Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Правила формирования дел:

1. В дела помещаются только исполненные документы, правильно оформленные, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел.
2. В одно дело помещаются все документы, относящиеся к одному вопросу,
3. В одно дело помещаются документы, относящиеся к одному календарному году, за исключением переходящих дел, личных дел и документов выборных органов.
4. Не помещаются в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики,
5. Дело не должно содержать более 250 листов. При большем количестве документов, дело разделяют на самостоятельные тома. Документы последующего тома являются продолжением предыдущего.
6. В разные дела помещаются документы постоянного срока хранения и временного срока хранения.
7. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимся к ним приложениям.
8. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (приказами, протоколами, решениями), являются приложениями к приказам, протоколам, решениям и хранятся вместе с ними. Эти виды документов, утвержденные ректором, являются самостоятельными документами и хранятся в папках с уставами, положениями, инструкциями.
9. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
10. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
11. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
12. Утвержденные планы, сметы, отчеты, лимиты, титульные списки и т. п. группируются отдельно от проектов. Планы и отчеты помещаются в дела того года, к которым относятся по содержанию, независимо от времени их составления. Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия. Отчеты о выполнении перспективного плана относят к последнему году действия плана. Например: отчет за 1996 год, составленный в 1997 году, относят к 1996 году. План на 1993 - 1996 гг. относят к 1993 году. Отчет о выполнении плана за 1993 - 1996 гг., составленный в 1997 году, относят к 1996 году.
13. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
14. Лицевые счета группируются в самостоятельные дела и располагаются по алфавиту.
15. Предложения, заявления, жалобы по основным вопросам работы Предприятия и все документы по их рассмотрению, исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений, и жалоб по личным вопросам.
16. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Ответ помещается за запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшей в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Оформление дел

Оформление дел начинается с момента их заведения и завершается после окончания года, после проведения экспертизы ценности документов.

Оформление дел выполняется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. при методической помощи и под контролем работников архива Предприятия.

Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке документов в деле деле и оформление обложки дела. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного срока хранения свыше 10 лет и дела по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

• нумерацию листов в деле;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи.
• составление заверительной надписи.
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела)
• подшивку или переплет дела;

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи и внутренней описи не составлять.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций в них, металлические скрепления (булавки, скрепки) удаляются.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, в начале (по необходимости) бланки форм внутренней описи дел.

Нумерация. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, черным графическим карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи нумерации не подлежит. Иллюстративные документы, фотографии и др. нумеруются на оборотной стороне листа в левом углу.

Внутренняя опись. Рекомендуется составлять при оформлении дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают полностью их содержание, а также при оформлении дел определенных категорий (особо ценных, личных дел, арбитражных дел, дел на патентуемые изобретения, с грифом “ Секретно”, “ДСП”, “КТ”).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме Опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и № листов дела.

Заверительная надпись (лист - заверитель). Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Составляется на отдельном листе-заверителе дела, который помещается в конце дела. (в книгах- на обратной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки). Заверительная надпись составляется на отдельном листе по установленной форме

В заверительной надписи дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак “+” (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии). Далее в заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

• физическое состояние дела (при необходимости);
• наличие литерных номеров листов и пропущенных №;
• № листов с наклеенными фотографиями, документальными вырезками из газет;
• № крупноформатных листов;
• № конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителями с указанием расшифрованной подписи, должности и даты составления.

Обложка дела оформляется следующим образом:

• наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• № дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
• заголовок дела;
• аннотация к документам дела (особо ценные документы для дел постоянно хранящихся);
• дата дела (тома, части);
• кол-во листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

Наименование организации указывается полностью. Официально принятые сокращения указываются в скобках после наименования. При изменении наименования в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке записывается новое наименование, а старое заключается в скобки.

Номер дела и заголовок переносятся на обложку из номенклатуры дел. В необходимых случаях вносятся изменения в заголовок дела и дополнительные сведения (номера приказов, протоколов).

Если дело состоит из нескольких томов, частей, на обложку каждого тома выносятся общий заголовок и заголовок тома, части В конце заголовков, содержащих копии документов, проставляется слово “Копии”.

Дата дела указывается на обложках всех дел, за исключением содержащих планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела на обложке (например, приложения), то с новой строчки делается об этом запись: ”В деле имеются документы за _______годы”.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, частей проставляются крайние даты документов каждого тома (части).При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц, год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Допускается сокращенное цифровое написание даты, если это не приводит к неоднозначности ее толкования.

Количество листов приводится на основании заверительной надписи.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел.

После составления описей, на обложке проставляются номер дела по описи и, по согласованию с архивом предприятия, номер описи и фонда.

Переплет.Дела постоянного и временного срока хранения (свыше 10лет) подлежат переплету или подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона (с учетом возможности свободного прочтения всех реквизитов документа). При наличии в деле отдельных особо ценных документов (дипломов, трудовых книжек) эти документы вкладываются в конверт, а затем подшиваются в дело.

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ПОРЯДОК
формирования, подготовки и передачи дел в архив

Москва

Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных архивов.

1. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

1.1. Основные требования к формированию дел

1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации. 1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: - подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству; - включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения; - группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации; - документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа; - дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см; - запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления). Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

1.2. Группировка различных категорий документов

1.2.1 . Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел. 1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. 1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. 1.2.4 . Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке. 1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.). 1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке. 1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года. 1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

2. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

2.1. Основные требования к оформлению дел

2.1.1. Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации. 2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу. 2.1.4. Полное оформление дел предусматривает: - подшивку или переплет документов в дела (п. 2.2); - нумерацию листов в деле (п. 2.3); - составление внутренней описи документов дела (п. 2.4); - составление листа-заверителя дела (п. 2.5); - внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела (п. 2.6). 2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения (до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.

2.2. Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4)

2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела перед документами подшивается чистый лист бумаги формата А4. 2.2.2. Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету.

2.3. Нумерация листов в деле (к п. 2.1.4)

2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом. 2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. 2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографии и т.п.) нумеруются как один лист. 2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист. 2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт. 2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке. 2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. 2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов. 2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б и т.д.).

2.4. Составление внутренней описи (к п. 2.1.4)

2.4.1. Для учета документов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляется внутренняя опись. 2.4.2. В необходимых случаях по согласованию с архивом составляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, к которым относятся документы с грифом «ДСП»; предложения, заявления и жалобы граждан и т.п. 2.4.3. Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 по установленной форме (приложение 1), которая содержит следующие сведения: - порядковый номер документов в деле; - заголовок (краткое содержание) документов; - дата документов; - индекс (регистрационный номер) документов; - номера листов дела, на которых расположен каждый документ. 2.4.4 . Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов. 2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

2.5. Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4)

2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела. 2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме (приложение 2). 2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии). 2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: - наличие литерных листов и пропущенных номеров; - номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.). 2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

2.6. Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения (к п. 2.1.4)

2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3 . На обложке дела указываются: - наименование структурного подразделения организации и его подчиненность; - наименование отдела; - номер дела (тома) по номенклатуре дела; - заголовок дела; - дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело); - количество листов в деле; - срок хранения дела. 2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью. 2.6.3. При изменении наименования организации, структурного подразделения (его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации, структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее наименование заключается в скобки. 2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертной комиссией) архивной организации *. * Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган) 2.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы, постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей организации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. 2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела: - для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа; - для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа; - датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено; - датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и отчеты, является год заведения дела. Даты приложения к документам не принимаются во внимание. Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеются документы за ______ год(ы)». 2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела (п. 2.5). 2.6.8 . Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации. 2.6.9 . На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования. 2.6.10 . Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.

3. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

3.1. С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы организации (структурных подразделений) по месту их формирования. 3.2. Руководители структурных подразделений и специалисты делопроизводственной службы организации, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. 3.3. Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. 3.4. Временное изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации (структурного подразделения) с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и указания причины выдачи подлинника. 3.5. Копии документов, находящихся в делах организации, выдаются сторонним организациям только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации (структурного подразделения). 3.6. Уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение, производится архивом организации в установленном порядке. Самовольное уничтожение служебных документов в структурных подразделениях организации запрещается. 3.7. Специалисты структурных подразделений организации несут ответственность за сохранность поступивших к ним документов и аккуратное обращение с ними.

4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

4.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив (дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству, а также разделов 1 и 2 настоящего Порядка, составляются описи дел (приложение 4). 4.2. Описи дел составляются отдельно на: - дела постоянного хранения; - дела временного хранения; - дела по личному составу. 4.3. Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Каждое дело (том) вносится под самостоятельным порядковым номером. 4.4. В организации, в каждом структурном подразделении, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. 4.5. При внесении в опись нескольких томов одного дела пишется полностью заголовок первого тома, а все остальные тома обозначаются словами «То же» + номер тома. При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела). На каждом новом листе в описи заголовок воспроизводится полностью. Если заведен только один том дела, то номер тома не указывается в описи. 4.6. Дела в описи систематизируются в соответствии с номенклатурой дел в организации. 4.7. В опись дел делопроизводственной службы организации после заголовков дел включаются регистрационные карточки на входящие и исходящие документы. 4.8. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество дел, сдаваемых в архив организации. 4.9. Описи дел печатаются в двух экземплярах и подписываются руководителем организации, составителем описи (специалистом делопроизводственной службы) и заведующим архивом организации. 4.10. Один экземпляр описи передается с делами в архив организации, второй экземпляр остается у специалиста делопроизводственной службы организации, ответственного за делопроизводство. 4.11. Графа «Примечание» используется для проставления отметок о приеме дел, особенности их физического состояния, о наличии копий и т.д.

5. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

5.1. В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям (раздел 4 настоящего Порядка). 5.2. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии с настоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующего года, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством. 5.3. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. 5.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка. 5.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. 5.6. Дела сроком хранения до 10-ти лет включительно хранятся службой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче в архив для уничтожения в установленном порядке. 5.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделения организации, работник службы делопроизводства в течение 2-х месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.

6. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение, должны быть документированы. Электронный документ - это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере. Создаваемые в деятельности организации электронные документы подлежат передаче в установленном порядке на архивное хранение. Архивы организаций осуществляют прим электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются как отдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а также документы в составе фондов организаций или физических лиц - источников комплектования архива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать. 6.2. Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба по внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документов, технологическая служба. 6.3. Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются: - наличие в архиве аппаратно-программного оснащения для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачей информации по каналам связи; - обеспечение доступа к информации по установленным категориям пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм); - обеспечение режима хранения электронных документов, исключающих их утрату или искажение. Обеспечение хранения электронных документов должно предусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителей электронных документов. Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение и обращение. 6.4. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате их экспертизы. На начальном этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень является основанием для проведения собственно экспертизы электронных документов. Экспертиза электронных документов проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации; применяется в комплексе система общих и специальных критериев. Устанавливается видовой состав документов, проводится экспертиза их содержания, определяются требования к жизненным циклам документированной информации, осуществляется экспертная оценка технического состояния документов. Отбор электронных документов производится на основе «Перечня типовых документов со сроками хранения, образующихся в деятельности организаций» и «Перечня документов на машинных носителях и автоматизированная база данных (АБД) автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения. 6.5. Электронные документы поступают на архивное хранение вместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных (БД), объем документа (для БД также количество записей). Электронный документ и сопроводительная документация к нему составляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей на архивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений. В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица хранения электронного документа - это комплект носителей (магнитная лента, гибкий магнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др.) электронного документа и сопроводительная документация к нему. На единицу хранения заводится учетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД (каталог) электронных документов. 6.6. Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение состоит из следующих этапов: - запись на машинные носители (при необходимости - перезапись на новые носители); - проверка технического состояния; - подготовка сопроводительной документации (сопроводительная документация электронного документа должна быть достаточной для обеспечения сохранности и использования электронных документов); - непосредственная передача электронных документов в архив организации. 6.7. Сроки временного архивного хранения электронных документов государственной части архивного фонда Российской Федерации в организации в соответствии с постановлением Совета Министров-Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 03.03.93 № 191 определены в 5 лет. Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованию с государственным архивом по описи. Документы временного срока хранения уничтожаются по акту после утверждения описи в установленном порядке.

Приложение 1

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
Документов дела

№ ________________

	Заголовок документа	Дата документа	Индекс документа	Номера листов дела

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись расшифровка документов дела подпись подписи Дата

Формат А4 (210х297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

Приложение 2

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______

В деле подшито и пронумеровано _______________ ____________________________________________ (цифрами и прописью) листа(ов), в том числе: литерные листы ______________________________ пропущенные номера __________________________ + _________________ листа(ов) внутренней описи. Наименование должности лица, расшифровка составившего лист-заверитель дела подпись подписи Дата

Формат А4 (210х297 мм)

Форма листа-заверителя дела

Приложение 3

______________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения организации)

_______________________________________________________________________

(наименование отдела)

Опись ______ Ед. хр. ______

ДЕЛО № _____

Том № _________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Начато _____________ г.

Окончено ___________ г.

На ________________ л.

Хранить __________ лет

Форма А4 (210х297 мм)

Форма обложки дела

Приложение 4

ОПИСЬ
документальных материалов ______________________________хранения

(постоянного, временного)

___________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(отдела, управления)

за _______ год

	Индексы дел	Заголовки единиц хранения (дел)	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хран. и № статьи перечня	Примечание

Всего сдано __________________________ дел (цифрами и прописью) Начальник отдела подпись расшифровка подписи Сдал: наименование должности лица, расшифровка составившего опись подпись подписи Принял: заведующий архивом подпись расшифровка подписи

Формат А4 (210х297 мм)

Форма описи дел отделов

1. Формирование дел. 1 1.1. Основные требования к формированию дел. 1 1.2. Группировка различных категорий документов. 2 2. Оформление дел. 2 2.1. Основные требования к оформлению дел. 2 2.2. Подшивка (переплет) документов в деле. 3 2.3. Нумерация листов в деле. 3 2.4. Составление внутренней описи. 3 2.5. Составление листа-заверителя дела. 4 2.6. Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения. 4 3. Оперативное хранение документов. 5 4. Составление и оформление описей дел. 5 5. Передача дел в архив организации. 6 6. Работа с электронными документами. 7 Приложение 1 Ф орма внутренней описи документов дела. 9 Приложение 2 Ф орма листа-заверителя дела. 9 Приложение 3 Ф орма обложки дела. 9 Приложение 4 Ф орма описи дел отделов. 10

Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с их номенклатурой. В него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку, при этом запрещается группировать в них черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой делопроизводства организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство), так и службой делопроизводства организации.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости- и соответствующего государственного архива. При их формировании необходимо:

соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать его в документы одного календарного года;

исключение составляют: переходящие; судебные; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, документы депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие документы- по датам поступления, исходящие документы- по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в соответствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д. Все дела в зависимости от срока хранения делятся на следующие категории: - дела постоянного хранения; - дела временного хранения со сроком хранения свыше 10 лет; - дела временного хранения со сроком хранения до 10 лет включительно.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет включительно передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Дела хранятся в службе делопроизводства (при использовании в организации централизованной формы работы с документами) или в структурных подразделениях (при децентрализованной или смешанной формах) по месту их формирования в дела. В небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе документационного обеспечения. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих полную сохранность документов.

Для повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи.

Секретарь коллегиального органа несет ответственность за их сохранность. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта- заместитель дела (см. приложение 16).

По истечении сроков хранения дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет подлежат уничтожению по актам, составляемым в результате экспертизы ценности документов, которую проводят ежегодно работники службы документационного обеспечения управления совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива. Форма акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, приводится в приложении 15. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные делопроизводством в 2005 г. дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 г. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Решение вопроса об отборе дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, отборе дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях, выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, принимается на основе экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел.

Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» («Экспертно-проверочная комиссия») подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Одновременно с этим при проведении экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. По результатам экспертизы ценности документов в организации, кроме вышеназванного акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, в организации составляются описи дел постоянного (приложение 17), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 18) и по личному составу (приложение 19).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению, поэтому организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты, только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения.

В каждое дело включаются только те документы, которые предусмотрены номенклатурой дел. Если в течение года появляются новые документы, то на них оформляются самостоятельные дела, названия которых включаются в номенклатуру дел на резервные номера. На каждое дело в начале года оформляется папка, на обложке которой по ГОСТ 17.914-72 указываются название учреждения, его структурного подразделения, заголовок, индекс, срок хранения.

Раскладка документов должна производиться ежедневно. Как правило, исполненные документы помещают в дела в конце рабочего дня или в крайнем случае -- утром следующего. Прежде чем документ будет помещен в дело, следует проверить правильность его оформления, наличие на нем подписи, а на копии -- заверительной надписи, служебных отметок. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

В дело помещаются только исполненные документы (документ считается исполненным, когда на нем проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело), подлинники или копии, оформленные в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Не следует подшивать в дело черновики, документы, подлежащие возврату, два или более экземпляров одного и того же документа. Исключение могут составлять лишь копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание основного документа.

Документ должен помещаться в дело со всеми приложениями и дополнительными материалами, возникающими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельное дело (ист. № 3, с 161).

1. Документы подшиваются в дела только после их заполнения, то есть окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении ("Дан ответ по запросу от... №..."); отметка о направлении документа в дело (В дело №...).

В государственных нормативных документах запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа, документы с пометками "подлежит возврату".

В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов -- наличие и подлинность подписи должностных лиц, дат, регистрационных индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении.

2. Документы подшиваются в дела в день их исполнения. Если в организации большой документооборот, или исполнители вынуждены выезжать в частые командировки, то в инструкции по работе с документами должен быть установлен срок сдачи исполнителем законченных документов.

3. Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Документы, имеющие много приложений, могут формироваться в отдельные дела (например, приказы -- отдельно от оснований их издания, протоколы -- от решений, выписок и др.).

4. Документы постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила, принято формировать в отдельных делах подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, приказы и распоряжения.

5. Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляров (копий) одного и того же документа. Это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых документов; исключение могут составлять только те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, пометы, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.

6. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30--40 мм). Более объемные дела неудобны в пользовании. Если в деле откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один общий заголовок и указание на номер тома.

7. Дела формируются за календарный год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, не решенным в течение одного года. К таким делам относятся:

Учебная документация, которая формируется в пределах учебного года;

Личные дела, которые формируются в течение всех лет работы (ист. № 2, с 198-200).

Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В учреждениях 1-й и 2-й категорий допускается децентрализованное формирование дел, учитывая территориальную разобщенность структурных подразделений и в связи со спецификой деятельности таких учреждений.

В структурных подразделениях этих учреждений документы формируются в дела централизованно. В учреждениях III и IV категорий канцелярия (секретарь) формирует дела всего учреждения. В любом учреждении не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.

Документы в текущем делопроизводстве хранятся, как правило, в твердых папках. Различают две формы брошюровки документов: правая и левая. При правой форме брошюровки документы располагаются в порядке поступления, т.е. последний по времени поступления документ является первым листом дела. Такая форма брошюровки пригодна только для документов с кратковременным сроком хранения, так как архивные требования запрещают расположение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в порядке, обратном хронологическому. Для данной формы брошюровки используются папки-скоросшиватели.

Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится как первый лист в начале дела, а документы, поступившие последними, -- в конце подшивки. В этом случае используются папки-регистраторы. Дело считается заведенным после включения в папку первого исполненного документа. В это же время оформляется и обложка дела (ист. №3, с 161-162)

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. формирование дел

1.1 Признаки формирования дел

1.2 Правила формирования дел

1.3 Принципы расположения документов в деле

1.4 Особенности систематизации в дела отдельных видов документов.

2.1 Оформление реквизита «Заключительная форма вежливости» в письме иностранному корреспонденту

2.2 Оформление реквизита «Подпись» в письме иностранному корреспонденту

2.3 Особенность оформления отметки о наличии приложений для распорядительных документов и протоколов

2.4 Способы изготовления бланков документов

3.1 Виды гражданско-правовых договоров

3.3 Реквизиты, формы и содержание договоров

4. СТУДЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

5. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

5.1 Приказ по основной деятельности

5.2 Приказ по личному составу

8. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

9. ПЕРЕПИСКА С ИНОСТРАННЫМ КОРРЕСПОНДЕНТОМ

1. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формированием дел называется группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.

Делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

v раскладка документов по папкам (делам) и подшивка документов;

v расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

v оформление дела.

Все эти операции выполняются повседневно в пределах календарного года. В конце календарного года в структурном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки папок переносят из номенклатуры дел их заголовки и индексы, на корешки -- только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. В это же время должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

Следует различать понятия «формирование дела» и «оформление дела». Оформление дела -- это определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению.

В архив организации документы сдаются в составе оформленных дел.

В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. Как правило, в крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях формирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих службы делопроизводства, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение и формирование дел исполнителями. Периодический контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.

1.1 Признаки формирования дел

1) Номинальный признак - в дело включают документы, имеющие одно и то же название вида или разновидности (акты списания материальных ценностей, протоколы производственных совещаний).

2) Предметно-вопросный признак - в дело объединяют документы одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание (документы об изменении финансовых планов (справки, поручения, обоснования, ведомости)).

4) Хронологический признак - в деле формируют документы за определенный период (планы капитальных вложений за 2014 год).

5) Корреспондентский признак - в деле объединяют переписку с одним или несколькими корреспондентами (переписка с ПО «Радуга» о поставке продукции; переписка с местными органами государственного управления о порядке осуществления арендных отношений; переписка o кредитных операциях).

6) Географический признак - в одном деле переписки или другой группы документов формируют авторов, корреспондентов, которые связаны с определенной территорией (договоры о долгосрочных финансовых вложениях в местную промышленность Минской области).

7) Смешанный признак - включает в себя два или более из вышеперечисленных признаков (переписка с филиалом производственного объединения в г. Бобруйске об обосновании цен и тарифов).

Формирование дел предполагает соблюдение ряда правил. Каждое дело должно содержать только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Поэтому одним из обязательных условий составления номенклатуры дел является включение в нее всех документов организации (структурного подразделения). Если в течение года в организации возникают документы, не предусмотренные номенклатурой, они формируются в самостоятельные дела, /(ля этого в номенклатуре дел принято оставлять резервные номера, под которыми проводится формирование тех документов, которые не могли быть учтены при ее составлении.

Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документа в дело. Запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность их оформления - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и об исполнении.

Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Документы, имеющие много приложений, могут формироваться в отдельные дела.

Документы постоянного и временного срока хранения также формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила принято формировать в отдельные дела подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, приказы и распоряжения.

Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляра (копии) одного и того же документа: это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых материалов. Исключение могут составлять лишь те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30--40 мм), иначе оно будет неудобно в пользовании и возникнет необходимость в делении его на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один большой заголовок и указание на номер тома.

Дела формируются за календарный год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы но вопросам, не решенным в течение одного года, а также учебная документация (формируется в пределах учебного года) и личные дела -- в течение всех лет работы.

Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, так как от последовательности расположения документов зависит скорость их поиска во время оперативного хранения, получение информации о порядке решения того или иного вопроса. Кроме того, от соблюдения требований к систематизации документов внутри дела зависит объем информации о ходе и решении отдельных вопросов. Разобщение взаимосвязанных документов по разным делам осложнит поиск необходимой информации.

1.2 П равила формирования дел

1. Следует помещать в дело те документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.

2. В дело должны подшиваться только исполненные документы

3. Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса.

4. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в отдельные дела.

5. В дело помещается только по одному экземпляру каждого документа.

6. В деле должно быть сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм.

7. В дело включаются документы только одного делопроизводственного (календарного) года.

8. Рабочие варианты (проекты) документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников.

9. Документы должны быть оформлены в соответствии с действующими правилами (СТБ 6.38-2004).

1.3 Принципы расположения документов в деле

формирование дело бланк документ

1. Вопросно-логический. Документы в деле располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса.

2. Хронологический. В дело формируют документы, относящиеся к определенному хронологическому периоду (год, квартал, месяц). Как правило, в деле группируют документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих дел.

3. Нумерационный. Используется в случае, когда в деле группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (приказы, протоколы, квитанции, накладные и др.).

4. Алфавитный. Документы в деле группируются в алфавитном порядке, по фамилиям авторов документов, организаций-корреспондентов и др.

5. Комбинированный. Включает в себя два или более из вышеперечисленных принципов.

1.4 Особенности систематизации в дела отдельных видов документов

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения) группируются в дела по видам в хронологическом порядке. Уставы, положения, инструкции образуют самостоятельные дела, если они не являются приложениями к утвердившим их распорядительным документам.

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Приказы по личному составу делятся на две группы:

v о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках - срок хранения 3 года;

v о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках - срок хранения 75 лет.

Протоколы собраний (конференций), заседаний коллегиальных органов располагаются в деле в хронологическом порядке вместе с приложениями (доклады, проекты решений).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, нормативы, титульные списки и другие документы, подготовка которых требует предварительных расчетов, группируются отдельно от расчетов к ним.

Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их составления группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 2001 г., составленный в 2000 г., и отчет за 2001 г., составленный в 2002 г., должны быть отнесены к 2001 г.

При формировании дел с перепиской за документом-запросом помещается документ-ответ.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений). Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению хранятся постоянно и группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам, которые хранятся в течение 5 лет.

2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

2.1 Оформление реквизита «Заключительная форма вежливости» в письме иностранному корреспонденту

В качестве заключительной формулы вежливости в письмах к организациям используются:

С уважением (Yours faithfully; Faithfully yours);

Искренне Ваш (Yours truly; Truly yours);

Наилучшие пожелания (Yours very truly; Best wishes).

В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam Yours faithfully

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Hope Yours sincerely

Dear Mark Best wishes

В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.

2.2 Оформление реквизита «Подпись» в письме иностранному корреспонденту

В письмах иностранных корреспондентов подпись ставится обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилию лица, подписавшего документ, размещают под личной подписью, а затем указывают должность:

Yours sincerely

. . . (signature)

Mr. J. Hill

Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства:

Yours faithfully

. . . (signature)

For the Manager K. Trapper

Перед подписью может стоять отметка р.р. -- «за» и «от имени» или Per pro -- «по доверенности» (от лат. «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

2.3 Особенность оформления отметки о наличии приложений для распорядительных документов и протоколов

Данный реквизит обычно дополняет, разъясняет, детализирует отдельные вопросы основного документа.

