Какие документы ежемесячно и в конце года необходимо формировать, распечатывать по Заработной плате сч70(выплата заработной платы по кассе и банку)Спасибо.

Ежемесячно нужно оставлять документы, которые влияют на сумму зарплаты в конкретном месяце (служебные записки, приказы о поощрении и т. п.). Суммы начисленной зарплаты каждый месяц фиксируйте в расчетной (форма № Т-51форма № Т-49). При выплате зарплаты каждому работнику выдавайте расчетный листок. Помесячно составляйте табель учета использования рабочего времени.

№ Т-54 или № Т-54а или по самостоятельно разработанной форме. В конце года составьте график отпусков. Утвердить график отпусков на новый год нужно не позднее 17 декабря текущего года.

Ежемесячно по счету 70 организация может вести и распечатывать регистры бухгалтерского учета: карточку или ведомость по счету 70 или иные регистры, разработанные в организации самостоятельно. Налоговым регистром по заработной плате является регистр учета расходов по оплате труда (образец ниже). Записи ведутся в нем ежемесячно нарастающим итогам в течении года.

Ежегодно нужно вести карточку пор по индивидуальному учету страховых взносов ПФР и ФСС РФ. Ее форма утверждена письмом ПФР и ФСС РФ от 09.12.2014 № АД-30-26/16030, № 17-03-10/08/4738П (см. http://www.1gl.ru/#/document/99/420246194/bssPhr8/?step=3). По НДФЛ ежегодно оформляйте Налоговую карточку по учету доходов и налога на
доходы физических. Его форма законодательно не утверждена, поэтому Вам нужно разработать ее самостоятельно. В нее нужно включить обязательные реквизиты: сведения о работнике и его статус, виды доходов и предоставленных вычетов, сумма дохода и дата его выплаты, информация об удержанном и уплаченном НДФЛ.

Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как вести бухгалтерские регистры

Формы регистров утверждает руководитель организации. Обязательными реквизитами регистра бухучета являются:

наименование регистра;
наименование организации (экономического субъекта), составившей регистр;
даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;
хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета ;
единица измерения;
наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра, и их подписи с расшифровкой.

Регистры составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью .

При внесении исправлений в регистры нужно проставить дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра (с расшифровкой).

Обязательных форм (бланков) регистров налогового учета в законодательстве нет. Организация сама решает, какие регистры использовать в своей деятельности ().

Если различий между бухгалтерским и налоговым учетом нет, вести регистры налогового учета необязательно. Налоговый кодекс РФ позволяет формировать данные налогового учета на основе регистров бухучета (абз. 3 ст. 313 НК РФ). Такое положение объясняется рядом причин. Во-первых, сведения для налогового учета берутся из тех же первичных документов, которые используются для отражения операций в бухучете. Во-вторых, из-за совпадения многих методов и способов оценки в налоговом и бухгалтерском учете составлять отдельные налоговые регистры нецелесообразно. Для расчета налоговой базы можно использовать данные бухучета.

Таким образом, если отличий между бухгалтерским и налоговым учетом нет, налоговые регистры не ведите. А в учетной политике для целей налогообложения укажите источники, из которых берутся данные для расчета налоговой базы (перечень бухгалтерских регистров).

Обязательные реквизиты

Разрабатываемые организацией регистры налогового учета должны содержать ряд обязательных реквизитов:
- наименование регистра;
- период (дату) составления;
- измерители операций в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
- наименование хозяйственных операций;
- подпись (расшифровку подписи) сотрудника, ответственного за составление указанных регистров.

Отсутствие налоговых регистров признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена Налогового кодекса РФ.

Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Кроме того, за непредставление налоговых регистров по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму от 300 до 500 руб. ( , ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ). Налоговая ответственность за аналогичное нарушение установлена Налогового кодекса РФ. Однако пункт 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ предусматривает начисление штрафа за каждый непредставленный документ. Поскольку количество и форму регистров налогового учета организация определяет самостоятельно (), заранее установить, сколько регистров должно быть представлено в инспекцию, невозможно. Следовательно, сумму штрафа в рассматриваемой ситуации определить нельзя. Некоторые арбитражные суды подтверждают такой вывод (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 февраля 2004 г. № А13-6442/03-21).

Если у организации нет возможности представить требуемые документы в течение 10 рабочих дней со дня получения требования, об этом нужно письменно уведомить налоговую инспекцию. В уведомлении укажите причины и срок, в который документы могут быть представлены. На основании этого уведомления инспекция может (но не обязана) продлить срок представления документов. Решение о продлении (отказе в продлении) сроков инспекция должна принять в течение двух рабочих дней после получения уведомления от организации. Такие правила предусмотрены пунктом 3 статьи 93 и пунктом 6 статьи 6.1 Налогового кодекса РФ.

<…>

Из формы



Регистр учета расходов по оплате труда

N	Наименование показателя	Источник информации
1.	Лицо, в пользу которого произведено начисление	Первичный документ
2.	Вид персонала	Первичный документ
3.	Дата осуществления (начисления) расхода	Первичный документ
4.	Наименование расхода	Первичный документ
5.	Сумма расхода	Первичный документ
6.	Объект учета (вид расхода), в связи с созданием (приобретением) которого осуществлено начисление расхода по оплате труда	Первичный документ
7.	Итого (по видам персонала)	Расчет

