Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции разрабатываются на основе типовой, составляются с учетом специфики работы в организации. Основой для их составления являются типовые инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.

Раздел 1 «Общие положения» устанавливает:

сферу распространения инструкции;

ответственность за ее несоблюдение;

подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и работу с документами в организации и в структурных подразделениях;

нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с. Правил составления и оформления документов, где определяются:

виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

общие правила подготовки и оформления документов;

правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

порядок изготовления и размножения документов;

правила оформления и заверения копий и приложений;

порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа.

Раздел 2 «Документооборот» включает:

порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

основные инстанции движения документов;

порядок подготовки и отправки исходящих документов;

порядок учета объема документооборота.

В разделе 3 «Регистрация документов» устанавливается:

порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

формы и методы регистрации;

правила индексации документов.

Раздел 4 «Организация справочной работы» включает:

принципы построения информационно-справочной работы в организации;

описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);

порядок систематизации и классификации справочной информации;

технологию информационно-поисковой работы.

В разделе 5 «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

порядок их постановки на контроль;

технология ведения контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

обязанности исполнителей;

типовые сроки исполнения;

порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел 6 «Оперативное хранение документов» устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов, а также содержит:

правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации;

правила формирования в дела отдельных категорий документов;

порядок разработки и использования номенклатуры дел;

порядок систематизации и индексации дел.

В раздел 7 «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения или уничтожения);

правила подготовки дел к хранению;

требования к описанию и оформлению дел;

порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут содержаться разделы по работе с обращениями граждан, с документами ограниченной сферы распространения, по техническому обеспечению подготовки документов.

К инструкции необходимо составить приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов перечни сроков исполнения документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Цель инструкции — отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива и юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого все работники организации должны составлять и оформлять документы.

Порядок подготовки, согласования и издания

Хотя инструкция по делопроизводству и не является обязательной, она помогает оптимизировать документооборот на бюджетном предприятии и существенно облегчить жизнь его структурным подразделениям.

Инструкция по ведению делопроизводства

О том, как правильно оформить и издать утверждающий приказ, вы узнаете из статьи.

Локальный нормативный акт, о котором идет речь, регламентирует правила работы с организационно-распорядительной документацией. Как внутренний документ, он должен отвечать следующим требованиям:

• не ухудшает положение работников;
• носит обязательный характер;
• согласован с заинтересованными лицами.

Создание локального акта компании состоит из следующих этапов:

1. Подготовка (включает в себя изучение методических и справочных материалов, опрос начальников отделов и подготовку проекта).
2. Написание текста распоряжения.
3. Согласование с заинтересованными сотрудниками (составляется специальный журнал ознакомления).
4. Утверждение.
5. Введение в действие.

Как и любое другое предписание, памятка по документообороту утверждается руководителем бюджетной организации и вводится в действие соответствующим распоряжением.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Действующее законодательство не устанавливает унифицированную форму, можно использовать бланк, который разработан в бюджетной организации. Тем не менее, правила документооборота предусматривают определенные реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в тексте:

• наименование организации;
• название документа, его номер и дата издания;
• текст распоряжения;
• подписи руководителя и сотрудников.

При этом текст можно условно разделить на три пункта:

• указание о введении правил;
• предписание ознакомить с ней всех заинтересованных лиц;
• назначение лица, ответственного за контроль исполнения (обычно это сам руководитель бюджетной организации).

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Помните, что в качестве приложения к распоряжению прилагается сама инструкция по делопроизводству, о чем следует сделать отметку в первом пункте приказа.

Работа над Инструкцией

Рассматривая процесс разработки Инструкции, попытаемся ответить на некоторые наиболее часто встречающиеся вопросы.

Можно ли вести делопроизводство без Инструкции?

Для многих организаций (особенно государственных) это риторический вопрос. В соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов они обязаны иметь Инструкцию. Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами (особенно небольших коммерческих структур), от этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Следует отметить, что в последние годы некоторые крупные организации отказались от Инструкции, включив положения по работе с документами в регламенты. На наш взгляд, при всей близости освещаемых вопросов Инструкция и Регламент имеют разное назначение и их объединение в конечном итоге представляется нецелесообразным.

