Документационное обеспечение управления. Практическое пособие

В книге рассмотрены важнейшие вопросы документационного обеспечения управления организацией. Проблематика документационного обеспечения излагается комплексно, исходя из требований последних руководящих документов. Структурно книга состоит из четырех разделов.

В первом из них рассматриваются общие требования к содержанию и оформлению реквизитов, а также к стилю изложения документов делового общения. Второй раздел посвящен характеристике важнейших документов делового общения. Содержание третьего раздела дает читателям возможность изучить основы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии (в учреждении).

В четвертом разделе изложено описание ключевых этапов технологии создания, обработки, передачи и хранения документов делового общения. Все разделы книги снабжены большим количеством примеров, а также образцами оформления документов. Книга выгодно отличается от прочих подобных изданий ярко выраженной практической направленностью содержания в сочетании с широтой освещаемого материала и в этом смысле не имеет себе аналогов.

Рекомендуется в качестве практического и справочно-методического пособия всем, кто изучает вопросы документационного обеспечения управления в учебных заведениях или сталкивается с необходимостью его организации в процессе повседневной деятельности.

Книга рекомендуется секретарям, помощникам руководителей , сотрудникам служб персонала и ДОУ, а также слушателям специализированных курсов по делопроизводству, секретарскому делу и студентам учебных заведений, обучающимся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Менеджмент организации» и «Управление персоналом».

3-е издание, дополненное и переработанное.

Организация кадровой работы предприятия

Рассмотрены важнейшие вопросы организационнодокументационного и правового обеспечения кадровой работы в условиях современного предприятия. Проблематика книги излагается комплексно, исходя из требований актуальных нормативно-правовых и иных руководящих документов по освещаемым вопросам.

Структурно книга состоит из пяти разделов. В первом из них рассматриваются организационные основы кадровой работы, раскрыта ее взаимосвязь с кадровой политикой. Охарактеризованы основные варианты кадровых стратегий, раскрыты принципы, направления и задачи кадровой работы.

Второй раздел посвящен вопросам практической организации работы кадрового органа предприятия. Читатели познакомятся с его назначением, функциями и задачами, особенностями структуры и численного состава службы персонала и отдела кадров предприятия, технологией управления указанными подразделениями.

В третьем разделе излагаются основы документационного обеспечения кадровой работы на предприятии. Дана развернутая характеристика кадровой документации предприятия. Описан порядок ведения трудовых книжек и личных дел сотрудников . Четвертый и пятый разделы пособия описывают порядок правового регулирования отдельных вопросов кадровой работы в соответствии с нормами введенного в действие с 1 февраля 2002 года Трудового кодекса РФ.

Особое внимание уделено трудовым договорам. Книга снабжена большим количество примеров, схем, а также образцами оформления документов. Пособие имеет ярко выраженную практическую направленность содержания в сочетании с широтой освещаемого материала и в этом смысле не имеет себе аналогов.

В качестве учебно-методического и практического пособия рекомендуется всем, кто изучает вопросы организационного, документационного и правового обеспечения кадровой работы или сталкивается с необходимостью их планирования и осуществления в повседневной деятельности.

Грамматический справочник по английскому языку с упражнениями

Цель пособия – помочь студентам , не изучавшим английский язык до поступления в вуз, овладеть основами грамматики (морфологии и синтаксиса) английского языка . Преимуществом пособия является простота изложения, максимально удобная форма подачи материала – таблицы.

Тренировочные упражнения, приведенные в конце пособия, способствуют приобретению навыков по переводу с русского языка на английский. Правильность выполнения заданий можно проверить по ключам. Пособие рекомендовано как для аудиторной, так и для самостоятельной работы.

Для студентов I—II курсов заочных отделений, обучающихся по специальностям: Государственное и муниципальное управление, Экономика и управление на предприятии, Финансы и кредит, Документоведение и документационное обеспечение управления.

Приказы и распоряжения предприятия

В настоящем пособии рассмотрен порядок подготовки приказов и распоряжений предприятия (организации, учреждения) по различным вопросам его деятельности. Материал пособия излагается комплексно, на основе требований законодательства, нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам документоведения и документа-ционного обеспечения управления.

Пособие содержит более 50 образцов приказов и распоряжений, типовые формы документов, рекомендации по подготовке их содержания и оформлению с учетом положений Типовой инструкции по делопроизводству (2005 г.), государственного стандарта ГОСТ Р6. 30–2003 «УСД.

УСОРД. Требования к подготовке документов» и Методических рекомендаций ВНИИДАД. Для руководителей предприятий (организаций, учреждений), их заместителей по вопросам управления, работников служб ДОУ, кадровых служб, а также обучающихся по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Организация делопроизводства предприятия

В книге излагаются ключевые вопросы организации эффективного делопроизводства в условиях функционирования современного предприятия . Подробно освещается специфика организационного регулирования документационного обеспечения управления (ДОУ) и его правовая база.

В доступной форме излагается технология создания «с нуля» службы ДОУ предприятия, подкрепленная значительным количеством примеров и образцов документации предприятия. В книге содержатся рекомендации по организации работы персонала службы ДОУ, а также примерные тексты должностных обязанностей ее сотрудников.

Пособие подготовлено с учетом требований ГОСТ Р6. 30-2003, ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и других нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления на предприятии. Адресовано руководителям предприятий (организаций, учреждений), заместителям руководителей по управлению, сотрудникам служб (отделов) документационного обеспечения управления и секретариатов, а также обучающимся на специализированных курсах по ДОУ, секретарскому делу и в учебных заведениях по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Деловые документы в примерах и образцах

Первый сборник типовых документов предприятия с учетом нового ГОСТ Р6. 30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации . Требования к оформлению документов». В книге изложены организационные основы работы с документами, даются подробные пояснения и комментарии по всем приведенным видам документов.

Предназначен для руководителей организаций, их заместителей по управлению, работников служб документационного обеспечения, отделов кадров, предпринимателей , менеджеров , а также для обучающихся по специальностям «Менеджмент» и «Документационное обеспечение управления».

Организация работы с обращениями граждан в истории России. Учебное пособие

Учебное пособие раскрывает порядок работы с обращениями граждан, складывавшийся на протяжении 500 лет в Российском государстве. Пособие может быть использовано при изучении дисциплин «Организация работы с обращениями граждан», «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления», «История государственных учреждений».

Пособие содержит, кроме основного учебного материала, подробный хронологический указатель фактов, событий, дат принятия правовых актов, связанных с развитием порядка рассмотрения обращений, обширный предметно-терминологический словарь, комплект схем по исторической и современной организации работы с обращениями, а также задания и вопросы для самостоятельной работы.

Для студентов, аспирантов исторических, социологических, политологических, управленческих специальностей, преподавателей вузов, научных и архивных работников и тех, кто интересуется вопросами развития государственных учреждений и делопроизводства в органах управления.

Делопроизводство. Учебное пособие для СПО

Делопроизводство и документооборот. Практическое пособие

А. Б. Барихин Учебная литература Отсутствует

В данном издании обобщены, проанализированы и снабжены профессиональными рекомендациями вопросы теории и практики современного делопроизводства и документооборота. Книга, создана на основе действующих на территории Российской Федерации общегосударственных нормативно-методических материалов, которые регламентируют документационное обеспечение управленческой деятельности.

Изложены требования, предъявляемые к документам, обеспечивающим деятельность предприятий разных форм собственности и видов деятельности, по их составлению, систематизации, хранению. Отдельные разделы посвящены организационно-распорядительным документам, служебным письмам, документам бухгалтерского учета, документам по финансово-расчетным операциям, договорам, документам содержащим коммерческую тайну.

В приложениях приведено более ста образцов (форм) наиболее актуальных организационо-распорядительных, бухгалтерских, кадровых и иных документов. Для руководителей предприятий и отделений, секретарей-референтов, офис-менеджеров, сотрудников отделов кадров, бухгалтерий, архивов и других работников, имеющих дело с документооборотом.

Данная работа представляет огромный интерес для преподавателей, аспирантов и студентов вузов.

Как правильно и быстро разработать документацию предприятия

Юрий Михайлов Учебная литература Отсутствует

В пособии рассматриваются требования к подготовке наиболее важных локальных нормативных актов, издаваемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Помимо примерных текстов десяти локальных нормативных актов (в том числе Правил внутреннего трудового распорядка), в книгу включен и образец коллективного договора.

Вопросы проверки Федеральной инспекцией труда соблюдения работодателями трудового законодательства, иных актов, содержащих нормы трудового права, излагаются в контексте вступающего в силу с 1 июля 2009 г. Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного (муниципального) контроля (надзора)».

Книга адресована руководителям предприятий (организаций, учреждений), их заместителям, руководителям и специалистам отделов кадров, а также обучающимся по специальностям «Менеджмент организации», «Управление персоналом» и «Делопроизводство (Документоведение и документационное обеспечение управления)».

Подробно рассмотрены законодательные, нормативные и правовые акты в области ДОУ Книга предназначена студентам вузов, обучающихся по специальности «Документоведение и архивоведение», широкому кругу специалистов – управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, работников делопроизводственных служб, секретарей-референтов.

Также книга будет полезна для специалистов, организующих внедрение систем электронного документооборота.

Типичные ошибки кадрового делопроизводства

Михаил Юрьевич Рогожин О бизнесе популярно Отсутствует Нет данных

В книге рассматриваются наиболее характерные ошибки, допускаемые при заключении, изменении и прекращении (расторжении) трудового договора, издании основных приказов (распоряжений) по кадрам, а также при обращении с трудовыми книжками. Она пригодится руководителям предприятий (организаций, учреждений), индивидуальным предпринимателям, работникам кадровых подразделений (кадровым менеджерам), а также студентам и лицам, совершенствующим свою квалификацию по специальностям «Управление персоналом», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Трудовое право».

Законодательство приведено по состоянию на июнь 2015 г.

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

С. Ю. Кабашов Делопроизводство Отсутствует Нет данных

Издание содержит термины и определения по вопросам делопроизводства и архивного дела. Предназначено для преподавателей высших и средних профессиональных учебных заведений, научных работников, студентов вузов и колледжей, изучающих документоведение и архивоведение, а также для практических работников, должностных лиц различного уровня управления, гражданских служащих, работников органов государственной власти, депутатов органов представительной власти, глав муниципальных образований, глав местных администраций, муниципальных служащих, а также для читателей, интересующихся вопросами документационного обеспечения управления и архивного дела.

Справочник содержит как образцы основных кадровых документов, так и конкретные рекомендации по подготовке и оформлению трудовых отношений на предприятии: приему на работу, увольнению, оформлению трудовых книжек, командировок, отпусков, составлению штатного расписания, должностных инструкций и мн.

др. Справочник предназначается для руководителей предприятий и организаций, работников отделов кадров, HR-менеджеров, иных сотрудников, организующих документационное обеспечение кадровой службы. Справочные материалы данной книги могут помочь в работе бухгалтерам, аудиторам, юристам, сотрудникам налоговых органов и другим специалистам, которые по роду своей деятельности сталкиваются с документооборотом и вопросами кадровой службы.

В книге представлен курс лекций, дающих ответы на все ключевые вопросы ведения делопроизводства предприятия (организации, учреждения). Лекционный материал излагается комплексно, на основе законодательства и нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства.

Главное место в работе занимает рассмотрение вопросов управления документацией (документационного менеджмента) и документирования деятельности, а также особенности ведения делопроизводства в кадровой службе и бухгалтерии предприятия (организации, учреждения).

Учебное пособие адресовано обучающимся по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления», а также слушателям специализированных курсов по делопроизводству и архивному делу.

Документная лингвистика. Практикум

Т. В. Леонтьева Языкознание Отсутствует

Пособие представляет собой сборник заданий и упражнений, обеспечивающих практическую речевую подготовку специалистов, осуществляющих разработку и коррекцию текстов документов. Для студентов специальности 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления, а также для студентов экономико-управленческих и правовых специальностей; может быть полезно практикам, чья деятельность предполагает создание и редактирование документов.

Основы делопроизводства. Учебник и практикум для СПО

Анна Юрьевна Иванова Учебная литература Профессиональное образование

Документ – основной инструмент управления и продукт профессиональной деятельности любого управленца. Поэтому для специалиста в области государственного и муниципального управления важны: знание основ делопроизводства, умение ориентироваться в море нормативных документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, языковая грамотность, владение официально-деловым стилем речи и навыки работы с документами.

Отличительной особенностю данного учебника является междисциплинарный подход к изучению и созданию документа. Поэтому большое внимание уделено не только технологическим вопросам создания, оформления документов и организации работы с ними, но и языку служебного документа.

Справочник по делопроизводству

Михаил Рогожин Справочники Отсутствует

Второе издание одной из лучших отечественных книг по делопроизводству. Комплексно и в доступной форме освещается система документационного обеспечения в контексте Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Материал изложен с опорой на актуальную практику делопроизводства и самые последние нормативные акты.

Учены изменения в организации хранения документов. Адресовано специалистам секретариатов, служб делопроизводства, заведующим архивом, работникам аппарата суда, нотариусам, владельцам и руководителям предприятий, а также обучающимся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления» и «Менеджмент организации».

Настольная книга секретаря: подготовка документов

Михаил Рогожин Справочная литература: прочее Отсутствует

«Настольная книга секретаря» – нестандартное практическое пособие, содержащее полнотекстовые версии наиболее важных деловых документов. Дает ответы на основные вопросы организации секретарской деятельности в условиях современного предприятия. Подготовлено с учетом требований ГОСТ Р6.

30-2003 и Правил ведения и хранения трудовых книжек (2003 г.). Адресовано секретарям всех категорий, их руководителям, заместителям по управлению, сотрудникам служб ДОУ, секретариатов, студентам, обучающимся по специальности 350800 «Делопроизвоство и документационное обеспечение управления», слушателям специализированных курсов.

Помимо многочисленных примеров документов, подлежащих включению в личные дела, в пособии приводятся формы документации, сопровождающей обращение с личными делами с момента их заведения и до передачи в архив. Книга адресована руководителям и специалистам кадровых служб предприятий, организаций и учреждений, лицам, обучающимся в учебных заведениях профессионального образования по специальностям «Документационное обеспечение управления» и «Управление персоналом», слушателям специализированных курсов по HR-менеджменту а также всем интересующимся проблематикой обращения с личными делами и персональными данными.

Данный учебник на основе действующей общегосударственной нормативной базы наиболее полно отражает опыт документационного обеспечения управленческой деятельности современных государственных и негосударственных организаций, а также использование компьютерной техники и технологий в этом процессе. В издании учтены особенности, связанные с работой с документами в организациях разных форм собственности. Особое внимание уделено правилам оформления служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Шаг 1. Выбирайте книги в каталоге и нажимаете кнопку «Купить»;

Шаг 2. Переходите в раздел «Корзина»;

Шаг 3. Укажите необходимое количество, заполните данные в блоках Получатель и Доставка;

Шаг 4. Нажимаете кнопку «Перейти к оплате».

На данный момент приобрести печатные книги, электронные доступы или книги в подарок библиотеке на сайте ЭБС возможно только по стопроцентной предварительной оплате. После оплаты Вам будет предоставлен доступ к полному тексту учебника в рамках Электронной библиотеки или мы начинаем готовить для Вас заказ в типографии.

Внимание! Просим не менять способ оплаты по заказам. Если Вы уже выбрали какой-либо способ оплаты и не удалось совершить платеж, необходимо переоформить заказ заново и оплатить его другим удобным способом.

Оплатить заказ можно одним из предложенных способов:

1. Безналичный способ:
   • Банковская карта: необходимо заполнить все поля формы. Некоторые банки просят подтвердить оплату – для этого на Ваш номер телефона придет смс-код.
   • Онлайн-банкинг: банки, сотрудничающие с платежным сервисом, предложат свою форму для заполнения. Просим корректно ввести данные во все поля.
     Например, для " class="text-primary">Сбербанк Онлайн требуются номер мобильного телефона и электронная почта. Для " class="text-primary">Альфа-банка потребуются логин в сервисе Альфа-Клик и электронная почта.
   • Электронный кошелек: если у Вас есть Яндекс-кошелек или Qiwi Wallet, Вы можете оплатить заказ через них. Для этого выберите соответствующий способ оплаты и заполните предложенные поля, затем система перенаправит Вас на страницу для подтверждения выставленного счета.



МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТКАМЫШИНСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)

ВОЛГОГРАДСКОГО ГОСУДАРСТВЕНОГО ТЕХНИЧЕСКОГО

УНИВЕРСИТЕТА

ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

(ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО)

Учебное пособие

РПК "Политехник"

Волгоград

Рецензенты: ,

Банько документационного обеспечения управления

(делопроизводство): Учебное пособие / ВолгГТУ, Волгоград, 2002. - с.

Учебное пособие "Основы документационного обеспечения управления (делопроизводство)" содержит систематизированный материал по организации делопроизводства на предприятии и составлено на основании стандарта (ГОСТ Р 6.30-97, Требования к оформлению документов). Материал, изложенный в данном учебном пособии , соответствует последовательности составления и оформления документов предприятия, а также организации документооборота. В нем подробно изложены способы рациональной систематизации документов и правила их хранения; рассмотрен порядок работы с документами предприятия, содержащими конфиденциальные сведения , что становится актуальным на современном этапе развития рыночных отношений; возможности персонального компьютера в организации документационного обеспечения управления.

Учебное пособие соответствует требованиям современного делопроизводства и имеет большое практическое значение. Практические рекомендации, содержащиеся в нем, носят универсальный характер и могут быть применены в любой организации вне зависимости от ее профиля и специфики деятельности.




Предназначено для студентов, обучающимся по специальностям: 2802 «Технология прядильного производства», 2803 «Технология текстильного производства», 0601 «Экономика, бухгалтерский учет и контроль».

Библиография: 5 назв.

Печатается по решению редакционно-издательского совета Волгоградского государственного технического университета

© Волгоградский

государственный

технический

университет, 2002

1. ВВЕДЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1.1. Понятие о делопроизводстве и корреспонденции

Делопроизводство – это отрасль управленческой деятельности в организациях различного вида, связанная с работой над документами.

Документом может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Организации в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, кино-фотодокументы, звуковые и т. д. Документы организации являются информационными источниками и средством юридического доказательства.

Порядок ведения делопроизводства определяется инструкцией, в которой учитывается специфика работы конкретной организации. Она разрабатывается на основе типовой инструкции и включает в себя правила составления и оформления документов организации, технологию работы с документами, образцы наиболее часто употребляемых в организации документов.

Инструкция по ведению делопроизводства вводится в действие приказом руководителя организации и является нормативным документом.

В настоящее время термин «делопроизводство» все чаще используется в значении «документационное обеспечение». Такое определение наиболее точно очерчивает весь комплекс работ с документами в организации: их фиксацию, оформление, исполнение и хранение.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление, оформление и работу с управленческими документами по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации, обеспечивающего сохранность документов.

За нарушение этих правил должностные лица, специалисты и служащие аппарата управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Управленческие документы по наименованию, форме и содержанию реквизитов должны соответствовать требованиям ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления), унифицированной системе документации, государственным стандартам на документацию, положению (уставу) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

1.2. Требования к бланкам документов

Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности документа. Формуляр имеет обязательный набор реквизитов (составных частей документа), расположенных в определенной последовательности. Как правило, документы оформляются на бланках, которые бывают трех видов: 1) общий бланк; 2) бланк письма; 3) бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов, кроме письма.

Общий бланк

Ÿ Государственный герб РФ;

Ÿ герб субъекта РФ;




Ÿ наименование организации.

Бланк служебного письма включает в себя следующие реквизиты:

Ÿ Государственный герб РФ;

Ÿ герб субъекта РФ;

Ÿ код организации;

Ÿ наименование организации;

Ÿ справочные данные об организации.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма , включает в себя следующие реквизиты:

Ÿ Государственный герб РФ;

Ÿ герб субъекта РФ;

Ÿ эмблема организации или товарный знак;

Ÿ код формы документа;

Ÿ наименование организации;

Ÿ наименование вида документа;

Ÿ место составления или издания документа.

В этом же бланке могут быть ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов: даты документа, регистрационного № документа, ссылки на регистрационный № и дату документа, заголовка к тексту, отметки о контроле. Ограничительные отметки для отдельных реквизитов выполняются на бланках в виде уголков и других обозначений.

Существуют также гербовые бланки (бланки с воспроизведенным на них Государственным гербом РФ или гербом субъекта РФ). Их изготавливают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление.

Остальные бланки изготавливают типографским способом на бумаге светлых тонов формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков формата А3 (420 х 297 мм) и А6 (105 х 148 мм). Размер полей бланка, мм: 20 – левое, 10 – правое, 20 – верхнее, 10 – нижнее.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный. Предпочтение отдают угловому. Продольный применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа содержит большое количество печатных знаков.

Изображения Государственного герба РФ, герба субъекта РФ и эмблемы организации располагают над серединой наименования организации или на одном уровне с наименованием организации.

Реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, ссылка на регистрационный № и дату документа − размещают центрованно (когда начало и конец каждой строки равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или фрафланговым способом (когда каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2. ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Понятие реквизита. Реквизиты служебных

документов

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.

Реквизит – это элемент официального документа: наименование документа, адресат , автор, текст, дата, подпись и др.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления (паспорт, трудовая книжка, диплом, свидетельство о рождении и т. п.), состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Основные реквизиты :

Ÿ 01 - Государственный герб РФ;

Ÿ 02 - герб субъекта РФ;

Ÿ 03 - эмблема организации или товарный знак;

Ÿ 05 - код формы документа;

Ÿ 06 - наименование организации – автора документа;

Ÿ 07 - справочные данные об организации - авторе документа;

Ÿ 08 - наименование вида документа;

Ÿ 09 - дата документа;

Ÿ 10 - регистрационный номер документа;

Ÿ 12 - место составления или издания документа;

Ÿ 13 - гриф ограничения доступа к документу;

Ÿ 14 - адресат;

Ÿ 16 - резолюция;

Ÿ 17 - заголовок к тексту;

Ÿ 18 - отметка о контроле;

Ÿ 19 - текст документа;

Ÿ 20 - отметка о наличии приложения;

Ÿ 21 - подпись;

Ÿ 22 - гриф согласования документа;

Ÿ 23 - визы согласования документа;

Ÿ 24 - печать;

Ÿ 25 - отметка о заверении копии;

Ÿ 26 - отметка об исполнителе;

Ÿ 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Ÿ 28 - отметка о поступлении документа в организацию;

Ÿ 29 - отметка для автоматического поиска документа.

2.2. Требования к оформлению реквизитов

03 − эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Размещают на бланке организации в соответствии с ее уставом. Эмблема может иметь самое разнообразное изображение, но оно обязательно должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Изображение эмблемы располагают на уровне наименования организации или по центру верхнего поля. На бланках эмблему не воспроизводят, если на них уже были помещены изображения Государственного герба РФ или герба субъекта РФ.

04, 05 − код организации и код формы документа

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, указывается на бланке организации в именительном падеже . Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному за юридическим лицом в его учредительных документах . Сокращенное наименование организации указывается в скобках под полным наименованием организации на отдельной строке: используются сокращения, образованные из начальных букв слов (УПО, КТИ); сокращения, образованные из части слова и полного слова (Росархив, Минфин России); сокращения смешанного типа (ВНИИоргтехника). Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии − полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть не только главная организация, но и ее филиал, структурное подразделение, должностное лицо, представляющее организацию. Тогда данные об авторе указываются ниже наименования организации и располагаются на отдельной строке.

07 − справочные данные об организации − авторе документа

Справочные данные об организации указываются на бланках для служебных писем и включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счета в банке, адрес электронной почты и др.).

08 − наименование вида документа

Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия. Его не указывают в служебном письме. Этот реквизит располагают на бланке документа за реквизитом "наименование организации".

09 − дата документа

Это обязательный реквизит всех видов документов. Он обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания (приказ, служебное письмо), утверждения, согласования (инструкция), самого события, которое зафиксировано в документе (акт, протокол). Дату документа поставляет должностное лицо при его подписании или секретарь при регистрации документа. На документах, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является наиболее поздняя дата их подписания. Дата проставляется арабскими цифрами на одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. В нормативных и финансовых документах рекомендуется словесно-цифровой способ оформления даты (например: 9 января 1998 года).

10 − регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется при регистрации внутренних и исходящих документов. Он состоит из порядкового номера документа, проставляемого в течение года, других регистрационных индексов, принятых в данной организации. На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором, в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту (21/16/43).

11 − ссылка на регистрационный номер и дату документа Она включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На бланках для служебных писем этот реквизит указывается вслед за датой и регистрационным номером документа, поэтому в служебном письме может не быть заголовка к тексту.

12 − место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если невозможно по реквизиту «Наименование организации» определить место составления или издания документа. Необходимо учитывать принятое административно – территориальное деление и использовать только общепринятые сокращения (Москва, г. Смоленск, г. Камышин Волгоградской области и др.).

13 − гриф ограничения доступа к документу

Проставляется на документах, содержащих секретную информацию, информацию ограниченного распространения. Гриф (для служебного пользования, секретно, конфиденциально и др.) проставляется в правом верхнем углу документа перед реквизитом «Адресат» и «Гриф утверждения» без кавычек.

14 − адресат

Реквизит «адресат» присутствует в информационно-справочных документах: письмах, докладных и объяснительных записках, справках и др.

Существует несколько вариантов расположения реквизита «адресат»:

1. Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, которые указывают в именительном падеже.

2. Документ можно адресовать должностному лицу. При этом название организации входит в состав наименования должности. Должность лица указывается в дательном падеже .

3. Иногда документ адресуют в несколько однородных организаций. Тогда их названия указывают обобщенно.

Пример

Реквизит «адресат» может включать и почтовый адрес. Сначала указывают наименование организации, в которую направляют документ, а затем ее почтовый адрес в последовательности, установленной почтовыми правилами. Если документ адресуется физическому лицу, указывают сначала почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывается. Если документ направляется более четырем адресатам, то составляется список на его рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

15 − гриф утверждения документа

Гриф утверждения – особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договорах, инструкциях и других документах. Документы утверждаются руководителем организации или изданием распорядительного документа, что имеет одинаковую юридическую силу.

Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Если документ утверждается распорядительным документом (решением, приказом, протоколом), то гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Он располагается в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы располагают на одном уровне.

Пример

16 – резолюция

Резолюция – это надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию. Резолюция проставляется при рассмотрении входящих и внутренних документов соответствующим должностным лицом. Она должна быть конкретной по содержанию и краткой по форме. Если документ требует конкретного действия, то в резолюции указывается исполнитель (один или несколько), содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается должностным лицом, в конце резолюции ставится дата. Если в резолюции указывается несколько фамилий, то ответственным исполнителем, от которого будет зависеть качество и своевременное выполнение вопроса, является лицо, указанное первым. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. На документе резолюцию помещают между реквизитом «адресат» и текстом документа в следующей форме:

Прошу подготовить проект приказа к

Личная подпись

17 − заголовок к текстуЗаголовок – краткое изложение основного содержания документа. Его должны иметь все документы формата А4. Документы формата А5 и письма – ответы, имеющие ссылку на дату и номер входящего документа, заголовка могут не иметь. Заголовок отвечает на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?).

Пример

О направлении студентов на производственную практику

Заголовок располагают после реквизитов «дата» и «регистрационный номер» перед текстом документа. Место для заголовка обычно обозначено ограничительными отметками на бланках.

18 − отметка о контроле

Проставляется на документах, взятых на контроль исполнения. Отметку делают от руки или специальным штампом «контроль » на левом поле рядом с заголовком к тексту.

19 − текст документа

Тексты служебных документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста, соединения этих структур.

20 − отметка о наличии приложения

В документе, имеющем приложение, оформляется отметка о его наличии. Этот реквизит располагается после текста документа перед реквизитом «Подпись». Варианты оформления:

1. Если полное название приложения указано в тексте документа, то отметку о приложении оформляют следующим образом: Приложение:

на 3 л. в 1 экз.

2. Если в тексте документа нет указаний на приложение, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Приложение: График работ

на 3 л. в 1 экз.

3. Если приложением к документу является документ, также имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение:

письмо Минздрава РФ

от №01 – 17/785

и приложение к нему,

всего на 12 л.

4. Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес приложения посылаются.

Приложение: на 5 л. в 1. экз.

в первый адрес

5. Если приложение – брошюра, то количество листов не указывается.

Сами документы – приложения к распорядительным документам имеют в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложением к какому документу они являются.

Приложение:

к приказу Министра

здравоохранения России

Приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным и распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие (инструкции, правила, штатное расписание и т. д.), а также документы, дополняющие или поясняющие содержание документа (таблицы, справки и т. д.).

21 – подпись

Подпись – обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу. Подписывают управленческие документы руководители организаций или замещающие их должностные лица. Несколько подписей ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно - финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер . Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Документы, составляемые комиссией (например, акты), подписывают все ее члены. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.

В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения.

Директор института подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если документ подписывают несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

При отсутствии руководителя документ может быть подписан должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя организации, его заместителем. В этом случае необходимо указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ, а также внести исправления (допечатать «Зам.» или «и. о.»).

22 – гриф согласования документа

Им оформляется внешнее согласование документа, которое может осуществляться с подчиненными и неподчиненными организациями; с организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; с общественными организациями; с органами госконтроля и надзора; с вышестоящими органами.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. При согласовании документа с коллегиальными органами или, если согласование осуществляется письмом, в грифе согласования указывается название документа в именительном падеже, его дата и номер.

Пример

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания педсовета

Гриф согласования документа оформляется после реквизита «Подпись» от левого поля документа.

23 – визы согласования документа

Визы согласования документа используют для внутреннего согласования проектов документов или при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления. Внутреннее согласование проекта документа может проводиться с исполнителями, с юридической службой, финансовыми подразделениями организаций и т. п. Реквизит включает подпись визирующего должностного лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату, а при необходимости – должность визирующего.

Пример

Юрисконсульт

Если при согласовании проекта документа имеются какие-либо замечания, то виза может иметь дополнения: «Замечания прилагаются», «Возражаю» и т. п. Реквизит «Визы согласования документа» располагается ниже реквизита «Подпись» на последнем листе первого экземпляра документа. Возможно оформление виз на отдельном листе.

На исходящих документах визируются экземпляры, которые остаются в организации.

24 – печать

На некоторых видах документов ставится печать организации, которая удостоверяет их подлинность. Печати ставятся на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, либо удостоверяющих права лиц и т. п.

Печати могут быть гербовыми и простыми (не имеющими изображения государственного герба). Ставят печать таким образом, чтобы она затрагивала часть наименования должности лица, подписавшего документ.

25 – отметка о заверении копии

Соответствие копии документа подлиннику оформляется специальной отметкой о заверении копии, которая включает заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример

Верно

Секретарь-референт

Этот реквизит располагают ниже реквизита «Подпись». В некоторых случаях копии документов заверяются печатью организации.

26 – отметка об исполнителе

Сведения об исполнителе располагают в левом нижнем углу последнего листа документа (на лицевой или оборотной стороне). Реквизит включает в себя фамилию (или Ф. И. О.) исполнителя документа и номер его телефона. Эта отметка дает возможность адресату быстро связаться с непосредственным исполнителем документа.

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Документы, подшиваемые для хранения в дело, должны обязательно иметь отметку об исполнении, которая включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; дату проставления отметки.

Пример

В Дело 03 – 06

Подпись Данный реквизит располагается в левом нижнем углу документа.

28 - отметка о поступлении документа в организацию

При поступлении документа в организацию на нем проставляется отметка о поступлении документа в организацию, выполненная от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит содержит название организации, порядковый номер входящего документа и дату его поступления. Штамп проставляется в правом нижнем углу документа.

29 - отметка для автоматического поиска документа

Эта отметка проставляется в правом нижнем углу документа и содержит имя файла, код оператора, другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

3. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

3.1. Понятие СДОУ. Общие положения

Документационное обеспечение управления в крупных организациях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется руководителю организации; а в небольших – делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь.

Основными задачами СДОУ является внедрение в организации единого порядка работы с документами и совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

Деятельность СДОУ отражается в Положении о СДОУ и инструкции по делопроизводству организации. Эти документы утверждаются руководителем организации.

Общие положения

1. В состав СДОУ включаются секретариат, инспекция при руководителе ведомства , канцелярия, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

2. Деятельность работников СДОУ регламентируется должностными инструкциями , которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются СДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач СДОУ должностные инструкции пересматриваются.

3. СДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями правительства РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

4. Руководство СДОУ должно замещаться специалистами с высшим образованием со стажем работы по делопроизводству не менее 3-х лет.

5. СДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

3.2. Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями СДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи СДОУ

1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.

3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации.

3.3. Функции СДОУ

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации и внесение в них изменений.

2. Обработка, регистрация документов и учетно-справочные работы с документами.

3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представленных на подпись.

4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

9. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины.

10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС РФ.

12. Повышение квалификации работников СДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

13. Организация и автоматизация рабочих мест.

3.4. Права и ответственность СДОУ

СДОУ имеет право:

1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях (организациях отрасли).

2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации.

4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления структурных подразделений и доводить итоги проверок до их руководителей для принятия соответствующих мер.

5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

7. Определять задачи автоматизации СДОУ.

8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях СДОУ и должностные инструкции работникам.

10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, совершенствования форм и методов работы с ними.

12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников СДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий .

СДОУ несет ответственность за:

1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.

2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

3.5. Взаимоотношения СДОУ с другими

структурными подразделениями

СДОУ взаимодействует:

1. Со структурными подразделениями – по вопросам документационного обеспечения управления.

2. С юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

3. Со службами кадров, труда, заработной платы и с соответствующими научно - исследовательскими организациями – по вопросам подбора кадров и повышения их квалификации.

4. Со службами хозяйственного обслуживания – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников СДОУ.

5. С вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.

4. ОРГАНИЗАЦИОННО - РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

4.1. Понятие и общая характеристика ОРД

Документация организации включает в себя различные по назначению и порядку использования группы документов. Наиболее распространенными документами являются уставы, приказы, должностные инструкции, протоколы, акты, служебные письма и другие организационно-распорядительные документы. Они должны составляться и оформляться в соответствии ГОСТ«Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и УСОРД (Унифицированная система организационно – распорядительной документации). В состав организационно-распорядительных документов входят организационные документы и распорядительные документы организации.

Курс лекций

«Документационное обеспечение управления»


2 Регламентация документирования управленческой деятельности

2 Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях

4 Классификаторы технико-экономической и социальной информации

1 Основы организации документооборота. Понятие «документооборот»

6.2 Распорядительные документы

7.2 Организация контроля за исполнением документов

7.3 Хранение документов, составление номенклатуры дел

8 Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами

8.1 Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки

8.2 Реквизиты международного письма

9 Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

9.1 Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

9.2 Защита документов, содержащих коммерческую тайну

9.3 Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Раздел 4. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления

1 История автоматизации и компьютеризации делопроизводства

2 Задачи персонального компьютера

3 Системные программы

4 Прикладные программы. Общие положения

5 Программы подготовки презентаций и табличные процессоры

6 Прочие программы офисного назначения

7 Защита данных и основы компьютерной безопасности

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

.1 Основные понятия и определения документирования управленческой деятельности

Документ - это информация, зафиксированная на бумажном или любом другом носителе, имеющая реквизиты.

Реквизиты - это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Реквизиты документа подразделяют на постоянные и переменные.

Постоянные реквизиты - это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом.

Переменные реквизиты - это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

Документирование - это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение ее опознавательными элементами-идентификаторами, называемыми реквизитами.

Документирование процессов, событий, действий и фактов отражает их взаимосвязь, обеспечивает их сравнимость, преемственность и возможность оперативного корректирования положения дел. Факт, оформленный документом, является юридическим фактом. Документирование различных состояний дела создает основу для управления процессами производственно-хозяйственной деятельности организаций в целях обеспечения динамики их развития. Постоянное и систематическое документирование производственно-хозяйственной деятельности - гарантия качества управления, непрерывности и устойчивости развития предприятия.

Документация - это комплект документов, сгруппированных по какому-либо признаку. Комплекты документов могут быть сгруппированы по наименованиям и названиям (номинативный признак), по предметному, отраслевому, географическому, хронологическому или другому признаку. Это могут быть комплекты служебной переписки, плановых и распорядительных документов, документов статистической и бухгалтерской отчетности, комплекты технической документации: конструкторских чертежей и технологических карт, технических условий, инструкций по эксплуатации сложной техники, правил предоставления услуг, сопроводительных документов на продукцию или грузы. Группировка, систематизация и хранение документации относятся к деятельности, называемой делопроизводством.

Дело - это папка с документами, имеющая номер, название, указание на принадлежность, год начала ведения и срок хранения. Для учета дел составляется их перечень, называемый номенклатурой.

Номенклатура дел предприятия - это систематизированный перечень номеров и названий дел с указанием количества их томов, сроков хранения.

Большое количество документов в качестве корреспонденции находится в движении, образуя документооборот.

Документооборот - это движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их создания до отправки на хранение или на уничтожение.

Важную часть делопроизводства составляет организация хранения исполненных, но имеющих временную или историческую ценность документов. Хранятся документы в архивах.

Архив - это место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующих возможность доступа к ним по определенным правилам.

Архивное дело - это составная часть делопроизводства, обеспечивающая организацию систематизированного долговременного хранения документов.

1.2 Регламентация документирования управленческой деятельности

Хорошо отлаженное делопроизводство исключает из практики случаи, когда производство может быть приостановлено из-за потери какого-либо документа. Организация и ведение делопроизводства на предприятиях регламентируются требованиями действующего законодательства, стандартами и инструкциями. В то же время делопроизводство адаптируется к местным и федеральным условиям, приспосабливается под специфику каждого конкретного предприятия. В практике делопроизводства возможны отступления от общих требований и их нарушения. Поэтому государственные органы требуют постоянно улучшения работы с документацией и совершенствования делопроизводства на предприятиях. Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и обязаны знать основы законодательства России «Об Архивном фонде РФ и архивах», «Об информации, информатизации и защите информации», «О бухгалтерском учете и отчетности» и т.п., исполнять требования государственных стандартов и ведомственных инструкций.

Общее делопроизводство в России регламентируют следующие нормативные акты и инструктивные материалы:

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 г. № 9-ст и изменениями № 1с датой введения 01.04.2000).

5. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

Государственная система стандартизации (ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92. ГОСТ Р 1.5-92).

Закон РФ «О стандартизации» от 10 июня 1993 г. № 5154-1 (в ред. Федерального закона от 27.12.95 №211-ФЗ).

Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ.

Закон РФ от 21.07.93 г. № 5485-1 (в ред. ФЗ от 06.10.97г. № 131-ФЗ) «О государственной тайне».

Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93.

Постановление Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате».

Постановление Правительства Российской Федерации от 28.12.98 г. М 1562 «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России».

ПР 50-733-93. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации.

Приказ Архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68 «Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2000 г. № 1547-р.

.3 Документационно-информационное обеспечение управления

Процесс документационно-информационного обеспечения управления традиционно состоит из следующих этапов:

· создание документов и их оформление;

· прием - передача документов;

· организация движения документов внутри организации;

· регистрация и контроль исполнения;

· информационно-справочная работа;

· хранение документов.

Для решения вышеуказанных задач с помощью компьютера во всех организациях, учреждениях, фирмах используются следующие типы программного обеспечения:

· операционная система (ОС), т.е. базовая программа, под управлением которой работает компьютер;

· текстовый редактор;

· электронная таблица;

· система управления базами данных (СУБД);

· коммуникационные программы для работы с факсами, обмена сообщениями и доступа в Internet;

· утилиты (вспомогательные программы, оптимизирующие работу компьютера и предотвращающие сбои в работе).

Как правило, используются также программы:

· OCR (Optical Character Recognition System - преобразование образа машинописного бумажного документа в символьное представление), т.е. программы оптического распознавания текстов для ввода документов в компьютер с использованием сканера;

· электронные словари и переводчики - при работе с текстами на иностранных языках.

.4 Возникновение и история развития делопроизводства в России

Столбцовое (приказное) делопроизводство. На раннем этапе развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления.

Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяконов. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству.

Устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках)» элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования,

С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.

Высшим государственным учреждением стала боярская дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «ближних людей» для решения вопросов государственного значения. В целом полномочия думы были неопределенны и безграничны.

«Офисы» того времени, называвшиеся приказными избами, или приказами, формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждении- приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в.

В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя «столбцовая техника делопроизводства» - собирался свиток из подклеенных друг к другу листов - столбец, столбик. Составные части столбца назывались «поставами», так же или мостами назывались и сами места склейки листов. Столбец мог быть и одним многостраничным документом, а мог включать совокупность документов по какому-либо признаку - географическому, корреспондентскому, вопросному.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

поступление документа на рассмотрение;

подготовка дела к «докладу»;

рассмотрение и решение дела;

оформление документа, содержащего решение.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

Таким образом, история делопроизводства в XVI-ХVП вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуется и сиcтема делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.

Коллежское делопроизводство. Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили Правительство искать новые формы государственного устройства.

После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющие их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения - приказы - были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегий.

Следует отметить особенность регистрации документов в коллежской системе делопроизводства, которая заключалась в том, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после - и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие.

В коллежском делопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них paзpaбaтывaютcя «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало их составлять. Также в коллежском делопроизводстве из текста выделяется и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата, во многих документах она пишется теперь под текстом с левой стороны листа: «Сентября 16 дня 1746 года». Сама дата с того же 1700 г. переведена на летоисчисление не от Сотворения мира, а на 5508 лет позже, от Рождества Христова.

В делопроизводстве появились совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и др. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей. Однако даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.в. в развитии делопроизводства - это усиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.

Исполнительное делопроизводство. «Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811 г. стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.

Министерство возглавлял министр, а в его отсутствие- единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним.

Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения - на столы. В каждом департаменте также создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений - общее присутствие,

Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено все «письмоводство» (т.е. делопроизводство).

«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

· порядок вступления дел;

· движение их, или собственно так называемое производство;

· отправление дел;

· ревизия;

· отчеты.

Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством.

До 60-х гг. XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта.

Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов.

В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.

Делопроизводство в России в XX в. Современные российские технологии документационного обеспечения управления развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.

После октябрьского переворота 1917 г. для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения управления понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.

Для улучшения качества оформления документов 2 марта 1918 г. было принято постановление «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. 8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управления (1926 г.). Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям:

документооборот учреждений и методы его оптимизации;

способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации;

контроль исполнения документов;

хранение документов.

Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:

организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;

отказ, где возможно, от регистрации вообще;

число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;

Контроль исполнение должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В 1928 г. Государственным институтом техники управления совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.

В 1963 г. архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.

В 1966 г. в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта «Основных положений» ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. «Основные положения» ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования.

Утвержденная в 1988 г. начальником Главного архивного управления «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. Необходимо отметить, что при неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.

В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не стало повсеместным.

Таким образом, традиционная российская технология процессов документационного обеспечения управления с XVIII в. имеет следующие особенности:

четко выраженный, вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации;

отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.

Основная проблема данной технологии - централизованное оперативное отслеживание документов, поскольку эта технология требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.




Раздел 2. Государственная система ДОУ

.1 Делопроизводство в советский период. Единая Государственная система делопроизводства

После Великой Октябрьской социалистической революции В.И. Ленин поставил вопрос о коренной перестройке ведения служебной документации и практики подготовки официальных писем.

На I Московской инициативной конференции по нормализации техники управления, состоявшейся в сентябре 1922 г., был поставлен вопрос о стандартизации деловой переписки. В 20-е гг. специалистами Института техники управления была сформулирована задача унификации и стандартизации документных форм и процессов.

В 60-80-е гг. в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию АСУ и АСНТИ были возобновлены работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, модели сочетания слов, их стандартный перечень и правила построения предложений.

В советский период было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. Еще в 1970 г. был введен Государственный общесоюзный стандарт (ГОСТ) 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», включивший определения 18 терминов (документ, подлинник документа, черновик документа, копия, выписка из документа, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот, регистрация, формирование дела, номенклатура дел, оформление дела, документоведение и др.). Стандарт установил единую терминологию и их обязательность для применения в документации всех видов научно-технической, учебной, справочной литературы. Благодаря этому стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, так как применение терминов-синонимов запрещалось.

Дальнейшая работа в этой области привела к созданию Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Несмотря на то, что с момента ее разработки прошло уже более четверти века, ее положения используются во многом и в настоящее время.

Целью ЕГСД являлась выработка и внедрение в практику апробированных рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. Внедрение основных положений ЕГСД в практику работы учреждений страны, хотя она и не имела юридической силы нормативного документа, позволило в 1974- 1987 гг. усовершенствовать документирование управленческой деятельности, создать условия для разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления (АСУ) и их отдельных подсистем.

Основные положения ЕГСД состоят из общей части и восьми тематических разделов и положений. Здесь сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложен принцип унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, построению текстов документов, их языку и стилю.

Главное требование ЕГСД к организации документооборота - максимально возможная централизация операций по обработке документов, регулирование их движения внутри учреждения. Упорядочение документооборота - одно из условий успешного внедрения автоматизированной обработки документов.

Важнейшими требованиями к регистрации и поиску документов по ЕГСД являются: однократность регистрации, введение единой унифицированной регистрационной карточки, единый учет инициативного и ответного документов, взаимосвязь их индексов, организация на базе регистрационных карточек справочно-информационной службы.

Основная цель контроля исполнения заключается в своевременном и качественном решении вопросов, содержащихся в документах. В приложении ЕГСД дан примерный перечень документов, подлежащих контролю за их исполнением, с указанием сроков исполнения, формы учета исполнения.

В ЕГСД изложены принципы группировки исполненных документов в дела и систематизации документов внутри дела. Основным учетно-информационным справочником по составу и содержанию исполненных документов должна служить номенклатура дел.

Положения ЕГСД, связанные с подготовкой документов к последующему хранению и использованию, включают рекомендации по организации работы экспертной комиссии, правильному оформлению обложек дел, составлению описей и порядку передачи дел в архив учреждения.

Рекомендации ЕГСД, касающиеся обеспечения максимальной эффективности труда, заключаются в установлении единообразия в построении делопроизводственных служб, четком определении их функций, регламентации должностного и численного состава делопроизводственного персонала.

Таким образом, в Основных положениях ЕГСД указаны направления рациональной организации делопроизводства. В рамках ЕГСД в 1975-1990 гг. были приняты и пересматривались государственные стандарты, касающиеся унифицированных систем документации и организационно-распорядительной документации.

2.2 Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях

Технический прогресс обусловливает новые требования к составлению и оформлению официальной документации.

Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов, организацией их движения, учета и хранения называется делопроизводством. Равнозначен ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части:

· подготовка управленческих документов;

· технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года;

· организация их архивного хранения.

При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31.07.97.

Государственные стандарты Российской Федерации - нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного управления;

Предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Стандарт устанавливает:

· состав реквизитов документов;

· требования к оформлению реквизитов документов;

· требования к бланкам и оформлению документов;

· требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

С 1 апреля 2000 г. введено в действие Изменение к ГОСТ Р 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000. № 9-ст.

Порядок применения и внедрения ГОСТ Р 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в Организациях:

Единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;

Новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;

Делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;

Правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;

Правил проектирования бланков документов;

Правил учета, использования и хранения бланков и печатей;

Правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.

Ценным практическим пособием при составлении служебных документов являются Методические рекомендации по унификации текстов документов, использование которых поможет практикам успешно решать следующие задачи:

Упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;

Унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе российских государственных стандартов;

Сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;

Использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;

Ускорить процессы принятия управленческих решений.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления изложены в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной коллегией Главархива СССР 27.04.88 (приказ Главархива СССР от25.05.88. № 33). ГСДОУ, являясь, по сути, общегосударственной инструкцией по делопроизводству, служит нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работы и службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

Составную часть ГСДОУ представляет собой альбом образцов форм и примеров организационно-распорядительных документов. Альбом схем-плакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных формах собственности.

Унифицированные формы некоторых ОРД были разработаны в начале 1980-х гг., перерабатывались 1993 г. и в настоящее время входят в состав альбома унифицированных форм организационно-распорядительной документации (УСОРД), содержащего также инструктивные и методические материалы по применению этих форм. Рекомендации УСОРД необходимо учитывать при составлении и оформлении ОРД.

Вопросы организации работы с документами, т. е. рациональная система их регистрации, поиска, контроля за исполнением и др., описаны в Основных положениях ГСДОУ. Технологические решения по основным задачам делопроизводства, содержащиеся в ГСДОУ, могут быть использованы в традиционных (ручных) и в автоматизированных (с использованием ПЭВМ) системах обработки информации.

В настоящее время ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки с целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и предприятий. Вместе с тем основные положения ГСДОУ не потеряли своей актуальности в настоящее время и должны использоваться специалистами служб документационного обеспечения управления в их повседневной практике. Следует подчеркнуть, что в ГСДОУ содержатся: Примерное положение о службе документационного обеспечения управления и Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств и ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организаций, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов. Правила содержат унифицированные формы документов, создаваемых при организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и внутренних документов, т. е. формы номенклатуры дел, описей, листа-заверителя дела и др.