Регистр формируется для обобщения информации о составе и размере расходов на оплату труда в понимании статьи 255 НК РФ.
Регистр заполняется без учета расходов по добровольному страхованию, предусмотренных в подпункте 16 статьи 255 НК РФ.
Записи осуществляются ежемесячно нарастающим итогом за год по всем начислениям, производимым в пользу работников исходя из фактических сумм. Регистр ведется по каждому работнику по виду персонала, к которому он относится.
Итоговые показатели переносятся в Регистр-расчет НЗП и Регистр учета прочих расходов текущего периода.
Аналитический учет задолженности ведется в разрезе следующих показателей:
- "Лицо, в пользу которого произведено начисление"
Указывается Фамилия, И. О. (табельный номер) физического лица, по которому производится начисление расхода на оплату труда.
- "Вид персонала"
Требуется для выделения расходов по оплате труда относящихся к производственному или управленческому персоналу для дальнейшего учета в составе прямых или косвенных расходов (в случае возникновения необходимости).
Реквизит может быть заполнен на основании справочника должностей, относящихся к производственной и непроизводственной сфере.
- "Дата осуществления (начисления или выплаты) расхода, связанного с оплатой труда"
Заполняется с учетом положений пункта 4 и пункта 7 статьи 272 НК РФ. Показатель отражается по дате составления первичного документа, фиксирующего начисление расхода, связанного с оплатой труда.
- "Наименование расхода"
Данный реквизит указывает наименование каждого начисленного расхода (по оплате труда, по премиям, начислениям стимулирующего и (или) компенсирующего характера, и др.).
- "Сумма расхода"
Отражается сумма начисления по каждому виду расхода по оплате труда без учета сумм налогов.
- "Объект учета (вид расхода), в связи с созданием (приобретением) которого осуществлено начисление расхода по оплате труда"
Необходимо для отражения информации о произведенных начислениях расходов на оплату труда, имеющих отношение к созданию, приобретению объектов учета или осуществлению расходов.
Заполняется в случаях, когда расход на оплату труда имеет отношение к определению стоимости конкретного объекта учета или расхода.
- "Итого за период заполнения регистра"
Указывается итоговая сумма по всем работникам (в разрезе вида персонала) и всем начислениям за период, за который производится заполнение регистра.

Из статьи Зарплата — 2014

1.3.2 Зарплатный документооборот

Основанием для начисления заработной платы служат документы, которые:

устанавливают систему, форму и размер оплаты труда сотрудника (штатное расписание, приказы о приеме на работу, трудовые договоры и т. д.);
подтверждают выполнение норм выработки (наряды, книги учета выработки, табели учета рабочего времени);
влияют на сумму зарплаты в конкретном месяце (служебные записки, приказы о поощрении и т. п.).

Это следует из положений статей , Трудового кодекса РФ и Указаний , утвержденных .*

Типовые формы первичных документов для учета труда и его оплаты, а также Указания по их применению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . Для некоторых отраслей разработаны специализированные унифицированные формы документов, позволяющие вести учет выработки для начисления зарплаты в зависимости от осуществляемого вида деятельности и установленной системы оплаты труда.

Вместе с тем с 1 января 2013 года все коммерческие организации вправе пользоваться формами первичных документов по учету труда и заработной платы, разработанными ими самостоятельно. Главное, чтобы при этом они содержали те обязательные реквизиты, что предусмотрены пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Исключение - кассовые документы. Однако в любом случае мы советуем взять за основу типовые документы, удалив из них лишние, на ваш взгляд, графы или строки.*

Сроки начисления и выдачи зарплаты должны быть закреплены в трудовом (коллективном) договоре, Положении об оплате труда, других локальных документах. Такой порядок следует из Трудового кодекса РФ.

Суммы начисленной зарплаты фиксируйте в расчетной (форма № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). На сотрудников, которые получают зарплату на банковскую карту, ведомость по форме № Т-49 не заполняется. Правила заполнения данных форм приведены в Указаниях , утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .

Данные о зарплате, начисленной сотруднику в течение календарного года, отражайте в лицевых счетах по типовым формам № Т-54 или № Т-54а . Лицевые счета заполняйте ежемесячно. В них указывайте все начисления и удержания по зарплате каждого сотрудника компании.

При выплате зарплаты вы, как работодатель, должны в письменной форме известить своего сотрудника о том, какая зарплата ему полагается (ч. и ст. 136 ТК РФ). Для этого каждому работнику нужно выдать расчетный листок. Организация обязана выдавать сотрудникам этот документ независимо от того, каким способом она выплачивает зарплату: наличными деньгами через кассу, перечислением на банковские карты или в натуральной форме. Такой вывод следует из положений Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1 .*

Типового бланка расчетного листка нет, поэтому его форму следует разработать самостоятельно, утвердив ее в специальном документе. В расчетном листке, в частности, укажите:

составные части зарплаты, причитающейся сотруднику. Прежде всего это оклад, премии, доплаты и надбавки. Также следует показать и суммы начисленных пособий;
все удержания из зарплаты: НДФЛ (сумму налога надо округлить до полных рублей), алименты и т. д.;
общую сумму к выплате.

Выдавать работникам расчетные листки логичнее всего в день окончательной выплаты зарплаты за месяц. Причем и в том случае, если зарплаты своим сотрудникам вы переводите на банковские карты. Конкретный порядок выдачи расчетных листков закрепите в том же внутреннем документе, который определяет форму этого документа (письмо Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1).

<…>

Новая форма карточки индивидуального учета страховых взносов

Документ: письмо ПФР и ФСС РФ от 09.12.2014 № АД-30-26/16030, № 17-03-10/08/4738П
Что нового: в новом бланке карточки есть возможность отразить выплаты работникам, облагаемые по доптарифам, виды начисленных пособий

Компании обязаны вести учет выплат страховых взносов (ч. 6 ст. 15 и ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212?ФЗ).

В 2010 году ПФР и ФСС РФ уже приводили рекомендуемый образец карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов (письмо ПФР от 26.01.2010 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П). Однако прежний образец не учитывает последних изменений в законодательстве.

В первом отражается информация о выплатах и начислениях взносов по общим или пониженным тарифам. Во втором — сведения о выплатах и взносах по доптарифам в зависимости от класса условий труда. Третий блок предназначен для отражения информации о начисленных суммах по каждому виду пособий.

