

Структура документа

Любые официальные документы должны быть чётко структурированы, то есть, поделены на части.

Справка о стаже должна в обязательном порядке содержать:

• сведения об организации, которая выдаёт справку (угловой штамп с реквизитами или полное название фирмы);
• данные о получателе (ФИО и должность сотрудника);
• сведения о работе (профессия, разряд, когда принят работник и );
• цель и основание справки (куда предоставляется и по чьему запросу или заявлению);
• заверительные подписи и печать.

Как оформляется?

Так как это документ официальный, оформить его нужно либо на фирменном бланке, либо на бумаге формата А4 с угловым штампом. В штампе или на бланке должны быть указаны реквизиты фирмы:

• полное название;
• почтовый и юридический адреса;
• телефоны.

Документу обязательно должен присваиваться регистрационный номер с указанием даты составления.

Если справка выдаётся по официальному запросу, указываются его реквизиты - дата и исходящий номер.

В начале пишется, кому выдана справка: полные имя, отчество, фамилия, дата рождения (эти сведения заносятся на основании паспорта). Если фамилия менялась, нужно будет приложить документ‑основание (свидетельство о браке или разводе, о смене фамилии).

Описание трудовой деятельности начинается с указания организации, профессии и должности сотрудника при трудоустройстве. Далее пишется дата выхода на работу и реквизиты приказа. Указывается окончание работы - когда был уволен работник, каким приказом (причину увольнения писать не обязательно).

Следующий этап - описание трудовой деятельности:

• переводы;
• присвоение разрядов;
• совмещение профессий.

При этом нужно указать номера и даты приказов.

Профессия, по которой можно досрочно уйти на пенсию, должна называться в точности с Постановлением №10 от 26.01.1991г.

Если фирма меняла название, об этом тоже нужно написать в справке.

Подписывается справка руководителем фирмы и скрепляется печатью. Если у кадровика есть доверенность на оформление и выдачу справок, он имеет право самостоятельно завизировать документ, но с указанием номера доверенности.

Приведён алгоритм оформления справки на льготную пенсию. Если нужен лишь , всё проще. В простую форму включается лишь общее время работы во всех организациях. Кадровик просто складывает периоды (по сведениям из трудовой книжки) и результат вписывает в документ.

Где и как получить?

Если справка нужна работающему ещё сотруднику, он может написать заявление о выдаче на имя директора и подать его секретарю. Бывшему работнику документ выдадут только по паспорту, так же, на основании заявления. При этом заявление лучше зарегистрировать: на копии, которую нужно оставить у себя, секретарь распишется и поставит число.

По правилу 62‑й статьи Трудового кодекса, документы, связанные с работой сотрудника, выдаются ему в течение 3‑х дней.

Справка оформляется в организации, где человек работал последний раз. В каждой организации при трудоустройстве делается копия трудовой книжки, поэтому кадровик последнего работодателя может оформить справку именно по копии.

Если нет ни книжки, ни её копий, справки нужно будет собрать со всех мест работы . Проблема может возникнуть, если или . В этом случае можно обратиться:

• в фирму-правопреемник (туда передаются кадровые документы при реорганизации);
• в городской архив (если фирма ликвидирована).

Срок действия

Никакого срока у справки о стаже нет , потому что она уже содержит нужную информацию, которая не поменяется. Работники ПФР требуют свежие .

Также нет запрета на количество выдаваемых справок - сколько их потребуется работнику, столько обязаны и выдать (максимум через 3 дня). Нужно только заявление написать или предоставить запрос Пенсионного Фонда.

Выход на пенсию и заслуженный отдых подразумевает под собой заблаговременное соблюдение человеком ряда формальностей и похода в Пенсионный фонд. Первое, что потребуют чиновники из ПФ РФ – справку подтверждения стажа работы, если у вас нет трудовой книжки или сведения в ней неполные.