Какова цель разработки Инструкции?

Начиная работу над Инструкцией, необходимо четко представлять себе цель и назначение этого нормативного документа. Самый худший вариант, когда Инструкция пишется "для галочки" и ее положения носят формальный характер. Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В более общем плане разработка Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления:

Создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);

Образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;

Упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;

Установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

Разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;

Создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения.

Кто разрабатывает и утверждает Инструкцию?

Ответ на этот вопрос вполне очевиден: тот, кто отвечает за делопроизводство в организации, должен готовить Инструкцию. Хотя и здесь есть определенные нюансы. Действительно, обычно разработкой Инструкции занимается служба делопроизводства или специалист, ответственный за делопроизводство. Однако бывают случаи, когда Инструкцию разрабатывает юридическая служба или подразделение, занятое созданием автоматизированной системы делопроизводства. В любой ситуации специалисты по делопроизводству должны принимать активное участие в подготовке важнейшего для их работы нормативного акта. При этом совсем не обязательно, чтобы Инструкция разрабатывалась силами сотрудников самой организации. Для этой работы можно привлечь по договору специализированные научно-внедренческие центры.

Инструкция утверждается нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа Инструкции и состоит из слова УТВЕРЖДЕНА, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Федеральной
архивной службы России
от 27.11.2000 № 68

Какие этапы включает работа над Инструкцией?

Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением.

В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы. Первый из них является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных.

Второй этап связан с созданием проекта Инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением.

Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований Инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.

Какую информацию необходимо собрать для работы над Инструкцией?

Подготовке проекта Инструкции предшествуют:

— изучение действующего законодательства по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела;

— анализ состояния документационного обеспечения управления в организации;

— выявление и систематизация положений всех организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства;

— анализ ранее действовавших в организации инструктивных материалов по делопроизводству;

— изучение инструкций по делопроизводству, применяемых в других организациях.

Подготовка Инструкции осуществляется в соответствии с действующим законодательством на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства. Обзор законодательства, регламентирующего делопроизводство, - тема, которой журнал "Секретарь-референт" постоянно уделяет внимание. В данном случае отметим, что при работе над Инструкцией необходимо иметь под рукой государственные стандарты, касающиеся работы с управленческой документацией, а также основополагающие разработки в этой области, к которым в настоящее время относятся:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33. М., 1991);

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 27.11.2000 № 68).

Структура Инструкции

Количество и наименования разделов Инструкции, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками.

Что нужно знать об инструкции по делопроизводству

Основой для установления структуры Инструкции могут служить ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. При этом важно, чтобы положения Инструкции отражали все стадии работы с документами: от их создания (получения) до сдачи в архив или уничтожения.

Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.

Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств). Так, при использовании в организации соответствующих технологий в Инструкцию могут быть включены такие разделы (подразделы), как "Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи", "Звукозапись мероприятий", "Использование электронной почты" и др. В том случае, если организация активно работает с зарубежными партнерами, в Инструкцию включается раздел "Оформление документов, направляемых за рубеж".

К числу обязательных разделов Инструкции можно отнести следующие:

Общие положения;

Подготовка и оформление документов;

Организация документооборота и исполнения документов;

Контроль исполнения документов;

Формирование дел и хранение документов.

Следует отметить, что указанные разделы лишь схематично отображают структуру Инструкции.

Обычно инструкции по делопроизводству содержат от 5 до 15 разделов. В конечном итоге, деление на разделы и подразделы носит достаточно формальный характер. Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с документами.

Источник: "Секретарь-референт"

Введение.. 3

Структура и назначение номенклатурных дел.. 13

Требования к формированию дел.. 14

Правила хранения дел.. 22

Экспертиза ценности документов.. 25

Оформление дел.. 27

Составление описей дел.. 28

Порядок передачи дел в архив.. 30

Архивное хранение документов в электронной форме.. 31

Приложения.. 33

Введение

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознако­миться с основными профессиональными терминами и опреде­лениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо­жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос. В ходе решения воз­никала необходимость закрепления результата, например, дос­тигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали доку­менты, так как устное слово кратковременно, может быть забы­то, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих­ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

Обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

Документирование - это процесс создания и оформления доку­мента.

Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у лю­дей в глубокой древности. До нашего времени дошли «докумен­ты» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом доку­менты, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с ис­пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч­ная дисциплина - документоведение.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документа­ми входит:

Прием и первичная обработка документов;

Их предварительное рассмотрение и распределение;

Регистрация документов;

Контроль исполнения документов;

Информационно-справочная работа;

Исполнение документов;

Их отправка;

Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги­страция означает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов - совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирова­ние дела - группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на инфор­мации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразде­ляется на медицинскую, научную, техническую, технологиче­скую и др. В федеральных органах власти и управления, в учре­ждениях, организациях и на предприятиях (независимо от на­правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос­тупность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источни­ком, кибернетика-документалиста - носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фик­сации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Инструкция по делопроизводству в организации

Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа?

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др.

Официальные документы - это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие) документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием различных распорядительных доку­ментов; планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому доку­менты можно классифицировать в соответствии с их назначени­ем как средства:

PR как технология эффективного управления фирмой (на примере строительной фирмы ООО «А»)

1.1 Содержание, структура и функции PR

В современной социальной науке можно обнаружить более пятисот определений PR. В самом широком смысле Public Relations — это управленческая деятельность, направленная на установление взаимовыгодных…

Анализ деятельности Центра бизнес-образования

На основании настоящего Положения разрабатываются должностные инструкции сотрудников и планы работы центра. Должностные инструкции утверждаются директором Южно-Российского института-филиала РАНХиГС (далее — директор филиала). По мере необходимости, при наличии достаточных оснований, в Положение и до

Book: Делопроизводство для секретаря

В своей деятельности центр руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными конституционными законами, Федеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации…

Анализ корпоративной культуры

1.2.4 Структура и содержание корпоративной культуры

Культура сама определяет климат в организации. В нее входят: некие постоянно повторяющиеся характеристики поведения людей, их взаимодействий; нормы производственных групп, например, «честная работа за честную оплату»; философия…

1. Инструкции: виды и содержание

Инструкция — (от лат. Instructio — наставление — устройство): — это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические…

Глава 1. Теоретические основы составления инструкции по делопроизводству организации

1.1 Понятие делопроизводства Делопроизводство — это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов…

Документационное обеспечение управление персоналом

2.3 Порядок ведения инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства научных организаций

Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства научных разработана во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г…

Должностная инструкция: функциональная значимость в системе управления персоналом, структура и правила составления

3. Структура должностной инструкции

Во время разработки должностных инструкций необходимо использовать единый общепринятый подход относительно их построения и обеспечивать четкое и кратко сформулированное содержание каждого раздела документа…

Кадровая служба и ее место в современных условиях

§1.2 Организация кадровой службы, структура положения об отделе кадров. Должностные инструкции сотрудников отдела кадров

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии — создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей…

Корпоративная культура

1.3 Структура и содержание корпоративной культуры

В настоящее время стало уже традиционным выделять три уровня корпоративной культуры: 1) поверхностный (символический) уровень — это все, что человек может увидеть и потрогать: корпоративная символика, логотип, фирменные календари, флаг фирмы…

Организация управления качеством продукции (услуг)

1.2.2 Структура и содержание МС ИСО серии 9000

На сегодняшний день основополагающими стандартами из большого комплекса стандартов ИСО являются — ИСО (9000-1, 9001, 9002, 9003, 9004-1, 8402).