<…>

18.3.1 Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц

Все доходы, которые ваша компания выплачивает работникам, надо отражать в отдельном налоговом регистре для расчета НДФЛ. Причем Налоговый кодекс РФ требует от вас разработать учетный бланк самостоятельно. В частности, это написано в статье 230 кодекса.

В этой карточке вы будете в течение года собирать всю информацию о доходах человека, предоставленных ему налоговых вычетах, суммах удержанного НДФЛ. И именно отсюда вы потом возьмете данные для заполнения годовой справки по форме 2-НДФЛ .

И учтите, что, если инспекторы придут к вам с проверкой и не увидят карточек по НДФЛ, компанию могут оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса РФ. Размер денежного наказания колеблется от 10 000 до 30 000 руб.

Перечислим реквизиты, которые должны быть в карточке обязательно.

Сведения о работнике и его статус. Это и Ф. И.О. сотрудника, и его ИНН, и адрес постоянного места жительства, и паспортные данные. Здесь же нужно отразить налоговый статус работника - резидент (код 1), нерезидент (код 2), высококвалифицированный иностранный специалист (код 3).

Виды доходов и предоставленных вычетов. Естественно, главными составляющими при расчете налоговой базы по НДФЛ являются суммы выплаченных доходов и предоставленных вычетов. Но чтобы различать такие показатели по видам, заносите их в карточку под соответствующим кодом.

Сумма дохода и дата его выплаты. В регистре по НДФЛ обязательно нужно показывать не только сумму дохода, которую получил от вашей компании человек, но и дату ее реальной выплаты. Для последнего показателя стоит ввести отдельную графу.

Информация об удержанном и уплаченном НДФЛ. Закон требует фиксировать даты, когда вы удержали НДФЛ с дохода работника (по сути, в день выплаты такого дохода) и когда вы перечислили этот налог в бюджет. И в том и другом случае вы покажете еще и соответствующие суммы налога. Кроме того, в регистре следует отображать дату и номер платежного поручения. Того, по которому вы направили сумму налога в бюджет.

Какие еще графы важно внести в бланк. Само собой, Налоговый кодекс не ограничивает содержание учетной карточки по НДФЛ лишь теми данными, которые названы в статье 230 . Помимо них вы можете свободно включить в бланк и другие сведения. В частности, о компании как о налоговом агенте. Советуем вам предусмотреть в бланке поля, где вы будете отражать следующие сведения.

1. Сумма дохода с прошлой работы. Чтобы вы всегда могли безошибочно определить сумму предоставляемых налоговых вычетов, добавьте в карточку графу, куда вы впишете доход с предыдущего места работы человека. Это на тот случай, если новый сотрудник появится в вашей компании в середине года. Ведь доход для стандартных вычетов вы определяете нарастающим итогом с начала года.

2. Основания для предоставления вычетов. Введите в бланке строки, где можно будет сослаться на документы, на основании которых вы предоставили работнику стандартные или имущественный вычеты. Так вы сумеете легко проконтролировать, кому из сотрудников они положены и в какой сумме их можно предоставить.

Реквизиты уведомления о праве человека на имущественный вычет стоит выделить отдельной графой.

Всего за отчетный период (в данном случае полмесяца - это удобно для расчета и выплаты аванса) изготовили 1900 кг указанных мясных полуфабрикатов. В графе «Карта сдельной расценки» ссылаются на документ, на основании которого утверждена сдельная расценка и в котором должно быть обоснование применяемых норм времени, сдельных расценок, указано, для каких условий рассчитаны нормативы - оборудование, количество рабочих, рецептуры, ингредиенты и т. п. Расценка на единицу в данном случае приведена на 1 кг выпущенной продукции. В пищевой промышленности расценку (норму времени) часто устанавливают из расчета на 100 кг. Сумма сдельной заработной платы рассчитывается умножением количества выработанных полуфабрикатов (графа «Всего») на «Расценку на единицу».

Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить

В постановлении № 1 указано, что “на работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются”. Про возможность не составлять платежную ведомость при выплате заработной платы отдельному сотруднику по расходному ордеру не сказано. Из этого можно сделать вывод, что, даже если в платежную ведомость на выплату заработной платы наличными из кассы включен только один работник, выдача должна производиться именно по ведомости, а не по расходному ордеру, оформленному на имя работника.
III) Лицевой счет за календарный год (по каждому работнику) - формы № Т-54 или Т-54а (в последнем случае должны быть распечатаны и вклеены в форму расчетный листки за каждый месяц). IV) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику - форма № Т-60 (на каждому факту предоставления отпуска).

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

Индивидуальная ведомость учета выполненных работ Применяется для учета выработки и начисления заработной платы отдельно по каждому рабочему. Оформляется за любой удобный (принятый в компании) период. Индивидуальная ведомость позволяет учитывать объем выполненных работ по видам продукции.
В свою очередь, каждой продукции соответствует своя рецептура, технологический процесс, сдельные расценки. В ведомости указывается объем выполненной работы (графы 4–11) по датам (графа 2). Так, 02.05.2017 цех изготавливал котлеты мясные «Охотничьи», котлеты мясные «Славянские» и зразы рубленые с грибами.

Объем приготовленного фарша указан в графах 4, 5, 10. Объемы работ за каждый день просуммированы в графе «Итого». Всего за 02.05.2017 объем работы - 300 кг. Сумма заработной платы (строка «Сумма, руб.») получена умножением данных графы «Итого» на данные графы «Расценка».

Какие документы по зарплате распечатывать на бумагу

Формовка изделий из приготовленного фарша, теста. 4. Замораживание мясных полуфабрикатов в низкотемпературных холодильных камерах. 5. Упаковка и маркировка замороженных полуфабрикатов. 6.

Хранение продукции в холодильных камерах до их отгрузки. Каждая стадия требует затрат на оплату труда. Экономисту необходимо согласовать с руководством, как каждый этап технологического процесса будет оформляться:

индивидуальным документом по учету выработки - если операция и оборудование, на котором она выполняется, отделена от других, количественный результат измерим, за выполнение операции отвечает один работник, которого легко идентифицировать;
бригадным документом - если технологические операции выполняются комплексно (например, приготовление фарша и сразу формовка).

К сведению Как правило, на производственных линиях объем выполненной работы относится на бригаду.

Форма т-51. расчетная ведомость

Перечень форм:

Т-12 — Форма «Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда»;
Т-13 Форма называется «Табель учета рабочего времени»;
Т-49 Форма именуется «Расчетно-платежная ведомость»;
Т-51 Форма носит название «Расчетная ведомость»;
Т-53 Форма «Платежной ведомости»;
Т-53а Форма «Журнала регистрации платежных ведомостей»;
Т-54 Форма «Лицевого счета»;
Т-60 Форма «Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику»;
Т-61 Форма «Записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником»;
Т-73 Форма «Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия.

Документы по учету и начислению заработной платы

Однако, для выполнения требования законодательства о первичных документах одна из форм - Т-49 или Т-51 должна быть в наличии. Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится по платежной ведомости (форма Т-49 или Т-53) и также необходимо вести журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а). Обратите внимание, Трудовой кодекс устанавливает только две возможных формы оплаты труда: в денежной форме в валюте РФ (в рублях) и в неденежной форме (не более 20% от начисленной месячной заработной платы) (ст.131 ТК РФ).
При этом денежные средства допускается перечислять на указанный работником счет в банке (при соответствующем условии в коллективном или трудовом договоре) (ст.136 ТК РФ).

Документы по учету заработной платы в мясоперерабатывающем цехе

По факту бригада выполнила объем за 73 ч. Экономия - 35,75 ч. Рассчитаем процент выполнения норм: 108,75 / 73 × 100 = 148,97 % - достаточно высокий. Это может говорить о качественной организации труда в бригаде, малых потерях подготовительно-заключительного времени при переходе с одной продукции на другую. Но экономисту следует обратить внимание на то, что при изготовлении трех видов продукции - зразы с сыром, люля-кебаб мясной экзотический, котлеты мясные «Татарские» - всегда высокий процент выполнения норм. Значит, необходимо:

пересмотреть нормы;
пронормировать работы заново;
выяснить, не было ли изменений в технологии после утверждения карт сдельных расценок;
принять другие меры с учетом специфики производства для урегулирования норм выработки.

В целом за месяц процент перевыполнения норм составил 115,33 %.
Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется. 4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53. 5. Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). 6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.

Какие формы по зарплате нужно распечатывать

Чиновники разрешили часть документов хранить только в электронном виде, но добавили новые, которые нужно распечатывать. Мы поможем разобраться, какие документы вести и хранить на компьютере, а какие нужно выводить ежемесячно, в конце года или по требованию контролеров. Что грозит, если нет распечаток Если бухгалтер не может предъявить первичные документы или учетные регистры, инспектор оштрафует его на сумму до 20 000 руб.

либо дисквалифицирует (ст. 15.11

КоАП РФ). Судьи в таких вопросах поддерживают контролеров (решение Московского городского суда от 20.04.2017 по делу № 7-4792/2017). Компании грозит штраф 20% неуплаченных налогов и взносов, но не менее 40 000 руб., если документов или регистров нет (п. 1-3 ст. 120 НК РФ). Какие электронные документы безопаснее иметь на бумаге Любой документ за свою «жизнь» проходит четыре этапа.

Документ создают, ведут, хранят, уничтожают.

Это может быть главный бухгалтер или бухгалтер по кадрам. ВНИМАНИЕ! Ведомость не будет действительна без печати организации на последней странице. Кстати, по нормам допустимо заполнять столько строк ведомости, сколько необходимо.

У нее может быть два, три, четыре и более листов, составленных согласно образцу табличной части бумаги. Работник перед получением заработной платы имеет право в любой момент ознакомиться со сформированным документом. Нюансы заполнения Табельный номер работника при заполнении автоматически берется из его личной карточки.
Бумага может быть распечатана в единственном экземпляре. Она помещается в архив организации. Никаких исправлений на уже заполненной бумаге быть не должно. Все необходимые корректировки выполняются в электронном виде.
Т-54) переносятся данные о количестве отработанных дней (часов), использованных отпусках, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда (сверяются с данными соответствующих приказов, предоставляемых кадровой службой). 2.2. Рассчитываются отклонения (на основании уже имеющихся данных в лицевом счете сотрудника по начислениям за предшествующие периоды): отпускные (расчет ведется в форме № Т-60), больничные листы (ввиду отсутствия специального документа, видимо, предполагается, что расчет ведется в самом больничном листе), средний заработок, например, за время нахождения в командировке или в других случаях, предусмотренных законодательством (для этого вида расчета также не предусмотрено специальной формы расчета, видимо, по мысли законодателя, расчет ведется “на бумажке”), компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (расчет ведется в форме № Т-61). 2.3.

фамилия, имя и отчество (последние сокращаются до инициалов);
занимаемая должность, профессия или специализация, которой занимается сотрудник;
оклад либо тарифная ставка;
сколько дней или часов было отработано в указанный период (отдельно указываются выходные и будние дни);
сумма, которая начислена организацией этому сотруднику за месяц (столбец разделяется на разные виды плат, включая «общий» столбец, который обобщает данные);
какая сумма была удержана и зачтена ранее (аванс, налог на доходы и пр.);
долги работника перед организацией или, наоборот, точная сумма;
сколько всего денежных средств положено выплатить работнику по этой ведомости.

Кем подписывается На распечатанном документе обязательно должна быть указана должность, подпись и расшифровка подписи того должностного лица, которое составляло документ.

Вопрос применения унифицированных или их самостоятельно разработанных, в сфере трудовых отношений пока остается открытым , поэтому рекомендуется придерживаться специально разработанных форм еще в 2004 году.

Поэтому основные документы по учету заработной платы, действующие на российских предприятиях, целесообразнее всего рассматривать в свете Постановления №1 от 05 января 2004 года Госкомстата России .

Документы для начисления заработной платы и учета труда работников

Т-12 — Форма «Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда»;
Т-13 Форма называется «Табель учета рабочего времени»;
Т-49 Форма именуется «Расчетно-платежная ведомость»;
Т-51 Форма носит название «Расчетная ведомость»;
Т-53 Форма «Платежной ведомости»;
Т-53а Форма «Журнала регистрации платежных ведомостей»;
Т-54 Форма «Лицевого счета»;
Т-60 Форма «Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику»;
Т-61 Форма «Записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником»;
Т-73 Форма «Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников

Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия. В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.

Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность. Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче.

Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости . В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы – расчетную ведомость и платежную ведомость.

В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате. Второй документ является своеобразной распиской в получении заработной платы.

В Т-53а регистрируются ведомости за один календарный год.

В Т-54 отражаются ежемесячные сведения о заработной плате, полученной работником в течение года, там содержаться записи всех начислений и удержаний. В следующем документе по учету заработной платы — записке-расчете на предоставление ежегодного отпуска работнику производится расчет положенной заработной платы и др. положенных выплат при уходе в отпуск.

При увольнении сотрудника в организации составляется Т-61. Сам документ составляется кадровым работником, а расчет производится в бухгалтерии. Учитываются дни, за которые не был взят отпуск и производится компенсация, либо удержания из зарплаты, если отпуск брался авансом.

Последний документ из этого перечня составляется при оформлении выполненных работ, которые выполнялись по трудовому соглашению, заключенному на определенный срок. Этот акт является основанием для полного или частичного расчета по выполненным работам.

Блог бухгалтера-практика и юриста-аналитика

Закрываем год. Обязательные документы по оплате труда

Первичные учетные документы для отражения расчетов с персоналом по оплате труда утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - постановление № 1). При этом указано, что постановление № 1 принято в целях реализации требований Трудового кодекса РФ. Из этого можно сделать вывод, что унифицированные формы, утвержденные указанным постановлением, продолжают действовать и после 01 января 2013 года (т.к. их применение обусловлено не законом о бухгалтерском учете, а другим законодательным актом - Трудовым кодексом).

Анализ указанных форм показывает, что, несмотря на относительно “молодой” возраст - они введены в действие в 2004 году, все они разрабатывались для ведения “ручного” расчета заработной платы, т.е. без использования специальных программ для расчета заработной платы. По мысли законодателя (в данном случае, Госкомстата РФ), расчет заработной платы (вне специальных программ) должен осуществляться следующим образом:

1. Заполняется табель (форма № Т-12 или Т-13). В начале месяца сотруднику, ответственному за ведение табеля, выдается бланк табеля (совсем пустой или с заполненными ФИО). Ежедневно ответственный сотрудник отмечает по каждому работнику явку/неявку (при сплошном способе регистрации) или только неявку (при используемом способе регистрации отклонений) с указанием причины. По окончании месяца ответственный за ведение табеля подсчитывает общее количество дней и часов, отработанных и пропущенных каждым работником, и табель, подписанный руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.

2. На основании табеля бухгалтерия производит расчет заработной платы (на калькуляторе) последовательно по каждому работнику.

2.1. Из табеля в лицевой счет (форма № Т-54) переносятся данные о количестве отработанных дней (часов), использованных отпусках, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда (сверяются с данными соответствующих приказов, предоставляемых кадровой службой).

2.2. Рассчитываются отклонения (на основании уже имеющихся данных в лицевом счете сотрудника по начислениям за предшествующие периоды): отпускные (расчет ведется в форме № Т-60), больничные листы (ввиду отсутствия специального документа, видимо, предполагается, что расчет ведется в самом больничном листе), средний заработок, например, за время нахождения в командировке или в других случаях, предусмотренных законодательством (для этого вида расчета также не предусмотрено специальной формы расчета, видимо, по мысли законодателя, расчет ведется “на бумажке”), компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (расчет ведется в форме № Т-61).

2.3. Рассчитываются основные начисления в соответствии с используемой системой оплаты труда (по окладу/тарифу, по сдельным расценкам, премии и т.п.).

2.4. Результаты всех произведенных расчетов заносятся в лицевой счет сотрудника (форма № Т-54) по соответствующим графам (видам оплат) .

2.5. В специальном регистре налогового учета по НДФЛ (в соответствии с требованиям п.1 ст.230 НК РФ) рассчитывается НДФЛ за месяц (нарастающим итогом с начала года с учетом налоговых вычетов и ранее удержанных сумм).

2.6. В лицевом счете отражаются все удержания из заработной платы (включая НДФЛ и межрасчетные выплаты).

2.7. Высчитывается сумма к оплате.

3. На основании лицевых счетов всех работников составляется расчетно-платежная (по форме № Т-49) или расчетная ведомость (по форме № Т-51): последовательно по каждому работнику данные переносятся из лицевого счета в ведомость. Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется.

4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53.

5. Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).

6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.

Использование для расчета заработной платы специализированной программы влечет за собой изменение функций первичных учетных документов, утвержденных постановлением № 1: как и любые другие регистры, при автоматизированной системе обработки информации эти документы вместо функции расчета и накопления информации приобретают функцию получения отчетных данных по произведенным (с помощью специальной программы) расчетам и закрепления полученных данных на бумажном носителе (об этом уже упоминалось в статье “Бухгалтерские регистры. Историческое развитие понятия” ).

Как выглядит расчет заработной платы в специализированной программе (на примере 1С) описано в статье . Для выполнения же требований Трудового кодекса и Госкомстата РФ необходимо, чтобы по результатам каждого месяца или календарного года имелись на бумажном носителе:

I) Табель учета рабочего времени за месяц - формы № Т-12 и Т-13 (последняя применяется при автоматизированной обработке учетных данных) (порядок подготовки табеля при ведении учета в программе 1С ранее изложен в вышеупомянутой статье “Порядок расчета заработной платы в 1С” ; практическое применение табеля при расчете зарплаты в 1С изложено в статье “Способ распределения заработной платы по объектам учета в 1С” ).

II) Расчетные и/или платежные ведомости - формы № Т-49, Т-51, Т-53. Надо сказать, что с точки зрения практического применения формы № Т-49 и Т-51 являются гораздо менее наглядными, чем, скажем, расчетная ведомость в произвольной форме, формируемая в 1С. Однако, для выполнения требования законодательства о первичных документах одна из форм - Т-49 или Т-51 должна быть в наличии. Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится по платежной ведомости (форма Т-49 или Т-53) и также необходимо вести журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).

Обратите внимание, Трудовой кодекс устанавливает только две возможных формы оплаты труда: в денежной форме в валюте РФ (в рублях) и в неденежной форме (не более 20% от начисленной месячной заработной платы) (ст.131 ТК РФ). При этом денежные средства допускается перечислять на указанный работником счет в банке (при соответствующем условии в коллективном или трудовом договоре) (ст.136 ТК РФ). В постановлении № 1 указано, что “на работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются”. Про возможность не составлять платежную ведомость при выплате заработной платы отдельному сотруднику по расходному ордеру не сказано. Из этого можно сделать вывод, что, даже если в платежную ведомость на выплату заработной платы наличными из кассы включен только один работник, выдача должна производиться именно по ведомости, а не по расходному ордеру, оформленному на имя работника.

III) Лицевой счет за календарный год (по каждому работнику) - формы № Т-54 или Т-54а (в последнем случае должны быть распечатаны и вклеены в форму расчетный листки за каждый месяц).

IV) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику - форма № Т-60 (на каждому факту предоставления отпуска).

V) Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма № Т-61 (по факту увольнения).

VI) Справки-расчеты для начислений по среднему заработку и больничным листам (по каждому соответствующему факту) - по форме, разработанной и утвержденной организацией.

VII) Регистр налогового учета по НДФЛ за календарный год (по каждому работнику) - по форме, разработанной и утвержденной организацией.

VIII) Регистр учета начисленных страховых взносов за календарный год (по каждому работнику) - по форме, разработанной и утвержденной организацией.

О необходимости применения после 2012 года документов, указанных выше в пунктах I-V, по формам, утвержденным постановлением № 1, пишет и Минфин РФ в Информации № ПЗ-10/2012 (пояснениях к новому закону о бухгалтерском учете № 402-ФЗ): формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, продолжают оставаться обязательными к применению (см.также статью “Пояснения Минфина к новому Закону о бухгалтерском учете» ).

Екатерина к записи Отчуждение акций ЗАО участникам
Черненко Ольга к записи Отчуждение акций ЗАО участникам
Galina к записи Отчуждение акций ЗАО участникам
Черненко Ольга к записи Способ распределения заработной платы по объектам учета в 1С

Ваш архив бухгалтерских документов – нерушимые правила

Марина Ризванова , генеральный директор аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз»

Самое большое количество бумаг скапливается в бухгалтерии. И порой архив становится объемным настолько, что новые документы просто негде складывать. Нужно решить, от каких бумаг можно избавиться, а какие придется хранить еще какое-то время. Ведь если уничтожить документы раньше срока, нечем будет оправдать затраты. При проверке налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, доначислят налоги, штрафы и пени. Поэтому отсчитывать срок хранения надо безукоризненно.

Обязана ли компания восстанавливать первичку

Иногда компания теряет документы до того момента, как истечет срок их хранения.

Из-за отсутствия первички инспекторы могут выписать штраф по статье 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения). При этом, если документов нет только за один налоговый период, сумма санкций – 10 тыс. руб., а если за несколько – 30 тыс. руб. Кроме того, проверяющие могут выяснить, что из-за отсутствия бумаг компания занизила базу по налогу. Тогда организацию ждет штраф в 20 процентов от суммы недоимки, но не менее 40 тыс. руб.

Если компания не отправит документы по требованию, инспекторы могут оштрафовать на 200 руб. за каждый документ (ст. 126 НК РФ). Возможно, сумма не окажется существенной. Но тут важно другое. Есть риск, что контролеры включат в план выездных проверок компанию, которая не отправила им бумаги.

Потеря документов может привести к неприятным налоговым последствиям, поэтому бумаги лучше восстановить. Для этого используйте следующий алгоритм.

Сначала руководитель назначает комиссию, которая будет расследовать причины утраты документов. По результатам расследования она составляет акт. В нем комиссия сообщает, какие документы были утрачены и по какой причине.

На следующем этапе запросите копию документов у контрагента или изготовьте ее сами. Например, если потеряны бумаги по сделке, по которой ваша компания была поставщиком.

Важно, чтобы копия, которую изготовит для вас поставщик, была оформлена по правилам ГОСТ Р 6.30–2003. Иначе инспекторы могут отказать в расходах или вычете НДС.

Марина Викторовна Ризванова – к. э. н. Окончила Всероссийский заочный финансово-экономический институт по специальности «бухгалтерский учет и аудит». Успешно руководила аудиторскими проверками в крупных компаниях из сферы ЖКХ, транспорта, торговли и др. Имеет диплом АССА по МСФО, единый аттестат аудитора и диплом победителя конкурса «Публикация „Главбух“».

Когда поставщик будет заверять копию, то ниже реквизита «Подпись» он должен написать «Верно». А после указать свою должность, поставить дату, подпись и ее расшифровку (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003).

Допустим, документы восстановить не получилось. Например, поставщик, бумаг от которого не хватает, уже ликвидирован. Тогда составьте акт о том, что документы восстановить невозможно, и укажите причину.

Если вы утратили бумаги по причине пожара, аварии системы отопления или других похожих обстоятельств, а инспекторы выписали штраф, то попробуйте обратиться к судьям. Они часто соглашаются, что компания, которая лишилась бумаг из-зафорс-мажора, штрафы платить не должна. Подкрепите свою позицию постановлениями ФАС Волго-Вятского округа от 31 августа 2009 г. по делу № А17-6799/2008, ФАС Северо-Западного округа от 30 октября 2008 г. по делу № А56-2606/2008.

Что делать с бумагами, срок хранения которых закончился

Документы с истекшим сроком хранения вы вправе уничтожить. Например, их можно измельчить с помощью шредера или разорвать руками.

Но этот факт нужно обязательно зафиксировать по правилам. Скажу сразу, что у приказов и актов, о которых пойдет речь дальше, нет унифицированных бланков, формы их произвольные.

Сначала руководитель издает приказ о создании экспертной комиссии. А она проводит инвентаризацию старых бумаг.

По результатам инвентаризации члены комиссии составляют акт об отборе документов на уничтожение. В акте вовсе не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Да и порой это просто невозможно из-за колоссальных объемов. Однородные бумаги запишите под общим названием. Например, так: «Полученные счета-фактуры за период с 1 января по 31 декабря 2010 года – 10 коробок».

И только после того, как бумаги отобраны, их можно ликвидировать. Если компания делает это собственными силами, то оформите акт об уничтожении документов.

Конспект подготовила Альбина Кашипова

О семинаре

Тема: «Бухгалтерский архив: как хранить, восстанавливать и уничтожать документы»

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).

№Т-2 «Личная карточка работника»,
№Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.

№Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.

№Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.

Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.

№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

Применяется для оформления и учета отпусков.

№Т-7 «График отпусков».

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.

Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.

№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).

Срок хранения 5 10 лет).

№Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.

Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

№Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.

Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.

Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.

Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.

№Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).

№Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
№Т-51 «Расчетная ведомость»,
№Т-53 «Платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются .

В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).

Срок хранения 5 75 лет).

№Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.

№Т-54 «Лицевой счет»,
№Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.

№Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.

Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

№Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.

Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

№Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения — до востребования. Не востребованные — 75 лет.

Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет). Срок действия – до принятия новых Правил..

2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Срок хранения 75 лет.

Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.

В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.

Другие локальные нормативные положения:

о заработной плате,
премировании,
коэффициенте трудового участия,
и т.п.

разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

Срок хранения – постоянно.

Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя , осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то

руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.

Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию.

Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда – 75 лет).

Должностные Инструкции сотрудников.

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.

Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников – 5 лет.

Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников – 75 лет.

Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.

Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.

При повременной форме оплаты работникам на основании личной карточки работника, в которой указывается размер тарифной ставки или оклада, размер надбавки к зарплате (в процентах или сумме), а также на основании данных первичных документов по учету фактически отработанного времени формы N Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» или формы N Т-13 «Табель учета использования рабочего времени» производится начисление заработной платы: в «Расчетно-платежной ведомости» (ф. № Т-49); в «Расчетной ведомости» (ф. № Т-51); в «Платежной ведомости» (ф. № Т-53). Расчет заработка при сдельной форме оплаты труда осуществляется по документам о выработке. Учет выработки рабочих в организациях ведут мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности.

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

Этот документ применяется для определения заработной платы и других выплат сотруднику при прекращении трудового договора. Для учета фактически отработанного времени используются табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13).

Внимание

Эти формы являются основными первичными документами при расчете заработной платы. При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (ф.

№ Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49). Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.
Состав первичных документов, необходимых для начисления заработной платы, зависит от системы оплаты труда работников, установленной в организации.

Первичные документы по заработной плате

Документы по учету и начислению заработной платы

Инфо

Ее должен утвердить своим приказом руководитель компании. Фактическую выдачу заработной платы осуществляет кассир.

Если в штате организации нет должности кассира, выдавать денежные средства может главный бухгалтер или другой работник, назначенный руководителем. В организациях, у которых большое количество подразделений, заработную плату могут выдавать раздатчики, назначенные руководителем. Со всеми лицами, выдающими заработную плату, заключается договор о полной материальной ответственности. Платежная или расчетно-платежная ведомость должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером.
Без этих подписей денежные средства по ведомости выданы быть не могут. Ведомости по формам № Т-49 и Т-53 регистрируются в специальном журнале. Журнал составляется по форме № Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей». Образец заполнения формы № Т-53а представлен далее.

Налоги и право

Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется. 4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53.

6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.

Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить

В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.

Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче. Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости.

В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы – расчетную ведомость и платежную ведомость.В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате.

Первичные документы для начисления и выплаты заработной платы

Прежде всего отмечу, что к документам, регулирующим учет заработной платы на предприятии относятся:

Трудовой кодекс РФ.
Налоговый кодекс РФ.
Федеральный закон №167-ФЗ от 15.12.2001 ФЗ об обязательном пенсионном страховании.
Федеральный закон №372-ФЗ от 30.11.2011 о бюджете фонда социального страхования.

Оплата труда - отношения между работодателями и работниками, закрепленные законами и трудовыми договорами, согласно которым работодатель обеспечивает работникам выплаты за их труд. Заработная плата - вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

Оплата труда бывает основная и дополнительная. Основная оплата труда - оплата за отработанное время либо за количество работ.