Предархивная обработка документов включает в себя важную работу по оформлению обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, производимых в соответствии с ГОСТ 17914-72.

При определении сроков хранения документов организации нормативно-справочными пособиями являются Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения и примерный перечень управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Все аспекты организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят свое отражение в документировании. Производственные ситуации, с одной стороны, разнообразны, с другой - повторяются и требуют конкретных решений, оформленных документально. Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.

Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результатах науки, техники и практического опыта.

В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

Межгосударственные (региональные) стандарты (ГОСТ), применяемые в установленном порядке;

Государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);

Стандарты отраслей (ОСТ);

Стандарты предприятий (СТП);

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России. Их требования обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.

.3 Унифицированные системы документации

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации. На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

УСД - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

В настоящее время действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятия, организации;

Документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;

Документация по распорядительной деятельности организации;

Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;

Документация по приему на работу;

Документация по переводу на другую работу;

Документация по увольнению с работы;

Документация по оформлению отпусков;

Документация по оформлению поощрений;

Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Унифицированная система банковской документации

Платежная документация по безналичным расчетам через банки;

Документация по кредитным операциям банков;

Документация по контролю расходования средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

Документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

Выходная документация банков;

Документация по депозитарным операциям банков;

Платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;

Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;

Выходная документация банков - внутрибанковские формы документов;

Документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов;

Документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

Бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.

Унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций

Финансовая документация;

Отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

Унифицированная система отчетно-статистической документации

Документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

Документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

Документация по статистике труда;

Документация по статистике материальных ресурсов;

Документация по статистике финансов;

Документация по социальной статистике;

Документация по статистике промышленности;

Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

Документация по статистике капитального строительства;

Документация по статистике внешнеэкономических связей;

Документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

Документация по статистике транспорта и связи;

Документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий

Отчетная бухгалтерская документация;

Регистры бухгалтерского учета;

Первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду

Документация по состоянию рынка труда;

Документация по трудовым отношениям;

Документация по повышению квалификации работников органов по труду;

Документация по охране труда;

Документация по минимальным потребительским бюджетам;

Документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации

Документация по учету и распределению средств;

Документация по планово-экономической деятельности;

Документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации

Оперативно-коммерческая документация;

Товаросопроводительная документация;

Расчетная внешнеторговая документация;

Документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

Транспортная внешнеторговая документация;

Экспедиторская внешнеторговая документация.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами.

При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок. Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией. Под деловой корреспонденцией в делопроизводстве понимается совокупность служебных писем, телеграмм (телефонограмм), которыми обмениваются предприятия.

Деловая корреспонденция разнообразного содержания пересылается по почте, в том числе электронной, и служит средством общения между предприятиями, организациями, частными лицами. Переписка занимает в объеме документации предприятия до 80%. В целях организации более эффективной работы предприятия, создаются сборники трафаретных текстов. При этом нередко многие тексты имеют по несколько запасных вариантов. Чтобы написать, например, письмо, следует подобрать нужный вариант текста, проставить цифры или фамилии и подписать.

Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.

2.4 Классификаторы технико-экономической и социальной информации

Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское и таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды устанавливаются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Классификатор предназначен для:

Решения задач кодирования и регистрации форм документов, их учета и систематизации,

Упорядочения информационных потоков;

Сокращения количества применяемых форм и исключения из обращения неунифицированных форм документов;

Контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

Организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Разработка унифицированных форм документов возлагается на министерства Российской Федерации, а регистрация и включение их в ОКУД - на ВНИИКИ Госстандарта России.

В восьмизначном кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены Следующие признаки Классификации:

Первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (например, 09 - унифицированная система документации Пенсионного фонда);

Третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования (например, 01 - документация по учету и распределению средств);

Пятый, шестой и седьмой знаки-регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 004 - расчетная ведомость по страховым взносам);

Восьмой знак - контрольное число. Таким образом, в ОКУД принята трехступенчатая иерархическая система классификации и серийно-порядковый номер кодирования. Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов.

Раздел 3. Организация работы с документами

.1 Основы организации документооборота. Понятие «документооборот».

Движение документов в федеральных органах исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов.

Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия.

Порядок прохождения документов и операции, должен регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

На предприятиях, где применяется электронный документооборот, службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа на предприятия, организации, АО, концерны и т.п. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации как центральную, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота.

Документы, поступающие на предприятие, в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Документы, адресованные руководству предприятия - организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

Основное назначение канцелярии заключается в прохождении по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных и выходных документов - проверяет, кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат.


На входе этого процесса - входящий документ. На выходе - проект исходящего, который проходит через канцелярию и становится реальным исходящим после регистрации.

Второй маршрут означает, что почти наверняка этот документ будет поставлен на контроль. В то же время не следует путать со вторым маршрутом документы, которые поступают на исполнение в центральный аппарат предприятия (например, если на циркулярном письме стоит «Директорам предприятий...»). Такие документы характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия (или их замов).

Значительная часть проблем канцелярии возникает из-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства. Только такой полный контроль обеспечивает устойчивое управление организацией. Создание системы сквозного контроля исполнительской дисциплины невозможно без использования средств автоматизации обработки документов и контроля исполнения.

Тексты документов хранятся в архивном отделе канцелярии до конца текущего года, далее они передаются в архив на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и более мелкими порциями, несколько раз в год.

Организация работы с документами - это обеспечение рациональных условий для работы с документами с момента получения (создания) документа до сдачи его в архив.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними, за который несет персональную ответственность руководитель предприятия (учреждения).

В организации документооборота можно выделить три группы документов: поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Инструкция по делопроизводству предприятия разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии. В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:

образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом должны быть установлены бланки различных документов предприятия с образцами их заполнения;

номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;

правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);

сроки хранения документов и файлов;

порядок регистрации документов;

правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожались бы и оставлялся на хранение файл с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа;

сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

правила формирования и оформления дел;

правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;

Порядок уничтожения документов после рассмотрения их экспертной комиссией;

Порядок уничтожения файлов;

методическое руководство работой с документами, информирование руководства о состоянии исполнения документов.

На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска.

.2 Корпоративные системы документооборота

Сумма всех достижений информационных технологий привела к возникновению корпоративных систем документооборота. Для создания такой системы необходимо, чтобы сотрудники фирмы имели доступ к компьютерам, оснащенным средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением. Корпоративная система документооборота позволяет делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота, и дополнительно включает в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам.

Например, в такой системе документооборота можно поставить на документ электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент установить, где и в какой стадии отработки находится документ, и просмотреть связанные с документом заметки своих сотрудников. Можно создать типовой документ (входящий или исходящий) и описать порядок его обработки и права участников такого процесса, которые будут автоматически выдерживаться строго и точно. Документом в таких системах становится не только собственно документ, таблица, диаграмма, но и любое изображение (статическое или динамическое), звукозапись и вообще все, что способен обработать компьютер. Примером статического изображения может быть чертеж любой сложности или электронная модель узла, изделия, сооружения. Динамическое изображение может представлять собой простейшую рекламную презентацию или настоящий видеофильм. Напомним, что корпоративная система документооборота нечувствительна к расстояниям и позволяет в рамках единой системы по единым правилам работать во всех филиалах фирмы (включая, например, австралийское и магаданское отделения), так, как будто все сидят в соседних комнатах. Причем работа будет выполняться в режиме реального времени, т.е. для пересылки документа за тысячи километров достаточны считанные минуты.

Бесспорным лидером на рынке программного обеспечения корпоративных систем документооборота является система Lotus Notes и широкий спектр систем и программных продуктов, построенных на характерных для нее решениях.

Примером программного продукта, построенного на технологиях Lotus Notes и обеспечивающего поддержку корпоративного документооборота, является Domino.Doc.

Domino.Doc имеет очень широкие возможности для создания и управления документами в распределенной вычислительной среде, обеспечивая характерную для современных промышленных решений надежность, и включает следующие функции:

· разработку документов при помощи любых программных продуктов Windows;

· поддержку коллективной работы над документами;

· регистрацию входящих и исходящих документов;

· поддержку в виде документов любых данных, которые могут быть сохранены в электронной форме;

· сохранение версий документов;

· полномасштабные средства текстового поиска и получения документов;

· создание типовых документов;

· поддержку промышленных средств защиты и шифрования документов;

· обеспечение идентификации пользователей и рабочих групп пользователей в соответствии с иерархической структурой организации;

· поддержку работы с мобильными и отключаемыми пользователями (например, с коммивояжерами, имеющими портативные компьютеры и периодически подключающими их к сети).

.3 Деловое и коммерческое письмо

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т.е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

Наиболее простая структура письма - это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй - выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из двух-трех частей.

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале;

) уточняющие сведения.

Письмо-просьба:

) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

) изложение просьбы;

) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

) повторение изложения просьбы;

) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

) констатация отказа или отклонения предложения.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы - вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда, во все века однозначность деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривалась людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких "писанных" законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу».

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав, информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу - коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

.4 Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс отдельных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая, что человеческому глазу легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

· организовать централизованное изготовление бланков для писем;

· уменьшить стоимость машинописных работ;

· сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

· облегчить визуальный поиск необходимой информации;

· расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать до 29 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

) Государственный герб РФ;

) код организации по ОКПО, если он есть (для внутрироссийской переписки);

) наименование организации (полное или сокращенное);

) справочные данные об организации;

) дата документа;

) регистрационный номер документа;

) адресат;

) заголовок к тексту;

) подпись;

) фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации - адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - НИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуется тремя способами;

по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

по начальным слогам слов, входящих в наименования, напримep: Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

Смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усечённых слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй - строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счета в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).

Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например № 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

На № _____________ от _____________

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.2000».

Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например:

ЗАО «Оксид»

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Кемеровское ОАО «Гранит»

Главному специалисту

А.Н. Смирнову

Если же письмо адресуется руководителю Организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

Новосибирской

государственной академии

экономики и управления

проф. Ю.В. Гусеву

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от той организации корреспонденции или в справочнике. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, - в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например:

Директору ЗАО «Кристалл»

Г.Н. Некрасову

103030, г. Москва,

Скатертный пер., 22

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получателя. Например:

Г. Новосибирск-102,

ул. Кирова, 76, кв. 12

П.И. Григорьеву

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией:

акад. А.Г. Иванову

проф. Н.Г. Кирсанову

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин» «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

Об организации Выездной торговли

О поставке угля по контракту № 33-02/567

О закупке кирпичного завода

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

Начальнику

отделения милиции

Кировского района

г. Новосибирска

Г.В. Сидорову

По делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма - текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатаным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на _ л. в _____ экз.

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

Приложение: информационный материал о Международной

выставке «СИБ 2000» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложений, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор школы Подпись Н.К. Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института Подпись А.Н. Марченко

Главный бухгалтер Подпись Ю.П. Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар»

Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

.5 Некоторые другие виды писем

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа »Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит...», «Администрация просит...», «Совет трудового коллектива просит...» и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением. Приведем образец письма-просьбы на бланке частного предприятия:

Наименование организации Директору

О заключении договора

Организация в течение многих лет является крупным поставщиком трикотажных изделий для предприятий и организаций.......... на сумму около…....... руб.

В настоящее время организация не/обеспечена сырьем и вынуждена прекратить поставки продукции для........... В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для заключения договора из...........процентного фонда о выделении организации......... тонн сырья.

Варианты текстов писем-просьб могут быть следующими:

Директору производственного кооператива

Общество с ограниченной ответственностью... убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса.

Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки.

Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом деле.

Директор Подпись Инициалы, фамилия

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

) повторение просьбы, на которую составляется ответ;

) обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);

) констатация отказа.

Приведем образец письма-отказа на бланке частного предприятия или организации:

Наименование Директору концерна

Организации ЗАО «Ятрань»

Заголовок

Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО... и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объединение... согласно указу... отнесено исключительно к федеральной собственности, решения о прекращении деятельности или реорганизации таких предприятий принимаются...

На оснований изложенного Ваша просьба отклоняется.

Должность Подпись Инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя, номер телефона

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях можно обойтись без сопроводительного письма, а адрес, дату и регистрационный номер письма можно указать в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы организации обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля соблюдения дисциплины и сохранности отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

Направляем заявку на... необходимых Вашему заводу в 2000 г. для...

