Дубликат трудовой книжки - образец заполнения 2017 - вопрос о корректном оформлении этого документа продолжает оставаться актуальным из года в год. Ведь дубликат фактически является новой трудовой книжкой специалиста, подтверждающей весь его трудовой путь. Поэтому специалистам кадрового учета любой компании важно четко представлять, какие правила следует соблюсти при оформлении образца дубликата трудовой книжки.
Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.
Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 31, 33, 34 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225):
- оригинал был безвозвратно утерян (в том числе в случае, когда книжку потерял работодатель вследствие чрезвычайных происшествий);
Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье .
- книжка пришла в состояние негодности (ее листы испорчены, испачканы и т.д.);
- если в книжку специалиста были внесены сведения о его увольнении или переводе на другое место работы, при этом такая запись впоследствии была признана недействующей.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В случае утраты трудовой книжки лицо, утратившее ее (а это может быть как работник, так и сотрудник, ответственный за ее хранение в компании), обязано обратиться к работодателю по последнему месту работы за выдачей дубликата. Если же листы книги испачканы либо в ней имеется недействительная запись, то дубликат тоже может быть оформлен, однако обязанности обратиться за его выдачей у специалиста нет.
Как сделать дубликат трудовой книжки
Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам, перечисленным в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). В 2017 году каких-либо изменений в части заполнения образца дубликата трудовой книжкине было, поэтому нужно руководствоваться прежним порядком.
Во-первых, на титульном листе (первая страница) необходимо сделать запись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию с номером нового документа.
Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.
После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.
ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 7.2 Инструкции).
Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 7.2 Инструкции).
Как оформить дубликат трудовой книжки - образец
Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.
При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.
Итоги
Пример заполненногообразца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».
Что делать, если самый важный документ, подтверждающий стаж работы, утерян или пришел в негодность? Узнайте, как восстановить ценную информацию, соблюдая права работника и не нарушая закон!
В статье:
Скачайте комплект документов по теме:
Какими документами регламентируется оформление дубликата трудовой книжки?
Дубликат выдается в случае утери или кражи основного документа. Кроме того, дублирующий бланк понадобится, если трудовая книжка пришла в негодность. Например, испачкалась, обгорела или порвалась, либо содержит запись об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанную недействительной.
Право работника на получение дубликата закреплено статьей 65 ТК РФ, а общий порядок оформления и выдачи прописан в правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Заполняйте бланк по инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.
Кто должен восстанавливать документ - новый или прежний работодатель
Работник потерял свою трудовую книжку, но обнаружил потерю не сразу, а когда пришло время устраиваться на новое место работы. Как сделать дубликат трудовой книжки при утере и кто должен этим заниматься - новый или прежний работодатель?
Первое, что должен сделать работник в случае утери - обратиться по месту предыдущей работы с заявлением на оформление дубликата трудовой книжки. Образец заполнения бланка, на основании которого работодатель сможет начать процедуру оформления, вы можете .
Внимание! Поскольку особых требований к форме заявления актуальное законодательство не содержит, составлять его можно в свободной форме или на базе любого удобного шаблона. Главное - указать данные заявителя, дату и конкретную причину обращения.
Другой способ - восстановление документа
Если пропажа обнаружена не сразу, на этапе очередного трудоустройства можно выбрать и другой, вполне легальный способ восстановления трудовой книжки - подать заявление о выдаче нового документа по новому месту работы. Раньше такой возможности у работника не было, но сейчас она предусмотрена статьей 65 ТК РФ. Работодатель не вправе отказать сотруднику и обязан завести ему трудовую книжку (не дубликат!), отразив в ней документально подкрепленный стаж работы.
Через сколько дней выдается дубликат трудовой книжки, как оформить документ без лишней траты времени?
Срок выдачи дубликата составляет 15 дней. Именно за это время работодатель должен на основании письменного заявления и приложенных к нему документов, подтверждающих стаж, оформить документ и выдать его владельцу под подпись.
Сама по себе процедура не отличается сложностью и не отнимает много времени, если работник сразу предоставил все необходимые справки и выписки. Но если части документов не хватает, процесс может затянуться: придется отправлять официальные запросы предыдущим работодателям, их правопреемникам или в архивные учреждения и дожидаться ответа.
Внимание! Чтобы как можно быстрее получить на руки дубликат, работник должен заранее подготовить заверенные по всем правилам справки, оригиналы трудовых договоров, копии приказов, зарплатные ведомости и другие документы по всем периодам работы.
Как оформить дубликат трудовой книжки (образец + пошаговая инструкция для кадровика)
Дубликат оформляется на чистом бланке, приобретенном работодателем для выдачи сотрудникам. В приходно-расходной книге укажите, когда был израсходован бланк, а также его серию, номер и другие обязательные сведения.
Поскольку речь идет о формах строгой отчетности, небрежное отношение к учету может в дальнейшем стать проблемой для кадровика. Эксперт уже ответил на 9 популярных вопросов о хранении и учете трудовых книжек . Вам осталось их прочитать!
Затем переходите непосредственно к оформлению (готовый образец заполнения дубликата трудовой книжки вы можете ). Придерживайтесь порядка, закрепленного разделом III Правил №225 и разделом 7 Инструкции №69.
Пошаговая инструкция
Шаг 1 . Напишите слово «дубликат» в верхнем правом уголке титульного листа, рядом с серией и номером бланка. Надпись должна быть заметной и легко читаемой.