Учет труда и заработной платы на предприятии

Если бухгалтер использует форму лицевого счета N Т-54а, которая содержит только условно-постоянные реквизиты работника, то сведения по расчету зарплаты необходимо ежемесячно вкладывать в лицевой счет. Состав и перечень учетных регистров синтетического учета при журнально-ордерной форме, учета ограничиваются следующими журналами-ордерами: 1) оборот по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» находит отражение в журналах-ордерах № 10 и №10/1. В разделе I журнала-ордера № 1.0 «Издержки производства» отражаются суммы начисленной заработной платы, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг), т. е. отнесенные в дебет счетов 20,23,25,26,28 и в кредит счета 70. В журнале-ордере № 10/1 отражаются суммы, начисленные за счет других источников, отнесенные в дебет счетов 08,44,69,91 и др4 2) оборот по дебету счета 70, т. е.

Первичные документы для начисления заработной платы

Для расчета заработной платы и произведение удержаний Госкомстатом России установлено несколько форм документов: расчетные и расчетно-платежные ведомости, а также лицевые счета работников. При расчете заработной платы на компьютере вся информация о работниках хранится в соответствующей информационной базе, и программное обеспечение позволяет выдавать результаты расчета заработной платы в виде любой из этих форм.
А при расчете заработной платы вручную использование той или иной унифицированной формы вызвано спецификой организации работ. Все эти формы содержат, по существу, одну и ту же информацию, но сгруппирована она по-разному. Если надо рассчитать заработную плату всех сотрудников за месяц и выдать ее, то используется расчетно-платежная ведомость (форма N 49). Кроме того, расчетно-платежная ведомость служит еще регистром аналитического учета расчетов с работниками по оплате труда.

Бухгалтерские документы подтверждающие выплату заработной платы

При приеме работника на работу по трудовому договору (контракту) оформляется приказ о приеме на работу: форма N Т-1 — для одного работника или Т-1а — для нескольких работников (Приложение 1). Подписанный руководителем приказ объявляется работнику под расписку, а его копия передается в бухгалтерию. На основании приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку, заполняется личная карточка (форма N Т-2) (Приложение 2) и открывается лицевой счет работника (форма N Т-54) (Приложение 3). Из этого приказа бухгалтер определяет, с какого числа будет начисляться зарплата работнику и каким образом будет оплачиваться его труд. Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации применяется штатное расписание (форма N Т-3).

Бухгалтерские документы по выплате заработной платы

Важно

Если для исправления брака, допущенного по вине рабочих, требуются только их трудовые затраты, то акт не составляется и наряд на исправление брака не выписывается, но работы принимаются лишь после его исправления. Если же брак исправляется другим работником, не являющимся виновником этого брака, то на такую работу выписывается обычный наряд, на котором ставится отметка «Исправление брака».

Простои не по вине рабочих оформляются листком учета простоев, в котором указываются время начала, окончания и длительности простоя, причины и виновники простоя и причитающаяся рабочим за простои сумма оплаты. Простои по вине рабочих не оплачиваются и документами не оформляются. Для получения пособия по временной нетрудоспособности работник обязан предъявить листок нетрудоспособности.
Работник может быть переведен на другую работу в организации или в другую местность вместе с организацией. В этом случае оформляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а), копии которых также передаются в бухгалтерию. При этом могут изменяться тарифные ставки, оклады и другие показатели, необходимые для расчета заработной платы. На основании такого приказа делаются соответствующие записи в лицевом счете (форма N Т-54 или Т-54а). При предоставлении отпуска необходимо оформление приказа о предоставлении отпуска по формам N Т-6 (Приложение 4) или Т-6а и составлении графика отпусков (форма N Т-7) (Приложение 5).

Вопрос применения унифицированных или их самостоятельно разработанных, в сфере пока остается открытым , поэтому рекомендуется придерживаться специально разработанных форм еще в 2004 году.

Ведь со стороны контролирующих органов могут возникнуть притязания, ведь при самостоятельной разработке форм могут быть не учтены новые законодательные требования, которые предъявляются к конкретному документу. В связи с этим, при разработке самостоятельных форм, рекомендуется обратиться к грамотному специалисту, осведомленному в широком спектре законодательных вопросов.

Поэтому основные документы по учету , действующие на российских предприятиях, целесообразнее всего рассматривать в свете Постановления №1 от 05 января 2004 года Госкомстата России .

Документы для начисления заработной платы и учета труда работников

Перечень форм:

Т-12 - Форма "Табеля по учету рабочего времени и расчета ";
Т-13 Форма называется "Табель учета рабочего времени";
Т-49 Форма именуется "Расчетно-платежная ведомость";
Т-51 Форма носит название "Расчетная ведомость";
Т-53 Форма "Платежной ведомости";
Т-53а Форма "Журнала регистрации платежных ведомостей";
Т-54 Форма "Лицевого счета";
Т-60 Форма "Записки-расчета о работнику";
Т-61 Форма "Записки-расчета при прекращении (расторжении) с работником";
Т-73 Форма "Акта о приеме работ, выполненных по , заключенному на время выполнения определенной работы".

Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников

Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность. Все правильно попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче.

Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости . В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы - расчетную ведомость и платежную ведомость.
В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате. Второй документ является своеобразной распиской в получении заработной платы.

В Т-53а регистрируются ведомости за один календарный год.

В Т-54 отражаются ежемесячные сведения о заработной плате, полученной работником в течение года, там содержаться записи всех начислений и удержаний. В следующем документе по учету заработной платы - записке-расчете на предоставление ежегодного отпуска работнику производится расчет положенной заработной платы и др. положенных выплат при уходе в отпуск.

При увольнении сотрудника в организации составляется Т-61. Сам документ составляется кадровым работником, а расчет производится в бухгалтерии. Учитываются дни, за которые не был взят отпуск и производится компенсация, либо , если отпуск брался авансом.