Такую справку могут потребовать и в случае поступления на новое место работы, при отсутствии трудовой книжки. Таким образом, справка о стаже работы – это официальный документ, заверенный уполномоченным лицом, с содержащейся в ней информацией об организациях, в которых работал человек, о сроке трудового стажа в каждой из них, смене должностей.

Одна справка служит доказательством наличия стажа, приобретённого гражданином у одного работодателя. Если мест работы было несколько, придется собрать соответствующее количество справок.

Для чего нужна справка в ПФР РФ

Цель предоставления справки – подтверждение трудового стажа в том или ином месте. Раньше трудовой стаж подразделялся на общий и непрерывный. Теперь такого деления нет, и за суммарными годами работы сохранилось название – страховой стаж. Его расчет происходит по правилам статьи 10 Федерального закона №173 (путем сложения стажа из всех мест трудовой деятельности, откуда в Пенсионный фонд перечислялись нужные взносы).

Как уже упоминалось выше, справка в ПФ РФ требуется, в первую очередь, тогда, когда у гражданина нет возможности подтвердить свой трудовой стаж с помощью трудовой книжки, например, она или утрачена, или заполнена неправильно.

Также справка подтверждения стажа работы необходима, когда гражданин всю жизнь работал без трудовой книжки, но из его заработной платы взносы в Пенсионный фонд все равно переводились.

Это бывает в случаях:

• Работы до 2013 года по гражданско – правовым договорам (подряд, агентский договор).
• Работы у работодателя – физического лица (ИП).

В какой срок предоставляется справка в ПФР

Любая справка с подтверждением трудового стажа работы в конкретной организации выдается в течение трех рабочих дней. Обязанность по ее выдаче лежит на работодателе (отделе кадров организации, где когда-то работал проситель справки). Она выдается бесплатно по письменному заявлению бывшего сотрудника (согласно статье 62 статье Трудового Кодекса России).

Справку и другие документы, подтверждающие стаж, работодатель имеет право направить бывшему работнику по почте при условии согласия последнего. Также работодатель может выслать справку по почте прямо в Пенсионный фонд, если выяснится, что работник не сможет получить ее в течение трех рабочих дней по почте.

Если запрос осуществляется в Госархив, то российское законодательство прославляет этому учреждению тридцать дней на выдачу справки заявителю.

Как оформить справку о стаже работы

Как упоминалось выше, справку с подтверждением стажа работы, можно получить в кадровом отделе предыдущего места трудовой деятельности. Для этого на имя бывшего работодателя (или главы городского, сельского архива) нужно подать заявление, где должно быть указано:

• Наименование предприятия, индивидуального предпринимателя или архива (в случае запроса в архив).
• Фамилия, имя, отчество заявителя, дата рождения, адрес прописки и номер телефона для связи.
• Срок трудовой деятельности в данной организации (дата начала и конца работы).
• Просьба выдать архивную справку на имя заявителя.
• Информация о том, куда должна пойти справка (Пенсионный фонд России).
• Дата составления документа и подпись заявителя.

Если организация все сведения о бывшем работнике уже сдала в Госархив, заявление в выдаче справки для подтверждения стажа нужно подать в Госархив города или населенного пункта бывшего места работы. Осуществить подачу такого заявления можно через интернет (сайт Единого портала государственных услуг).

Если работодатель потерял сведения о работнике и не сдал их в архив, то доказывать стаж придется через суд. Помимо гражданина, занятого когда-то по трудовому договору у работодателя, написать заявление о выдаче справки имеют право:

• Юридическое лицо (организация, предприятие) в отношении своего сотрудника.
• Гражданин или юридическое лицо (по их ходатайству) на основании решения суда по делу о назначении пенсии или восстановлении трудового стажа.

По истечение установленного в законе срока, заявитель должен получить справку, где будет подтверждаться стаж его работы в конкретной организации или у индивидуального предпринимателя.

Заявление в пенсионный фонд о трудовом стаже образец

Образец заявления:

Главе СПК колхоз-племзавода «Красная Заря» Суханицкому А. И.
ул. Довлата, 54, Ставропольский край. Арзгирский район, с. Арзгир

Сидорчука Виктора Павловича, с. Арзгир, улица Ленина, 18.

З А Я В Л Е Н И Е

Прошу предоставить справку о трудовом стаже и заработной плате на имя Сидорчука Виктора Павловича за период работы с 7.09.1977 г по 12.03.1990 г. в колхозе «Красная Заря» с. Арзгир, Арзгирского района Ставропольского края, в должности главы бригады №15. Запрашиваемый документ необходим для оформления пенсии по возрасту.

Чем чревато отсутствие доказательств того, что гражданин РФ осуществлял какую-либо официальную трудовую деятельность (с уплатой налогов), понятно даже обывателю. Без трудовой книжки не возникает прав на трудовую пенсию.

Поэтому подтверждение трудового стажа считается актуальной проблемой современного человека, имеющего российское гражданство.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Ведь от успешного решения этого вопроса зависит:

• Возраст выхода на пенсию.
• Наличие набора социальных услуг
• Величина социальных выплат.
• Размер пенсионного обеспечения.

Какие проблемы могут возникнуть?

Формально регистрация в системе обязательного пенсионного страхование и получение СНИЛС означает, что работодатель начал ежемесячно перечислять средства в пенсионную «копилку».

Но для наёмного работника также важно, что в договорах ГПХ и в трудовой книжке были указаны все нюансы типа:

• Точная дата принятия на должность.
• Наименование профессии по штатному расписанию.
• Дата увольнения и точная формулировка, по какой статье.
• Точное наименование принимающей (увольняющей) организации.
• Период повышения квалификации.

Бывает так, что по ошибке нерадивого специалиста по кадрам или работодателя записи в трудовой книжку не вносятся. Также никто не застрахован от того, что в документах прослеживаются ошибки, неточности, неполное заполнение.

Несоблюдение «Инструкции по заполнению трудовых книжек» ведёт к неправильному учёту трудового стажа. Ошибки недопустимы и их нужно исправлять!

Корректировка проводится с помощью сбора недостающих и уточняющих документов. На основании этих бумаг вносятся новые записи в трудовой книжке. При необходимости – заявитель доносит их в территориальный отдел ПФ РФ.

Но это происходит тогда, когда бывший работодатель ликвидировался или не существует по другим причинам.

На основании, каких документов архива можно восстановить неверную или неполную информацию?

Справка о местах работы до 2002 года и сведения о работе в ликвидированных организациях выдаётся архивным учреждением на основании данных, сохранившихся в хранилище.

Сюда входят следующие дела постоянного хранения и по личному составу:

• Лицевые счета на отдельных работников.
• Приказы по личному составу.
• Характеристики с места работы.
• Личные дела.
• Ведомости по заработной плате.

Выписки из документов позволяют восстановить трудовую биографию. Но юридическую силу имеет документ, который составлен официально. При этом бланк архива – не единственное условие. Документ должен быть подписан руководителем и ссылаться на номера архивных дел и листов в них.

Как сделать запрос в архив для подтверждения трудового стажа

Все данные ликвидированных организаций содержатся в архивах муниципальных образований, областей и краёв. Доступ туда имеет каждый совершеннолетний гражданин. Специалисты архивохранилища подробно объяснят, как сделать запрос в архив для подтверждения трудового стажа.

В каких случаях обращается заявитель

Нынешние пенсионеры столкнулись со множеством проблемных нюансов при подсчёте пенсии. Дело в том, что для многих учреждений советского периода практически не найти правопреемников. «Наследники»-компании отказывают заверять данные о трудовом стаже бывших товарищей-коммунистов.

Организация отказывает, и бывшему работнику приходится организовывать поиск архивных данных.

Между тем, на стаж и размер пенсионных и социальных выплат влияет:

• Наличие льготного стажа.
• Наличие специального стажа.
• Опыт работы в государственных (муниципальных) учреждениях.
• Наименование профессии.