Структура МС ИСО серии 9000 приведена на рисунке 1.4. Рисунок 1…

Планирование выпуска новой продукции на ООО ПФ «Приозерск-Лес»

1.2 Структура и содержание бизнес-плана

Структура бизнес-плана инвестиционного проекта не регламентирована законодательством, поэтому каждая фирма разрабатывает собственные подходы и структуру бизнес-плана, которые будут зависеть от характера бизнеса…

Планирование развития предприятия ООО «Чистая вода»

1.3 Структура и содержание планов

Структура и содержание плановых документов должны быть ориентированы на специфику деятельности организации, в том числе отдельных хозяйственных процессов, этапов жизненного цикла продукта, сегментов рынка, внешнего окружения…

Процесс исследования адаптации персонала

1.1 Содержание и структура трудовой адаптации

Начиная производственную деятельность в организации, сотрудник интересуется различными аспектами сотрудничества, касающимися объема и времени взаимодействия, условиями своего функционирования в организации…

Регламентация деятельности персонала: анализ должностных инструкций на примере Организационно-контрольного отдела Администрации Центрального района г. Новосибирска

1.2 Правовая основа и оптимальная структура должностной инструкции

В качестве основы должностных инструкций целесообразно использовать нормативные правовые акты, разработанные централизованно государством. Так, в соответствии с п…

Стратегия развития организации

1.2 Структура и содержание стратегии предприятия

Концептуальная модель стратегического плана позволяет определить следующие этапы составления стратегического плана предприятия: 1) Анализ окружающей среды: а) внешняя среда; б) внутренние возможности; 2) Определение политики предприятия…

Приложение к приказу НПФ "_____________" "__"___________ ____ г.

ИНСТРУКЦИЯ

(типовая)

по делопроизводству в НПФ "_____________"

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила делопроизводства в НПФ "________________" (далее по тексту Фонд) и направлена на рационализацию и совершенствование работы в аппарате НПФ.

1.2. Документы Фонда являются его собственностью, вопросы работы с ними регулируются настоящей Инструкцией, Уставом НПФ "_____________________".

1.3. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Фонда единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на руководителей структурных подразделений Фонда.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Фонда возлагаются на их руководителей.

1.5. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.6. Работники структурных подразделений Фонда несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается руководителю Фонда.

1.7. Передача документов, их копии работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Фонда.

1.8. При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.

1.9. Права, обязанности и ответственность сотрудников Фонда

определяются должностными инструкциями, оговорены в контрактах.

2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией в Фонде создаются следующие служебные документы:

Приказы (распоряжения);

Инструкции;

Договоры (контракты);

Протоколы;

Письма и факсы;

И другие.

2.2. Документы, подготовленные структурными подразделениями Фонда, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, отредактированы и при необходимости согласованы с другими структурными подразделениями, юристом.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

2.3. Бланки организационно - распорядительных документов.

Все виды организационно - распорядительных документов в Фонде печатаются на бланках установленного образца:

Бланк распоряжения;

Бланк приказа;

Общий бланк Фонда.

Каждый вид документа должен иметь строго определенный состав реквизитов и порядок их расположения и оформления.

2.4. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).

2.5. Согласование документа.

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование может проводиться как внутри Фонда, так и вне его.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечание прилагается".

Виза проставляется на экземплярах документов, остающихся в Фонде, ниже подписи на левой стороне последнего листа документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

Внешнее согласование осуществляется со сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы.

2.6. Утверждение документа.

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем Фонда или вышестоящими органами Фонда, в компетенцию которых в соответствии с Уставом входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

2.7. Текст документа должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований. Рекомендуется составлять документ, как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел.

Тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей. В первой указываются основания или причины составления документов. Во второй части излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы.

В письмах следует обращаться от имени организации или его структурного подразделения.

2.8. Отметка о наличии приложения.

Приложения документов могут быть трех видов:

Приложение, утверждаемое или вводимое в действие соответствующими распорядительными документами;

Приложение, поясняющее или дополняющее содержание основного документа;

Приложение, являющееся самостоятельным документом, направляемое с сопроводительным письмом.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляются порядковые номера: Приложение 1, Приложение 2 и т.д.

2.9. Подпись документов.

Документы, направляемые Фондом в вышестоящие органы власти, подписываются руководителем Фонда или лицом, исполняющим его обязанности.

2.10. Резолюция.

В резолюции даются указания по исполнению документов. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, этот исполнитель указывается первым).