Шаг 2 . Заполните титульный лист. Паспортные данные, сведения о полученном образовании и другие обязательные данные вносятся в общем порядке. Убедитесь, что они актуальны: если за время, прошедшее с момента оформления утерянной трудовой книжки, работник успел освоить новую профессию, сменить фамилию или повысить уровень образования, сразу вносите обновленные данные. Не следует отражать в документе всю историю изменений. Так происходит заполнение дубликата трудовой книжки (образец титульного листа):
Внимание! Обязательно заверьте титул подписью с расшифровкой и круглой печатью организации или отдела кадров. Достоверность и актуальность внесенной информации подтверждается подписью владельца документа.
Шаг 3 . Подсчитайте общий трудовой стаж работника . Отразите его в графе 3 суммарно, указав количество отработанных лет, месяцев и дней, но не уточняя периоды работы и должности, занимаемые сотрудником. Порядковый номер записи не присваивайте, названия организаций на данном этапе не указывайте.
Шаг 4 . Распишите все периоды работы у предыдущих работодателей в хронологическом порядке , исходя из имеющихся документов. Каждый период расписывается отдельно:
- в графе 2 указывается дата приема на работу;
- в графе 3 - должность сотрудника, структурное подразделение и название организации;
- в графе 4 - наименование, дата и реквизиты документа, на основании которого работника приняли в штат.
- в графе 5 - запись об увольнении.
Аналогичным образом перенесите из справок и других документов данные о прочих подтвержденных периодах работы.
Внимание! Если полные данные об отдельно взятых периодах работы отсутствуют, ограничьтесь только документально подтвержденной информацией. Не записывайте ничего со слов работника (п. 32 Правил №225)!
Шаг 5 . Отразите период работы в вашей организации . Все необходимые для этого документы уже есть в распоряжении кадровой службы, нужно лишь перенести сведения в бланк. Закройте блок записью об увольнении, заверьте подписью с расшифровкой и печатью. Ниже оставьте место для подписи работника.
Образец оформления записей о последнем месте работы
Шаг 6 . Выдайте дубликат на руки работнику . Дату выдачи, серию и номер документа зафиксируйте в книге учета трудовых книжек и вкладышей . В этой же книге владелец дубликата должен расписаться в его получении, иначе доказать, что документ был правильно оформлен и выдан в положенный срок, будет непросто.
Шаг 7 . Удержите стоимость бланка. Если трудовая книжка утеряна или испорчена по вине работника, обсудите с ним способы возмещения расходов на закупку бланка. Выберите наиболее удобный, например, оплату наличными деньгами в кассу предприятия или перевод средств на банковский счет.
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно? Что грозит работнику, имеющему сразу две трудовые книжки?
Предполагается, что у работающего человека есть только одна трудовая книжка, в которой отражаются все периоды занятости, начиная с первого в жизни трудоустройства и вплоть до выхода на пенсию. Но на практике так бывает не всегда.
Представьте ситуацию: работник заявляет об утере трудовой книжки, получает дубликат, а через некоторое время находит оригинал. Это расхожая проблема, приводящая к тому, что на руках у владельца оказывается сразу две трудовые книжки (последствия не настолько грозные, чтобы уничтожать второй экземпляр документа). При этом по закону оригинал и дубликат имеют равную силу.
Можно ли работать по двум трудовым книжкам? Формально - нет, но иногда такое случается. Например, когда на внешнего совместителя по ошибке заводят трудовую книжку на дополнительном месте работы. Законодательной нормы, согласно которой второй документ автоматически считался бы недействительным, не существует. Более того, он содержит юридически значимые сведения о реальном стаже работника, принимаемого к зачету при начислении больничных и декретных пособий.
Можно ли иметь 2 трудовые книжки и предъявлять их при трудоустройстве? Если это произойдет, работодатель может принять работника на хранение оба экземпляра, но заполнять будет только одну трудовую книжку (как правило, более новую). Но в то же время законом не предусмотрена ни административная, ни дисциплинарная ответственность для владельца двух, трех и более трудовых книжек.
Ответственность для работника
Несмотря на отрицательный ответ на вопрос «можно ли иметь две трудовые книжки», последствия вряд ли будут негативными для самого работника. По крайней мере, до момента выхода на пенсию, поскольку ПФР принимает к рассмотрению только один экземпляр трудовой. Не отраженные в нем периоды занятости придется подтверждать справками и другими дополнительными документами.
Добавится работы и кадровикам. Когда сотрудник, предоставивший две трудовые при приеме на работу, заболеет, продолжительность его страхового стажа придется определять сразу по двум документам. Если какие-то периоды работы в обеих трудовых книжках совпадают, при расчете больничного пособия учитывается только один (см. правила подсчета и подтверждения страхового стажа, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России №91 от 6.02.2007).
Дубликат трудовой книжки оформляется в течение 15 дней по письменному заявлению работника, обнаружившего, что оригинал утерян, украден или пришел в негодность. Придерживайтесь законодательно утвержденных правил и инструкций, а чтобы в бланк не закрались ошибки, ориентируйтесь на типовой образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере. Стаж определяйте только на основании заверенных выписок, справок, договоров и других подтверждающих документов.
Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:
- его трудовая книжка утеряна;
- его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
- в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.
В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Какая фамилия указывается в дубликате трудовой книжки
Часто при оформлении дубликата трудовой книжки возникает вопрос: "Какая фамилия прописывается на титульном листе при оформлении дубликата трудовой книжки : та, что стояла на момент заведения трудовой книжки, или та, которая есть у работника на момент выдачи дубликата?"
Тут всё просто и логично. На титульном листе дубликата трудовой книжки необходимо записать тут фамилию, под которой работник обратился для оформления дубликата. То есть, в случае, если в период времени между заполнением подлинника трудовой книжки и ее дубликата у работника изменилась фамилия, то в дубликате трудовой книжки указывается та фамилия, которая записана в паспорте (или ином удостоверении личности).
В соответствии с п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г., титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется в том же порядке, что и титульный лист трудовой книжки. Сведения о фамилии, имени, отчестве работника вносятся в трудовую книжку (в т. ч. дубликат) на основании паспорта работника или другого удостоверения личности (п. 9 Правил , утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 2.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).
В случае, если в документе, который предъявил работник при заполнении дубликата трудовой книжки, значится уже новая фамилия (например, после её перемены в связи с вступлением в брак), то у работодателя нет никаких оснований указывать на титульном листе дубликата прежнюю фамилию заявителя.
ВОПРОС . У моего мужа украли папку с документами, в т.ч и трудовую книжку. Если собрать подтверждающие стаж справки с организаций, кто может восстановить записи в дубликате, если он последние 4 года не работает, а в настоящее время стоит на учете службы занятости. Есть ксерокопия трудовой, но никем не заверенная.
Обратиться за оформлением дубликата трудовой книжки Ваш муж может к своему последнему работодателю, у которого он работал 4 года назад. Дубликат трудовой книжки по последнему месту работы может быть выдан работнику вне зависимости от количества времени, которое прошло со дня увольнения, поскольку исполнение данной обязанности работодателя не ограничено какими-либо сроками.
Ксерокопия с утерянной трудовой книжки, самостоятельно изготовленная работником и не заверенная в установленном порядке, не может послужить основанием для оформления дубликата. Основанием служат следующие документы:
- заявление работника в письменной форме;
- документы, которые подтверждают периоды трудовой деятельности работника (трудовой стаж) у данного работодателя (по последнему месту работы должны храниться экземпляр трудового договора, приказы и т. п.), а также у прежних работодателей. К таким документам относятся, например, справки с прежних мест работы, справки из архивных учреждений, подтверждающие трудовой стаж работника в ситуации, когда организация, в которой он работал ранее, была ликвидирована, трудовые договоры, заключенные с прежними работодателями (письменные экземпляры), лицевые счета (например, формы № Т-54, № Т-54а), ведомости на выдачу зарплаты, решение суда об установлении трудового стажа. В некоторых случаях (когда нет других подтверждающих документов) могут быть использованы документы индивидуального (персонифицированного) учета (формы СЗВ-К, СЗИ-5, утв. Постановлением Правления Пенсионого фонда РФ № 192п от 31 июля 2006 г.), подтверждающих страховой стаж для целей пенсионного обеспечения.
Дубликат трудовой книжки оформят по последнему месту работы вне зависимости от давности увольнения
Согласно п.31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
Целесообразно сначала получить подтверждающие документы с предыдущих мест работы гражданина (за исключением последнего работодателя), а затем подавать ему заявление на выдачу дубликата. Дубликат трудовой книжки должен быть оформлен не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.), а за такой короткий срок собрать все подтверждающие документы для его заполнения будет затруднительно.
Новый работодатель не должен восстанавливать трудовую книжку
Если после увольнения работник потерял трудовую книжку или она пришла в негодность, он должен обратиться за ее дубликатом к работодателю по последнему месту работы. Ему обязаны выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи соответствующего заявления п.31 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.
Как подтвердить стаж работы в уже ликвидированной организации
Если возникла необходимость подтверждения факта и стажа работы в уже ликвидированной компании, то необходимо направить запрос в архивное учреждение, в котором хранятся все документы ликвидированной организации, в том числе и кадровые. При наличии сведений вам будет выдана соответствующая справка. В случае отсутствия нужной информации в архиве придется обращаться в суд с заявлением об установлении факта, имеющего юридическое значение (гл. 28 ГПК РФ), а именно факта работы в конкретной организации . Для подтверждения своих слов необходимо будет привести как минимум двух свидетелей, способных подтвердить факт работы, а также представить документы, которые хотя бы косвенно могут доказать ваши слова.
Перед обращением в суд или архив необходимо выяснить, действительно ли организация была ликвидирована в прямом смысле этого слова, а не прекратила свое существование вследствие реорганизации в виде слияния, присоединения, разделения и др. Если имела место реорганизация, то все вопросы необходимо решать с правопреемником юридического лица.
Если Вы не сможете суду доказать факт работы в бывшей организации, значит этот период у Вас утерян. Но это было важно только до 2002 года, сейчас уже не трудовая пенсия, а и начисляется она с сумм отчислений работодателем в Пенсионный фонд. Тут тоже глаза и глазки нужны, потому что "хитрый" работодатель может не отчислять страховые взносы, а и знать не будете и пенсии не получите.
Примечание : . В зависимости от нашей зарплаты работодатель отчисляет страховые взносы в ПФР. Каков их размер, как узнать сколько уже накопилось денег на лицевом счете в Пенсионном фонде?
А может ли новый работодатель оформить работнику-растеряше дубликат трудовой книжки?
Если трудовая утеряна, то основания для отказа в приеме на работу нет !!! По новому месту работы вправе оформить дубликат на основании вашего заявления. Новый работодатель внесет все записи о предыдущей работе на основании представленных вами справок, трудовых договоров и т. д.
Итак, новый работодатель вправе оформлять лицу, утратившему трудовую книжку до поступления на работу, только новую трудовую книжку, а не дубликат утраченной. Кроме этого, новый работодатель оказывает содействие работнику в восстановлении документов (а не трудовой книжки), подтверждающих стаж работника, в частности путем направления запросов в компетентные органы и организации (к примеру, в архив).
При оформлении новой трудовой книжки допускается использовать порядок, предусмотренный для оформления дубликата. В трудовую книжку вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденные соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника».
Сама по себе суммарная запись о периодах работы, внесенная в трудовую книжку на основании документов, не будет подтверждением страхового стажа для пенсии, если в книжку не внесены конкретные записи о том, в какой организации, в какое время и на каких должностях трудился работник до поступления на работу в организацию, выдавшую трудовую книжку. В такой ситуации надо будет представить в пенсионный орган документы, подтверждающие периоды работы у конкретных работодателей до выдачи трудовой книжки
Сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат внесите только имеющиеся сведения (п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.
Какими документами кроме трудовой книжки гражданин может подтвердить стаж для назначения пенсии
В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы. А основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка ().
Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы. Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, то согласно пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015 , трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:
- письменные экземпляры трудовых договоров;
- трудовые книжки колхозников;
- справки, выдаваемые работодателями;
- выписки из приказов;
- лицевые счета;
- ведомости на выдачу зарплаты.
Нужно ли оформлять дубликат трудовой книжки, если она содержит много ошибок?
Например, в фирму устраивается новый сотрудник. Он приносит трудовую книжку, а в ней много грубых нарушений: предыдущий работодатель не указал реквизиты приказа о приеме на работу, а также не заверил печатью запись об увольнении. Как нужно поступить в этом случае? Должен ли кадровик на основании собранных справок оформить сотруднику дубликат трудовой?
Нет, не должен. Есть только три случая, когда работодатель должен завести дубликат трудовой книжки работнику только в случаях, если трудовая книжка:
- утеряна (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , далее – Правил ведения и хранения трудовых книжек);
- пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. д.) (абз. 3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
- в его трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Если трудовая книжка содержит иные грубые нарушения, работодатель не обязан оформлять ее дубликат. Ошибку должна исправить виновная в этом организация либо новый работодатель на основании официального документа компании, допустившей неточность (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
В случае когда запись о приеме не содержит реквизитов приказа, новый работодатель может внести запись на основании соответствующей справки с предыдущего места работы сотрудника. Исправления вносятся в порядке, установленном разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Если запись об увольнении с предыдущего места работы не заверена печатью, то нынешний работодатель не имеет права поставить свою печать. Такому работнику лучше обратиться в отдел кадров организации, которая завела ему трудовую книжку, с просьбой поставить печать.
| ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме |
-
Приведена актуальная версия трудового кодекса ТК РФ 2019 -
Как заполнять, учет и хранение трудовых книжек. Восстановление при пожаре. Выслать трудовую бандеролью. ИП и трудовая книжка. Смена названия фирмы. Нашли старую трудовую книжку. -
Как заполнять, учет и хранение трудовых книжек. Восстановление при пожаре. Выслать трудовую бандеролью. ИП и трудовая книжка. Смена названия фирмы.
– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) утеряны. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов)
– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.)
– Если записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии были признаны недействительными
– Если работник восстановлен в связи с вынесением оправдательного договора, прекращением уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью его участия в совершении преступления
– Если трудовые книжки работников утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
В правом верхнем углу титульного листа дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (рис.46).
Рис.46 Образец оформления титульного листа трудовой книжки
На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (кроме случаев утери трудовой книжки) (рис.47).
Рис.47 Образец оформления титульного листа трудовой книжки
При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами (рис.48).
Рис.48 Образец внесения общего стажа в трудовую книжку
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
В случае, когда документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (рис.49).
Рис.49 Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или службой персонала возвращаются их владельцу. Администрация предприятия обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данную организацию.
КАК ОФОРМИТЬ ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ?
1. На первой странице новой трудовой книжки в верхнем правом углу проставьте запись Дубликат п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
2. Заполните титульный лист дубликата трудовой книжки так же, как при оформлении новой трудовой книжки. Данные о работнике вы указываете на дату оформления дубликата п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
3. В первой строке графы 3 раздела Сведения о работе трудовой книжки сделайте запись об общем стаже работы у предыдущих работодателей, который подтвержден документами п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Например, Общий стаж работы _ лет _ месяцев _ дней. В графах 1, 2 и 4 этой строки ничего писать не надо.
4. После этой записи внесите в раздел Сведения о работе трудовой книжки в хронологическом порядке сведения о работе у всех предыдущих работодателей, содержащиеся в представленных работником документах. В графе 3 перед каждой записью о приеме на работу надо указать наименование того из предыдущих работодателей, к которому работник был принят. В графе 4 напротив записи о приеме на работу к каждому предыдущему работодателю, переводе и увольнении впишите реквизиты представленного работником документа, подтверждающего эту запись п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. В остальном записи о приеме на работу, переводах на другую работу и увольнении делаются так же, как при обычном заполнении трудовой книжки.
5. В последнюю очередь надо сделать записи о работе и награждении в вашей организации. Эти записи вносятся на основании ваших кадровых документов п. 32 Правил ведения трудовых книжек. При оформлении дубликата трудовой книжки уволенному работнику не забудьте после записи об увольнении указать свою должность и Ф.И.О. После этого в трудовой книжке расписывается работник и ставится печать вашей организации (если вы ее используете).
6. Если дубликат выдан взамен испорченной трудовой книжки, на титульном листе испорченной книжки сделайте запись Взамен выдан дубликат п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Стоимость бланка дубликата трудовой книжки, выданного работнику, учитывается так же, как при выдаче работнику новой трудовой книжки.
Связанные вопросы
Дополнительно в Путеводителях КонсультантПлюс
Популярное по теме
Так, при оформлении пенсии сотрудник пенсионного фонда скорее всего обратит внимание на то, что бланк трудовой книжки выпущен в обращение позже, чем датированы записи, содержащиеся в нем.
Такого рода несостыковка способна вызвать подозрения относительно подлинности документа, и работнику придется предъявлять дополнительные справки, подтверждающие наличие у него трудового стажа. За необходимыми бумагами он опять же придет в организацию, где в свое время ему так удачно оформили документ.
Впрочем, казус может произойти и значительно раньше. Например, при оформлении заграничного паспорта. Копия неправильной трудовой книжки - основание для отказа в получении документа, дающего право на зарубежные поездки.
Чтобы избавить себя от подобных сложностей, кадровик должен четко следовать предписанию закона - взамен утраченной или пришедшей в негодность трудовой книжки может быть выдан только дубликат.
Дубликат трудовой книжки - это ее повторный экземпляр, имеющий равную с подлинником юридическую силу
Если представленные документы не содержат полностью сведений о прошлой работе, в дубликат вносятся только имеющиеся в документах сведения
Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу заработной платы
Работодатель обязан оказывать сотруднику содействие в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы
* Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №.225. Текст правил опубликован на стр. 106.
** Новой бланк трудовой книжки утвержден постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №.225.
Заполняем трудовую книжку без ошибок
Каждый уже работающий или только устраивающийся на работу человек должен задуматься о документе, который будет подтверждать этот факт в настоящем, и давать право на пенсию в будущем. Трудовая книжка - это не простой, очень важный и единственный документ, отражающий весь трудовой стаж человека.
Основные понятия
Вначале необходимо понять, что закон подразумевает под термином трудовая книжка. Определение этого понятия можно найти в статье 66 Трудового кодекса РФ.
Оно базируется на двух критериях:
- Образец трудовой книжки утверждается исключительно государством и является унифицированным.
- Она удостоверяет информацию о трудовом стаже и деятельности работника.
Законодательство
Трудовая книжка оформляется по строго определенным правилам, которые регулируются отдельными законодательными актами.
К ним можно отнести:
Ответственные лица
За ведение, учет, хранение и выдачу трудовой книжки, как правило, отвечает лицо в чьи обязанности это входит. Однако стоит отметить, что ответственное лицо назначается исключительно приказом или распоряжением работодателя. Именно так определяется, кто заполняет трудовые книжки в организации.
Работодатель будет отвечать, если не организовал на своем предприятии систему ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей.
Если в организации не создана кадровая служба, либо нет уполномоченного приказом лица, занимающегося трудовыми книжками, он может быть привлечен юридической ответственности.Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает административную ответственность.
Так, виновное должностное лицо заплатит штраф от 1 тысячи до 5 тысяч рублей или принудительное приостановление деятельности до 90 дней, юридическое лицо – от 30 тысяч до 50 тысяч рублей или аналогичное приостановление.
Заполняет ли ИП такой документ?
На всех работодателей возложена обязанность ведения трудовых книжек на каждого сотрудника. При этом для сотрудника эта работа должна быть основной и работать он должен свыше пяти дней.
В законе есть единственное исключение, и оно распространяется на физических лиц – работодателей, которые не зарегистрированы как ИП. Индивидуальные предприниматели же обязаны осуществлять с трудовыми книжками те же действия, что и иные работодатели.
Зачем издавать приказ об изменении штатного расписания? Читайте здесь.
Требования к ведению трудовой книжки
Заполнять впервые
Законодатель, понимая всю неопытность человека устраивающегося впервые на работу, обязал именно работодателя оформить ему трудовую книжку. Срок установлен не позднее недели со дня начала работы.
Именно работодатель выдает новому сотруднику, в том числе и студенту трудовую книжку с удержанием платы, покрывающей расходы на ее приобретение.
Вновь принятому сотруднику необходимо очень внимательно проверить данные внесенные в нее и при их правильности удостоверить своей подписью.
Какой ручкой можно вносить записи?
Согласно инструкции записи надлежит делать аккуратно и читабельно. На вопрос, какой пастой и ручкой можно заполнять трудовую, закон дает исчерпывающий ответ.
Так, для написания можно использовать гелиевую, перьевую ручку, ручку-роллер (сюда относится и шариковая). Чернила, гель или паста в ручке должны быть световодостойкими и исключительно черного, фиолетового или синего цвета. Никакой красной пасты при исправлении неточностей и ошибок быть не должно.
Морфология
Записи в трудовой делаются на государственном языке РФ. Если в субъекте РФ установлен государственный язык, то записи могут дублироваться и на нем.
Любые, даже общепринятые сокращения в трудовой книжке строжайше запрещены.
В том числе и названия документов не сокращаются. Приказ пишется именно как «приказ», а не «пр.».
Все цифры пишутся исключительно по-арабски. Пример записи даты увольнения 30.06.2014 и никак иначе. Сокращения слова «г.», после цифр не применяется.
Нумерация записей
Всем записям в трудовой присваивается свой порядковый номер. Он проставляется в первой графе, именуемой «N записи». Записи нумеруются последовательно в каждом разделе арабскими цифрами (1, 2, 3).
Каждая запись. даже о внесении корректив в сами сведения, нумеруется сквозным образом, т.е. присваивается следующий номер.
Если нужен дубликат
Трудовая книжка может быть утеряна хозяином. При обнаружении утраты хозяин книжки должен незамедлительно довести эту информацию до работодателя. В течение 15 дней с даты подачи сотрудником заявления об утере работодатель обязан выдать не новую книжку, как заблуждаются многие, а дубликат.
Образец дубликата трудовой книжки
Дубликат содержит информацию:
- Об общем стаже работы сотрудника до поступления к работодателю, выдающему дубликат. Стаж указывается суммарно без конкретизации.
- Конкретные сведения о работе в организации, выдающей дубликат.
Еще есть вариант, позволяющий хозяину получить дубликат трудовой. Если сотрудник в судебном порядке признает запись в ней недействительной, то он может подать заявление своему последнему работодателю с просьбой выдать дубликат уже без подобной записи. Указанный выше порядок распространяется также на случаи непригодности книжки к использованию.
Как её заполнить на индивидуального предпринимателя?
По трудовому законодательству работник - это человек, заключивший трудовой договор с работодателем, в котором прописаны все существенные условия.
ИП как работодатель, конечно, может заключать подобные договора, но точно не сам с собой. Так как для договора нужны два индивидуальных субъекта, а не один. В трудовую книжку вносятся записи о трудовой деятельности человека, а ИП осуществляет предпринимательскую деятельность. Это два абсолютно разных понятия.
Данное правило распространяется и на других лиц. Ни сам ИП в свою трудовую книжку ни другое лицо по его просьбе не уполномочены вносить записи.Однако при приёме на работу индивидуального предпринимателя, что не противоречит нормам законодательства, его трудовая книжка заполняется так же, как и остальным сотрудникам.
И ещё один нюанс: неполная ставка. О том, как вносить такую запись, смотрите видео
Заполнение трудовой книжки
Многие сотрудники до выхода на пенсию не обращают особого внимания, на то, как заполнена их трудовая книжка. Проблемы начинаются при оформлении социального пособия. Конечно, знать, как правильно заполнить трудовую книжку должен кадровик, но и сам работник обязан иметь представление о правилах ее заполнения, чтобы не столкнуть с неприятностями в будущем.
Трудовую книжку директору заполняет лицо, назначенное приказом ответственным за это, например, кадровик, бухгалтер (обычно в небольшом ООО) либо сам директор. На вопрос кто заполняет её кадровику, ответ аналогичен. Если новый кадровик уже оформлен приказом как ответственное лицо, то сам, если нет, то руководитель или другой сотрудник ответственный по приказу за ведение трудовых книжек.
Титульный лист и разворот
Титульный лист содержит всю персональную информацию о работнике и заполняется исключительно на основании документов, удостоверяющих её.
К подобной информации относиться:
Далее, заполняется строчка Дата заполнения трудовой книжки, которая по закону должна быть в пределах пятидневного срока со дня приема на работу. Внизу титульного листа оставлено место для двух подписей, одно для работника, второе для ответственного лица.
Образование
Информация об образовании сотрудника размещается на титульном листе. При заполнении этого поля в точности переписывается формулировку из документа об образовании сотрудника.
Если сотрудник повысил степень своего образования или получил дополнительное второе образование, то данные дополняют уже имеющиеся, без их зачеркивания.
Сведения о работе
Самый важный и информативный раздел «Сведения о работе» и он включает четыре графы.
- Вначале в виде заголовка в третьей графе прописывается полное официальное наименование работодателя и краткое, если есть.
- Под заголовком в первой графе – «N записи», проставляется ее порядковый номер именно в этом разделе и во второй графе «Дата», заполняются три столбца, в каждый из которых арабскими цифрами вноситься соответствующая названию столбца информация.
- Далее в третьей графе заполняется информация о том, куда принят работник (отдел, подразделение) и какую трудовую функцию в соответствии со штатным расписанием он будет выполнять (профессия, должность, специальность).
- В четвертую графу вносятся реквизиты документа, которым человек принят на работу.
Любое изменение информации указываемой в этом разделе, так же должно в нем отражаться. К подобным случаям можно отнести: установление второй профессии, присвоенное нового разряда, чина, изменение работодателем своего названия, работа по совместительству.
Заполнение трудовой книжки совместителю
Записи о переводах
Существуют определенные нюансы отображения записи о переводе.
В случае перевода из внешней организации должны присутствовать обязательные сведения. Запись об увольнении переводимого работника в графе третьей раздела «Сведения о работе» обязательно должна содержать информацию, было ли это по инициативе работника. Если инициатором выступал сам работодатель, то согласился ли сотрудник на перевод.Запись о приеме к новому работодателю делается в общем порядке при указании, что он поступает на работу в порядке перевода.
При внутреннем переводе работника в трудовую книжку также вносят запись. В ней указывают новое место работы и основания перевода.
Взыскания и выговор
Часть 5 раздела 1 Правил о ведении и хранении трудовых книжек предусматривает, что дисциплинарные взыскания не отображаются в ней.
Дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:
Как восстановить трудовую книжку
Как восстановить утерянную трудовую книжку
Потерянную трудовую книжку (вкладыш к ней) можно восстановить следующим образом: заявить о факте утери работодателю по месту последней работы. Выдача дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) производится работодателем в течение 15 дней с момента подачи заявления.
При массовой потере трудовых книжек работодателем трудовой стаж сотрудников устанавливается специальной комиссией. Дубликаты трудовых книжек выдаются работодателем сотрудникам на основании акта комиссии.
Как восстановить испорченную трудовую книжку
В случае если трудовая книжка пришла в негодность (порвалась, испачкалась, обгорела) либо при наличии в ней записи о переводе на другую работу либо увольнении, признанной недействительной по письменному заявлению работника работодатель обязан ему выдать дубликат. В дубликат переносятся все записи из прежней трудовой (за исключением записи, признанной недействительной).
Как заполнить дубликат трудовой книжки
При оформлении дубликата трудовой книжки сначала в графу 3 раздела Сведения о работе вносится общий трудовой стаж до трудоустройства к данному работодателю суммарно (если таковой имеется), указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения мест, должностей и периодов работы. Трудовой стаж должен быть подтвержден надлежаще оформленными документами, содержащими сведения о периодах работы (копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, трудовые договоры и др.).
Затем на основании предоставленных документов (подтверждений) трудовой стаж расписывается детально: в графу 2 раздела Сведения о работе вносится дата приема на работу, в графу 3 - наименование организации-работодателя, структурное подразделение, занимаемая должность (в случае перевода на другую должность у одного и того же работодателя об этом также делается отметка).
После этого в графу 2 раздела Сведения о работе вносится дата увольнения, в графу 3 - основание (причина) увольнения, в графу 4 - наименование, номер и дата документа - основания внесения записей в дубликат.
В раздел Награждения дубликата вносятся сведения о награждениях, поощрениях, которые были внесены в книжку по месту последней работы.
Дубликат трудовой книжки оформляется надписью Дубликат в правом верхнем углу титульной страницы документа.
Трудовая книжка является важным для каждого работника документом. Кроме того она необходима и работодателям. Ведь в ней фиксируются даты принятия на работу, увольнения и другие передвижения по службе.
Хранится трудовая книжка в отделе кадров по месту трудовой деятельности. Но в некоторых случаях возможна ее утрата. В таком случае работнику может предоставляться дубликат документа.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Составлять новый вариант необходимо в соответствии с определенными правилами. Чтобы не допустить ошибок, можно ориентироваться на образец заполнения дубликата трудовой книжки, актуальный в 2019 году.
Когда возникает необходимость в копии
Оформление копии трудовой книжки является вынужденной мерой. Часто процедуру называют восстановлением. Однако данный термин не может применяться ни по юридическим, ни по логическим причинам. Ведь в ходе нее создается дубликат.
Необходимость создания второго экземпляра предусмотрена несколькими ситуациями:
- Дубликат требуется при утере документа по вине самого собственника книжки или работодателя.
- Второй экземпляр необходим при порче внешнего вида книжки, в результате которой записи нельзя рассмотреть. При этом не учитывается прямой умысел или случайность произошедшего.
- Трудовые книжки, хранящиеся у работодателя, могут быть утрачены массово при стихийном бедствии, пожаре или других чрезвычайных происшествиях.
- Создание нового образца потребуется, если в книжку внесена запись, которая считается неправомерно сделанной. Среди таких ситуаций выделяют неправильные причины увольнения или отсутствие такового факта.
Определение виновного
Трудовая книжка может быть утрачена как самим работником, так и работодателем, осуществляющим хранение документа. В зависимости от того, кто виновный в утере, предусматривается два варианта развития событий.
При утрате трудовой книжки в ходе действий работодателя, сотрудник не будет нести за это ответственности. Поэтому восстановлением документа будет заниматься кадровая служба по месту трудовой деятельности. Для создания дубликата потребуется обращение в архивные и другие органы.
Однако это возможно в том случае, если книжка была потеряна при непредвиденных обстоятельствах:
- пожар;
- наводнение;
- стихийное бедствие.
Порядок создания дубликата регламентирован законодательно. Если кадровик не знает, как провести процедуру, ему необходимо проконсультироваться с юристами.
Иногда работодатель не желает возвращать трудовую после увольнения. Тогда работнику потребуется обратиться в судебные органы. Помимо возврата трудовой истцу положена материальная компенсация за каждый день, считающийся просроченным при возврате документа. Суды часто выносят решения в пользу работников, быстро рассматривая подобные споры.
Иногда трудовые книжки утрачиваются самими работниками. И многие из них, не имея должного образования, не знакомы с процедурой восстановления.
Если документ был потерян при начале трудовой деятельности, восстановление не составит труда. В соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ при оформлении на работу при отсутствии трудовой книжки будущим работником подается заявление. В обращении к работодателю прописывается просьба оформить новую книжку.
Более трудным считается создание дубликата при наличии длительной трудовой деятельности. Для восстановления данных необходимо обратиться по последнему месту работы. В соответствии с письменным заявлением на имя работодателя, сотрудники кадровой службы должны быть привлечены к восстановлению информации. Чтобы дело пошло быстрее, можно отправить письменный запрос с уведомлением.
На основании Постановления Правительства РФ «О трудовых книгах» работодателю вменена в обязанности помощь по получению дубликата работником в течение 15 дней. В трудовую книжку будет внесены данные, которые подтверждаются документальными доказательствами.
В этом случае работник должен обратиться по местам бывшей трудовой деятельности с запросом о предоставлении справок. Также может понадобиться посещение архивов.
Кто должен оформить копию
Трудовая книжка имеется на руках у работника при отсутствии у него места трудовой деятельности. В остальных случаях документ находится на хранении у сотрудников кадровой службы по месту работы. Поэтому выдача сведений для получения дубликата возможна при заявлении, поданном на старую работу.
Заполнение копии трудовой книжки в случае утере не составляет труда. В момент приема на работу на сотрудника заводится личная карточка (форма Т-2). В ней отражены все данные о гражданине, включая предыдущие места трудовой деятельности. Записи вносятся в соответствии с данными трудовой книжки.
Хранение карточек осуществляется на протяжении года после увольнения сотрудника. Далее документация передается в архив, где остается на ближайшие 75 лет.
Поэтому при утрате трудовой книжки или ее негодности необходимо обращаться по месту последней трудовой деятельности. Кадровикам подается заявление на имя руководителя о выдаче дубликата документа.
Какие данные нужно восстановить
При потере трудовой книжки заявление составляется произвольно. Иногда в организации уже имеются правила составления документа. Это необходимо для конкретного изложения заявителем сути обращения.
В Постановлении Правительства РФ №225, изданном 16 апреля 2003 года, отражается порядок предоставления дубликата. В документе определены сроки, в течение которых копия должна быть выдана работнику. На процедуру кадровикам отводится не более 15 календарных дней.
Перед подачей заявления важно определить, кто виноват в утрате документа. Если книжка пропала по вине работника, ему необходимо будет подтвердить записи в трудовой документально.
Для этого нужно иметь в наличии:
- архивные справки;
- бумаги из Налоговой службы, Трудовой инспекции, Пенсионного фонда России;
- ксерокопии трудовых договоров, которые заключались со всеми работодателями;
- справки по предыдущим местам трудовой деятельности;
- выписки из приказов о приеме работника и увольнении (заверенные копии документов).
Образец заполнения дубликата трудовой книжки
Дубликат трудового документа требует правильного оформления. Обязательным условием является идентичность его оригинальному экземпляру. Из этого правила исключаются только ошибочно внесенные записи, а также те сведения, которые невозможно восстановить ввиду отсутствия подтверждающей документации.
Заполнение и ведение дубликата производится на основании двух нормативных актов (Правил и Инструкции, которые отражают порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек).
Если кадровик не знает, как оформить второй экземпляр документа, он может ориентироваться на образец заполнения дубликата трудовой книжки.
В копию важно внести данные о:
- работнике (сведения из титульного листа);
- трудовом стаже до приема в учреждение (на основании подтверждающих документов);
- наградах и поощрениях на последнем месте работы.
Сведения вписываются в чистую трудовую книжку. На титульном листе обязательно ставится печать со словом «Дубликат».
Титульная страница должна содержать:
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения;
- образование;
- профессию;
- специальность.
Личные данные должны быть указаны без сокращений. Аналогичное правило предусматривается в отношении даты рождения. При заполнении этих сведений нужно обращаться к паспорту.
Профессия, уровень образования и специальность прописываются в соответствии с дипломом при наличии подтверждающих документов. Если работник еще учится, то ориентироваться нужно на справку из вуза или зачетную книжку.
Титульный лист должен содержать дату заполнения. После внесения всех данных ставится подпись сотрудника отдела кадров, печать учреждения. Информация должна быть актуальной на момент внесения.
Данные о трудовой деятельности вносятся в таком же порядке, как и при первичном заполнении. Они подтверждаются соответствующими приказами или другими бумагами. Такое же правило предусматривается для раздела о награждениях.
В одной из граф раздела «Сведения о работе» нужно указать непрерывный трудовой стаж. Он определяется в виде суммарного значения без указания конкретных периодов.
После этого записываются все места трудовой деятельности с:
- порядковым номером;
- датой приема;
- данными о приеме (структурное подразделение, должность, специальность, профессия, квалификация);
- подтверждающими документами (реквизиты приказа).
Аналогичное правило действует в отношении перевода сотрудника в рамках одного учреждения.
- В первой графе ставится номер по порядку.
- Далее отмечается дата прекращения трудовых отношений с работодателем.
- В третьей графе прописывается основание для увольнения при наличии подтверждающих документов.
- Следующая графа содержит сведения о документе, на основании которого данные вносятся в дубликат.
Раздел со сведениями о работе должны быть заверен сотрудником кадровой службы, печатью учреждение и подписью владельца дубликата. Все записи идентичны документам, которые подтверждают их внесение. При отсутствии данных информация не может быть внесена.
Трудовая книжка является документом строгой отчетности. Поэтому при выдаче дубликата в журнал учета движения прописываются дата выдачи новой книжки и снятие с учета старой.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки:
Оформление, если работник уволился
Иногда работникам приходится сталкиваться со спорными моментами. Сотрудница Лисова А.И. обратилась в учреждение по месту последней работы с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Кадровики потребовали предоставление документа, из которого видно, что А.И. в этот период не имела официального трудоустройства в других местах. В соответствии с тем, что документ не был предоставлен, в выдаче дубликата ей было отказано.
Несмотря на увольнение работницы, действия работодателя считаются противозаконными. Ведь в его обязанности входит выдача дубликата при обращении гражданина.
Необходимость подтверждения трудовой деятельности не отражается на законодательном уровне. Поэтому выдача дубликата проводится в соответствии с общими правилами.
Особые случаи
Иногда сотрудники после оформления дубликата трудовой книжки, обнаруживают ранее пропавший документ. В законе не отмечается, что нужно делать в таких ситуациях.
Трудовая книжка должна быть все равно возвращена сотруднику. В момент оформления на пенсию она потребуется для подтверждения трудового стажа. В дальнейшем учет будет вестись на основании дубликата.
В некоторых случаях работники просят предоставить новую книжку вместо дубликата. В соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ такое право имеется только у новых работников при потере трудовой. В нем будут прописываться сведения, имеющиеся на момент приема на работу.
Порядок выдачи нового вкладыша в документ
Вкладыш в трудовую книжку должен вестись и оформляться в соответствии с тем же порядком, что и сам документ о трудовой деятельности. Поэтому восстановить его можно по аналогичным правилам.
При утрате вкладыша возможны два варианта восстановления. В первом случае необходимо обратиться к работодателю по последнему месту трудовой деятельности. Заявителю будет выдан дубликат в течение 15 календарных дней.
Во втором случае сотрудник при поступлении на новую работу может обратиться к руководству для оформления новой книжки или вкладыша. Для этого потребуется предоставление письменного заявления. Порядок заполнения не предусмотрен на законодательном уровне.