Зная это, будущему пенсионеру стоит поволноваться, если он обнаружил, что:

1. Запись в трудовой книжке отсутствует или передаёт неточную информацию.
2. У штампа организации (принимающей или увольняющей) трудно различимы буквенные обозначения.
3. Запись о реорганизации учреждения (фирмы) отсутствует.
4. Наименование компании не совпадает с названием организации в печати.

Видео: Консультация специалиста

Классификация запросов заявителей

Каждый из нас имеет право посетить читальный зал государственного архива. Специалисты архивохранилища работаюти обслуживают (помогают) читателям в часы приема. Они предлагают свои услуги безвозмездно или за оплату госпошлины.

К оплачиваемым услугам относят биографические и гениологические заявления. Бесплатно обрабатываются социально-правовые просьбы. Что к ним принадлежит?

Сюда относятся следующие сведения:

• информация о трудовом стаже;
• данные о зарботной плате;
• награждения;
• применение репрессий и последующая реабилитация;
• состояние здоровья на определенный момент времени;
• периоды службы в вонских частях.

Услуги по предоставлению архивной справки

Данная услуга входит в перечень государственных услуг и предоставляется через:

• Многофункциональный центр;
• При личном посещении архива;
• По электронной почте.

Результаты предоставления услуги

Составление архивной справки – бесплатная услуга.

В результате обработки персональных данных выписывается следующая официальная бумага:

• Запрос с уточнением сведений, недостающих в заявлении.
• Обоснованный отказ с ссылками на нормативные акты и указанием причин.
• Копия, заверенная архивом.
• Архивная справка.
• Выписка из документов архивохранилища.

Какие существуют формы для заявителя (на примере Санкт-Петербурга)?

Запросы различают по основаниям: общий вопрос или частная заявка, по конкретному обстоятельству. Любой запрос рекомендуется заполнять печатным способом, с использованием Интернета и современных методов связи.

Образец заявления выглядит следующим образом:

Я.ФИО, паспортные данные, проживающий по адресу, прошу предоставить мне государственную услугу и уточнить место работы за период с 01.01.1976 по 31.12.1984 гг.

С перечнем причин для отказа ознакомлен.

Частные запросы

Для граждан РФ предлагаются разные формы запросов, переданных на рассмотрение в архивохранилище.

Примеры:

• Справка о размере заработной платы.

Заявление.

Прошу выдать мне информацию о размере заработной платы на предприятии______за период_______.

• Справка об эвакуации из блокадного Ленинграда.

Заявление.

Прошу мне, ФИО, паспортные данные, выдать сведения об эвакуации из блокадного Ленинграда.

На период ВОВ проживал по адресу:

Предположительная дата эвакуации и с кем эвакуировался:

• Справка о награждениях.

Прошу подтвердит факт награждения медалью «Ветеран труда» (присвоения звания «Житель блокадного Ленинграда»).

ФИО, контактные данные:______

Примерное название органа власти, производящего мероприятия по награждению:______

Требования к запросам

Запрос рассматривается при соблюдении следующих требований:

1. Он не должен быть анонимным. В нем передаются ФИО, почтовый адрес или электронная почта заявителя.
2. Заявление должно быть понятным, написано на русском языке.
3. Запрос не может содержать ненормативной лексики.
4. Запрос должен быть логичен.

Срок исполнения заявки

У служащих архива есть определенные сроки для выполнения запросов. Если исполнитель не укладывается в период одного месяца, то он обязан отправить промежуточный ответ с указанием причин задержки (например, поиск информации).

Когда бесплатный запрос становится платным?

В некоторых случаях допускается брать плату за социально-правовые запросы.

Исключения из правил:

1. Срочные заявления, где срок исполнения устанавливается от одного до пяти дней.
2. Подготовка нескольких экземпляров архивных справок вместо одной.
3. Запрос о трудовом стаже и заработной плате за довольно длинный период – от пяти лет.
4. Запросы, касающиеся имущественных прав.
5. При получении дубликата архивной справки, если первый экземпляр был утерян, испорчен по вине заявителя. (кроме форс-мажорных обстоятельств – пожара, наводнения и т.д.)