Высылаем наложенным платежом…

Возвращаем проект... на... стр. со следующими замечаниями...

Представляю на утверждение проект плана...

Направляем протоколы испытания... Испытание показало следующие результаты...

В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)...

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:

Направляем подписанный с нашей стороны договор №... от... Справка о финансировании будет выслана...

Приложение: договор о...№… на 3 л. в 3 экз.

Варианты текстов договорных писем могут быть, например, такими:

Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №... от..., а также..., которую просим считать его неотъемлемой частью.

Направляем... экземпляра подписанного нами договора №... на поставку...

Просим... и один экземпляр договора №..... возвратить нам.

Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим с него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства.

Например:

Директору фирмы

Письмом от 12.02.2000 № 207 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности арендного предприятия 1ЖК «Электрон» мы имеем возможность дополнительно изготовить и поставить Вашей фирме в 2000 г. кирпича на сумму до... рублей свepx ранее утвержденной поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа не получили.

Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие на получение дополнительной продукции. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная дополнительная продукция будет нами поставлена другим потребителям.

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:

«Напоминаем, что...»

«по проекту совместного строительства Вы должны...»

«в соответствии с... Вы должны...»

«Напоминаем Вам, что...»

«Ваша задолженность по оплате... составляет...»

«срок представления условий договора истекает...»

«Несмотря на неоднократные напоминания…»

«Ваша фирма до сих пор не представила...»

«мы до сих пор не получили...»

Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций,

Приведем пример текста информационного письма:

О публикации статей

В соответствии с планом изданий в 2000 г. институтом будет издаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более... страниц до... 2000 г.

Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.

Письмо-приглашение на бланке может быть, например, таким:

Приглашение

Глубокоуважаемый Александр Васильевич!

апреля с.г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.

Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу...

Приложение:

проект линии теплопередачи на 32 л. в 1 экз.

Председатель ученого совета академии Подпись П.Н. Сергеев

Секретарь ученого совета Подпись Л.Д. Сухов

Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. Например:

Директору фирмы

Представленные Вами ходатайства и учредительные документы о согласии на регистрацию ассоциации... рассмотрены. Ваше ходатайство отклоняется, так как нарушен порядок создания объединения государственных предприятий, определенный законом... Предлагаем Вам переработать учредительные документы и представить их в...

Администрация Октябрьского района г. Новосибирска рассмотрела учредительные документы..., ходатайство о согласии на регистрацию этого предприятия и считает необходимым рекомендовать переработку пунктов 1.5, 1.9. Кроме того, в протоколе общего собрания коллектива нет результатов голосования рассматриваемого вопроса.

На основании вышеизложенного предлагаем Вам в срок до 15 мая с.г. переработать учредительные документы и проинформировать об этом…

Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы. Приведем примеры текстов писем-разрешений:

[Наименование организации] разрешает вывоз в… строительного леса для... в количестве... в счет обязательных поставок по межобластному обмену.

[Наименование организации] рассмотрела учредительные документы ассоциации предприятий производителей и не возражает против регистрации данной ассоциации. [Наименование организации] рассмотрела заявление и прилагаемые документы Международной электротехнической товарно-фондовой биржи и считает возможным выдать ей лицензию на право биржевой деятельности.

Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Например:

Фирма «Адрон» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с фирмой... и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны.

В... поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включения в акционерное общество...

Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке.

Предприятия торговли вправе получить статус самостоятельной государственного предприятия с правами юридического лица.

ОДО... республиканского коммерческого центра рассмотрела письмо

директора предприятия... от... и сообщает:

малому предприятию... на 2000 г. выделены два грузовика;

при подтверждении согласия может быть выделен автобус «Икарус» по договорной цене... рублей.

Объединение... не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи.

Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения...

В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания:

«Подтверждаем...»

«получение документов на...»

«Ваши условия поставки оборудования...»

«С благодарностью подтверждаем...» «получение Вашего письма от...»

«получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...»

«ПТ "Комкон" подтверждает...»

«свой запрос о строительстве моста...»

«условия поставки видеомагнитофонов...»

.6 Документирование организационно-распорядительной деятельности

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедической словаре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.


6.1 Организационная документация

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав - «это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности». Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных - соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, регистрационный номер, дата; место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

Положение - это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании. Образцы положения даны в прил. 3.7-3.8. Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Новосибирской области», «Должностная инструкция инспектору по контролю...).

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок её применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например: «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...») или в безличной форме (например: «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные номера первого предложения, заявления, жалобы...»).

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Так, например, в распоряжении главы администрации Новосибирской области от 01.03.1993 №90-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству» присутствует такой текст:

«В целях упорядочения работы с документами, совершенствования делопроизводства в аппарате администрации области:

Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области.

Общему отделу администрации (Кирсанова М.В.) обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства в аппарате администрации и установить контроль за соблюдением требований Инструкции».


3.6.2 Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждений, организаций - приказы, инструкции, указания; кооперативные организации - решения; общественные организации-постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление принято определять как правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами. Однако в законах «О краевом областном Совете и краевой областной администрации» и «О местном самоуправлении» постановление определено как правовой акт, издаваемый главой администрации (на правах единоначалия). Это сама жизнь внесла коррективы в определение сути и видов данного документа.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.

Указание - распорядительный Документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируются руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это - изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.

Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы. Главное условие, обеспечивающее высокое качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать, прежде всего, на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования.

Текст распорядительного Документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» («решил») - в решении, «предлагаю» - в распоряжении, «приказываю» - в приказе.

Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллегиального органа перед словами «постановляет», «решает» указывают его название, например:

Коллегия РЕШАЕТ

Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д., поскольку сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например «директорам заводов», «руководителям архивов». Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит «приложение» после текста распорядительных документов отдельно не оформляется.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например, «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах..», «О мерах...»). Для типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа: о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим (работы) - созданы унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, перемещении, переводе на другую работу, освобождении от должности, вынесении поощрений, наложении дисциплинарных взысканий, изменении фамилии.

Подготовив текст распорядительного Документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов являются их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения).

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект еще раз тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и снимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

.7 Организация работы с документами

7.1 Регистрация и учет документов

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организаций. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок обработки отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью, средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет количества документов. Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов. Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 учету подлежат также полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале). При учете бланков необходимы следующие реквизиты:

· при поступлении - наименование вида гербового бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации - поставщика гербовых бланков;

· при выдаче - наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения, организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечания (отметка об уничтожении и т.д.).

Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков возлагается на службу документационного обеспечения управления. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки при условии заверения каждой копии печатью организации.

Информационно-поисковая систему (ИПС) для работы с документами организации. В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на бумажных носителях) и оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.

Правила регистрации и индексирования документов. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующее учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организаций, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя пo кадрам, приказы руководителя вышестоящей организаций по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое, снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению - в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии - в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника.

В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки: справочные; контрольно-справочные; по географии поступающих документов; по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (приказы, решения) и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.

3.7.2 Организация контроля за исполнением документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год, заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц, заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализованно. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать Приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.


7.3 Хранение документов, составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учёта дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

Издание второе, исправленное и дополненное Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве учебника для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования УДК 651(075.32) ББК 60.844я723 КТК 069 % Документационное обеспечение управления (Делопро изводство) : учебник / М. И. Басаков. - Изд. 2е, исп. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2013. - 350 с. - (Среднее профессиональное образование). 15*"% #!% Учебник подготовлен в соответствии с требованиями Госу дарственного образовательного стандарта для студентов коллед жей, изучающих дисциплину «Документационное обеспечение управления и архивоведение» по специальностям, входящим в состав укрупненной группы специальностей 084000 «Экономи ка и управление». В отличие от других в данном учебнике особое внимание уде лено оформлению реквизитов документов, приводятся тщатель но отработанные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30– 2003 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федераль ных органах исполнительной власти образцы важных видов управленческих документов, в том числе по личному составу (кадрам) организаций. Излагаются основные положения по офор млению деловой корреспонденции в англоязычных странах. Учебник может быть полезен секретарям, секретарямрефе рентам и всем тем практическим работникам, кто по роду своей деятельности связан с оформлением управленческой докумен тации и ее хранением. УДК 651(075.32) ББК 60.844я723 Басаков М. И., 2013 Оформление: ООО «Феникс», 2013 15*"% #!% % Рецензенты: доктор экономических наук, профессор Ростовского государственного экономического университета (РГЭУ) Н.М. Шумин кандидат экономических наук, доцент Ростовского государственного экономического университета (РГЭУ) И.М. Рябцев! Успешная деятельность любой организации в настоящее вре мя практически не возможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации делопроиз водства. Умение грамотно, правильно в соответствии с действу ющими нормами оформить служебный документ и обеспечить его сохранность наряду с глубокими специальными знаниями и владением основами делового общения, является важной состав ляющей профессиональной подготовки, компетенции будуще го специалиста. Предлагаемый учебник обеспечивает возмож ность студентамвыпускникам колледжей широкого круга спе циализации овладеть необходимым объемом знаний в сфере до кументационного обеспечения управления и архивного дела. Данный учебник в отличие от других подобных изданий ха рактеризуется рядом особенностей, основные из которых при ведены ниже. 1. Поскольку документирование управления, организация работы с документами и их хранение являются столь же древ ними, как и само управление, в учебнике раздел, посвященный истокам делопроизводства, его становлению и развитию в Рос сии, приведен в несколько расширенном виде, содержащем ряд любопытных исторических фактов, расширяющих кругозор сту дента. 2. Практика документационного обеспечения управления по зволяет сделать вывод, что подготовка любого документа, напри мер служебного письма, заключается, прежде всего, в знании пра вил оформления его реквизитов, т.е. информационных элемен тов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, визы утверждения и согласования и др.). Отсюда то большое внима ние, которое, в отличие от других учебников, уделено в данной книге оформлению реквизитов в соответствии с положениями национального стандарта России ГОСТ Р 6.30–2003. Изложение правил и требований по оформлению реквизитов при этом " сопровождается тщательно выверенными образцами, макетами и реальными примерами оформления важнейших видов деловых документов (приказов, распоряжений, актов, служебных писем, протоколов и др.). 3. Определенное место в учебнике уделено вопросам оформ ления документов по личному составу (персоналу). Такой раздел обычно в учебниках и учебных пособиях по делопроизводству не приводится или приводится, но в малом объеме. С нашей точки зрения, знание основ оформления данного вида документов для будущих специалистов весьма полезно, поскольку, например, в малом бизнесе, где в большинстве случаев по окончании учебы выпускникам колледжей приходится работать, нередко собствен нику организации самому, секретарю или одному из специалис тов поручается совмещать свои основные обязанности с выполне нием функций инспектора (менеджера) по кадрам. 4. Значительное место в книге уделено организации докумен тооборота, технологии регистрации, учета, контроля и архивно го хранения документов. Объяснение этому простое. Весь объем документов, обращающихся в организации, - это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оператив но решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализи ровать свою работу, принимать оптимальное решения. Кто зна ет, как сложится ваша трудовая деятельность, возможно, кому то из вас придется работать секретарем, секретаремреферентом или архивариусом. Книга эта может дать вам вполне достаточ ные стартовые знания для работы в этих ставших в наше время хорошо оплачиваемых и престижных должностях. Достаточное место в учебнике уделено вопросам механиза ции и компьютеризации документационного обеспечения управления. Это объяснимо, поскольку в настоящее время ком мерческий успех организации во многом зависит от уровня тех нического оснащения и использования современных информа ционных технологий в управлении. Обращаясь к студентам колледжей, которым предстоит изучать дисциплину «Документационное обеспечение управления и осно вы архивоведения», и к тем читателям, кто уже работает, но чувству ет недостаточность подготовки в этой области, хочу пожелать успе хов в освоении полезных для каждого специалиста знаний. Автор # Современное общество справедливо называют «информаци онным». Объясняется это тем фактом, что достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельно сти человека зиждятся на информации, информационных тех нологиях. Информация (от лат. information - осведомлять) - глубокое, емкое понятие. В делопроизводстве, где информация рассмат ривается на основе отождествления ее с такими понятиями, как «сведения», «сообщение», «пояснения» и т.п., принята форму лировка, приведенная в Федеральном законе Российской Феде рации от 27 июля 2006 г. №149ФЗ «Об информации, информа ционных технологиях и защите информации»: «Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их пред ставления» 1 . Информация обладает рядом свойств, таких как коммуника тивность, т. е. способность к обмену, разнообразие форм, воз можность обработки и передачи, накопление, сохранение при использовании и др. Эти свойства изначально используются для целенаправленного воздействия на людей, необходимого для согласования и координации их совместной деятельности, т. е. в управлении. 1 Данная формулировка могла бы принять более законченный вид, будучи дополненной словами: «и воспринимаемые человеком или спе циальным техническим средством». $ В практике управления используется информация различ ных видов. Основными из них считаются социальноэкономи ческая, научная, техническая, культурная, медицинская, сель скохозяйственная. Важнейшей из них является социальноэко номическая информация, которая на практике более известна под названием управленческая информация. В настоящее время преобладающая часть управленческой ин формации (до 90% объема) согласно общим требованиям мно гих законодательных актов Российской Федерации должна в обя зательном порядке фиксироваться, закрепляться. Фиксация ин формации осуществляется в виде документов на материальном носителе - бумаге или в электронном виде. Документальное оформление управленческой информации необходимо не толь ко для передачи ее во времени и на расстояние, но также для осуществления текущего контроля исполнения принятых реше ний и анализа процесса управления с целью повышения его эф фективности. Понятие «документ» имеет своим истоком латинское слово «docco», что переводится как «извещаю», «учу». Производная форма от «docco» - «documentum», означающая «доказательство», «свидетельство», впоследствии во многих отраслях науки и прак тической деятельности человека, в частности в сфере управле ния, закрепилась в качестве специального термина. Считается, что термин «документ» в русский язык ввел Петр I, применив его в значении «письменное свидетельство», подчерк нув тем самым правовой аспект понятия. Управленческий ха рактер документа как носителя информации, предназначенной для организации координации совместной деятельности людей, утвердился в XIX в. Однако в практической работе учреждений дореволюционной России, а затем в советское время вплоть до 20х годов XX в. термин «документ» почти не употреблялся. Ис пользовались в качестве тождественных такие понятия, как «гра мота», «акт» и в особенности - «деловая бумага». С учетом получившего в настоящее время распространение в научной среде наряду с термином «документ» словосочетания «документированная информация» ГОСТ Р 51141–98 дает сле дующую формулировку определения термина «документ»: «до& кумент; документированная информация - зафиксированная на ма& % териальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» . Под реквизитами согласно ГОСТ Р 51141–98 понимаются обязательные информационные элементы оформления офици ального документа (автор, дата, текст, условное обозначение и др.). Стандарт определяет официальный документ как любой вид документа, созданный юридическим или физическим ли цом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (например, чертеж, резюме, протокол, удостоверение лично сти, книга, автобусный билет и т. д.). Официальный документ обладает юридической силой, т.е. свойством, сообщаемым ему действующим законодательством, компетенцией создавшего его органа и установленным порядком его оформления. Особую ка тегорию официальных документов составляют служебные доку менты - документы, образующиеся в сфере управления, кото рые и являются предметом нашего изучения (приказы, распоря жения, служебные письма, акты, протоколы и др.). ГОСТ Р 51141–98 определяет служебный документ как офи циальный документ, используемый в текущей деятельности орга низации. Служебная документация в практике управления ши роко известна под названием управленческая документация. В дальнейшем изложении учебного материала термины «доку мент», «служебный документ», «управленческий документ» бу дут применяться как синонимы в значении документа, призван ного обеспечить управленческий процесс в организации, учреж дении, фирме. Важным моментом, требующим пояснения для изучающих основы делопроизводства, является вопрос о том, распростра няется ли определение термина «документ» по ГОСТ Р 5114198 на документ в электронной форме. В структуре электронного документа различают общую и осо бенную части. Общая часть содержит информацию, включаю щую смысловое содержание документа и сведения об адресате. Особенная часть касается электронной цифровой подписи. Осо бенность в том, что использование в управлении электронного документа без вывода его на бумажный носитель возможно лишь при условии правового обеспечения применения электронной цифровой подписи. В связи с этим подчеркнем, что при соблю дении соответствующих требований (см. Федеральный закон от & 10 января 2002 г. № 1ФЗ «Об электронной цифровой подписи», Гражданский кодекс Российской Федерации и др.) цифровая подпись в электронном документе становится юридически рав носильной подписи в документе на бумажном носителе. В Зако не «Об электронной цифровой подписи» четко указано, что элек тронные документы - это всего лишь особая категория доку ментов, к электронным документам следует относиться так же, как к документам на бумажном носителе. Документ в управлении, будь он оформлен на бумажном но сителе или дан в электронном виде, выступает одновременно и как предмет труда, и как его результат. В документе фиксируют ся факты, события, явления практической и мыслительной дея тельности человека - тем самым документ выполняет важней шую свою функцию - информационную. К информационной функции документа тесно примыкает организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внеш ние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документа. Документ выполняет также юридическую (правовую) функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, документ осуществляет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышен ного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформлен ный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, формирует имидж организации. Процесс создания служебной документации в соответствии с действующими нормами и правилами, технология работы с до кументами, вплоть до управления их огромными массивами, тре буют своего методологического и организационного обеспече ния в виде особой отрасли деятельности людей. Такую отрасль деятельности, обеспечивающую документирование управленче ской информации и организацию работы с документами, в ста рину называли «вершением дел», в настоящее время согласно ГОСТ Р 5114198 официально именуют терминами - делопро изводство и документационное обеспечение управления. В даль нейшем в главе 1 и других отдельных случаях будет в основном использоваться традиционный термин - «делопроизводство», постепенно наполняя его современным содержанием. " Становление российского делопроизводства от стихийного зарождения деловой переписки до появления той или иной си стемы работы с документами историки, ученыедокументоведы тесно увязывают с преобразованиями в области государственно го устройства, реформирования аппарата управления страной, отраслями деятельности людей, нуждающихся в документиро вании результатов своей работы. Развиваясь, российское дело производство в своем становлении прошло три периода, каж дый из которых в свою очередь может быть подразделен на от дельные этапы: 1.Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России: - от появления первых документов до приказного делопро изводства включительно (X–XV вв.); - коллежское делопроизводство (XVIII в.); - министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX– начало XX в.). 2.Делопроизводство в СССР (1917–1991 гг.): - от разрозненных усилий по упорядочению дело производства до разработки Единой государственной си стемы делопроизводства (1917–1973 гг.); - от традиционного делопроизводства к документационно му обеспечению управления. 3.Современное российское делопроизводство. Далее дадим краткое описание и охарактеризуем вклад в ста новление современного делопроизводства каждого из названных периодов. "% Появление первых документов (фиксированная информация на любом доступном материале - камне, глиняной дощечке, в Древней Руси - на бересте) стало возможным с изобретением письма, с возникновением письменности. От первых документов к приказному делопроизводству (X–XV вв.) В сложный период зарождения и формирования Древнерус ского государства (X–XV вв.), во времена феодальной раздроб ленности, при отсутствии единого управления, управленческие функции при князьях осуществляли отдельные должностные лица (служивые люди) иногда с небольшим числом помощни ков (дьяков). В этих условиях получила определенное развитие одна из отраслей делопроизводства, а именно - документиро вание. О достаточно высоком уровне культуры подготовки доку ментов в то время свидетельствуют договоры с Византией (911 г., 945 г.), жалованные и вкладные грамоты, завещания, личная пере писка, найденная при археологических раскопках в 1951–1952 гг. в Новгороде, Пскове, Смоленске и других городах. С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места их хранения. Документы хранились в сокровищницах вместе с драгоценностями, церквях и монастырях. Самой древней формой документа на Руси была грамота - лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15–17 см). Перга мент представлял собой специальным образом выделанную те лячью, баранью или козлиную кожу. Размеры документа могли быть разной длины (десятки метров) за счет подклейки следую щих листов, образуя собой столбец, столпик. Отсюда название данной технологии работы с документами - столбцовое дело производство. Несмотря на достаточно широкую практику документирова ния, говорить о делопроизводстве во времена Древнерусского государства как о какойто системе еще преждевременно. Это был период зарождения традиций, накопления опыта подготов ки и хранения документов. В условиях феодальной раздроблен ности делопроизводство как система практикой управления еще не была востребована. Приказное делопроизводство (XV–XVII вв.) Российское делопроизводство как система начинает склады ваться с середины XV в. по мере превращения Московского кня жества в великорусское государство. Московским великим кня зьям удалось создать сильную централизованную систему управ ления. Важнейшие функции административного управления в этой системе выполнялись Боярской думой и приказами - цен тральными исполнительными органами. В период действия делопроизводства, получившего название приказного, царь издавал указы, акты, жалованные грамоты, Бо ярская дума - «приговоры», от приказов на места направлялись «памяти». На местах воеводы в подчинении имели свою «канце лярию» - приказную избу со штатом в виде «меньших» воевод, дьяков и подьячих. Из приказных изб «наверх» посылались «от писки» (отсюда родилось название бессодержательного чинов ничьего ответа на какоелибо обращение). В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство. Считается, что в этот период родились термины «дело» как со брание документов по какомулибо вопросу и «делопроизвод ство» как процесс производства (вершение) дел. В приказах (их насчитывалось по разным источникам от 50 до 70) происходит выделение делопроизводства в особую сфе ру деятельности, формируется слой служивых людей - профес сиональных чиновников, для которых документ стал основным предметом их труда. В приказном делопроизводстве длительное время использо валась достаточно древняя «столбцовая» техника оформления документов. Еще в XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, и свиток из подклеенных друг к другу бумажных листов мог иметь большие размеры, создавая неудобства в обращении и хранении документов. Например, Соборное уложение 1649 г. имело в длину 309 метров (рис. 1.1). Чтобы свиток при разматывании не волочился, его наматыва ли на деревянный стержень - так родилось слово «волокита», смысл которого не требует особого пояснения,- речь идет о необоснованном затягивании принятия решения. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зароди лась и стала применяться тетрадная (книжная) форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. По мере необходимости на копившиеся тетради переплетались и составляли собой книги. В этот период появились и начали складываться системы во енной, дипломатической и бухгалтерской документации. Таким образом, система государственного управления, сложившаяся к концу XVII в., вызвала к жизни систему приказно го делопроизводства с ее обширным бумажным «ведением дел» - делопроизводством. В деятельности приказов появились пря мые предписания по содержательной и оформляющей частям документов, порядок их движения как внутри приказа, так и между приказами. На рис. 1.2, например, показан фрагмент грамоты, устанавливающей правила адресования документов. В делопроизводстве постепенно сформировались виды управ ленческих документов (грамоты, памяти, отписки и др.), сло жилась определенная система регистрации документов, осно вы справочного аппарата (тетради, описи), зародилось архив ное дело. В целом приказное делопроизводство сыграло важную роль в формировании российского делопроизводства. Однако установ ление на законодательном уровне общих административных и делопроизводственных правил, регламентация всех сторон дея тельности канцелярий и архивных учреждений были еще впере ди, на следующем этапе развития системы государственного управления. $"" ! $&" %"& % E E 1 "&%E E E E " Коллежское делопроизводство (XVIII в.) Новый этап становления российского делопроизводства свя зан с именем Петра I и его коренными реформами в управлении государством. Уже в начале своего правления (1700 г.) Петр I от меняет столбцовую форму документов, происходит всеобщий переход к листовой, бумажной форме. В результате реформ в об ласти управления (1717–1720 гг.) была создана новая система го сударственных учреждений: в центре - Сенат, Синод, Государев кабинет и 12 коллегий (Иностранных дел, Военная, Адмирал тейская, Коммерцколлегия, Вотчинная и др.), заменивших со бой свыше полусотни приказов; на местах - губернаторы, вое воды, магистраты и другие органы власти. Каждая из 12 колле гий ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Характерной чертой новой системы управ ления была коллегиальность в принятии решений. Система де лопроизводства в связи с преобразованиями государственного аппарата управления получила название коллежской - по на званию центральных учреждений нового типа. Первоначально коллегии руководствовались в работе соб ственными регламентами, затем законодательной базой их деятельности стал «Генеральный регламент», подписанный Петром I 28 февраля 1720 г., ставший основой не только органи зации деятельности государственного аппарата, но и важнейшим актом, определившим развитие делопроизводства в России на весь XVIII в. В регламенте обстоятельно раскрываются структура и функции канцелярии, приводится отдельная глава о секретар ском чине, который становится центральной фигурой канцеля рии - ее управляющим 1 . Кроме секретаря в штат канцелярии входили нотариус, реги стратор, актариус, канцеляристы, копиисты, писцы, переводчик и вахмистр. Наиболее важные документы готовились секрета рем, остальные - канцеляристами. Часть документов составля лась по «генеральным формулярам», т.е. обязательным формам документов с набором соответствующих реквизитов. 1 Некоторые авторы рекомендуют считать 28 февраля 1720 г. датой рож дения секретарской должности в России (Бондарева Т.Н. Секретар ское дело: Практическое пособие. - М.: Высшая школа, 1989). # Генеральным регламентом были особо четко оговорены про цессы регистрации входящих и исходящих документов, впервые определен порядок сдачи в архив законченных производством дел, впервые также введено само понятие архива и установлена должность архивариуса. Контроль за исполнением документов возлагался на прокурора коллегии, были установлены типовые сроки исполнения отдельных видов документов. Особое внима ние уделялось исполнению указов государя; их несвоевремен ное исполнение каралось строго, в отдельных случаях - смерт ной казнью. Предусматривались меры по защите информации, строгие наказания за подделку и хищение документов. В результате реформ в делопроизводстве и практике управ ления по примеру западных образцов появились многие новые термины и названия документов: указы, регламенты, архив, ар хивариус, протоколы, рапорты, корреспонденция, журналы, инструкция, реляция, прошения (вместо - челобитная), инс пектор, администратор и др., которые находят применение и в наше время. Завершила реформу государственного управления учрежде ний и коллегиального делопроизводства Екатерина II, издав За кон от 7 ноября 1775 г. «Учреждения для управления губерний», внесший единообразие в структуру управления на местах, упо рядочивший переписку учреждений разного уровня. Число кол легий было сокращено с 12 до 3х. В соответствии с Законом от 7 ноября 1775 г. губернское прав ление получало от Сената указы, в свою очередь посылало соб ственные указы подчиненным должностным лицам на местах, получая в ответ доношения, рапорты. Штат губернских канце лярий состоял из секретарей (старших и младших), протоколи ста, регистратора, журналиста, канцеляристов, писцов, перевод чика, архивариуса. Количественный состав служащих канцеля рии зависел от числа решаемых дел. В целом коллежское делопроизводство, сложившееся на базе реформ государственного управления Петра I и Екатерины II, представляет собой систему, характеризующуюся высоким уров нем законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярий, строгим закреплением за должностными лицами и рядовыми работниками их обязанностей. Коллежское дело производство заложило основы, на которых развивалось россий ское делопроизводство в последующие полтора столетия. $ Министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX - начало XX вв.) В начале XIX в. (1801–1811 гг.) вследствие ослабления высше го и центрального аппаратов управления государством Алек сандр I проводит реформы, существенным моментом которых была замена коллегий на министерства. С введением министерств коллегиальная процедура приня тия решений была заменена на единоличную, что повлекло за собой изменение организационной структуры центральных ор ганов управления государством и сказалось на делопроизвод ственном обеспечении их работы. Система делопроизводства этого периода (вплоть до Февральской революции 1917 г.) полу чила название министерской. Ее также называют «исполнитель& ной», поскольку принцип единоначалия подразумевает личную ответственность каждого должностного лица за неукоснитель ное исполнение своих непосредственных обязанностей. Аппарат управления министерства согласно царскому Мани фесту состоял из департаментов, которые делились на отделе ния, а отделения - на столы. В каждом департаменте действо вал совещательный орган, включавший директора и начальни ков отделений и называемый общим присутствием. При министре действовала канцелярия министра, в каждом департаменте - кан целярия департамента. Канцелярия министра, в которой было сосредоточено «пись моводство» министерства, управлялась директором, делилась подобно департаментам на отделения и столы. Министерское делопроизводство характеризуется расшире нием видового состава документации, увеличением объемов пе реписки, унификацией форм документов. Были определены ос новные этапы работы с документацией: организация приема и регистрация входящих документов, направление на исполнение и их исполнение, контроль за исполнением, регистрация исхо дящих документов, отправка документов адресатам. В целом организация работы с документами в рамках мини стерского делопроизводства представляла собой четкую систему движения документов (на современном языке - документообо& рот), включая и архивное хранение. Особое внимание в мини стерском делопроизводстве уделялось контролю исполнения (ревизии) документов. Контроль исполнения проводился по сле!"$ Предисловие............................................................................................3 Глава 1. Исходные понятия делопроизводства.......................................5 1.1. Истоки делопроизводства: информация, управление, документ..........................................................................................5 1.2. Становление делопроизводства в России......................................9 1.2.1. Делопроизводство в дореволюционной России (до 1917 г.)...............................................................9 1.2.2. Советский период развития делопроизводства...............19 1.3. Нормативноправовое обеспечение российского делопроизводства..........................................................................22 1.4. Классификация деловой документации......................................29 1.5. Унификация и стандартизация управленческой документации...............................................................................32 Контрольные вопросы...........................................................................40 Словарьминимум терминов по документационному обеспечению управления и архивоведению...........................................41 Глава 2. Общие нормы и правила оформления документов...................45 2.1. Основные особенности языка служебных документов..............45 2.2. Управленческая документация. Требования к управленческому документу......................................................................................47 2.3. Размеры бумаги, применяемой в делопроизводстве...................49 2.4. Размеры полей служебных документов......................................50 2.5. Нумерация страниц......................................................................51 2.6. Способы написания дат в документах.........................................52 2.7. Сокращения слов и словосочетаний в тексте.............................53 2.8. Оформление названий документов органов власти....................56 2.9. Оформление в документах написания чисел..............................56 2.10. Написание физических величин...............................................59 2.11. Написание в документах математических формул..................61 2.12. Оформление в документах таблиц и выводов...........................63 2.13. Оформление текстов документов в анкетной и трафаретной формах...............................................................66 2.14. Оформление в документах некоторых знаков препинания и символов.............................................................67 !"% 2.15. Типичные ошибки в текстах документов..................................69 2.16. Контроль качества подготовки документов...............................72 Контрольные вопросы...........................................................................75 Глава 3. Организационнораспорядительная документация: понятие, классификация, состав и оформление реквизитов. Бланки документов.....................................77 3.1. Понятие и классификация ОРД. Состав и схемы расположения реквизитов....................................................................................77 3.2. Бланки документов и их виды.....................................................82 3.3. Оформление реквизитов организационно распорядительных документов....................................................87 3.4. Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков.......................................................................106 3.5. Нормы и требования к размещению реквизитов документов..107 Контрольные вопросы.........................................................................110 Глава 4. Оформление организационноправовых документов..........................................................................................111 4.1. Устав организации......................................................................112 4.2. Штатное расписание..................................................................113 4.3. Оформление положений.............................................................115 4.4. Должностная инструкция...........................................................115 Контрольные вопросы.........................................................................123 Глава 5. Оформление приказов и других распорядительных документов..........................................................................................124 5.1. Характеристика этапов подготовки...........................................124 5.2. Подготовка, оформление и реквизиты приказа........................127 5.3. Оформление распоряжения.......................................................136 5.4. Оформление указания................................................................137 5.5. Оформление постановлений......................................................142 5.6. Оформление решения.................................................................148 Контрольные вопросы.........................................................................153 Глава 6. Оформление служебных писем и другой информационносправочной документации.........................................154 6.1. Понятие «служебное письмо». Разновидности служебных писем...........................................................................................154 6.2. Реквизиты и структура служебного письма..............................157 6.3. Язык и стиль служебного письма..............................................159 6.4. Этикет в служебной переписке.................................................162 6.5. Образцы и примеры оформления служебных писем................164 !"& 6.6. Электронный документ: достоинства и проблемы использования............................................................................165 6.7. Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой....................................................................172 6.8. Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи...............................................................................174 6.9. Оформление акта........................................................................177 6.10. Оформление протокола.............................................................177 6.11. Оформление докладной, служебной и объяснительной записок.....................................................................................180 Контрольные вопросы.........................................................................186 Глава 7. Оформление документов по трудовым правоотношениям................................................................................187 7.1. Классификация документов по личному составу.....................187 7.2. Оформление документов, используемых при приеме на работу......................................................................................190 7.3. Оформление приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу....................................204 7.4. Оформление приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора (увольнении) работника.............206 Контрольные вопросы.........................................................................211 Глава 8. Оформление корреспонденции в англоязычных странах........212 8.1. Структура формуляра и состав реквизитов служебного письма.........................................................................................212 8.2. Требования к оформлению реквизитов.....................................213 8.3. Требования к оформлению конвертов.......................................220 Контрольные вопросы.........................................................................220 Глава 9. Документооборот и его организация.....................................223 9.1. Понятие, принципы и характеристика документооборота......223 9.2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов...226 9.3. Прохождение исходящих документов.......................................232 9.4. Прохождение внутренних документов......................................233 9.5. Прием, передача и доставка документов..................................234 9.6. Работа с конфиденциальными документами...........................235 9.7. Работа с обращениями граждан в органы власти.....................236 9.8. Учет объема документооборота...................................................238 Контрольные вопросы.........................................................................239 Глава 10. Регистрация документов.....................................................240 10.1. Понятие и системы регистрации документов.........................240 !"" 10.2. Формы и порядок регистрации документов............................242 10.3. Индексация документов...........................................................245 10.4. Организация справочноинформационной работы.................247 10.5. Контроль за исполнением документов....................................249 Контрольные вопросы.........................................................................251 Глава 11. Составление номенклатур и текущее хранение дел..............252 11.1. Составление номенклатуры дел...............................................252 11.2. Формирование и текущее хранение дел..................................255 11.3. Оперативное хранение документов.........................................256 Контрольные вопросы.........................................................................257 Глава 12. Подготовка дел к сдаче в архив.........................................258 12.1. Экспертиза ценности документов. Общее представление..........................................................................258 12.2. Оформление дел и передача их на архивное хранение............260 Контрольные вопросы.........................................................................262 Глава 13. Хранение документов в архиве организации........................263 13.1. Исходные понятия архивного дела..........................................263 Контрольные вопросы.........................................................................265 13.2. Нормативноправовое обеспечение деятельности архивов организаций................................................................266 Контрольные вопросы.........................................................................269 13.3. Подготовка и передача дел на хранение в архив организации..............................................................................269 13.3.1. Экспертиза ценности документов...............................269 13.3.2. Порядок уничтожения документов..............................273 Контрольные вопросы.........................................................................276 13.3.3. Оформление дел и передача их на архивное хранение в организации............................277 13.3.4. Фондирование архивных документов..........................285 Контрольные вопросы.........................................................................286 Глава 14. Материальнотехническое обеспечение архива...................288 14.1. Требования к помещению архивохранилища.........................288 14.2. Оборудование архива организации..........................................290 Контрольные вопросы.........................................................................292 14.3. Учет и хранение электронных документов..............................293 Контрольные вопросы.........................................................................296 Глава 15. Порядок передачи документов на государственное хранение.......................................................................................297 Контрольные вопросы.........................................................................300 !# Глава 16. Механизация и компьютеризация процессов документационного обеспечения управления......................................301 16.1. Классификация и назначение организационных технических средств................................................................301 16.2. Персональный компьютер - основной инструмент современной системы документационного обеспечения управления................................................................................305 16.2.1. Современные ПК и их возможности...........................305 16.2.2. Автоматизация работы с документами на базе ПК.....307 16.3. Организация документооборота с использованием средств телекоммуникации..................................................................311 16.5. Персональный компьютер как средство делового общения..315 Контрольные вопросы.........................................................................317 ПРИЛОЖЕНИЯ...............................................................................318 Приложение 1. Примерное положение о службе документационного обеспечения управления...........................318 Приложение 2. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.................................................................................323 Приложение 3.Примерное положение об архиве организации......328 Приложение 4. Должностная инструкция архивариуса..................332 Приложение 5. Примеры текстов служебных писем на английском языке..................................................................337 Приложение 6. Примерный перечень документов с грифом утверждения.................................................................................339 Приложение 7. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, печати с государственной символикой, печати с логотипом организации.................................................................................340 Приложение 8. Памятка начинающему пользователю ПК............341 Литература.........................................................................................344 Серия «Среднее профессиональное образование» Басаков Михаил Иванович ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ [ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО] Учебник Ответственный редактор В. Кузнецов Технический редактор Г. Логвинова Подписано в печать 11.09.2012 Формат 84108/32. Бум. тип № 2. Гарнитура NewtonC. Печать офсетная. Усл. п. л. 18,48. Тираж 2500 экз. Зак. № ООО «Феникс» 344082, г. РостовнаДону, пер. Халтуринский, 80 Отпечатано с готовых диапозитивов в ЗАО «Книга» 344019, г. РостовнаДону, ул. Советская, 57