2.11. Печать.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать (факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами).

2.12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Если к документу не приложена копия ответного письма, то исполнитель делает надпись, когда и как исполнен документ.

Документы, не имеющие отметки об их исполнении, в дела не подшиваются.

3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Проекты документов, представляемые на подпись руководителю Фонда, должны иметь визы исполнителя, руководителей заинтересованных структурных подразделений и юриста.

Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований.

3.2. Приказы.

Приказ - это нормативный документ, издаваемый для решения каких-либо задач.

Приказы оформляются на бланке Фонда, должны иметь название, дату и номер.

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Приказы подписываются руководителем Фонда или лицом, исполняющим его обязанности.

3.3. Протоколы.

Документы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятых решений.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Протоколы подписываются председателем и секретарем.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события (акт приема работ по контракту, акт списания материалов, акт приема - передачи документов и т.п.).

Акты оформляются на общем бланке Фонда. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес Фонда.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

3.5. Договор.

Основной правовой документ во взаимоотношениях между юридическими (физическими) лицами. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в договоре.

Составными частями договора являются:

Название вида и заголовок документа (договор купли - продажи);

Дата, место составления, номер;

Наименования сторон;

Предмет договора;

Условия и сроки поставки, перевоза, транспортировки, хранения и т.п.;

Условия и сроки оплаты;

Порядок сдачи - приема выполненных работ;

Ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);

Гарантии, страхование и форс - мажорные обстоятельства;

Переход права собственности;

Порядок разрешения споров;

Юридические адреса сторон (почтовые адреса, банковские реквизиты, Nо. телефонов, факсов);

Подписи должностных лиц;

3.6. Письма, факсы.

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи с внешними организациями.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

3.7. Должностные инструкции.

Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника Фонда.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с сотрудником Фонда.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

Общие положения;

Функции;

Должностные обязанности;

Ответственность.

3.8. Документы по личному составу.

Трудовые правоотношения Фонда с сотрудниками регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) РФ. На основании статей КЗоТ в Фонде должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:

Трудовые контракты;

Приказы по личному составу;

Трудовые книжки;

Личные карточки формы Т-2;

Личные дела;

Лицевые счета по заработной плате.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

4.1. Порядок приема, обработки и прохождения поступающей в Фонд корреспонденции.

Вся поступающая в Фонд корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.

После рассмотрения руководством Фонда документы с резолюциями направляются исполнителям через секретариат под роспись. Передача другому исполнителю оформляется через секретариат.

4.2. Порядок оформления и отправки исходящей корреспонденции.

Документы, подписанные руководством Фонда и предназначенные для отправки, передаются в секретариат, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.

Копии отправляемой корреспонденции с визами подшиваются в дела Фонда.

5. ПОРЯДОК КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Контролю подлежит исполнение всех видов документов, имеющих поручение руководства Фонда.

5.2. Сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен не более чем в месячный срок.

5.3. Организация контроля исполнения.

Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: записей в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения поручений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

6. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Руководители структурных подразделений Фонда обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

6.2. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.3. Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за неиспользование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.

7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

7.1. Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Фонде, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексация дел и определения сроков их хранения.

Номенклатура дел утверждается руководством Фонда.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Фонда, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

7.2. Формирование дел.

Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

Раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

7.3. Оперативное хранение документов и дел.

С момента заведения и до передачи в архив Фонда дела хранятся по месту их формирования.

Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

8.1. Экспертиза ценности документов.

Определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Фонде создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Фонда путем полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

8.2. Составление описей дел.

На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

8.3. Передача дел на хранение.

Документы, образовавшиеся в деятельности Фонда, имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

Передача дел производится по описям.

9. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ БЛАНКОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

9.1. Печати и штампы Фонда, бланки распоряжений, приказов, командировочные удостоверения, а также трудовые книжки подлежат обязательному учету.

9.2. Лица, персонально ответственные за учет и хранение печатей, штампов и бланков, назначаются приказом по Фонду.