Слово «Приложение» печатают от нулевого положения табулятора строчными буквами, после него ставится двоеточие. если документ содержит приложения, на которые отсутствуют ссылки в тексте, их названия необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Особенностью протокола является то, что он по своей сути представляет собой распорядительный документ, так как отражает принятые в ходе обсуждения решения или поручения, требующие исполнения.

В распорядительных документах указание на наличие приложения дается в тексте.

2.4 Способы изготовления бланков документов

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172утверждено Положение о порядке изготовления и использования бланков документов и изображением Государственного герба Республики Беларусь. В соответствии с данным Положением бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Республики Беларусь, должны изготавливаться исключительно типографическим способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.

3. ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВОЙ ДОГОВОР (В.А.БРАТАШ)

3.1 Виды гражданско-правовых договоров

Гражданско-правовые договоры по критерию "предмет договора" можно разделить на три основные группы:

v договор на выполнение работ;

v договор на оказание услуг;

v договор на создание объектов интеллектуальной собственности.

Рассмотрим, в чем заключается различие между названными группами гражданско-правовых договоров.

Согласно п. 1 и 2 ст. 30 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК) работой признается деятельность, результаты которой имеют материальное выражение и могут быть реализованы для удовлетворения потребностей организации и (или) физических лиц, а услугой признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности.

Из приведенных понятий следует, что если гражданин на основании гражданско-правового договора привлекается к деятельности, результаты которой должны реализоваться в материальных объектах, то в данном случае с гражданином должен быть заключен гражданско-правовой договор на выполнение работ, который по своей сущности является договором подряда.

Если же гражданин на основании гражданско-правового договора привлекается к деятельности, результаты которой не имеют материального выражения, то с гражданином заключается гражданско-правовой договор на оказание услуг.

В соответствии со ст. 980 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК) объектами интеллектуальной собственности являются: произведения науки, литературы и искусства; исполнения, фонограммы и передачи организаций вещания; изобретения, полезные модели, промышленные образцы; селекционные достижения; топологии интегральных микросхем и др. Правоотношения, вытекающие из таких договоров, регулируются, в частности, разделом V ГК.

В соответствии с требованиями Указа Президента Республики Беларусь от 06.07.2005 N 314 "О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам" (далее - Указ N 314) гражданско-правовой договор в обязательном порядке должен содержать следующие условия:

§ порядок расчета сторон по гражданско-правовым договорам, включая суммы, подлежащие выплате;

§ обязательство заказчика - юридического лица или индивидуального предпринимателя, предоставляющего работу гражданам по гражданско-правовым договорам, по уплате за них в установленном порядке обязательных страховых взносов на государственное социальное страхование в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь;

§ обязательства сторон по обеспечению безопасных условий работы исходя из обязанностей сторон гражданско-правового договора, перечисленных в подп. 1.3 и 1.4 п. 1 Указа N 314, и ответственность за их невыполнение;

§ основания досрочного расторжения гражданско-правового договора;

§ ответственность за неисполнение заказчиком обязательств по оплате выполненной работы, оказанной услуги либо созданного объекта интеллектуальной собственности в виде неустойки в размере не менее 0,15% невыплаченной суммы за каждый день просрочки.

В соответствии со ст. 9.25 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях нарушение заказчиком указанных требований заключения гражданско-правового договора влечет на него наложение штрафа в размере 10% от суммы договора, а при невозможности ее установления - до 15 базовых величин.

Согласно подп. 1.3 п. 1 Указа N 314 установлено, что заказчик, исходя из вида гражданско-правового договора, обязан:

v предоставлять при необходимости места для выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности по гражданско-правовому договору, соответствующие правилам охраны труда и требованиям техники безопасности;

v осуществлять подготовку (обучение), инструктаж, повышение квалификации и проверку знаний граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, по вопросам безопасных условий выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности либо требовать документы, подтверждающие прохождение ими подготовки (обучения), инструктажа, медицинского осмотра, если это необходимо для выполнения соответствующих видов работ;

v не допускать (отстранять) к выполнению работ, оказанию услуг, созданию объектов интеллектуальной собственности в соответствующий день граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам в местах, предоставленных заказчиком, появившихся на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также в состоянии, связанном с болезнью, препятствующем выполнению работы;

v обеспечивать беспрепятственный допуск представителей государственных органов и иных организаций, в компетенцию которых входит осуществление проверок и контроля за соблюдением законодательства, в т.ч. проверок условий выполнения работ, оказания услуг, создания объектов интеллектуальной собственности, а также представлять информацию, необходимую для проведения контрольных мероприятий;

v расследовать либо принимать участие в расследовании несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в порядке, определенном законодательством.

Кроме того, подпунктом 1.4 пункта 1 Указа N 314 установлен ряд требований и к гражданам, выполняющим работу по гражданско-правовому договору. Граждане, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, с учетом вида гражданско-правового договора обязаны:

v соблюдать соответствующие инструкции, правила и другие нормативные правовые акты, устанавливающие требования к безопасным условиям выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности, безопасной эксплуатации машин, оборудования и других средств производства, а также правила поведения на территории, в производственных, вспомогательных и бытовых помещениях организации;

v использовать средства индивидуальной защиты;

v проходить в установленном порядке подготовку (обучение), инструктаж, повышение квалификации, проверку знаний по вопросам безопасных условий выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности и медицинские осмотры.

3. 3 Реквизиты, формы и содержание договоров

Гражданско-правовой договор заключается с соблюдением простой письменной формы договора - в виде единого документа, подписанного двумя его сторонами - заказчиком и исполнителем. Со стороны заказчика гражданско-правовой договор подписывается руководителем или уполномоченным им лицом.

Образец договора

ДОГОВОР ПОДРЯДА N _______ (с физическим лицом) г.________________ "___" ________________ ____ г. В дальнейшем именуемое "Заказчик", в лице ______________, действующего на основании ________________, с одной стороны, и гражданин Республики Беларусь ______________, проживающий по адресу: _______________, в дальнейшем именуемый "Подрядчик", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА 1.1. Подрядчик обязуется выполнить по заданию Заказчика следующую работу: - ___________________________________________; - ___________________________________________ и сдать результат Заказчику по Акту сдачи-приемки в установленный настоящим договором срок, а Заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (уплатить цену работы). Все работы производятся в помещении Заказчика по адресу: _______________. 2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН 2.1. Заказчик имеет право: 2.1.1. проверять ход и качество работы, выполняемой Подрядчиком, не вмешиваясь в его деятельность; 2.1.2. если Подрядчик не приступает своевременно к исполнению договора подряда или выполняет работу настолько медленно, что окончание ее к сроку становится явно невозможным, Заказчик вправе отказаться от исполнения договора и потребовать возмещения убытков; 2.1.3. если во время выполнения работы станет очевидным, что она не будет выполнена надлежащим образом, Заказчик вправе назначить Подрядчику разумный срок для устранения недостатков и при неисполнении Подрядчиком в назначенный срок этого требования отказаться от договора либо поручить исправление работы другому лицу за счет Подрядчика, а также потребовать возмещения убытков; 2.1.4. Заказчик может в любое время до сдачи ему работы отказаться от договора подряда, уплатив Подрядчику часть установленной цены за работу, выполненную до получения уведомления об отказе Заказчика от договора. Заказчик также обязан возместить Подрядчику убытки, причиненные прекращением договора, в пределах разницы между частью цены, выплаченной за выполненную работу, и ценой, определенной за всю работу. 2.2. Заказчик обязан: 2.2.1. оказывать содействие Подрядчику в выполнении работы, в том числе предоставить место для выполнения работ по настоящему договору, соответствующее правилам охраны труда и требованиям техники безопасности; 2.2.2. в порядке и сроки, установленные настоящим договором, с участием Подрядчика осмотреть и принять результат выполненной работы, а при обнаружении отступлений от договора, ухудшающих результат работы, или иных недостатков в работе немедленно заявить об этом Подрядчику; 2.2.3. осуществлять инструктаж Подрядчика по вопросам безопасных условий выполнения работ (при необходимости - проверку знаний); 2.2.4. обеспечить Подрядчику безопасные условия труда и уплачивать взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие "Белгосстрах"; 2.2.5. не допускать (отстранять) к выполнению работ в соответствующий день Подрядчика в месте, предоставленном Заказчиком, появившегося на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также в состоянии, связанном с болезнью, препятствующем выполнению работы; 2.2.6. обеспечивать беспрепятственный допуск представителей государственных органов и иных организаций, в компетенцию которых входит осуществление проверок и контроля за соблюдением законодательства, в том числе проверок условий выполнения работ, а также представлять информацию, необходимую для проведения контрольных мероприятий; 2.2.7. расследовать либо принимать участие в расследовании несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в порядке, определенном законодательством; 2.2.8. уплачивать страховые взносы на государственное социальное страхование; 2.2.9. оплатить установленную настоящим договором цену работы в порядке и сроки, определенные в настоящем договоре. 2.3. Подрядчик имеет право: 2.3.1. самостоятельно определять способы выполнения задания Заказчика; 2.3.2. отказаться от исполнения настоящего договора полностью или частично в случае, если Заказчиком не созданы или ненадлежащим образом созданы условия, предусмотренные гражданско-правовым договором для безопасного выполнения работ; 2.3.3. получить оплату за качественно и в срок выполненную работу в сумме, порядке и сроки, оговоренные настоящим договором. 2.4. Подрядчик обязан: 2.4.1. выполнить работу лично; 2.4.2. немедленно предупредить Заказчика и до получения от него указаний приостановить работу при обнаружении: Возможных неблагоприятных для Заказчика и (или) Подрядчика последствий выполнения его указаний о способе исполнения работы; Иных независящих от Подрядчика обстоятельств, которые грозят годности или прочности результатов выполняемой работы либо создают невозможность ее завершения в срок; 2.4.3. соблюдать соответствующие инструкции, правила и другие нормативные правовые акты, устанавливающие требования к безопасным условиям выполнения работ, безопасной эксплуатации машин, оборудования и других средств производства, а также правила поведения на территории, в производственных, вспомогательных и бытовых помещениях Заказчика; 2.4.4. проходить в установленном порядке инструктаж, проверку знаний по вопросам безопасных условий выполнения работ, медицинские осмотры (при необходимости указать - использовать средства индивидуальной защиты). 3. ПОРЯДОК И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ 3.1. Работа выполняется ______________________ (из материалов Заказчика / иждивением Подрядчика). 3.2. Сроки выполнения Подрядчиком работы: Начало выполнения работы: __________ г. Окончание выполнения работы: __________ г. 4. ЦЕНА РАБОТЫ, ПОРЯДОК И СРОКИ ОПЛАТЫ 4.1. Цена работы составляет ___________ белорусских рублей, в том числе подоходный налог в сумме _____, обязательные страховые взносы на государственное пенсионное страхование в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты (далее - ФСЗН) (1%) в сумме ____________. 4.2. Заказчик производит удержание и перечисление указанных в п. 4.1 сумм налога и взносов в ФСЗН в порядке и сроки, установленные законодательством Республики Беларусь. 4.3. Заказчик выплачивает Подрядчику обусловленную цену работы за вычетом установленных п. 4.1 настоящего договора сумм подоходного налога и взносов в ФСЗН не позднее, чем в _________-дневный срок, следующий за днем окончательной сдачи Подрядчиком результатов работы по Акту сдачи-приемки, при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок. (В договоре допускается предусмотреть возможность выплаты Подрядчику аванса.) 4.4. Оплата работы производится в кассе Заказчика по адресу: ________________________________________ (или указать иной способ выплаты). 5. КАЧЕСТВО РАБОТЫ 5.1. Качество выполненной Подрядчиком работы должно соответствовать требованиям, обычно предъявляемым к работам соответствующего рода (или указать о соответствии требованиям ГОСТ, СТБ и т.п.) 5.2. В случаях, когда работа выполнена Подрядчиком с недостатками, которые делают результат работы непригодным для обычного использования, Заказчик вправе по своему выбору потребовать от Подрядчика: Безвозмездного устранения недостатков в разумный срок; Соразмерного уменьшения установленной за работу цены. 5.3. Подрядчик вправе вместо устранения недостатков, за которые он отвечает, безвозмездно выполнить работу заново с возмещением Заказчику причиненных просрочкой исполнения убытков. 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН 6.1. За неисполнение Заказчиком обязательств по оплате выполненной работы Заказчик уплачивает Подрядчику неустойку в размере 0,15 процента невыплаченной суммы за каждый день просрочки. 6.2. За неисполнение Подрядчиком определенных настоящим договором сроков выполнения работы Подрядчик уплачивает Заказчику неустойку в размере ________ процента от суммы настоящего договора за каждый день просрочки. 7. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА. ПОРЯДОК ИЗМЕНЕНИЯ И РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА 7.1. Настоящий Договор заключен на срок до __________ г. 7.2. Стороны могут досрочно прекратить действие настоящего Договора в следующих случаях: 7.2.1. по соглашению Сторон - в любое время; 7.2.2. по инициативе одной Стороны - в случаях, установленных законодательством Республики Беларусь и п. 2 настоящего договора. 7.3. Настоящий Договор может быть изменен только по обоюдному согласию Сторон. Все изменения и дополнения к Договору оформляются в письменном виде. 8. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ 8.1. Во всем остальном, что не урегулировано настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством Республики Беларусь. 8.2. Ни одна из сторон не имеет права передать третьему лицу свои права и обязательства по настоящему договору без письменного согласия другой стороны. 8.3 Настоящий договор составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон. АДРЕСА, РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН ЗАКАЗЧИК ПОДРЯДЧИК Наименование Отчество Банковские реквизиты Паспортные данные Страховой номер согласно страховому свидетельству Тел. (факс) От имени Заказчика Подрядчик (подпись) (И.О.Фамилия) (подпись) (И.О.Фамилия)

4. СТУДЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

Прошу разрешить мне в связи с семейными обстоятельствами приступить к досрочной сдаче сессии с 11.01.2016.

В дело 03-13/3

(подпись)

5. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

5.1 П риказ по основной деятельности

О конфиденциальности

В целях предотвращения нанесения возможного экономического ущерба предприятию со стороны юридических и физических лиц, путем безвозмездного присвоения информации, носящей конфиденциальный характер, находящейся в персональных компьютерах сотрудников

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Запретить допуск к работе на компьютерах лиц, не являющихся сотрудникам предприятия.

2. Запретить передачу информации, полученной в результате производственной деятельности, лицам и организациям, не связанным прямимы служебными контактами или договорными отношениями.

3. За нарушение приказа установить меру дисциплинарной или материальной ответственности виновных лиц в порядке, установленном действующим законодательством.

4. Руководителям структурных подразделений довести положения приказа до всех сотрудников предприятия.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Петрова П.П.

Генеральный директор (подпись) И.И. Иванов

Начальник

отдела кадров

(подпись) В.Н. Балашов

04.01.2016

Начальник

юридической службы

(подпись) Е.Г. Комоцкая

04.01.2016

В дело 06-03

(подпись)

04.01.2016

5.2 П риказ по личному составу

Открытое акционерное общество

«Журавушка»

ПРИКАЗ

01.09.2015 № 50-к

г. Минск

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

ЖУЛЕКО Василину Сергеевну, с 01.09.2015 временным работником, ч. 2 ст. 292 Трудового кодекса Республики Беларусь, на должность менеджера отдела планирования производства по контракту сроком на 3 (три) месяца с 01.09.2015 по 30.11.2015 с окладом 4 800 000 (четыре миллиона восемьсот тысяч) рублей.

Основание: 1. Заявление Жулеко В.С. от 31.08.2015.

2. Контракт от 01.09.2015 № 66.

2. ПРЕДОСТАВИТЬ:

КАРПОВОЙ Людмиле Юрьевне, дизайнеру отдела маркетинга, социальный отпуск без сохранения заработной платы в количестве 5 календарных дней с 02.09.2015 по 06.09.2015 в связи с регистрацией брака, ст. 190 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Основание: 1. Заявление Карповой Л.Ю. от 31.08.2015.

2. Справка отдела ЗАГС.

3. УВОЛИТЬ:

БЕТГЕР Владимира Николаевича, менеджера по персоналу, 05.09.2015 в связи с несоответствием занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, препятствующей продолжению данной работы, п. 3 ст. 42 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Основание: 1. Решение аттестационной комиссии.

2. Заявление Бетгер В.Н. от 31.08.2015 об отказе от перевода на другую работу.

Директор ОАО (подпись) И.И. Иванов

Начальник отдела кадров

(подпись) В.Н. Балашов

01.09.2015

В дело 03-06

(подпись) П.А. Антипенко

05.09.2015

Формулировка записи в трудовую книжку

1. О приеме Жулеко В.С.

Звесткi аб рабоце Сведения о работе
Нумар запiсу Номер записи
	чысло число	месяц месяц	год год
				Открытое акционерное
				общество «Журавушка»
				Принята временным
				работником на должность
				менеджера отдела
				планирования производства
				по контракту

2. Об увольнении Бетгер В.Н.

Звесткi аб рабоце Сведения о работе
Нумар запiсу Номер записи		Звесткi аб прыёме на работу, пераводзе на iншую работу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт закону) Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар) На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)
	чысло число	месяц месяц	год год
				Уволен в связи с
				несоответствием занимаемой
				должности вследствие
				недостаточной
				квалификации,
				препятствующей
				продолжению данной работы
				п. 3 ст. 42 Трудового кодекса
				Республики Беларусь
				Начальник В.Н.Балашов
				отдела (подпись)

6. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦТОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Ермаченок Ольга Анатольевна, руководитель группы маркетинговых исследований, не составила техническое задание, не обеспечила обработку анкетных данных от потребителей, не осуществила контроль за соблюдением сроков исследований, тем самым график проведения маркетинговых исследований был нарушен.

Приложение: график проведения маркетинговых исследований.

Начальник отдела (подпись) Е.Г. Комоцкая

В дело 03-09/2

(подпись)

7. ДОКУМЕНТЫ, ВХОДЯЩИЕ В СОСТАВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

Сведения об образовании и специальности дополнены на основании Диплома М № 227348, выданного 29.06.2019 г. Учреждением образования «Белорусский государственный экономический университет» Инспектор по кадрам А.П.Салей	ПРАЦОЎНАЯ КНIЖКА ТРУДОВАЯ КНИЖКА ПК № 1185911
	Прозвiшча
		Анжелика
	Iмя па бацьку
	Отчество	Геннадьевна
	Дата нараджэння
	Дата рождения
	Адукацыя
	Образование	среднее специальное,
	Прафесiя, спецыяльнасць
	Профессия, специальность	экономист
	Дата запаўнення
	Дата заполнения
	Подпiс уладальнiка кнiжкi
	Подпись владельца книжки
	Подпiс асобы, якая адказна за выдачу працоўнай кнiжкi
	Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки
	Салей М.П. (разборлiва, разборчиво)

Звесткi аб рабоце Сведения о работе
Нумар запiсу Номер записи		Звесткi аб прыёме на работу, пераводзе на iншую работу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт закону) Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар) На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)
	чысло число	месяц месяц	год год
				Открытое акционерное общество «БПС-сбербанк»
				Принята на должность специалиста по
				операционно-кассовой работе
				по контракту
				Переведена на должность начальника	Приказ от
				отдела розничного бизнеса	30.09.2019 № 674-к

8. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Таварыства з дадатковай адказнасцю «Экстат» (ТДА «Алмаз») вул. Я. Коласа, 72, 220003 г. Мінск, Рэспубліка Беларусь Тэл. / факс 225 20 20 E - mail: [email protected] Р / с 3012000000009 у філіяле № 504 « АСБ Беларусбанк » ААТ г. Минскa МФА 153001623 , код 524 УНП 191126943 04.01.2016 № 02-10/3 О представлении информации	Общество с дополнительной ответственностью «Экстат» (ОДО «Алмаз») ул. Я. Колоса, 72, 220003 г. Минск, Республика Беларусь Тел. / факс 225 20 20 E-mail: [email protected] Р/с 3012000000009 в филиале № 504 «АСБ Беларусбанк» ОАО г. Минскa МФО 153001623, код 524 УНП 191126943 Директору ООО «Кварц» Иванову И.И. ул. Ленина, 46, 220340, г.Минск Петрову П.П. Подготовить ответ до 06.01.2016 (подпись Иванова И.И.)

Уважаемый Иван Иванович!

Мы очень заинтересованы Вашей электронной системой управления. Поэтому хотим уточнить: по какой цене и на каких условиях Вы бы могли поставить данную электронную систему управления со всеми принадлежностями. Надеемся на плодотворное сотрудничество!

Директор ОДО (подпись) А.Г. Хлуд

5 Ковган К.Б. 254 87 94

БК 04.01.2016 Let. 2-13/111

В дело 06-11

Подготовлен ответ

№ 12-10/2 от 06.01.2016

(подпись) А.В. Бобров

9. ПЕРЕПИСКА С ИНОСТРАННЫМ КОРРЕСПОНДЕНТОМ

THE VICING PRESS INC.,

Madison Avenue 625, New York 10022, USA.

Tel. 2 400 123456, Fax.2 400 123457

Your ref. BS/IL/854.

Our ref. LM/UO/321

04 January 2015

Likin Company

31 Mira Street, 170098

Minsk, Belarus

Уважаемые господа,

мы хотим сообщить вам, что, несмотря на то, что наша сторона делает все возможное для успешного выполнения своих обязательств по контракту № 666, ход выполнения работ вызывает у нас некоторую озабоченность.

Практика строительства показала, что местные субподрядные фирмы, приглашенные по вашей рекомендации, не в состоянии выполнять строительные работы качественно и в срок.

Отрицательно сказывается на ходе выполнения работ и тот факт, что оборудование и строительные материалы, которые ваша фирма обязалась поставить, до сих пор не представлены вашей стороной.

Понимая, что только строгое выполнение обязательств обеими сторонами позволит успешно и вовремя закончить строительство, просим вас внимательно изучить это письмо и принять необходимые меры.

С уважением, Angelika Khlud

Direkto.

Приложение: список оборудования и материалов.

10. ОРГАНИЗАЦИЯ И АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Ин-декс дела	Название раздела, заголовок дела (тома, части)	Коли-чество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню	Примечания
	1. Руководство
	Приказы по административно-хозяйственным вопросам		5 л., ст. 19.2.	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
	Учредительные документы		10 л., ст. 21	После ликвидации организации
	Штатное расписание предприятия		10 л., ст. 30.
	Документы о результатах проведения проверок, мониторингов (требования (предписания) об устранении нарушений, акты (справки), жалобы, объяснительные записки, переписка и др.)		5 л., ст. 222	При условии проведения следующей проверки, мониторинга. Проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, - после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства

Зав. канцелярией

04.01.2016 (подпись) Л.В. Ластовская

Зав. архивом

04.01.2016 (подпись) З.Г. Серая

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам: Указ Президента Республики Беларусь от 06.07.2005 г. № 314 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь - 2005. - № 107, 1/6603.

2. Гражданский кодекс Республики Беларусь: принят Палатой представителей 7 декабря 1998 г: одобр. Советом Респ. 19 ноября 1998 г. : текст Кодекса по состоянию на 29 октября 2015 г. - Минск: Национальный центр правовой информации Республики Беларусь, 1998 - № 218-З.

3. Налоговый кодекс Республики Беларусь (Особенная часть): принят Палатой представителей 11 декабря 2009 г. : одобр. Советом Респ. 19 декабря 2009 г. : текст Кодекса по состоянию на 30 декабря 2014 г. - Минск: Амалфея, 2014. - 352 с.

4. Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях: принят Палатой представителей 17 декабря 2002 г. : одобрен Советом Республики 3 апреля 2003 г. : текст по состоянию на 15 июля 2008 г. // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. - 2007. - № 263, 2/1376.

5. Паневчик, В. В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учебное пособие для студентов учреждений, обеспечивающих получение высшего образования по экономическим специальностям / В. В. Паневчик, В. В. Акулич, С. В. Некраха; [под редакцией В. В. Паневчика]. - Минск: БГЭУ, 2008. - 318 с.

6. Справочная правовая система КонсультантПлюс [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр». - Минск, 1998. - Режим доступа: http://www.consultant.by. - Дата доступа: 24.12.2015.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.

курсовая работа , добавлен 29.10.2014


Особенности формирования дел в учреждении, основные признаки их заведения. Принципы расположения документов в открытом деле. Систематизация в делах отдельных видов документов. Общие требования к оформлению дел, нумерация их листов, оформление обложки.

курсовая работа , добавлен 05.04.2015


Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.

контрольная работа , добавлен 26.05.2013


контрольная работа , добавлен 27.10.2014


Правила оформления реквизитов различных видов документов. Виды бланков, разрабатываемых в соответствии с государственным стандартом Республики Беларусь. Оформление отдельных видов документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, письмо.

контрольная работа , добавлен 16.03.2015


Общие понятия о распорядительных документах. Основные требования к ведению распорядительных документов. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Западно-сибирском управлении Ростехнадзора (постановление, приказ, распоряжение).

контрольная работа , добавлен 21.10.2010


Изучение понятия и сущности распорядительных документов, их соответствие с нормативно–правовыми актами. Основые правила составления постановления, распоряжения, решения, приказа. Виды актов и особенности их оформления. Рассмотрение примера телеграммы.

контрольная работа , добавлен 24.03.2014


Особенности документирования управленческой деятельности, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Порядок размножения документов. Правила оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.

курсовая работа , добавлен 22.12.2010


Понятие документа его виды, формы. Роль документации в управлении организации. Этапы подготовки и оформления распорядительных документов. Анализ составления, оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы.

курсовая работа , добавлен 09.11.2012


Понятие функции официальных документов, их разновидности и содержание. Состав обязательных реквизитов. Структура бланков документов. Основные стандарты, отражающие общие требования к составлению и оформлению наиболее распространенных документов.