9.3. Учет печатей и штампов ведется в журнале. Выдача печатей, штампов и бланков лицам, ответственным за их хранение и использование, производится под расписку в соответствующих журналах.

9.4. Журналы учета включаются в номенклатуру дел, их листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

10. ПРИЛОЖЕНИЯ

Прилагаются образцы заполнения документов, применяемых Фондом, на соответствующих бланках.

О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

В соответствии с п. 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305) приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

2. Приказ Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", зарегистрированный в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г., регистрационный N 2508, признать утратившим силу.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Д.М. Амунца.

Министр А.С. Соколов

Регистрационный N 7418

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

I. Общие положения

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти

2.5. Бланки документов

2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти

2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.7.1. Приказ, распоряжение

2.7.2. Положение, правила, инструкция

2.7.3. Протокол

2.7.4. Служебные письма

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.2. Организация доставки документов

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.6. Учет количества документов

3.7. Работа исполнителей с документами

IV. Поисковая система по документам

4.1. Регистрация документов

4.2. Организация поисковой системы по документам

V. Контроль исполнения документов

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

6.1. Составление номенклатур дел

6.2. Формирование и оформление дел

6.3. Организация оперативного хранения документов

VII. Порядок передачи документов на хранение в архив

7.1. Экспертиза ценности документов

7.2. Подготовка и передача документов в архив

Приложение N 1Образец оформления законопроекта

Приложение N 2Образец оформления проекта Указа Президента Российской Федерации

Приложение N 3Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации

Приложение N 4Образец оформления постановления федеральной службы

Приложение N 5Образец оформления приказа министерства

Приложение N 6Образец оформления приказа федерального агентства

Приложение N 7Образец оформления распоряжения министерства

Приложение N 8Образец оформления положения

Приложение N 9Образец оформления полного протокола

Приложение N 10Образец оформления краткого протокола

Приложение N 11Образец оформления общего продольного бланка федерального агентства

Приложение N 12Образец оформления общего углового бланка федерального агентства

Приложение N 13Образец оформления углового бланка письма министерства

Приложение N 14Образец оформления углового бланка письма федерального агентства

Приложение N 15Образец оформления продольного бланка письма министерства

Приложение N 16Образец оформления продольного бланка письма федерального агентства

Приложение N 17Образец оформления бланка должностного лица министерства

Приложение N 18Образец оформления бланка должностного лица федерального агентства

Приложение N 19Форма справки о документообороте

Приложение N 20Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти

Приложение N 21Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти

Приложение N 22Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 23Форма листа-заверителя дела

Приложение N 24Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 25Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Приложение N 26Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

I. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

1.2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется - Типовая инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.

1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), индивидуальных инструкций по делопроизводству, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Типовой инструкции.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством.

1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) федерального органа исполнительной власти.

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

2.1.1. Федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывают проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.

2.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства - Российская Федерация - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта - Федеральный Конституционный закон или Федеральный закон - отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации об административных правонарушениях в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

Раздел I
Право собственности и другие вещные права

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Образец оформления законопроекта приводится в приложении N 1.

2.1.4. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

К проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

Новая страница 1

В статье А.Ю. Чуковенкова «Новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», опубликованной в № 3 журнала за этот год, дан сравнительный анализ структуры старой и новой типовых инструкций, из которого следует, что из новой Типовой инструкции исключены несколько разделов:

раздел II «Документация федерального органа исполнительной власти»;

подраздел 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи»;

подраздел 6.9 «Работа с обращениями и запросами депутатов».

В то же время новая Типовая инструкция значительно богаче приложениями: в ней 26 приложений, из них 12 новых.

К этому нужно добавить, что серьезному сокращению подвергся раздел VIII «Контроль исполнения документов» . В старой типовой инструкции он состоял из двух подразделов:

8.1. Организация контроля исполнения

8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

В новой Инструкции контроль исполнения документов представлен несколькими положениями организационного характера.

Отдельные вопросы подготовки документов в Инструкции

Правила подготовки и оформления документов – это раздел II новой типовой инструкции. Этот раздел имеет следующую структуру:

II . Правила подготовки документов.

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации .

2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти.